客户信息管理制度

客户信息管理制度

总则

第一条适用范围：

本公司在国际市场上的所有直接客户与间接客户都应纳入本制度管理系统。第二条基本原则：

1 客户关系管理应根据客户情况的变化，不断加以调整，并进行跟踪记录。

2 客户关系管理的重点不仅应放在现有客户上，而且还应更多地关注未来客户或潜在客户。

3 将客户关系资料以灵活的方式及时全面地提供给销售经理和销售代表。同时，应利用客户资料进行更多的分析，使客户关系数据库充分发挥作用。

4 客户关系数据库应由专人负责管理，并制订严格的查阅利用和管理制度。

操作方法

客户交易业绩分析方法

第三条客户构成分析方法：

1 不同业种客户分析步骤：

（1）对自己负责的客户进行下列区分：

①国际零配件销售商。

②国际性用品商。

③地区电气店。

④地区专营店。

⑤地区批量销售店。

⑥地区 DIY店。

⑦其他。

（2）小计各分类的销售额。

（3）合计各分类的销售额。

（4）以各分类的小计额除以合计额，提出各分类所占比重。

（5）以公司的经营方针为基础，把握和比较自己所负责客户的构成。

2 具体业种的客户构成分析步骤

（1）将自己负责的客户，进行下列区分：

①国际性零配件销售商。

②国际性用品商。

③地区电气店。

④地区专营店。

⑤地区 DIY店。

⑥地区批量销售店。

⑦其他。

（2）各分类中，将客户按销售额高低排序。

（3）计算出各客户在该分类中占分类销售额的比重并计算出该分类的累计销售额。

（4）将客户分为三类。A类占累计销售额的 75%左右，B类占 20%左右，C类占5%左右。

3 客户与本公司交易业绩分析步骤

（1）首先掌握客户月交易额和年交易额。具体方法包括：

①直接询问客户本年度的交易额。

②查询客户的本年度销售计划。

③'询问客户由公司购入的预定量。

④由公司营销额推算其销售额。

⑤根据库存情况，推算商品周转率，进而推算销售额。

⑥取得对方的决算书。

⑦询问其他企业。

（2）计算出客户与公司的月交易额或年交易额。

（3）计算出客户占公司总销售额的比重。

（4）检查该占有率是否达到公司所要求的水平。

第四条销售状况分析步骤：

1 季节推算分析方法

（1）统计各客户以往 3年的各月销售额。

（2）汇总 3年的总销售额。

（3）计算总销售额的平均值，即得每年平均销售额。

（4）将平均销售额累计起来。

（5）上述累计额除以 12。计算出月平均销售额。

（6）月平均额除以年平均额，乘以 100%即得季节指数。

（7）各月季节指数除以 12，即可计算出各月的销售额构成比。

（8）各月销售额构成比乘以客户的年销售目标额，即为各月应达到的销售目标。

2 不同商品的销售构成分析步骤

（1）将客户销售的商品，按销售额由高到低排序。

（2）合计所有商品的累计销售额。

3）计算出各种商品销售额占累计销售额的比重。

（4）检查是否完成公司规定的商品销售任务。

（5）确定对不同客户的商品销售的倾向及存在的问题，检查营销重点是否正确，

将畅销商品努力推销给具有潜力的客户。

3 不同商品毛利润额和毛利润率的核算方法

（1）将自己所负责的对客户销售的商品按毛利润额大小排列。

（2）计算出各种商品的毛利润率。

4 商品周转率的核算方法

（1）按以下方法核定经销商品的库存量。

①月初客户拥有的公司商品库存量。

②月末客户拥有的公司商品库存量。

③根据（a+b） 2算式，可计算出平均库存量。

（2）销售额除以平均库存量，即得商品周转率。

5 交叉比率的核算方法

将已计算出的毛利润率乘以商品周转率即是交叉比率。

6 贡献比率的核算方法

（1）将已计算出的不同商品的交叉比率乘以不同商品的销售构成（比重），即得贡献比率。

（2）对不同客户商品销售情况进行下列分析比较：

①是否完成了公司规定的商品销售任务。

②对某一客户热销，而对另一客户滞销的原因何在。

③应重点推销的商品（贡献比率高的商品）是什么。

客户信用调查方法

第五条调查机构的选择：

1 外部机构

（1）通过金融机构（如银行）调查。

（2）通过专业资信调查机构调查。

（3）通过客户或同行业组织调查。

2 内部调查

（1）借助同事进行调查。

（2）分析新闻报道。

第六条调查方法：

1 关于经营者的调查主要是从其家庭气氛、店铺气氛、夫妻关系、行为嗜好、工

作热情、社区服务、工作作风等方面展开。

2 企业内部状况

关于企业内部状况的调查，主要从员工的团队意识、服从命令的态度、工作效率、流

动率、工作行为等方面展开。

3 资金筹措

在把握客户资金筹措状况时，应注意以下方面：

支付状况、贷款提前回收的可能性、票据业务、债务状况、与业务银行关系、

银行账户、与主要股东关系等。

4 支付情况

对客户支付情况的调查，应注意付款时间、付款构成、支付方式、支付态度、票据行为、银行账户以及是否受过银行的强制性处分等。

第七条调查结果的处理：

1 编写客户调查报告

（1）营销人员必须将营销过程中进行的客户信用调查结果及时报告给主管上司。（2）报告的方式可分为日常报告、紧急报告和定期报告三种。

2 信用状况骤变情况下的对策

1）营销人员如发现自己所负责的客户信用状况发生变化，应直接向上司报告，

并寻求解决对策。

（2）对所发现的异常情况，按“紧急报告”类处理，口头或电话报告。

（3）采取的对策措施，必须有上司的明确指示，不能擅自处理。

（4）对信用状况恶化的客户，原则上可进行以下处理：

①客户提供担保人和连带担保人。

②增加信用保证金。

③交易合同取得公证。

④减少供货量，或进行发货限制。

⑤接受代位偿债和代物偿债。

合同有担保人时，向担保人追索债务；合同中有抵押物担保时，接受抵押物还债；有前两者抵押债权时，从后至前交涉，返还债权。

信用限度的确定方法

第八条信用限度的含义：

信用限度又称信贷限度，其含义包括：

1 对某一客户，惟有在所确定金额限度内的信贷才是安全的。

2 只有在这一范围内的信贷，才能保证对客户营销活动的正常开展。

3 确定信用限度额的基准是对客户的赊销款和未结算票据余额之和。

第九条不同客户的信用限度确定基准：

1 不同客户的信用限度划分

（1）根据实际情况（特别是业务规模），划分出下列各类信用限度：

①甲类：企业规模较大，信誉好，经营业务稳定（在此不考虑其与公司的交易量大小）。

②乙类：大多数客户信誉良好，信用状况一般。

③丙类：中间批发商；债权余额在 10万美元以上的非甲类客户；债权余额不足

10万美元，但与本公司交易量较大的客户；员工不足 100人的小企业和新成立企业；出现过不守信用问题的客户等。

（2）确定信用限度基准后，在交易过程中还须注意下列问题：

①以往货款回收情况。

②以往几年回收累计额与平均毛利润率。

③其他企业确定的信用限度额。

2 例外处理的信用限度

在下列情况下可以不依据信用限度确定基准，例外处理：

（1）在营销主管为扩大交易规模，进行特别批示的情况下。

（2）当出现银行拒付或拒付可能性较大、票据延付、信用恶化等情况下。

3 信用限度额

（1）公司对每一客户的信用限度额以不超过万美元为限。

（2）责任销售代表在客户的赊销款与未结算票据余额合计额接近或可能超出规

定的 XX万美元时，应事先向主管上司汇报，并征求处理意见。

（3）如超出信用限度额，营销主管须向总经理汇报，确定处理办法。责任销售代

表须密切关注客户的赊销款和未结算票据的变化。

交易开始方法与终止方法

第十条交易开始：

填制交易卡

（1）首先进行客户访问

①制订详细的营销代表客户访问计划。

②营销人员如访问某一客户 5次以上而无实效，则应从访问计划表中删除该客

户。

（2）在交易开始时先填制“客户交易卡”。

（3）客户交易卡一式两份，有关事项交客户填写。

（4）填制完的交易卡，一份由销售代表留存，另一份由经理转交总公司。

（5）交易卡中所有栏目都必须填满，不得留有空白。

（6）交易卡的主要项目包括：名称，总部所在地，交易对象所在地，通讯联络地址和电话及公司网址，开业时间，资本额，员工人数，管理者人数，设备和不动产明

细表，经营者年龄结构，信用限度申请额。

（7）交易卡的项目不拘泥于客户申报内容，交易开始前后，可根据实际情况，适当调整和修改。

（8）向营销经理提交交易卡，得到认可后，再向总公司提交报批手续，方可进行与新客户的交易。

2 设定附加条件

（1）无论是新客户还是老客户，都可依据信用调查结果或根据其经营能力，设定

不同的附加条件。

（2）附加条件的设定由经理依据责任销售代表提供的信用调查报告，根据企业的

经营方针进行。

（3）对客户的附加条件主要包括：

①交换合同书。

②提供个人担保。

③提供连带担保。

④提供抵押担保。

第十一条中止交易：

1 应急处理

（1）营销人员必须经常进行信用调查，研究客户的最佳信用限度，分析设定附加

条件的必要性。

（2）在调查研究过程中，如发现有客户存在的问题和异常之处，应及时报告上司。（3）作为应急措施，营销人员有权暂时停止贷货。

2 中止交易要点

（1）当客户的票据和支票被拒付，或延期支付时，营销人员应向上司提出详细报告。（2）此时应采取的对策是，尽一切可能收回货款，将损失降到最低点。

（3）营销人员向主管上司提交危险客户报告。

（4）营销人员根据上司的具体指示，通知客户中止双方间的交易。