(采购管理)采购循环操作步骤

一、采购循环系统操作步骤：

1、采购计划部分：采购计划包括从生产计划转入部分和手工增加部分两种。

①从生产计划转入部分：生产计划部门通过采购计划运算后生成的采购计划会自动转入到采购计划模

块中，采购部门按照生产计划转入的采购数量和交期进行调整，然后进行下达成采购订单。

具体操作：

制单：进入采购管理模块的采购计划子模块，选定到需要调整的由生产计划生成的采购计划单，在汇总状态下点击明细或双击此单据后，点击（调整）进行调整，需要合并的进行合并，不需

要的进行栏目删除，调整完成后，点击（保存），调整完成。

审核：具有审核权限的操作员进入采购管理模块的采购计划子模块，选定到需要审核的采购计划单，在汇总状态下点击明细或双击此单据后，确认内容后，点击（审核）进行审核，需要修改时

返回调整，进行调整后再审核，已经审核的采购计划单需点击取消功能按键（取消审核）后，

再进行调整。

下达：进入采购管理模块的采购计划子模块，选定到需要下达的采购计划单，在汇总状态下点击明细或双击此单据后，选择此采购计划单中的物品（如选择多个物品时可用鼠标把物品拉动进

行选择、或单击某一物品后，按住键盘的Ctrl键后，用鼠标单击其它需选定的物品），单击

“下达键”，系统会跳出选择供应商的界面，其中自动选择有三种情况，①默认供应商，即物

品资料中的默认供应商。②最近供应商，即系统抓最近此物品采购的供应商③价格最低供应

商，即系统抓此物品的采购价格最低的供应商；统一供应商（即选定其中一条记录，点击统

一供应商，则此采购计划单的所有物品为选定的供应商。另外，可以在各物品的供应商处选

择供应商确定后正式下达。

关闭：此采购计划单的物品全部采购入库后，系统自动关闭。如果需手工关闭时，确认此物品已送货入库记帐后，点击关闭。

②手工增加部分：在一些公司的采购是按照一定的计划采购的，则需在采购计划模块把采购计划录入

到系统中计划，进行计划的管理和计划完成的跟踪。

具体操作：

制单：进入采购管理模块的采购计划子模块，在界面的左上角点击新增计划，选择计划日期（系统默认为当前日期），选择物品编码。单击需求日期下面的空白框内，输入需求日期（格式

2002-06-03），系统根据采购提前期计算出建议下达日期，输入需求数量后点击保存，取消当

前操作按取消功能键。删除当前记录按删除键。

调整：进入采购管理模块的采购计划子模块，选定到需要调整的采购计划单，在汇总状态下点击明细或双击此单据后，点击（调整）进行调整，调整完成后，点击（保存），调整完成。

审核：具有审核权限的操作员进入采购管理模块的采购计划子模块，选定到需要审核的采购计划单，在汇总状态下点击明细或双击此单据后，确认内容后，点击（审核）键进行审核，需要修改

时返回调整，进行调整后再审核，已经审核的采购计划单需点击取消功能按键后，再进行调

整。

下达：进入采购管理模块的采购计划子模块，选定到需要下达的采购计划单，在汇总状态下点击明细或双击此单据后，选择此采购计划单中的物品（如选择多个物品时可用鼠标把物品栏目拉

动进行选择、或单击某一物品后，按住键盘的Ctrl键后，用鼠标单击其它需选定的物品），单

击“下达键”，系统会跳出选择供应商的界面，其中自动选择有三种情况，①默认供应商，即

物品资料中的默认供应商。②最近供应商，即系统抓最近此物品采购的供应商③价格最低供

应商，即系统抓此物品的采购价格最低的供应商；统一供应商（即选定其中一条记录，点击

统一供应商，则此采购计划单的所有物品为选定的供应商。另外，可以在各物品的供应商处

选择供应商确定后正式下达。

关闭：此采购计划单的物品全部采购入库后，系统自动关闭。如果需手工关闭时，确认此物品已送货入库记帐后，点击关闭。

采购计划的操作按照采购循环系统的操作程序进行。

2、采购订单部分：采购订单部分包括由批准的申购单和无采购计划的采购订单，以及由采购计划生成的采

购订单。由批准的申购单和无采购计划的采购订单直接在采购订单模块增加采购订单；由采购计划生成的采购订单，只需在采购订单模块中对生成的采购订单进行修改。

①由批准的申购单和无采购计划增加采购订单部分：首先申购单经过相关部门或人员批准后，采购订单

操作员，进入到采购管理的采购订单模块中，按照申购单的要求进行增加采购订单，如果此申购单的物品在采购过程中是不需产生应付帐的，则不需在此增加采购订单，只需在入库中进行入库操作。

具体操作：

申购：按照公司规定的物品申购程序进行申购。

采购订单制单：进入到采购管理模块的采购订单子模块中，点击（增加），在供应商处选择供应商（点击供应商右边的按扭，显示所有供应商的列表，选择需要的供应商后点击确定,或直接输入供

应商的编号，或者在供应商的名称出输入供应商的名称或只输入供应商名称的部分字段，点

击查询，系统会自动索引供应商中包含此字段的供应商，然后选定即可。供应商在采购订单

中必须先选定。选择采购的物品：点击物品下面的空格栏右边的按扭，跳出所有物品的列表，

可根据物品类别，选择到对应选定的供应商要采购的物品。在选择物品的时候，如果知道物

品的编码，也可以直接输入物品的编码，系统直接定位到该物品。在数量栏中输入选定的采

购物品的采购数量，在单价栏中输入选定的采购物品的采购单价，系统计算出采购金额数量；

输入备损率，系统直接计算出备损数量，或输入备损数量，系统直接计算出备损率。输入定

货日期、交货日期、付款日期，可以点击到日期的年、月、日上直接修改，也可以点击右边

的按扭，调出日历表直接选择，交货日期要大于等于定货日期，付款日期应大于等于交货日

期。选择付款日期和币别，选择物品的单价是否含税，含税则在方框里点击选定按钮否则为

空。在交货地点和交货方式栏中输入相关信息，此信息在未输入的情况下不影响保存。以上

信息输入完成后点击（保存），对此次输入信息不以保存点击（撤消）；如果在保存的状况下，

需要进行修改，点击（修改），修改完毕后点击保存，如果不需要此采购订单，可以对此采购

订单进行删除或关闭。

采购订单核准：具有审核权限的操作员进行到采购订单子模块中后，确认此采购订单可以进行采购后在采购订单中点击审核，如不能实施采购的通知制单员进行修改或删除此采购订单，已经

审核的采购订单需要修改时，需取消审核后，点击（取消审核），修改保存后，再点击（审核）。

采购订单下达：采购定单审核好的后，对采购订单有下达权限的人员点击（下达）进行下达。如果需要把采购订单进行打印传真的，点击打印，打印后进行传真，或直接通过outlook转发

email.

采购订单关闭：采购订单收货入库完成订单数量后，系统会自动关闭采购订单，如果在采购订单的收货入库未完成的情况下需关闭此采购订单，需要确认采购订单未收货的余数不需收货入库

和在采购收货单中包含次采购订单物品的收货单已完成收货。

②由采购计划生成的采购订单部分：

具体操作：

采购订单调整制单：进入到采购订单子模块中，找到由采购计划生成的相应采购订单，点击（修改单据）对此采购订单的订购日期、交货日期、付款日期、数量、单价、备损、是否含税、交

货方式、交货地点进行修改和输入（如果在供应商物品资料中输入了相应的资料，系统则会

把相应的资料带出，或对带出的信息进行修改）。以上信息输入或修改完成后点击保存，取消

对此次输入信息点击取消操作；如果在保存的状况下，需要进行修改，点击修改，修改完毕

后点击保存，如果不需要此采购订单，可以对此采购订单进行删除或关闭。

采购订单核准：具有审核权限的操作员进行到采购订单子模块中后，确认此采购订单可以进行采购后在采购订单中点击审核，如不能实施采购的通知制单员进行修改或删除此采购订单，已经

审核的采购订单需要修改时，需取消审核后，点击（取消审核），修改保存后，再点击（审核）。

采购订单下达：采购定单审核好的后，对采购订单有下达权限的人员点击（下达）进行下达。如果需要把采购订单进行打印传真的，点击打印，打印后进行传真，或直接通过outlook转发

email.

采购订单关闭：采购订单收货入库完成订单数量后，系统会自动关闭采购订单，如果在采购订单的收货入库未完成的情况下需关闭此采购订单，需要确认采购订单未收货的余数不需收货入库

和在采购收货单中包含次采购订单物品的收货单已完成收货。

3、购物品品质检验部分：采购物品品质检验部分包括品质待检部分和品质检验部分。采购物品检验部分的

物品只包括在物品基础资料中设置了需要检验的物品。

①购物品待检部分：采购物品待检包括由采购订单增加的采购待检和无订单采购的物品增加的采购待

检两部分。

㈠、采购订单增加的采购待检：指物品在物品基础资料中设置了需要检验和此物品来源于采购订单，需进行收货入库操作前，先进行品质检验。

具体操作：进入到采购管理模块的来料待检子模块。点击（增加），然后在订单号处点击，系统将

弹出一所有订单的列表，如果此次待检的物品属订单采购，则选定需待检的订单号确定，进入编

辑状态；在订单多的情况下，可利用订单交货日期段进行索引。选择按订单采购检验，有批号控

制的，双击批号栏，输入相应的批号（批号也可在采购收货和入库业务中输入），双击主数量，输

入供应商实际送货数量，在备注栏中输入相关信息，选择经办人，未选经办人，系统默认制单人；

如果在采购订单的物品此次未送待检或多余的信息，需删除的项目，则选定该物品，点击（删除），然后点击保存，放弃修改按（撤消）。保存后需修改按（修改），修改后同前操作。

㈡采购的物品增加的采购待检：指物品在物品基础资料中设置了需要检验和此物品没有采购订单，需要进行收货入库操作前，先进行品质检验。

具体操作：进入到采购管理模块的来料待检子模块。点击（增加），然后点击（无订单），选择供应商，选择或输入待检的物品，有批号控制的，双击批号栏，输入相应的批号（批号也可在采购收货和入库业务中输入），双击主数量，输入供应商实际送货数量，在备注栏中输入相关信息，选择经办人，未选经办人，系统默认制单人；如果在采购订单的物品此次未送待检或多余的信息，需删除的项目，则选定该物品，点击（删除），然后点击保存，放弃修改按（撤消）。保存后需修改按（修改），修改后同前操作。

②采购物品检验部分：

具体操作：进入到采购管理模块的品质检验子模块，选择要检验的单据号，系统默认显示当天至前四天的待检单据，如果检验的单据是默认范围以外的，要求选择品检日期范围后，点击刷新，系统会把此时间段的待检单调出来，然后选择。选择待检单时还可以直接输入单据号的范围后，刷新查询定位。定位到要检验的待检单后双击此单据或单击此单据后，点击（品检），供应商、采购定单、币别自动带出。

选择品检员（品检员系统默认为制单人），在批号处双击输入批号，如果在待检单输入批号的会自动带出。

输入OK主数量，系统直接计算出NG主数量。判定批次状态。在备注中输入测试结果。以上完成后点击（保存），要撤消此次品检点击（撤消品检），则回到待检状态。在检验过程中取消操作或刷新，点击（放弃修改、刷新）。在查询已经检验的单据时可根据以下条件自由组合或单独查询，品检单的日期范围、品检单号的范围、品检员、制单人，然后选择状态的检验完，刷新。检验完成后，选择到入库的检验单后，点击转收货单。

4、采购物品收货部分：只要是要产生应付帐款的物品入库前一定要在采购收货中进行采购收货处理。采购

收货包括经过品验的采购订单转收货；经过品验的非采购订单转收货；不经过品验的采购订单转收货；

不经过品验的非采购订单转收货等包括四种情况。

①经过品验的采购订单转收货：采购订单转收货入库之前，在品质检验模块中进行品验后，再到收货

单中进行收货入库，一般用于采购订单物品需要经过IQC部门检验的订单

具体操作：首先在来料待检中根据采购订单增加待检单，品质检验后生成收货单。进入到采购管理模块的收货单子模块中，在收货单汇总的列表中找到品质检验生成的收货单，点击收货单明细。系统调出此品质检验单的所有已经检验未收货入库的物品和数量，点击（修改）输入物品的实际收货数量和备损数量，如采用批号控制的物品，在品检中未输入批号的，输入物品的批号。以上操作完成后进行保存，在中途取消当前操作点击（取消操作）键，需删除时点（删除）键。需要打印时点击（打印）键。需要对保存的内容进行修改时点击修改，修改完成后保存；进入到采购收货中，选择到需要审核的收货单，有核准权限的操作员对收货单进行核实后，通过点击（审核）键进行审核，不能通过时，通知返回到制单修改，修改完成后，再进行核准。在按审核键后，需要修改则需要（修改）后才能修改。对已经审核的收货单进行入库操作权限的操作员，进入到采购收货中，选定到需入库的收货单，点击（转入库单），生成入库单，或者进入到仓库业务中按找采购类型进行入库处理（见入库业务操作）；入库业务完成后，有采购收货单记帐权限的操作员，进入到采购收货中对已经收货完成的收货单进行记帐。

注意：在采购收货单记帐时，如果采购收货单中的入库数量有一种物品的入库数量小于收货数量，则此收货单就不能记帐，如果有小于的，在下次入库完成后才能记帐，如果小于的收货数量物品不需再入库，或者在月末结帐需要进行单据记帐处理时，需要在采购收货单中，进行取消核准，由制单人进行修改（先点击修改，再把未入库的明细删除，把已经入库而小于收货数量的收货数量修改为入库数量相同后保存，审核后再记帐）

②经过品验的非采购订单转收货：一般用于未下达采购订单的物品收货，但收货物品要求IQC品验的

物品收货

具体操作：首先在来料待检中根据采购订单增加待检单，品质检验后生成收货单。进入到采购管理模块的收货单子模块中，在收货单汇总的列表中找到品质检验生成的收货单，点击收货单明细。系统调出此品质检验单的所有已经检验未收货入库的物品和数量，点击（修改）输入物品的实际收货数量和备损数量，如采用批号控制的物品，在品检中未输入批号的，输入物品的批号。以上操作完成后进行保存，在中途取消当前操作点击（取消操作）键，需删除时点（删除）键。需要打印时点击（打印）键。需要对保存的内容进行修改时点击修改，修改完成后保存；进入到采购收货中，选择到需要审核的收货单，有核准权限的操作员对收货单进行核实后，通过点击（审核）键进行审核，不能通过时，通知返回到制单修改，修改完成后，再进行核准。在按审核键后，需要修改则需要（修改）后才能修改。对已经审核的收货单进行入库操作权限的操作员，进入到采购收货中，选定到需入库的收货单，点击（转入库单），生成入库单，或者进入到仓库业务中按找采购类型进行入库处理（见入库业务操作）；入库业务完成后，有采购收货单记帐权限的操作员，进入到采购收货中对已经收货完成的收货单进行记帐。

注意：在采购收货单记帐时，如果采购收货单中的入库数量有一种物品的入库数量小于收货数量，则此收货单就不能记帐，如果有小于的，在下次入库完成后才能记帐，如果小于的收货数量物品不需再入库，或者在月末结帐需要进行单据记帐处理时，需要在采购收货单中，进行取消核准，由制单人进行修改（先点击修改，再把未入库的明细删除，把已经入库而小于收货数量的收货数量修改为入库数量相同后保存，审核后再记帐）

③不经过品验的采购订单转收货：一般用于采购订单物品不需品验的订单，如一些免检物品等，收货

时直接在收货模块中对采购订单收货

具体操作：进入到采购管理模块的收货单子模块中，点击（增加），在采购定单处的右边的小按纽，选择到要收货的采购定单。系统调出此定单的所有未收货入库的物品和数量，在收货数量和备损数量处，分别输入物品的实际收货数量和备损数量，如物品是采用批号控制的，应在批号处输入物品的批号。在订

单调出的物品栏中间需增加和删除一行时，鼠标击右键，选择增加或删除一行，要增加一行时选择“增加一行”，在列表中的新增一空行中，选择物品，输入数量、单价批号、备损数量。以上操作完成后点击（保存）键，在中途取消当前操作点击（取消操作），需删除时点击（删除）键。需要打印时点击（打印）。

需要对保存的内容进行修改时点击（修改）键，修改完成后进行存盘；进入到采购收货中，选择到需要审核的收货单，有核准权限的操作员对收货单进行核实后，通过点击（审核）键进行审核，不能通过时，通知返回到制单修改，修改完成后，再进行核准。在按审核键后，需要修改则需要（修改）后才能修改。

对已经审核的收货单进行入库操作权限的操作员，进入到采购收货中，选定到需入库的收货单，点击（转入库单），生成入库单，或者进入到仓库业务中按找采购类型进行入库处理（见入库业务操作）；入库业务完成后，有采购收货单记帐权限的操作员，进入到采购收货中对已经收货完成的收货单进行记帐。

注意：在采购收货单记帐时，如果采购收货单中的入库数量有一种物品的入库数量小于收货数量，则此收货单就不能记帐，如果有小于的，在下次入库完成后才能记帐，如果小于的收货数量物品不需再入库，或者在月末结帐需要进行单据记帐处理时，需要在采购收货单中，进行取消核准，由制单人进行修改（先点击修改，再把未入库的明细删除，把已经入库而小于收货数量的收货数量修改为入库数量相同后保存，审核后再记帐）

④不经过品验的非采购订单转收货：一般用于未下达采购订单，又不需要检验的物品收货。

具体操作：进入到采购管理模块的收货单子模块中，点击（增加）功能按钮，在供应商处的右边的按纽，选择到要收货的供应商。在物品代码/名称处选择收货的物品，输入物品的收货数量和备损数量，以及收货单价、如采用批号控制的物品，输入物品的批号。制单过程中需增加和删除一行时，鼠标点击右键，选择增加或删除一行，增加一行时选择物品，输入数量、单价、批号、备损。以上操作完成后点击保存键，在中途取消当前操作点击取消操作，需删除时点击（删除）键。需要打印时点击（打印）。需要对保存的内容进行修改时点击（修改）键，修改完成后保存；进入到采购收货中，选择到需要审核的收货单，有核准权限的操作员对收货单进行核实后，通过点击（审核）键进行审核，不能通过时，通知返回到制单修改，修改完成后，再进行核准。在按审核键后，需要修改则需要（修改）后才能修改。对已经审核的收货单进行入库操作权限的操作员，进入到采购收货中，选定到需入库的收货单，点击（转入库单），生成入库单，或者进入到仓库业务中按找采购类型进行入库处理（见入库业务操作）；入库业务完成后，有采购收货单记帐权限的操作员，进入到采购收货中对已经收货完成的收货单进行记帐。

注意：在采购收货单记帐时，如果采购收货单中的入库数量有一种物品的入库数量小于收货数量，则此收货单就不能记帐，如果有小于的，在下次入库完成后才能记帐，如果小于的收货数量物品不需再入库，或者在月末结帐需要进行单据记帐处理时，需要在采购收货单中，进行取消核准，由制单人进行修改（先点击修改，再把未入库的明细删除，把已经入库而小于收货数量的收货数量修改为入库数量相同后保存，审核后再记帐）

5、采购入库业务部分：采购入库业务部分包括由两种方法生成（在采购收货模块中，按转入库单生成和在

仓库管理入库业务中，根据采购入库）具体操作见“入库业务操作步骤”

6、采购付款部分：采购付款包括由采购收货单进行付款和根据采购订单增加预付款两种。

具体操作：进入到采购管理模块的采购付款子模块，点击（增加），在供应商处选择供应商，可以在付款币别处选择付款币别，在付款方式处选择付款方式，在收货单号处单击跳出此供应商的所有应该付款的收货单号，选择付款的单号，在收货单号前的小方框中单击选中付款的收货单据号（在收货单据较多的情况下，可根据收货年份和月份进行索引），然后在付款金额处输入付款金额，在本位币处系统自动计算出付款金额折合的本位币的金额。输入完成后点击保存，取消当前操作点击（取消当前操作），需删除此单据点击（删除）。对此单据进行修改点击（修改），修改完成后保存。需删除其中一行记录时，鼠标单击选择到要删除的记录处，点击（删除单行）赋予采购付款审核权限的操作员，核对已制单的采购付款单据后，点击（审核），对核对已制单的采购付款需修改的要返回制单人进行修改后，再进行审核。对已经审核的采购应付单需进行修改的单据，首先点（取消核准），再返回制单人进行修改后，进行审核。赋予采购付款记帐权限的操作员，核对已制单的采购付款单据后，

点击（记帐）。已经记帐的采购付款单不能进行取消审核和修改。

如果是手工增加的采购付款单，在点击增加后，选择付款类型，其他操作和上面的操作相同。