山西省档案局、山西省发展和改革委员会、山西省经济和信息化委员

山西省档案局、山西省发展和改革委员会、山西省经济和信息化委员会、山西省工商业联合会关于印发《山西省非公企

业档案工作指引》的通知

【法规类别】档案

【发文字号】晋档字[2016]50号

【发布部门】山西省档案局山西省发展和改革委员会山西省经济和信息化委员会山西省工商业联合会

【发布日期】2016.08.24

【实施日期】2016.08.24

【时效性】现行有效

【效力级别】地方规范性文件

山西省档案局、山西省发展和改革委员会、山西省经济和信息化委员会、山西省工商业联合会关于印发《山西省非公企业档案工作指引》的通知

（晋档字〔2016〕50号）

各市档案局、发改委、经信委、工商联，非公企业协作组成员单位：

为全面落实我省民营经济发展推进大会精神，鼓励、支持和引导非公企业建立健全档案工作，促进全省非公企业健康发展，山西省档案局、山西省发展和改革委员会、山西省经济和信息化委员会、山西省工商业联合会制定了《山西省非公企业档案工作指引》（见附件），现印发你们，请结合实际，认真贯彻执行。

附件：山西省非公企业档案工作指引

山西省档案局

山西省发展和改革委员会

山西省经济和信息化委员会

山西省工商业联合会

2016年8月24日

山西省非公企业档案工作指引

第一章总则

第一条为进一步引导和规范非公企业档案工作，促进非公企业档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山西省档案管理条例》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）、《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）等法律法规和标准，结合本省实际，特制定《山西省非公企业档案工作指引》。

第二条非公企业档案，是指非公企业在生产、研发、服务、经营和管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种门类和载体的历史记录。

第三条非公企业档案属企业所有，受国家法律保护。其中对国家和社会具有保存价值

的或者涉及国家安全的档案，应当按照有关规定妥善保管。非公企业及其工作人员有保护本企业档案的义务。

第四条非公企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

第五条非公企业应贯彻国家有关档案法律法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度并纳入企业制度体系，将档案工作纳入企业发展规划，纳入各部门和有关人员岗位职责，为档案工作持续发展提供保障。

第六条非公企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统与安全，并有效提供利用。

第七条非公企业发生资产与产权变动，应参照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》，做好档案处置工作。

第二章档案管理体制

第八条非公企业应以资产关系为纽带，建立与企业发展相适应的档案管理体制，对档案工作实行统一领导，统一制度，统一标准，统一管理。

第九条非公企业应当明确档案管理部门或人员，负责企业档案工作，履行下列职责：

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和标准规范，统筹规划本企业档案工作。

（二）制定本企业档案工作各项规章制度。

（三）监督指导本企业所属机构、控股企业和境外机构档案工作。

（四）监督指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

（五）负责各类档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和开发利用工作。

（六）为国家机关依法执行公务提供需要查阅的档案。

第十条非公企业应建立健全档案工作规章制度，包括企业档案工作规定、档案工作岗位责任制、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等工作规章；文件归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度、电子档案管理制度、档案管理系统操作制度等管理制度；文件、档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和档案保管期限表、特殊载体档案管理规范等业务规范。

第十一条非公企业档案工作人员应忠于职守，遵纪守法，具备相应的档案专业知识和业务能力。

第三章文件材料的形成、积累、整理和归档

第十二条非公企业各部门应指定专人负责所形成的文件材料的收集、积累、整理，并按时向企业档案部门归档，任何人不得拒绝归档。

第十三条文件材料的形成、积累、整理和归档工作应纳入企业领导工作议事日程，纳

入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员经济责任制（岗位责任制）或工作考核。

第十四条档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。

第十五条非公企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时做好项目文件归档交接。

第十六条归档文件材料的来源

（一）企业内部形成的文件材料。

（二）企业所属单位和派出机构应报本企业的文件材料。

（三）企业引进项目、外购设备等带来的文件材料。

（四）企业投资的全资、控股、参股企业应提交的文件材料。

（五）企业参与的合作项目，合作单位按要求应提交的文件材料。

（六）企业执行、办理的外来文件材料。

第十七条非公企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围。内容主要包括：

（一）经营管理工作形成的文件材料：包括企业改革、经营战略决策，计划与统计工作，资产管理，知识产权和商业秘密，企业信用管理、形象宣传，合同管理，财务管理，物资管理，营销管理，境外经营管理以及招投标项目管理等方面的文件材料。

（二）生产管理工作形成的文件材料：包括生产准备、组织、调度工作，质量管理、检测、控制工作，能源管理，企业管理现代化和信息化建设，科技管理，生产安全，消防工作，交通管理，环境保护、检测与控制，计量工作，标准化工作等方面的文件材料。

（三）行政管理形成的文件材料：包括企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，企业领导构成及变更，企业内部机构及变更，企业领导活动，综合性行政事务，文秘、机要、档案、信访工作，法律事务，公证，审计，职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘，职工教育与培训，医疗卫生，后勤福利，住房管理，公安保卫，外事等方面工作形成的文件材料。

（四）党群管理形成的文件材料：包括党务、工、青、妇，商会、协会等群团方面形成的文件材料。

（五）产品生产形成的文件材料：包括产品的市场调研、立项论证、设计，产品的工艺、工装、试制、加工制造，产品的销售与售后服务，产品鉴定、评优、质量事故分析、处理等方面的文件材料。

（六）科研开发形成的文件材料：包括科研项目的调研、申报立项，研究、实验，总结、鉴定，报奖、推广应用等方面的文件材料。

（七）项目建设形成的文件材料：包括建设项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征地拆迁、设计、施工、监理、竣工验收、评奖创优、使用、维修、改扩建等方面的文件材料。

（八）设备仪器管理形成的文件材料：包括购置设备仪器的立项审批、招投标、购置合同，设备仪器的开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废、事故分析与处理等方面的文件材料。

（九）会计业务工作形成的文件材料：包括会计凭证、会计账簿、财务报告及报表等

方面的文件材料。

（十）职工管理形成的文件材料：包括干部职工、离退休人员、死亡人员的履历、鉴定考核、专业技术职务评聘、奖励与处分、工资、保险、福利待遇、培训与岗位技能评定等方面的文件材料。

（十一）其他对国家、社会和企业有保存价值的各种载体的文件材料。

第十八条文件归档时间

（一）经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群管理工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。

（二）科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。

（三）产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。

（四）会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

（五）电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。

（六）磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档，或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

（七）更新、补充的文件，企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件，企业资产与产权变动过程中形成的文件，其他活动中形成的文件等，应随时归档。

第十九条文件归档要求

（一）归档的文件材料应完整、准确、系统，其制成材料应有利于长久保存，图文字迹应符合形成文件设备（打印机、复印机、扫描仪等）标称的质量要求。文件材料整理符合规范，归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

（二）归档的文件应为原件，因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。归档的文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

（三）非纸质文件应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的，应一并归档，无译文的要译出标题和目录后归档。

（四）两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

（五）文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》（见附表1），重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明，并经项目负责人审核签字。

第二十条归档文件材料的整理

（一）在经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等活动中形成的纸质管理类文件可依据《山西省＜归档文件整理规则＞实施细则》进行整理。

（二）在产品生产、科研开发、设备仪器、项目建设等方面形成的科技文件可依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）进行整理。

（三）会计业务文件可依据《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）、《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）的要求进行整理。

（四）声像、实物等载体形式的文件可依据《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）、《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）等进行整理。

（五）电子文件材料可依据《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2002）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999和

GB/T17678.2-1999）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）等进行整理。

（六）职工管理中形成的职工个人档案依据《干部人事档案材料收集归档规定》（中共中央组织部〔2009〕12号）、《企业职工档案管理工作规定》（劳动部、国家档案局劳力字〔1992〕33号）的要求进行整理。

第四章档案的管理

第二十一条非公企业档案部门应按时接收应归档的各类文件材料，通过科学分类、排列、编目，对档案进行有序化管理。

第二十二条应根据本企业档案内容和载体形式等实际情况，制定统一的分类方案，分类方案的制定可参照《工业企业档案分类试行规则》（国家档案局国档发〔1991〕20号）、《山西省＜归档文件整理规则＞实施细则》（山西省档案局晋档字〔2002〕16号）执行。分类应保持相对稳定。

第二十三条应根据档案分类情况，编制归档文件目录、案卷目录、全引目录、总目录、专题目录等检索工具（见附件2～附件6）。

第二十四条非公企业应成立由企业领导、相关部门和档案人员参加的鉴定小组，定期开展档案鉴定工作。

第二十五条经鉴定确需销毁的档案应编制销毁清册（见附件7），提出销毁意见，经企业法人批准后，由两人以上进行监销，监销人要在销毁清册上签字。销毁档案应严格执行保密规定。

第二十六条可根据保存档案资料的数量，设立必需的专用档案库房，采取有效措施保证档案安全。

第二十七条档案库房应具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防水、防有害生物、防有害气体等安全措施。

第二十八条档案人员要定期开展库藏档案的清理核对和安全检查（安全检查记录见附件8），做到账、物相符，杜绝安全隐患。做好温湿度测记（温湿度登记表见附件9）和调控。对破损档案，要及时进行修补和复制。

第二十九条档案部门要对档案数量、保管状况、设施设备及利用情况等内容进行统计和分析，做到数据准确、可靠。

第三十条档案部门可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式开展利用工作，并按规定进行利用登记（借阅登记表见附件10），利用效果突出的，要进行利用效果反馈登记（利用效果登记表见附件11）。

第三十一条档案部门应采取多种形式和手段做好档案利用服务工作，通过编写文件汇集、全宗介绍、组织沿革、大事记、各类专题汇编等编研成果，为企业各项工作提供有