文档信息管理制度

文档信息管理制度

一、信息管理目标

保证工程项目建设资料完整、齐全、准确、整理及时、收集与工程建设进度同步；保证信息的畅通、可靠、准确和高效；保证使有效的资源得到合理和充分的利用，为实施最优控制、进行合理配置和妥善协调项目建设各方之间的关系提供依据；保证为发包人提供完整的工程资料。

二、信息管理内容

在合同管理中，需要收集、掌握、接受、处理大量的信息。内容主要包括：

1、合同文件；

2、图纸；

3、技术资料；

4、会议纪要；

5、来往信息；

6、施工现场检查记录；

7、试验记录；

8、进度计划与进度报告、资源供应计划、供图计划、预期支付现金流计划等；

9、技术措施设计与质量报告；

10、支付申请与凭证；

11、变更与指示的申请予批示；

12、各种单据与凭证；

13、监理日志；

14、现场签证等。

三、建设工程信息流程组成

1、建设工程的信息流程

建设工程的信息流由建设各方各自的信息流组成，监理单位（项目监理部）的信息系统作为建设工程系统的一个子系统，监理的信息流仅仅是其中的一部分信息流，流程如图12-3所示。

图12-3 建设工程参建各方信息关系流程图

2、项目监理部的信息流程

工程项目监理部，组织必要的信息流程，加强项目数据和信息的微观管理，流程图如图12-4所示。

图12-4 项目监理部信息流程图

四、信息管理方法

工程建设信息管理贯穿建设工程的全过程，街接建设工程各个阶段、各个参建单位和各个方面，其受理方法包含以下几个基本环节：信息的收集、传递、加工整理、检索、分发、储存。

1、信息的收集

建设工程参建各方对的数据和信息的收集是不同的，有不同的来源，不同的角度，不同的处理方法，但要求各方相同的数据和信息应该规范。

建设工程参建各方在不同的时期对信息和数据收集也是不同的，侧重点有不同，但也要规范信息行为。

监理因介入建设工程的阶段不同，决定收集不同的内容。监理单位介入阶段有：项目决策阶段、项目设计阶段、项目施工招投标阶段、项目施工阶段等多个阶段。各不同阶段，与建设单位签订的监理合同内容也不尽相同，因此收集信息要根据具体情况决定。本工程监理工作的介入主要在施工阶段。

施工阶段的信息收集，可从施工准备期、施工期、竣工保修期三个子阶段分别进行。

（1）施工准备期

施工准备期指从《施工承包合同》签订到项目开工这个阶段，本阶段是施工

阶段监理信息收集的关键阶段，监理工程师从如下几点入手收集信息：1）监理大纲；施工图设计及施工图预算，特别要掌握结构特点，掌握工程难点，掌握工程的工艺流程特点、设备特点，了解工程预算体系（按单位工程、分部工程）；了解施工合同。

2）施工单位项目经理组成，进场人员资质；进场设备的规格型号、保修记录；施工场地的准备情况；施工单位质量保证体系及施工单位的施工组织设计，重点施工项目的技术方案，施工进度网络计划图表；进场材料、构件管理制度；安全保安措施；数据和信息管理制度；检测和检验、试验程序和设备；总承包单位和分包单位的资质等施工单位信息。

3）建设工程场地的地质、水文、测量、气象数据；地上、地下管线，地下洞室，地上原有建筑物及周围建筑物、树木、道路；建设红线，标高、坐标；水、电、气管道的引入标志；地质勘察报告、地形测量图及标桩等环境信息。

4）施工图的会审和交底记录；开工前的监理交底记录；对施工单位提交的施工组织设计按照项目监理部要求进行修改的情况；施工单位提交的开工报告及实际准备情况。

5）本工程需遵循的相关建筑法律、法规和规范、规程，有关质量检验、控制的技术法规和质量验收标准。

在施工准备期，信息的来源较多、较杂，由于参建各方相互了解还不够，信息渠道没有建立，收集有一定的困难。因此，更应该组建工程信息合理的流程，确定合理的信息源，规范各方的信息行为，建立必要的信息程序。

（2）施工实施期

施工实施期，信息来源相对比较稳定，主要是施工过程中随时产生的数据，由施工单位层层收集上来，比较单纯，容易实现规范化。目前，建设主管部门对施工阶段信息收集和整理有明确的规定，施工单位也有一定的管理经验和处理程序，随着建设管理部门加强行业管理，相对容易实现信息管理的规范化，关键是施工单位和监理单位、建设单位在信息形式上和汇总上不统一。因此，需要统一

建设各方的信息格式，实现标准化、代码化、规范化。

施工实施期收集的信息应该分类并由专门的部门或专人分级管理，项目监理部可从下列方面收集信息：

1）施工单位人员、设备、水、电、气等能源的动态信息。

2）施工期气象的中长期趋势及同期历史数据，每天不同时段动态信息，特别在气候对施工质量影响较大的情况下，更要加强收集气象数据。

3）建筑原材料、半成品、成品、构配件等工程物资的进场、加工、保管、使用等信息。

4）项目经理部管理程序；质量、进度、投资事前、事中、事后控制措施；数据采集来源及采集、处理、存储、传递方式；工序间交接制度；事故处理制度；施工组织设计及技术方案执行的情况；工地文明施工及安全措施等。

5）施工中需要执行的国家和地方规范、规程、标准；施工合同执行情况6）施工中发生的工程数据，如地基验槽及处理记录，工序间交接记录，隐蔽工程检查记录等。

7）建筑材料必试项目有关信息。

8）设备安装的试运行和测试项目有关信息。

9）施工索赔相关信息：索赔程序，索赔依据，索赔证据，索赔处理意见等。

（3）竣工保修期

竣工保修期的信息是建立在施工期日常信息积累的基础上，传统工程管理和现代工程管理最大的区别在于传统工程管理不重视信息收集和规范化，数据不能及时收集整理，往往采取事后补补填或做“假数据”应付了事。工程管理则要求数据实时记录，真实反映施工过程，真正做到积累在平时，竣工保修期只是建设各方最后的汇总和总结。该阶段要收集的信息有：

1）工程准备阶段文件，如：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，开工审批文件等。

2）监理文件，如：监理规划、监理实施细则、有关质量问题和质量事故的

相关记录、监理工作总结以及监理过程中各种控制和审批文件等。

3）施工资料。

4）竣工图。

5）竣工验收资料：如工程竣工总结、竣工验收鉴定书、电子档案等。

在竣工保修期，监理单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）收集监理文件并协助建设单位督促施工单位完善全部资料的收集、汇总和归类整理。

2、信息的加工、整理、分发、检索和存储

建设工程信息的加工、整理和存储是数据收集后的必要过程。收集的数据经过加工、整理后产生信息。信息是指导施工和工程管理的基础，要把管理由定性分析转到定量管理上来，信息是不可或缺的要素。

（1）信息的加工整理

信息的加工主要是把建设各方得到的数据和信息进行鉴别、选择、核对、合并、排序、更新、计算、汇总、转储，生产不同形式的数据和信息，提供给不同需求的各类管理人员使用。

在信息加工时，往往要求按照不同的要求，分层进行加工。不同的使用角度，加工方法是不同的。监理人员对数据的加工要从数据的加工要从鉴别开始，一种数据是自己收集的，可靠度较高；而对由施工单位施工提供的数据就要从数据采用系统是否规范，采样手段是否可靠，提供数据的人员素质如何，数据精度是否达到所要求的精度入手，对施工单位提供的数据要加以选择、核对，加以必要的汇总，对动态的数据要及时更新，对于施工中产生的数据要按照单位工程、分部工程、单元工程组织在一起，每一个单位、分部、单元工程又把数据分为：进度、质量、造价三个方面分别组织。

（2）信息的加工、整理和存储流程

信息处理包括信息的加工、整理和存储。信息的加工、整理和存储流程是信息系统流程的主要组成部分。信息系统的流程图有业务流程图、数据流程图，一

般先找到业务流程图，通过绘制的业务流程图再进一步绘制数据流程图，通过绘制业务流程图可以了解到具体处理事务的工程，发现业务流程的问题和不完善处，进而优化业务处理过程。数据流程图则把数据在内部流动的情况抽象化，独立考虑数据的传递、处理、存储是否合理，发现和解决数据流程中的问题。数据流程图的绘制从上而下地层层细化，经过整理、汇总后得到总的数据流程图，根据总的数据流程图可以得到系统的信息处理流程图。施工阶段工程量处理数据流程图如图12-5所示。

（3）信息的分发和检索

信息在通过对收集的数据进行分类加工处理产生信息后，要及时提供给需要使用数据和信息部门，信息和数据的分发要根据需要来分发，信息和数据的检索则要建立必要的分级管理制度，一般由使用软件来保证实现数据和信息分发、检索，关键是要决定分发和检索的原则。分发和检索的原则是：需要的部门和使用人，有仅在需要的第一时间，方便的得到所需要的、以规定形式提供的一切信息和数据，而保证不向不该知道的部门（人）提供任何信息和数据。建立分发数据要根据监理工作特点来进行，考虑分发的设计时，主要内容有：

1）了解使用部门（人）的使用目的、使用周期、使用频率、得到时间、数据和安全要求；

2）决定分发的项目、内容、分布量、范围、数据来源；

3）决定分发信息和数据的数据结构、类型、精度和如何组合成规定的格式；

4）决定提供的信息和数据介质（纸张、显示器显示、磁盘或其他形式）。检索设计时侧要考虑：

①允许检索的范围、检索的密级划分、密码的管理；

②检索的信息和数据能否及时、快速的提供，采用什么手段实现（网络、通信、计算机系统）；

③提供检索需要的数据和信息输出形式、能否根据关键字实现智能检索。

图12-5施工阶段工程量处理数据流程图

（4）信息的存储

信息的存储一般需要建立统一的数据库，各类数据以文件的形式组织在一起，组织的方法一般由单位自定，但要考虑规范化。根据监理工程的实际情况，可以按照下列方式组织：

1）按照工程进行组织，同一工程按照投资、进度、质量、合同的角度组织，各类进一步按照具体情况细化。

2）文件名规范化，以定长的字符串作为文件名，例如按照：

类别（3）工程代号（拼音或数字）（2）开工年月（4）组成文件名。

3）各建设方协调统一存储方式，在国家技术标准有统一的代码时尽量采用统一代码。

4）有条件时可以通过网络数据库形式存储数据，达到建设各方数据共享，减少数据冗余，保证数据的惟一性。

七、信息管理措施

1、建立信息管理系统

（1）文件分类：①发包人指示；②设计文件；③监理文件；④施工文件；

⑤其它。

（2）信息编码系统：根据工程施工的所属单位，分部工程及文件分类、日期等建立多次信息编码系统，全部实行计算机辅助管理(归档、查询)，并考虑进度控制P3中的作业分类码和WBS的统一性。

（3）根据信息系统结构，建立资料数据库。

2、建立信息管理制度

（1）建立文件收发登记制度及文件借阅制度。

（2）建立施工现场记录，填报工程进度登记表，工程质量检查验收表等。编写监理日志及监理大事记。

（3）及时整理编制各种文件资料，分类归档保存。

（4）及时整理各类会议记录。

（5）建立各级汇报制度。

（6）利用计算机建立各种资料数据库。

（7）按时编报监理月报，及时提供发包人需要的有关工程建设的各种资料。

3、建立信息处理程序

信息处理可分为收发文的处理程序和工程技术信息处理程序，但它们都在统一的信息处理系统之中。“信息处理程序图”如图12-6所示。

图12-6信息处理程序图

4、信息采集

（1）在工程监理过程中，各专业监理工程师在规定的时间，对各自所负责的工作进行书面总结，填写相应的表格，交信息文档管理部门进行汇总；

（2）定期召开项目监理部内部的通气会，通报工程的进展情况，各专业监理工程师汇报所负责工作的情况及存在的问题，以及下一步的工作重点和工作目标；

（3）定期主持召开监理工作例会，承包人汇报工程施工情况、存在问题及改进措施，监理工程师指出承包人施工中没有发现和需要注意的问题；对承包人施工中存在的问题提出建议并督促承包人实施；

（4）信息管理监理工程师参加上述及其他有关会议，收集相关信息资料；

（5）信息管理监理工程师经常深入现场，收集现场第一手资料，以获得符合

现场实际的资料；

（6）信息管理监理工程师对所搜集的资料进行汇总、整理、统计、分析；

（7）信息管理监理工程师根据所搜集的信息资料整编成定期的监理报告和不定期的监理工作报告及其他的信息报告；

（8）信息文档管理部门向有关部门及人员发送报告。

5、信息资料整理

（1）编制收（发）文登记表，对收（发）文件分别编号，建立收（发）文登记签名制度；

（2）每一文件均有收（发）文处理签字，对收（发）文单位、文件编号、收（发）文时间、复文号、文件标题等进行登记，总监理监理工程师签署批示意见，文件处理人填写处理意见；

（3）通过计算机建立资料及文档管理数据库，将文件编号、文件标题、收（发）时间输入计算机；

（4）按照与不同部门之间的文件资料，分别进行存档，存档方法与计算机内的数据库相对应，以便于资料的检索；

（5）建立文件借阅签字制度，编写文件借阅登记表，对借阅文件标题、文件编号、借阅时间、借阅人、归还时间等进行登记，以防文件丢失。

6、资料的归档组卷、验收与移交

（1）以单位工程，按归档的内容进行组卷。

（2）卷内文件应按专业和形成资料的时间排序并编写卷内目录。

（3）封面、移交目录、审核备考表的格式、档案的规格、图纸的折叠与装订，执行当地建设档案馆的统一规定。

（4）项目总监理监理工程师负责资料归档整理工作，并负责审核、签字验收。

（5）工程建设档案管理机构对工程监理档案资料验收合格后，取得工程档案认可文件。