第十五章接待工作管理规定

接待工作管理规定

第一章 目的

第一条 为加强内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司（以下简称“公司”）内部管理，规范接待工作，控制管理费用开支，特制定本规定。

第二章 接待类别

第二条 视察接待：对上级领导深入基层、了解情况、听取汇报、检查指导工作的接待为视察接待。

第三条 参观接待：对外单位前来参观学习的人员进行接待为参观接待。

第四条 事务接待：对各方面人员来公司办理各种具体事务的接待为事务接待。

第三章 接待程序

第五条 宾客到达前的准备工作

（一）掌握来宾的基本情况。在接到来宾通知后，首先了解来宾的单位、姓名、身份（职务、级别）、性别、民族和人数。对少数民族来宾，要了解是哪些民族，有什么风俗习惯，在安排食宿时有什么要注意的事项。

（二）了解来宾的来访目的和要求，弄清来宾的意图。

（三）掌握来宾抵达日期，来宾所乘车辆（飞机）的班次及到达的准确时刻。

（四）把接到的来客通知和了解到的客人基本情况以及来宾意图，及时报告主管领导，听取公司领导对接待工作的安排意见。

（五）制订接待计划。根据来宾身份级别制订接待标准，并根据来宾来访意图确定接待地点，在安全保卫、汇报内容、陪同人员、交通工

具、费用开支、活动方式、日程安排等方面提出具体意见，制定接待方案，报请领导批准，保证接待工作有计划地进行。上级领导来视察时应提前了解相关信息，包括预计到达及离去时间、活动安排、随行人员人数等。

（六）落实接待计划。根据拟定的接待方案安排，通知各方面做好必要的准备工作，内容包括：

1.落实来宾食宿地点，安排住宿房间和用餐。

2.安排接待用车。

3.通知有关部门准备汇报材料，并准备相应的会议室。

4.重大接待活动应通知交警部门，告知来宾途径路线，保证行车畅通。

5.召集有关人员当面布置具体任务，关键环节应有专人查看落实。

第六条 宾客到达后的服务工作

（一）迎接宾客

1.一般来宾，可以由综合管理部主管或接待人员到车站、机场迎候。上级领导或外地重要来宾到达，应由公司领导前去迎接或在下榻处迎候。

2.接站人员应在来宾所乘的车次和飞机到达之前到车站、机场迎候。上车时，应先请来宾上车，并核准人数和携带的物品后再开车。

（二）安排好生活。来宾被接到宾馆后，应把客人引送到客房，做好室内服务，将接待方案交至客人手中，同时告知来宾就餐的地点和时间，必要时，到用餐时间由专人主动把客人请到餐厅用餐。

（三）商议活动日程。来宾住宿、餐饮安排就绪后，应向来宾进一步了解来访或工作意图和要求，共同商议活动的具体日程。根据确定的活动内容、日程、方式，修订接待方案，并把变动的情况及时通知有关领导。如要求汇报工作，应通知汇报人所要汇报的具体内容、地点和时间。需要外出参观和游览，应通报要去的单位，告知客人到达的时间、

观看的项目。

（四）安排公司领导看望来宾。按照大体对等的礼仪原则，通知有关领导同志去住宿处看望来宾，并安排好会见的地点、时间。会见时，接待人员应负责引见，使双方相识。

（五）组织活动。接待人员应按日程安排，组织好来宾的各项活动，并保证活动的顺利进行。来宾听取汇报或召开座谈会，要安排好会议室，通知参加人员，并将与会人员名单提供给来宾。来宾到现场视察、参观、游览，安排好用车和陪同人员，并把到达的准确时间告知所去单位。外出活动若当天不能返回，要在当地安排好用餐、休息。

（六）听取意见。上级领导机关来人，特别是上级派来的视察团、调查组，在工作结束时，应安排专门时间，听取他们对本单位工作的意见。

（七）安排宴请。根据需要宴请来宾，应按照来宾的等级，确定宴请规模、时间、地点、标准和陪同人员。

（八）根据需要，选择适当时间、地点安排宾主合影留念。

（九）为来宾订购返程车票或机票。

第七条 宾客返程的收尾工作

（一）征求来宾对接待工作的意见，询问来宾是否有需要办理的事宜和要求。

（二）把订购的返程火车票或飞机票送到客人手中，并商议离开宾馆的时间。

（三）安排送客车辆，根据来宾身份安排公司领导或部门领导为客人送行。

（四）协助来宾结算住宿费、饭费、电话费等。

（五）由接待人员将客人送上火车或飞机。

（六）电话通知来宾单位，告知来宾所乘车次或班机降落时间，以便接站。

第四章 接待工作注意事项

第八条 外貌要整洁，做到仪容洁净，衣着整齐，精神饱满，举止稳重，给人以自然、亲切、大方、礼貌的印象。

第九条 服务周到、主动热情，树立“宾客至上，优质服务”的观念。

第十条 态度谦恭，一视同仁，平等相待。

第十一条 用语要文明、亲切朴实、庄重柔和、简练准确、真诚谦逊，表达上要稳、慢、轻、柔、清。

第十二条 讲究礼貌，言行举止要彬彬有礼。

第十三条 对每项接待工作必须周密安排，负责到底，做到一环紧扣一环，不能有差错。

第十四条 按接待规定办事：

（一）严格执行伙食标准、宿费标准、宴请标准、陪餐规定，不能随意破格、擅自提高标准。

（二）不准大吃大喝，铺张浪费，挥霍资财。

（三）接待少数民族来宾，要按民族政策办事，要遵守少数民族礼节和生活习惯，切忌违反民族政策。

第十五条 要向来宾学习，学人之长，补已之短。

第十六条 严格执行公司的有关规定，不应随意向客人讲个人的意见，与工作无关的事不做，对本公司不利的话不说，严肃维护本公司利益，坚持原则。

第五章 接待费用管理办法

第十七条 接待费用一律由综合管理部实行统一管理和控制，统一进行结算。

第十八条 接待费用开支的范围：接待费用是指为保证完成公司各项工作任务，在开展工作过程中所发生的一些必要的接待费和交际费用。对不属于工作交往的活动，如与有关部门或个人非工作性质的往来花销费用，公司一律不予报销。

第十九条 发生接待客餐费用，一般应事先到综合管理部办理客餐

申办手续（附件1：客餐单），经办部门持经批准的客餐单到指定地点就餐。如有特殊情况不能及时办理申请手续的，先向公司领导请示批准后，可进行接待。接待票据由综合管理部审核，由总经理审批后到财务部报销。未提前申请而擅自发生的接待费用，综合管理部不予审核及报销。

第二十条 附则

第二十一条 本办法由综合管理部负责解释并从下发之日起执行。

附 件1：内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司客餐单

附 件1：

内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司客餐单

编号： 年 月 日来客单位

主要客人姓名及人数 第一联：综合管理部存根洽谈事宜

陪餐人员姓名 接待标准 金额

及要求

就餐地点

经办人 综

合

管

理

部

审

核

签

字 领导批准

内蒙古京能霍林郭勒风力发电有限责任公司客餐单

编号： 年 月 日

来客单位

主要客人姓名及人数 第二联：经办人持单到指定地点用餐洽谈事宜

陪餐人员姓名 接待标准 金额

及要求

就餐地点

经办人 综

合

管

理

部

审

核

签

字 领导批准