照片档案管理规范、实物

照片册目录
册号
室限 备注
5、册内目录：册内照片目录相当于文书档案老方
法和科技档案的卷内目录。以张或以组为单位著 录。 册内照片目录
照片号 题 名 时间 页号 底片号 备注
四、数码照片的整理： 原则：数码照片必须制成纸质照片，按双套制 要求保存。 （一）纸质数码照片按BG/T11821-2002《照片档 案管理规范》标准整理，并在“张号”后加“S”， 以区别传统照片。 如：J015-Y-16S，J015表示全宗号，Y表示 保管期限，16为该全宗内永久保管的数码照片顺 序号，“S”代表该照片为由数码照片制成的纸质 照片。
（四）组合照片说明的填写： 1、一组（若干张）联系密切的照片按顺序排 列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片说明 的照片，其单张照片说明可以从简。 2、组合照片说明应概括揭示该照片所反映的 全部信息内容及其他需要说明的事项 3、应在组合照片说明中指出所含照片的起止 张号和数量。 4、同组中的每一张照片均应在单张照片说明的 左上角或右上角标出组联符号。组联符号依次采 用“①”、“②”、“③”…同组中
数码照片档案：指具有参考和利用价值并作 为档案保存的数码照片。 三、芯页：用以固定照片、底片,并标注说明 的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片 册的组成单元。（有照片芯页、和底片芯 页）
收集范围
一、记录本单位主要职能活动和重要工作成 果的照片。 二、领导人和著名人物参加与本单位、本地 区有关的重大公务活动的照片。 三、本单位组织或参加的重要外事活动的照 片。 四、记录本单位、本地区重大事件、重大事 故、重大自然灾害及其他异常情况和现象 的照片。
组合照片说明 • 第一组照片为1-12张,共12张。 2000年3月22日， 全国人大常委会副委员长何鲁丽考察舟山，省人 大常委会副主任徐志纯和市领导王辉忠、彭国镇、 唐一军、乐连珠等陪同考察。在舟期间，何鲁丽 听取了市领导有关舟山市情和两个文明建设情况 的汇报，参观了“海天佛国”普陀山。 • 拍摄时间：20000322 摄影者：夏友忱
排列：照片册的排列按照全宗号、保管期 限、册号或（张号）的顺序排列，上架保 存。 （七）照片档案目录的编制： 1、目录的著录：以照片的自然张或若干 张（一组）为单位著录成为照片档案目录
的条目，除不进馆和不用软件的单位外，其他 单位都应以张为单位进行著录。 2、单张照片的著录：根据单张照片的说明编制 照片目录。 3、一组照片为单位著录时，以一组照片为单位 著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、 准确反映一张照片在基本内容；照片号、底片 号、页号均应著录起止号；时间应著录起止时 间；参见号、摄影者可著录多个。
（三）单张照片说明的填写： 1、说明的格式：说明应采取横写格式，分 段书写。其格式如下： 题名： 照片号： 底片号： 参见号： 时间： 摄影者： 文字说明：
购买成品档案册的，格式已固定，只要将内 容填写进去即可。 2、说明的内容： 题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容， 人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。 照片号： ? 底片号： ? 参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载 体档案的档号。如：文书档案J015-2005-Y-20， 科技档案J015-K1.1-11
（二）若采用照片、底片合一编号法，可以不填写 底片号。 采用照片、底片合一编号法的前提是： 1、照片号采用全宗号—保管期限—张号格式 2、照片底片齐全。
（三）底片号的登录：用铁笔将底片号横排刻写在 胶片乳胶剂面片边处，不得影响画面。 （四）底片袋的标注。底片放入底片袋内保管，一 张一袋。应在底片袋的右上角标明底片号。对翻 拍底片，应在底片袋右上方标明“F”字样。对拷 贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。 （五）底片的入册：应按底片号顺序将底片依次插 入底片册。（底片册样本）
五、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、 名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物 的照片。 六、其他具有保存价值的照片。
收集时间
一、对具有归档价值的照片，其摄影者或承办单 位应及时整理，向档案室归档，一般不应跨年。 二、依照《中华人民共和国档案法实施办法》的 规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档 案一起向有关档案馆移交(如重大活动档案)。 在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意 可以提前或延迟移交。
拍摄时间:应用8位阿拉伯数字表示.1-4位 表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日. 如：20070225表示拍摄时间为2007年2月25 日。 摄影者：一般填写个人，必要时可加单位。 文字说明应综合运用事由、时间、地点、 人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片 影像所反映的全部信息；或仅对题名未提到 的内容作出补充。
三、照片的整理： （一）照片的分类：应在全宗内按保管期限—年 度—问题进行分类。跨年度且不可分的照片， 可按保管期限—问题—年度进行分类。 （二）照片的编号：照片号是固定和反映每张照 片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码， 由全宗号、保管期限代码、册号、张号或全宗 号、保管期限代码、张号组成。照片号有两种 格式：
六、照片的保管： （一）包装物：包装物即为底片袋、底片册和照片 册。 （二）装具：底片、照片应在能关闭的装具中保存。 装具应采用不可燃、耐腐蚀的材料，避免使用木 制及类似材料。木制材料易燃、易腐蚀，还可能 挥发出某些有害气体，促使底片、照片老化或褪 色。 （三）温湿度要求：
（四）保管要求和措施 1、存贮库房应保持整齐、清洁。 2、照片档案入库前应进行检查。对受污染 的照片、底片应进行技术处理，防止受污染的 照片、底片入库。 3、接触底片应保持手部清洁，并且拿底片 的边缘。确保底片不受污染。 4、底片册、照片册应立放，不应堆积平放， 以免在下面的底片、照片受压后造成粘连。
组合照片说明 第三组照片26-39张，共14张。2002年 5月17日上午全市档案工作会议在定海华 侨饭店召开；市委常委、秘书长钟达、副 市长冯淑仙、市委办副主任乐蓉英及市属 各单位分管档案工作的领导、档案工作人 员共计170余人参加了会议。 拍摄时间：20020517 摄影者：朱红英
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（二）数码照片的存储 数码照片存储为JPG或TIF为通用格式。 第一种格式编照片号的（全宗号—保管期 限—册号—张号）J015—Y—002—000001， 第二种格式编照片号的（全宗号—保管期 限—张号）J017—Y—000001
（三）数码照片在电脑上存储完毕后，还应将其 和照片档案基本目录等一起刻成光盘，进行脱 机保存。光盘按《电子文件归档与管理规范》 进行整理归档。电子文件管理课程将具体讲到 这方面的内容。
用格式二进行编号的，底片号和照片号可 以采用合一编号法。前提是照片、底片齐全 如果整理的照片里，既有数码纸质照片 又有传统照片，照片编号连在一起。底片编 号和数码照片分别编号。底片分保管期限跨 年度编流水号,电子版的数码照片在存储的 时候编号与数码纸质照片的编号一致。数码 纸质照片在整理时，顺序号后加“S”。
的照片其组联符号相同。组联符号不宜越册， 即一组照片一般不应分散在不同照片册内。 5、整理照片时因保管期限或密级的不同，有些 同组照片可能会被分散到不同的照片册内，应 在组合照片说明中指出这些密切相关照片的保 管期限、册号和组号。 6、组合照片说明可放在本组第一张照片的上方， 也可放在本册所有照片之前。（最好是放在第 一张照片的上方，看起来比较直观）
其他需要说明的事项亦可在此栏表述如照片归 属权不属于本单位的，应注明照片版权、来源 等。 说明的位置：单张照片的说明，可根据照 片固定的位置，在照片的右侧、左侧或正下方 书写。用照片档案册的在照片档案册芯页标注 的位置书写。
题名：舟山市著名书法家王亚于2005年在舟山市 档案馆向市馆捐赠100多幅其本人作品。 照片号：J015-Y-5S 底片号： 参见号：光盘J015-Y-9 拍摄日期：20051214 摄影者：朱红英 文字说明：左一为书法家王亚，左二为舟山市档 案局副局长郭建明
五、底片的整理： （一）底片的编号：底片号是固定和反映底片 在全宗内排列顺序的一组字符代码，由全宗 号、保管期限代码、张号组成。其格式为： 全宗号—保管期限代码—张号 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 没有给全宗号的单位，全宗号可以不写。
保管期限代码：分别用“1，2，3”或 “Y，C，D”对应代表永久、长期、短期； 张号：一个保管期限内底片的排列从 “1”开始的顺序编号。底片、数码混杂的 情况下，底片编号法:一个保管期限一个 流水号;数码照片编号法:和数码照片号一 样。
照片档案管理 规范
一、照片档案的定义：
照片档案：国家机构、社会组织和个人在社会活动中 直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历 史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
二、数码照片和数码照片档案的定义：
数码照片是指通过扫描仪、数码相机等设备获得的， 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机 系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
照片档案的整理
一、整理原则：照片档案的整理应遵循有利于保 持照片档案的有机联系、有利于保管，有利于提 供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存 放。 二、保管期限的确定：保管期限按照片、底片的 价值划定的存留年限，分永久、长期、短期三种。 对照片、底片保管期限的划分按照《国家档案局 关于机关档案保管期限的规定》执行。（对照片 进行鉴定。剔除没有归档价值的或重复的照片， 并根据照片内容划分保管期限）
（五）照片的入册： 照片册由297mm*210mm大小的若干芯页和封面、 封底组成。市档案经营服务部购买成品照片档案 册或者用照片内芯散页放置在文书档案盒中。按 照片号的顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。
（六）照片册的册内备考表、册脊及排列 册内备考表：本册情况说明、立册人、检查 人、立册时间。本册情况说明内容：填写册内 照片缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片 册立册后发生或发现的问题，就由有关的档案 管理人员填写说明，并签名、标注时间。 册脊：照片册册脊的项目包括：全宗号、保 管期限、册号、起止张号。