采购部门工作职责
采购部工作手册
CN/SPG/SZ-65-01
拟制：采购部
审核：日期： 2007年 1 月3 日批准：日期： 2007年 1 月3 日
部门职责
1.1负责对供方的调查、评价、选择，建立合格供方档案，对合格供方的管理与
控制；
1.2负责所有原材料的打样、请购、跟催及品质跟踪、应付款的安排；
1.3编制采购计划，并对外购及委外件的进货进行确认。
2人员分工
2.1采购经理（1人）：
2.1.1根据公司的采购原则，掌握市场供应情况，寻找产品供应渠道，建立、维
护供方关系，组织进行供方的调查、评价、选择，审批合格供方名录，并负责对合格供方的管理与控制；
2.1.2批准采购订购单；
2.1.3根据品管部对供方产品验收、使用后，对不合格的处置意见进行批复；
2.1.4对进货物资的质量进行监控，及时协调供应关系；
2.1.5批准供应商应付款的支付；
2.1.6实时掌控市场价格、技术信息，不断为公司推荐新产品、新技术；
2.2采购主管（1人）:
2.2.1据公司的采购原则，掌握市场供应情况，寻找产品供应渠道，建立、维护
供方关系，在采购部经理的领导下组织对供方的调查、评价、选择工作，建立合格供方档案，并负责对合格供方的管理与控制工作；
2.2.2根据“物料需求计划”编制采购计划，并组织实施；
2.2.3保证采购物料的正确性，控制采购物料的发放及收回；
2.2.4跟踪供方生产情况，及时跟催交货，保证按时完成采购计划；
2.2.5根据品管部对供方产品验收、使用后，不合格的处置意见进行处置；2.2.6对进货物料的质量进行监控、统计，及时协调供应关系；
2.2.7核对供应商的账款、发票、付款工作；
2.2.8实时掌控市场价格、技术信息，不断为公司推荐新产品、新技术；
2.2.9协助采购经理进行日常行政管理工作,汇编采购统计资料,撰写采购报告；
2.3采购员（2人）:
2.3.1根据经过审核、批准的“物料需求计划”下发“订购单”，并对订单的执
行状况进行跟催、控制，保证订单的正常执行；
2.3.2负责对供应商资料整理，对其物料的品质、交期状况进行整理与统计；
2.3.3保管采购部的文件、记录；
2.3.4负责配合物控做好到货统计和分析；
2.3.5负责验证到货物料的记录和统计；
3工作流程
3.1合格供方的调查、选择和评定：
3.1.1采购员及采购主管收集相关的供方资料，填写“供方调查表”，由采购部、
品管部、工程部及生产总监组成评审小组进行供方评审，采购部经理批准
“合格供方名单”。
3.1.2需有安规认证之合格供方，其资质每半年审查一次。
3.2编制采购计划
3.2.1采购主管根据“物料需求计划”和“订购单”进行采购；
3.2.2采购的供方，必须在合格供方名录中选取，并明确技术质量要求；
3.2.3采购员在接到供应商的报价后，根据物料的市场行情、物料的品质、工程
的工艺要求及自身的采购经验等条件和供应商谈好合理的单价,关键是物
料的信价比要合理、可靠。物料单价经采购主管审核，采购经理批准后有
效。
3.2.4采购部所采购之物料（特殊物料除外）需有最少两家或两家以上供应商报
价。所有“报价单”经相关负责的采购员确认价格及付款条件后，交采购
部主管审核，采购部经理批准（若采购经理不在公司，则由副总批准），
此份报价单方可正式生效。“报价单”一份转财务部成本会计，原件由采
购部归档。
3.2.5“订购单”上必须注明价格，无价格的采购单不能做为正式订单。“订购
单”经负责相关物料的采购员初审、采购主管审核，采购经理批准后（采
购经理不在时，由副总批准），方可生效。一份交财务部成本会计，原件
采购部归档。
3.3订单的管理和执行：
3.3.1采购员在接到批准后的“物料需求计划”后，在2-3天内根据供应商以往
的供货能力、单价、质量、结款帐期、售后服务等下达“订购单”。一般
来讲:A级供应商的订单量占总请购量的70-80％；B级供应商的的订单量
占总请购量的20-30％；专用物料或只有一家供应商的物料，订单量就是
请购量。在供应商供货能力达到要求，同等质量的前提下，订单重点下在
单价较低，结款帐期较长的供应商。
3.3.2采购员将“订购单”及时传真给供应商，并在48小时内跟催“订购单”
的回传状况，如果供应商回传的日期及交货情况和订购单一致，可直接纳
入“订单跟催”表进行日常的采购跟催。如果供应商回传的信息和订单不
一致，需及时反馈给采购主管，由采购主管和物控部、生产部协调后调整
采购信息，将双方认可的采购信息纳入“订单跟催”表，进行日常的到货
及品质跟踪。
3.3.3采购员将每天的到货情况填入“订单跟催”表，在每天9：30前及时提供
给仓库收料组（临时急料由采购口头通知收料组，后补“订单跟催”表），以方便仓库收料员收料。收料组需在每天18：30前将实际的到货情况反
馈给采购部，包括当天的“送货单”、“材料入库单”的供方联以及“委外
加工材料出库单”交到采购部。采购员根据实际的到货情况分析原因，统
计到货及时率以及未到物料的跟催。
3.3.4物料到货后，由采购员盖章确认是否和订单要求一致，并跟踪该批物料的
品质，合格物料在3-5天内及时跟催仓管员办理入库手续，不合格物料在
接到品质部的“不合格进料检验单”的当天或接到不合格信息的第一时间
及时通知供应商，并根据采购部、物控部、生产部以及其他相关部门的要
求及时处理意见，紧跟该批不合格物料，直到产品合格办理入库手续，采
购订单执行完毕。
3.4生产计划的执行：
3.4.1采购在当月11号，提供所有物料截止到当月10号的采购在途数；物控在
当月11号提供所有物料截止到当月10号的库存数；生产部在当月11号
提供上月未完成的所有生产指令数。
3.4.2物控员根据销售订单安排生产总计划，在当月11号前根据生产部提供的
上月未完成生产指令数以及采购提供的采购在途数、物料库存数和生产总
计划制定物料需求计划。
3.5委外加工及委外损耗
3.5.1仓库所有委外物料的发出及退回数量由仓库来核实，采购部监督。采购部
收到物控部提供的“委外申请”后注明其相关订单编号和委托厂商，并下
达“订购单”给厂商。
3.5.3委外物料不良品的退回，经品管部检验后，若属来料不良，仓库应给予一
对一的不良换货。
3.6付款作业
3.6.1采购员在每月26日---次月08日内将当月的采购量和供应商做好月结对
帐工作，由采购主管审核并交财务部核准，无误后统一做当月采购发生额汇总，并报采购经理及财务总监。
3.6.2现金付款：总金额超过1000.00元人民币时，采购部提前3天填写“付款
申请单”经采购经理及副总批准后,转交财务总监安排货款。
3.6.3供应商根据确认无误后的对帐单以及报价时的税率，在到期货款的前一个
月开好准确的发票。采购部确认发票无误后，转交成本会计，根据发票做当月的应付货款，并由采购经理统一安排付款计划。
4相关记录：
4.1供应商资料调查表 07-01
4.2供应商评审表 07-02
4.3样品试用表 07-03
4.4合格供方名单 07-04
4.5采购订单 07-05
4.6订单跟催 07-06
4.7定做合同 07-07
4.8模具托管协议书 07-08
5相关文件
5.1采购部组织架构图 CN/SPG/SZ-28
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