电子档案管理系统需求

电子档案管理系统

需求分析说明书

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规格标准的版本号:V1.0

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目录

第一章引言.......................................................................................................................... - 4 -

1.1目的................................................................................................................................ - 4 -

1.2背景................................................................................................................................ - 4 -

1.3系统目标........................................................................................................................ - 5 - 第二章业务概述........................................................................................................................ - 6 -

2.1 范围.......................................................................................................................... - 6 -

2.2 总体业务用例.......................................................................................................... - 7 -

2.3 核心业务.................................................................................................................. - 8 -

2.4 数据操作................................................................................................................ - 10 -

2.5查询利用...................................................................................................................... - 12 -

2.6增值服务...................................................................................................................... - 13 -

2.7 非功能性要求........................................................................................................ - 14 -

2.7.1 档案的原始性和完整性保障.......................................................................... - 14 -

2.7.2 身份认证.......................................................................................................... - 14 -

2.7.3 防篡改.............................................................................................................. - 15 -

2.7.4 加密处理.......................................................................................................... - 15 -

2.7.5 传输的安全性.................................................................................................. - 15 -

2.7.6 存储的安全性.................................................................................................. - 16 - 第三章系统概述...................................................................................................................... - 16 -

3.1 系统体系结构............................................................................................................. - 16 -

3.2 系统运行流程............................................................................................................. - 19 -

3.3 工作流......................................................................................................................... - 20 -

3.4 对外接口..................................................................................................................... - 21 -

3.5 系统特点..................................................................................................................... - 22 - 第四章功能性需求.................................................................................................................. - 23 -

4.1功能描述...................................................................................................................... - 23 -

4.2功能一览表.................................................................................................................. - 23 -

4.3 功能结构图................................................................................................................. - 26 -

4.4 档案核心操作............................................................................................................. - 28 -

4.4.1建档管理........................................................................................................... - 28 -

4.4.2归档管理........................................................................................................... - 32 -

4.4.3档案变更........................................................................................................... - 35 -

4.4.4档案销毁........................................................................................................... - 39 -

4.5 档案数据操作............................................................................................................. - 43 -

4.5.1档案数据存储................................................................................................... - 43 -

4.5.2档案数据获取................................................................................................... - 45 -

4.5.3档案数据展示................................................................................................... - 46 -

4.5.4档案转储........................................................................................................... - 48 -

4.6 业务管理..................................................................................................................... - 49 -

4.6.1类别管理........................................................................................................... - 49 -

4.6.2关联配置........................................................................................................... - 58 -

4.6.3任务管理........................................................................................................... - 62 - 4.7 查询统计..................................................................................................................... - 68 -

4.7.1档案数据查询................................................................................................... - 68 -

4.7.2档案数据统计................................................................................................... - 71 - 4.8 档案增值功能............................................................................................................. - 73 -

4.8.1档案借阅........................................................................................................... - 73 -

4.8.2档案归还........................................................................................................... - 79 -

4.8.3档案催还........................................................................................................... - 84 -

4.8.4档案预约........................................................................................................... - 86 - 4.9 工作流管理................................................................................................................. - 91 -

4.9.1工作流创建配置............................................................................................... - 91 -

4.9.2工作流发布....................................................................................................... - 92 - 4.10 系统管理................................................................................................................... - 94 -

4.10.1组织机构管理................................................................................................. - 94 -

4.10.2角色管理......................................................................................................... - 98 -

4.10.3用户管理....................................................................................................... - 103 -

4.10.4用户组管理................................................................................................... - 108 -

4.10.5日志管理....................................................................................................... - 112 -

第一章引言

1.1目的

此需求规格说明书对《档案管理系统》软件做了全面细致的用户需求分析，明确所要开发的软件应具有的功能、性能与界面，使系统分析人员及软件开发人员能清楚地了解用户的需求，并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成后续设计与开发工作。本说明书的预期读者为客户、业务或需求分析人员、测试人员、用户文档编写者、项目管理人员。

1.2背景

在日常生活中，人们对档案的定义各式各样，目前公认的、比较权威的自然是《中华人民共和国档案法》中对档案定义，表述如下:即是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。由定义可见，档案由档案信息和记录档案信息的载体组成。它包括四个方面的涵义，即：

档案是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的；档案是保存备查的历史文件；档案的形式多种多样；档案是历史的原始记录，只有满足上述四个条件的信息材料才能成为档案。档案具有真实性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依据和凭证作用，所以它有极强的法律效益。它能够提供历史资料，为组织、管理、决策、科研等工作服务。

而档案管理则是每个政府、企事业单位必不可少的重要管理项目，例如，行政档案、会议文件、技术档案，客户档案等等，都是各个管理者所重视的，各部门，各类别，多样的文件，都是作为重要的历史与决策依据。但由于文件多，产种类多，文件创建者多，创建时间为不定期，对保护好一些重要的文件极为不便，同时由于人员的流动，对原有的文件的再现，显得力不从心，有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力，物力。为了让企事业单位有效的掌握，有效的共享文件资源，保护好文件，这就需要一套灵活、实用的档案管理系统来辅助进行管理。

1.3系统目标

?提高办公效率，共享数据，方便档案的管理和利用。

?确保档案数据的长期性，以满足对档案查阅的要求。保证档案数据的真实、长期、数据安全为根本出发点。

?技术上要保证系统的规范性、一致性、完整性、可扩展性和可维护性。

?电子档案生成的真实性、合法性，遵循国家的相关标准。

?身份认证遵循国家的标准。利用CA、电子印章等方式，算法符合国家的相关标准。

?工作流的审批。审批过程也要档案化，并不可更改。

第二章业务概述

2.1 范围

电子档案管理系统是一个采用档案电子化、影像数字化、办公无纸化以及信息网络化等先进技术，实现包括档案文件、声音、影像、文本在内的多媒体档案资源的存储和查询检索的计算机系统，为档案资料管理、利用和保护提供了有效的技术保证，可大大节约数据存储空间，无限地延长档案材料保存时间，同时也为查阅、利用档案文献带来了极大的便利。该系统的档案管理符合政府、企事业单位的业务流程，并遵循国家的法律、法规、标准以及相关规定，做到安全、有效的档案管理，实现政府、企事业单位档案的“无纸化”。但“无纸化”是一个循序渐进的过程，目前政府、企事业单位还需对纸质档案进行管理，所以电子档案管理系统同时也兼容对纸质档案的管理。

2.2 总体业务用例

增值用户

提供原始档案资料

角色用例关系图

通过对档案管理业务分析，角色大致分为以下几种：

档案的原始提供者提供原始档案资料给业务管理员，业务管理员通过核心业务将这些资料信息化、档案化，各类用户可以对档案进行查询利用操作，增值服务中目前只实现了借阅服务，增值用户（档案

借阅用户）可以通过档案借阅服务对档案进行借阅。

2.3 核心业务

档案的核心业务如下图所示：

档案变更

核心用例图

档案的核心功能是档案生成到消亡的过程，档案的原始资料信息由原始档案提供者提供，业务人员对其进行采集整理，整理后申请归档，申请通过后才真正的生成一份档案。变更是指归档后的档案内容有变动，经过审批档案才能进行变更操作，变更流程操作一同记录到档案信息中，并不可更改。业务管理员可以对档案进行销毁，分两种方式销毁，一种方式是直接销毁，没有备份；另一种方式是对销毁的档案进行备份处理。

采集整理：

?档案数据来源于原始档案提供者，提供的原始档案可能是不同类型的资料，比如纸质资料、电子资料、音频、视频等，对这些资料都要能够进行采集，最终数字化、档案化。

?原始资料电子档案化要符合国家相关标准、规定，比如图片的格式有多种多样，我们提供一种或几种符合国家相关规定的图片格式，对要采集的图片要符合此规定，做到归一化处理。

?采集的方式提供多样化，比如扫描、照相、上传、网页抓拍等方式。

?原始资料信息采集完成以后要等待审批归档。

归档：

?对执行归档业务的人员或机构要有严格的权限限制。

?归档审批的业务流程信息要作为电子档案的属性信息保存，并信息不可更改性。

销毁：

?档案的保存时间要有一定的期限，所以需要设定其有效期，对于超出有效期的档案可以进行销毁，用户也可以根据需要自行销毁档案。

?档案的销毁要有严格的安全保障。

2.4 数据操作

数据操作包括数据的存储、获取、展示、备份和转存储。

数据展示

数据操作用例图

1.数据备份。在电子档案归档的同时还必须提供下载固化保存技术

（备份），也就是可以手动的把归档档案固化在只读光盘上，当档案库发现有被非法修改的档案文件时，光盘上所存储的档案文件将作为原始数据恢复到档案库中去。

2.数据的转存储。有的政府或企事业单位的档案保持时间长、数据

量大等特点，还需要将档案按着一定的条件进行转存储，比如将同一年内的档案转存储到其他地方。

3.数据的存储和获取。满足各种格式的存储、获取需求，比如对图

片、PDF、WORD、音频、视频等格式存储、获取操作。

4.对不同格式类型的数据我们提供展示功能，比如支持图片、PDF、

WORD、音频、视频等格式展示。

如何保证备份、转存储后档案数据原始性、完整性是电子档案管理中一项重要的工作。

?建立完备的移出档案原始性、完整性检验报告。档案在移出数据库前必须进行严格的原始性、完整性检验，并提供完备

的检验报告作为移出档案的一个组成部分进行备份。

?建立接收档案原始性、完整性的验证技术。当需要恢复备份或查询利用转存储的档案时，首先将备份的数据或转存储的

数据转入档案交接库，根据检验报告对所接收档案的每一份

文件，包括条目、正文、周期表及各版草稿的原始性、完整

性进行严格的验证，只有验证合格的数据才能进入接收档案

处理库进行查询利用。

数据验证流程图

2.5查询利用

很多用例都需要用到档案的查询利用

原始档案提供

者

查询利用用例图

?政府、企事业单位的档案电子化，不仅仅节约了大量纸质档案的存储空间，同时也方便档案使用者的查询、利用等工作。档案使用者通过不同的查询条件（比如档案类型、所属部门等）快速查询出所需要的档案信息，节省了档案使用者大量的查询时间。?具有全文检索功能，快速查询出所需档案。

?同时为了保护档案信息的安全，对档案使用者进行权限控制，只有具备权限的档案使用者才能查询、利用。

2.6增值服务

增值服务中目前只实现了档案的借阅，如下图所示：

档案预约

增值服务用例图

?借阅管理是对电子档案的借阅管理。电子档案管理系统的利用最终要实现政府、企事业单位的档案“无纸化”管理，但“无纸化”

是一个循序渐进的过程，目前一段时期内纸质档案仍然是必不可少的档案资料，但为了满足政府、企事业单位档案管理数字化需求，电子档案借阅管理还需兼容对纸质档案的借阅管理。

?电子档案的借阅管理要提供多种借阅方式，比如网上在线借阅浏览，脱机下载借阅浏览等，为了保证借阅的电子档案的安全，要求对借阅的电子档案具有不可更改性、不可复制性、密钥浏览处理、定期销毁和借阅数量控制等要求，电子档案的借阅要符合国

家的相关规定。

?对纸质档案的借阅管理主要是对纸质档案的一个监控，比如存放地点、借阅期限等。对纸质档案的借阅流程信息要进行详细记录，这些信息要和借阅的档案绑定，并不可更改处理等，这些信息将作为档案属性信息的一部分。

2.7 非功能性要求

2.7.1 档案的原始性和完整性保障

档案的基本特性是“原始性、完整性”，正由于档案的这一特性，使档案成为历史的真凭实据，并且有了法律效力。对虚拟、飘渺的电子档案信息内容进行原始性、完整性的确认与维护将是保障电子档案法律效力的关键，也是我们进行电子档案'管理的核心所在。在电子档案资料产生或接收的那一刻起，就有一张生命周期表（档案原始性、完整性检验报告）和它终身相伴，完整地记载它在“生命周期”内的全部活动情况并保存它的“成长变化”过程，直到该档案完成终结审批归档为止。

2.7.2 身份认证

操作双方之间的一个身份确认，保证操作人员的物理身份与数字身份相对应。比如可以利用CA第三方认证、智能卡、短信密码、动态口令牌、USBKEY、生物识别技术等。

2.7.3 防篡改

对档案信息不可更改和不可抵赖的处理。如果非法对档案信息进行修改，则系统可以识别。可以通过电子印章、加水印、MD5等技术实现。

2.7.4 加密处理

对档案信息数据进行加密处理，实现不同的加密算法。如果非法获取档案信息数据也无法识别其中的内容。可以通过专用密钥、对称密钥、非对称密钥等技术来实现。

2.7.5 传输的安全性

数据在传输过程中，会暴露在系统外面，使得他人有可趁之机，因此保证传输过程的安全至关重要，主要是通过保障传输的通道和数据安全，已达到传输的安全要求。

?电子档案信息数据在网络中的传输或其他传输方式，在信息传输的过程中可能被非法用户截取到档案信息的数据。可以

通过访问控制、网络隔离、信息过滤和防火墙技术等措施予

以防范，以提高系统主动安全性。

?传输数据加密。加密是保护数据安全的重要手段，加密的作用是保障信息被人截获后不能获取原始信息，提供系统

的被动安全性。

2.7.6 存储的安全性

档案信息数据都存储在数据介质上，因此保障存储的安全性对系统安全也是至关重要的。主要通过对存储的介质和存储的数据的安全的保障，以达到对存储安全性的要求。

?为防止直接从存储介质上获取档案信息数据，可以利用网络拓扑和防火墙进行存储服务器隔离、物理隔离存储服务器、安全

配置和安全访问接口（如数据库访问）等措施。

?为防止因工作需要或其他原因存储信息泄露后，使得原始信息不被泄露，可采取措施对数据进行加密等处理。可采取数据加

密、分解、压缩等多种数据处理技术。

第三章系统概述

3.1 系统体系结构

? 电子档案系统采用 SOA 的体系结构，遵循AOP 的设计理念，使系统各个部分相对独立，又可通过公共的接口设计互相协调工作，同时可以在遵循接口要求的基础上进行自定义开发、配置，既提供强大的功能，又提供高度的灵活性和自主性。 ? 系统以基础档案库为核心数据库，通过与应用数据库、业务数据库的相互关联利用构成系统的数据层，为上层的业务逻辑提供数据支持。

? 基础平台为系统提供了底层系统级管理，如组织机构、权限、日志等管理功能。

?业务层实现了用户对电子档案系统的使用业务需求，通过基础平台与数据库进行交互，完成用户对档案的相关操作。通过工作流服务子系统对档案核心功能子系统和档案借阅进行流程化管理。档案查询统计子系统支持用户通过全文检索、关键字检索、条件组合模糊查询等方式，通过调用档案展示功能模块，对不同类型的档案数据进行显示，如：图片、声音、影像等。

?配置管理层通过对系统各个模块的配置需求进行封装向基础平台提供包括组织机构、权限、日志、等功能模块的相关配置及关系定义的配置接口，同时向业务层的表单、列表显示方式，显示格式及不同模块之间的关系，工作流服务提供配置接口，利用接口达到对业务层、基础平台中各配置项的管理。

?档案的原始性、完整性验证功能，通过档案的“生命周期表”

对档案的原始性、完整性进行验证。

?身份验证、系统安全管理层通过身份验证的手段保证在档案生成、流转、归档等各环节中的操作用户的确定性。通过系统安全对系统中档案的真实性、有效性，输入数据的正确性、规范性等功能进行安全管理。

?每个功能组件都是独立的，各个功能组件之间通过接口进行交互、调用，形成一个完整的电子档案管理系统。

3.2 系统运行流程

数据库操作图

系统的运行主要分为设计期和执行期两个阶段。设计期是二次开发人员和设计者对系统进行配置。执行期是业务管理员、普通用户和增值用户对系统的具体使用。首先要在设计期对系统进行各种配置，然后才能在执行期进行各种业务操作。

电子档案管理系统产品的数据库主要分为基础档案数据库、配置管理数据库、应用数据库，其中基础档案数据库是我们系统的核心数据库，配置管理数据库是对系统配置信息的存储，应用数据库是服务于借阅管理等增值服务和二次开发。

设计期：

?设计者首先要对系统进行配置管理操作，系统配置有组织机构配置、工作流配置、业务配置、任务配置。首先配置组织机构，然后进行业务配置，业务配置包括创建业务类型、档案类型和配置

两者的关联关系，完成业务配置以后创建用户、用户组、角色和权限等系统管理，最后进行工作流配置和任务配置。配置功能对配置数据库进行操作。

?二次开发人员利用上图提到的三个数据库，在此基础上根据用户具体个性需求进行二次开发。

执行期：

?档案的建档、归档、销毁等基础功能由管理员角色进行管理、操作。

?普通用户可以进行查询统计等操作。

?借阅管理模块服务于增值用户。

3.3 工作流

?工作流是指业务信息数据（档案信息数据）在多个环节模块之间的流转，使在多个参与者之间按照某种预定义的规则（比如归档审批）传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现。

?档案在各个环节的流转过程中要保证其原始性、真实性和完整性，将流转的各个环节操作信息一起保存到档案信息中，并保证档案信息不可更改性。

?工作流的流转过程可以自定义配置。利用系统提供的可视的图形化界面，用户或二次开发人员根据具体的业务流程，配置流程图，配置起点流程、流程中动作、流程结束点，添加流程介绍，配置