关于加强公司档案管理的调查报告

关于加强公司档案管理的调查报告

为庆祝第十三个国际档案日，进一步推动全公司档案管理工作提档升级，公司档案馆组织针对全公司的档案管理情况进行了现场调研，总结了解现状、梳理了问题、提出了决策，形成了调查报告。

一、档案管理现状

（一）基本情况

1.公司档案馆基本情况

公司档案馆于1964年8月成立，1991年晋升为国家二级档案馆，处级单位。目前档案馆工作人员4人，其中馆长1人，主管2人，馆员1人，本科学历4人。档案馆总面积337平方米，库房面积170平方米，密集架43列，除湿机2台、电脑5台、复印打印一体机3台；库房7间，办公室3间，阅文室1间，做到了库房、阅文、办公三分开；馆藏档案30519件，23270卷，47798张图，135张光盘，4盒胶片。

2.基层单位档案室基本情况

公司下属28家基层单位，专职档案员12名，兼职档案员16人，大专及以上学历23人，从事档案工作两年以上（含两年）人员11人。全部设有独立档案室，但95%以上单位没有做到两室分开（办公室、库房）或三室（办公室、阅文室、库房）分开。“十防”（防火、防盗、防潮、防高温、防水、防鼠、防虫、防光、防尘、防有害气体）安全防护设备配置达到“五防”（含五防）以上的单

位有20家。

（二）管理现状

一是整章建制。近年来，公司档案馆及基层单位结合企业实际情况，制定、完善档案管理各项规章制度17个；提供档案服务时严格执行借阅审批制度和保密制度；2006年制定下发《七煤公司档案管理细则》、《七煤公司归档文件管理标准》，强化了档案规范化管理标准。

二是强化领导。为加强系统档案管理，成立了主任为组长、档案馆馆长为副组长的档案管理领导小组，负责领导、指导、规划全公司的档案工作。

三是加大投入。近3年来，公司高度重视档案工作，加大档案馆基础设施和硬件投入力度，仅2018年就投入资金8.9万元，购置电脑5台、打印机3台、更换温湿度仪14个、购买密集架16组、档案柜90个、更新档案管理软件等。22家基层单位对档案工作不同程度进行了投入，购买电脑、密集架、灭火器、遮光帘、装具等设备和用品。

（三）档案归档、利用情况

公司档案馆2019年归档工作于7月初结束，2019年文书归档1874件，会计归档539卷，科技归档710件。2019年提供利用档案资料227人，其中文书档案利用137人、482件，主要用于查报到证、调转介绍信、补充档案缺件等；为省巡视检查组提供查阅党委会议记录、任职文件、及其他相关的文件材料等；为纪委办理案件查阅案卷；为编写年鉴提供资料等。会计档案利用83人、2522卷，主要用于特繁工种退休审批、职工补费、车辆入账、巡视整改等。科技档案利用7人，135张图，主要用于厂房改造。

截至2019年末，28家基层单位全部完成档案归档工作。

二、档案管理存在问题及不足

1.档案管理意识不够强。具体表现为：一是档案工作在个别单位重视不够，自觉管理、依法收集的意识淡薄，个别单位还存在不交或不能及时移交档案现象，导致出现年度档案归档工作不能按期完成及档案断年情况；二是基层单位之间档案管理水平差距较大，没有及时落实措施加以改进，导致全公司档案管理工作发展不均衡；三是档案工作宣传教育少，各级干部欠缺档案概念。

2.基础设施差。一是各基层单位虽然都有独立档案室，但大都存在馆库条件差、面积小、容量饱和及档案堆放拥挤无序等问题；二是个别单位档案室存在安全隐患，档案室设在高楼层、一楼没有防护栏、电路老化；三是基层单位对档案工作投入不足，电脑、复印机、管理软件、除湿机等基本设备设施配置不足，没有专业档案管理软件，基本上都用电子表格代替，现代化设施的配备明显滞后，“十防”设施无法全部落实。

3.人才缺乏，队伍不稳定。一是缺乏有专业技术职称的专职档案员；二是档案员调动频繁，新旧档案员工作交接、业务学习衔接不够，造成工作脱节；三是兼职档案员过多，工作繁杂，精力不足，造成归档工作滞后；四是从事档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障。

4.档案数字化工作开展缓慢。公司档案馆档案数字化管理软硬件配置不到位、标准不统一、工作量巨大，因涉及到的硬件、软件及安全维护需要大量资金，导致我公司档案信息化工作发展缓慢，无法满足信息化业务开展和信息安全保障，且档案检索工具单一，严重影响了档案管理质量，特别是档案利用效率的提高；

基层档案数字化工作没有开展。

三、加强档案管理对策

1.进一步提高对档案管理工作的重视程度。一是切实加强对档案工作的领导，从人、财、物方面给予保障；二是加大档案人员的培训力度，积极为档案人员参加内部学习培训、外部取经创造条件；三是加强宣传档案管理工作的专业性、重要性，以档案工作具体案例，来提高各级领导对档案工作的认识程度；四是把档案工作列入公司发展规划，列入日常工作计划，并制订相应的考核制度；五是建立档案管理机构网络，形成以公司档案馆为中心，各基层单位、各部室共同参与的管理网络，建立统一领导、逐级负责的档案管理体系，切实承担起监督指导的重要职能。

2.完善设施，加大软硬件建设。硬件上，要按照档案规范管理的要求，配备充足的档案柜，有条件的单位可以购买密集架，要有防盗门窗、吸尘器、灭火器、除湿机、空调（电风扇）、温湿度计等必要的安全设施；软件方面，一是要统一全公司的档案管理软件，使档案的管理更加统一化、规范化、简便化，档案的利用更高效化。二是要加强档案数字化建设。通过配备小型服务器或“电子外包”的方式，对文件材料实行电子存档，对历年文件扫描录入，以备将来档案信息化建设需要。

同时，加强档案工作业务指导力度，通过采取指导到基层、实操在现场、解决在当面方式，为基层提升档案管理工作水平，充分发挥专业方面的示范、引领作用。

3.加强档案人员的继续教育，保持档案队伍的相对稳定。一是采取多种形式

加强档案人员的继续教育，公司档案馆要定期开展业务培训和日常工作交流，采取“请进来，走出去”的方式，既可请国家、省档案局专业人员现场指导，也可到好的单位实地学习；二是档案人员要注重自学，不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理办法，做到知识面广、业务精通；三是积极采取措施解决基层档案员的编制问题、发展空间问题和待遇问题，稳定档案管理人员队伍，保证兼职档案管理人员的业务素质和工作时间，确保档案工作的延续性、严肃性。

4.优化馆藏结构，提高馆藏质量。材料归档和管理是档案工作的重点，是做好档案工作的基础。一要严格执行《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档落实和档案保管期限规定（国家档案局第10号令）》《会计档案管理办法（财会〔2016〕3号）》、GB/T11822—2008《科学技术档案案卷构成一般要求》相关规定，严把进馆质量关，把不需要、不重要、保管期限划定不准确及重复进馆的问题杜绝在进馆前，并对现有馆藏进行鉴定，剔除无保存价值的档案；二要通过每年单位自查、互查、公司档案馆抽查等方式开展档案年检，组织基层单位年度档案工作考核评比，加大考核奖惩力度，调动档案工作人员工作积极性。

5.提高档案利用效率，服务公司工作。档案工作的宗旨是利用，档案工作的生命力在于服务。要紧紧围绕服务做文章，拓展服务领域，增强服务效果。档案工作不能仅仅局限于日常的查阅服务，还要在挖掘档案信息，为领导决策、指导基层、服务经济上下功夫，把档案变成可利用的信息，积极发挥好档案部门参政、资政职能作用，为企业扭亏脱困助力