外事业务指导手册(2020修改版)
外事业务指导手册
编制年份：2013年
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目录
一、目的 (4)
二、使用对象 (4)
三、基本原则 (4)
四、主要职责 (4)
五、外事业务内容 (5)
1.外事出入境主要业务 (5)
2.出入境业务办理汇总 (13)
3.外籍员工办证资料归档 (13)
4.外籍员工档案信息管理 (13)
5.海外公司HR业务的协助管理 (13)
六、办证须知 (14)
1、邀请入境 (14)
2、赴港澳签注 (14)
3、赴台签注 (15)
4、出国签证 (15)
5、APEC商务旅行卡 (16)
6、外籍员工来华工作许可 (16)
7、外籍员工住宿登记 (16)
8、外籍员工外国专家证 (17)
9、外籍员工居留许可 (17)
七、稽查及考核 (17)
1.稽查 (18)
2.主要考核指标 (17)
3.考核数据来源 (17)
4.扣分原则 (17)
5.考核时间及结果应用 (18)
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八、相关表单标准格式 (18)
附件一：邀请确认函申请流程 (189)
附件二：外国专家来华工作许可申请流程 (20)
附件三：外国专家证申请流程 (21)
附件四：居留许可证申请流程 (22)
附件五：商务邀请确认函申请流程 (23)
附件六：出境签证申请流程 (24)
附件七：出入境业务办理汇总表 (25)
附件八：外籍管理层员工档案明细表 (26)
附件九：外籍员工通讯录 (27)
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一、目的
为了规范外事管理制度及相关业务流程，提高外事工作效率，保证外事相关证件办理的合理性与及时性，为外事业务人员提供标准化、格式化的指导和说明，特制定本手册。
二、使用对象
控股集团人力资源中心、各产业集团及分子公司人力资源部的外事业务人员。
三、基本原则
1.遵循及时性原则，保证证件及时办理；
2.遵循合理性原则，保证证件办理的合理；
3.遵守公司规章制度及国家法律法规。
四、主要职责
1、集团人力资源中心、各产业集团及分子公司人力资源部外事业务人员负责执行公司外事业务相关管理制度；
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2、负责及时办理海外客商和公司人员出入境业务；
3、负责外籍员工入华工作的所需相关证件的及时办理。
五、外事业务内容
1．外事出入境主要业务
A.邀请海外客商入境
1）适用范围：适用于公司各部门所邀请的外籍人员来华商务洽谈、技术指导、学习交流。
2）确定需要办理后，收集和准备材料：
①外事业务人员于接到邀请海外客商入境办理需求的当日需收集到如下资料：
被邀请人员的护照信息；
签证地点；
公司名称、地址、职位；
以及来华日期与停留时间；
②收集到资料后需准备好如下资料：
申请报告；
《邀请外国人员来赣申报、审批表》；
入境人员护照复印件；
邀请单位进出口经营权证书原件复印件；
与来访任务有关的业务文件；
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担保函。
3）办理过程：准备申请材料公司总裁签字并加盖公章市公安局出入境（王警官）审批市外事办（龚莹处）审批市政府审批送交省外事办（何老师处）审批办理邀请确认函邮寄或扫描给外籍人员。
4）办理要求：外事业务人员需在接到办理需求后10个工作日内，完成邀请确认函的办理。
B.赴港澳签注
1）适用范围：适用于公司各部门需要赴港澳进行采购业务、参展、拜访客户、商务洽谈。2）确定需要办理后，收集和准备材料：
①外事业务人员在接到办理赴港澳签注需求当天，需要确认申请人的户口所在地，是否有办暂住证，并收集如下资料：
需要收集到申请人的身份证复印件，户口本首页和本人页复印件，照片2寸1张，居住证复印件（外地户口），赴港澳申请材料（申请人填写），社保缴纳清单（未备案人员）。
②收集到资料后需准备好如下资料：
赴港澳申请材料（本人填写并签字）；
申请人身份证复印件；
户口本首页与本人页的复印件；
通行证复印件（如无通行证，不需准备）；
白底彩照2寸一张；
居住证复印件（如本地户口，不需准备）
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备案人员名单（如不在名单内，准备人员名单变更申请）
在职证明；
派遣函；
备案登记。
3）办理过程：准备申请材料加盖公章城东派出所办居住证（外地户口）
市公安局出入境备案人员变更（未备案人员）市出入境审批（第一次本人前往，外地户口每次都需本人前往）户口所在地协查（外地户口）办理签注。
4）办理要求：外事业务人员需在接到办理需求后10个工作日内，完成赴港澳签注的办理（外地户口可视协查情况延期）。
C.赴台申请
1）适用范围：适用于公司各部门需要赴台进行采购业务、参展、拜访客户、商务洽谈等。2）确定需要办理后，收集和准备材料：
①外事业务人员于接到赴台签注办理需求的当日需收集到如下资料：
需要收集到申请人的身份证复印件；
户口本首页和本人页复印件；
入台许可证原件及复印件；
台方公司邀请函；
在台行程安排；
台方公司背景资料；
台方公司注册文件/证明材料复印件。
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②收集到资料后需准备好如下批复申请资料：
申请人所在单位公函及赴台人员名单；
申请人所在单位简介和营业执照副本复印件；
申请人身份证和户口本复印件；
入台许可证复印件；
台方公司邀请函；
在台行程安排；
台方公司背景资料；
台方公司注册文件/证明材料复印件。
○4外事业务人员在取得入台批复后，需准备好如下资料：
赴台申请材料（本人填写并签字）；
申请人所在单位公函；
身份证原件及复印件；
户口本原件及复印件；
入台证原件及复印件；
批复原件。
3）办理过程：
1）申请批复：准备申请材料市台办审批省台办审批领取批复。2）办赴台证和签注：准备申请材料市公安局出入境（本人到户口所在地）审批办赴台证和签注。
4）办理要求：外事业务人员需在10个工作日内，完成入台申请批复工作。
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D.出国申请
1）适用范围：适用于公司各部门出国参展、拜访客户、商务洽谈、资金业务等。
2）确定需要办理后，收集和准备材料：
需要收集到申请人的身份证复印件，护照有效页及以往签注页复印件，入司时间，工资情况，出访国家，出访目的，出访时间，停留时间。
3）办理过程：准备申请材料交代理中心申请预约大使馆/领事馆（需面签的本人前往）办理签证
4）办理要求：外事业务人员在接到办理出国申请需求当日，需到该国驻中国大使馆官方网站了解相关流程或找代理机构了解到如何办理的信息，并协助准备所需申请资料。
E.APEC商务旅行卡申请
1）适用范围：适用于公司高管因工作需要赴亚太经济区各大国家开展业务。
2）确定需要办理后，收集和准备材料：
需要收集到申请人的身份证复印件，护照原件（有效页面至少有10页左右），护照有效页复印件3份，身份证复印件1份，个人简历3份，APEC卡（如有），护照照片2张，公司简介3份，APEC卡专用事项表3份，APEC卡申请表3份，营业执照正副本各3份，申请公函1份。
3）办理过程：准备申请材料交市外事办审核省外事侨务办审核交各大使馆审核完成办理（需1年时间）。
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4）办理要求：外事业务人员在接到办理APEC卡需求的当日，需收集申请人个人材料，并准备所需申请资料。同时，提报APEC卡办理费用请款并报走流程。
F.外籍员工来华工作
1）适用范围：适用于公司同意聘请的外籍员工入华工作。
2）确定需要办理后，收集和准备材料：
①外事业务人员接到外籍员工聘用通知后，当日需收集如下资料：
护照有效页和入境签证页复印件；
体检证明；
聘用合同复印件；
简历（学习与工作）；
最高学位证书复印件；
综合医疗保险单据复印件。
②收集到资料后需准备好如下申请资料：
1）到国家外国专家证网上在线提交申请，市外专局初审通过后，准备办理来华工作许可证资料：
呈批表；
公司申请公函；
申请表；
申请人护照有效页复印件；
聘用合同复印件；
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申请人简历；
申请人最高学位证书复印件；
申请人体检证明复印件；
聘请单位组织机构代码证和营业执照副本复印件
2）办理邀请确认函资料：
申请报告；
《邀请外国人员来赣申报、审批表》；
申请人护照有效页复印件；
聘用合同复印件；
申请人中英文简历；
申请人最高学位证书复印件；
申请人体检证明复印件；
我司企业法人营业执照副本
我司进出口货物收发货人保管注册登记证书
企业批准证书复印件
○3外国人住宿登记资料：
登记表；
1寸照片2张；
护照复印件；
最近入境签注页复印件。
○4到国家外国专家证网上在线提交申请，市外专局初审通过后，准备办理外国专家
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证资料：
公司申请公函；
申请表；
申请人护照有效页及入境签证复印件；
聘用合同复印件；
申请人简历；
申请人最高学位证书复印件；
体检证明复印件；
申请人照片2寸1张；
聘请单位组织机构代码证书复印件；
营业执照复印件；
综合医疗保险单据复印件；
委托函（办理延期）；
委托人身份证复印件（办理延期）
○5取得外国专家证后，准备办理外籍员工居留许可申请资料：申请表（需申请人签字）；
护照有效页、最近入境页的复印件、原件；
体检证明原件；
外国专家证原件及复印件；
申请公函；
批准证书复印件；
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营业执照复印件；
委托函（办理延期）；
委托人身份证复印件（办理延期）。
3）办理过程：
○1来华工作许可证：国家外专网在线提交申请市外专局初审准备申请材料市外专局审批材料、打证领证邮寄外籍员工（同邀请确认函一起）。
○2办理邀请确认函资料：准备申请材料公司总裁签字并加盖公章市公安局出入境审批市外事办审批市政府审批送交省外事办
审批办理邀请确认函邮寄外籍员工（同来华工作许可证一起）。
○3外国人住宿登记：外籍员工入境（30天内）准备材料住宿所属辖区派出所办理住宿登记。
○4外国专家证办理（延期）：国家外专网在线提交申请市外专局初审准备申请材料市外专局审批材料、打证领证（延期）。
○5居留许可办理（延期）：准备申请材料市公安局出入境审批（首次办理需本人前往）办理居留许可（延期）。
4）办理要求：
○1外事业务人员需在10个工作日内，完成来华工作许可证和邀请确认函，并邮寄给外籍员工用于申请Z签证。
○2外事业务人员在外籍员工入境后30天内，须完成外国人住宿登记（原则上入境24小时之内需到辖区派出所办理登记），外国专家证以及居留许可，以便外籍员工合法在华工作。
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2．出入境办理业务汇总
a.外事业务人员在完成出入境业务办理后，须进行出入境业务办理登记并在每月底报送外事负责人查阅。
b.外事业务人员办理完成出境签证/注后，须把证件复印归档。
c.外事业务人员办理完成入境邀请函后，须把邀请确认函邮寄海外客商/扫描邮件客商并复印备案。
3．外籍员工办证资料归档
a.外籍员工入华工作证件（来华工作许可证、外国专家证、居留许可）办理完成后，外籍员工个人资料及所办证件须复印存档。
b.外事业务人员所办外籍员工证件原件须交还其本人。
4．外籍员工档案信息管理
1）适用范围：适用于公司所聘用的外籍员工。
2）确定需要办理后，收集和准备材料：
需要收集到外籍员工的护照有效页和入境签证页复印件，体检证明，聘用合同，保密与竞业禁止协议，简历（学习与工作），最高学位证书复印件，员工信息登记表，面试评估表，1寸免冠彩照4张，离职证明。
3）办理过程：
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收集外籍员工相关资料办理入职手续纸质信息交给档案管理员录入HR系统并发布任免通知整理资料归档
4）办理要求：
○1外事业务人员需在员工入职三天内完成所有资料归档。
○2外事业务人员对外籍员工的个人信息，薪资等实行保密原则。
六、办证须知
外事业务人员接到办证需求后，须认真审核是否可办证，并收集到所需申请人的个人资料，核实可否代办，如不能，须通知本人亲自前往，外事业务人员陪同。
1．邀请入境
a、入境须知：业务人员在收到经分管副总裁批示的办理申请单后，须确认被邀请人的护照
信息、来华目的、所在公司名称地址、来华时间与停留时间。
b、准备好所需材料后需加盖公章并交副总裁及以上领导签字，送至市公安局出入境、市外
事办、市政府秘书科审批后再递交至省外事办审批办证。
2．赴港澳签注
a、业务人员在收到经分管副总裁批示的办理申请单后，须确认申请人户口及身份信、是否
为备案人员、是否为首次申请、赴港目的赴港时间与停留时间、社保缴纳地（更改备案名单用）。
b、代办须知：如申请人为第一次申请或外地户口，不能代办，申请人须亲自前往，业务人
员陪同。
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3．赴台签注
a、申请批复须知：业务人员在收到经分管副总裁批示的办理申请单后，须确认申请人已取得入台证（台方公司代为办理）、赴台目的、
台方邀请函、台方公司注册信息、台方公司背景资料、在台行程安排、入台时间与停留时间。
b、批复申请材料递交至省台办后，跟踪批复情况，在取得批复后交由申请人，申请人持相
关资料到户口所在地办理赴台证及签注，赴台申请不能代办。
4．出国签证
a、出访国要求面试签证的，业务人员在收到经分管副总裁批示的办理申请单后，只需了解
相关办理流程及所需资料，协助申请人准备材料。
b、无需面试签证的，业务人员在了解相关办理流程及所需材料后，准备材料并递交至办证
中心或代办中心。
5．APEC商务旅行卡
公司高管因需办理APEC商务旅行卡的，业务人员需在收集申请人材料并准备好公司的材料及费用请款，并递交至市外事办办理。
6．外籍员工来华工作许可
a、业务人员须确认外籍员工的护照信息，聘用合同、简历、最高学位证书、体检证明、
预计来华时间；
b、资料确认好后，到国家外专局外国专家证件管理系统里提交申请，
网址：https://https://www.360docs.net/doc/c09222500.html,/login.php
c、来华工作许可证取得后须连同邀请确认函原件一并寄到外籍员工，便于其申请Z签证。
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7．外国人住宿登记
业务人员须在外籍员工入境后24小时内，到外籍员工住宿地址所在辖区派出所办理住宿登记。
8．外籍员工外国专家证
业务人员须在外籍员工入境后30天内，到国家外专局外国专家证件管理系统里提交外国专家证申请并取得证件，网址：https://https://www.360docs.net/doc/c09222500.html,/login.php
9．外籍员工居留许可证
a、业务人员须在外籍员工入境后30天内，在完成外国人住宿登记和取得外国专家证后，
准备相关材料到市公安局出入境，办理外国人居留许可。
b、首次办理居留许可，须外籍人员亲自前往，业务人员陪同。
之后办理延期可由业务人员代办。
七、稽查及考核
1．稽查
外事负责人每月对外事业务人员进行稽核，并进行考核，考核采取扣分制。
2．主要考核指标
a、办证的及时性；
b、办理的合理性；
c、办证信息准确性；d.所办证件的有效性。3．考核数据来源
a、稽查结果；
b、所办证件；
c、办证登记表。
4．扣分原则
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a、须在办理规定时间内完成，未及时扣5分；
b、须在合理范围内办理相关证件，不合理扣5分；
c、办理的证件，信息须准确，不准确的扣5分；
d、办理的证件，必须是有效的，无效的扣5分。
5．考核时间及结果应用
于每月月底，由外事负责人对被考核人进行考核，并记录、存档，以作为年终绩效考核参考依据之一。
八、相关表单标准格式
1．《工作邀请确认函申请流程》
2．《外国专家来华工作许可证申请流程》
3. 《外国专家证申请流程》
4. 《居留许可证申请流程》
5. 《出境签证申请流程》
6. 《商务邀请确认函申请流程》
7．《出入境业务办理汇总表》
8．《外籍管理层员工档案明细表》
9.《外籍员工通讯录》
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