总裁办行政工作汇总及2017年工作计划

总裁办行政工作汇总及2017年工作计划

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总裁办2016年工作总结、2017年工作计划

及未来五年发展规划

总裁办行政方面2016年工作总结及2017年工作计划内容如下：

一、工作总结（2016年）

今年是二次创业实践的重要一年，在各部门、各机构的团结下，实现了公司事业的进一步发展。总裁办行政各项工作力在为各部门、各机构改革和发展提供后勤支持和保障，力保公司稳健发展。

回顾过去一年，总裁办致力于不断加强四大“建设”，总结如下：

（一）服务建设。行政全体工作人员不断提高业务能力，提升服务水平。

1、档案管理，做到了及时、细致无误。(1)2016年，公司档案室共发文108份，存档文件约180份，**公司等二级机构用印文件总份数约为3000多份。档案原件借阅约232次；(2)严格按照公司用印管理制度，对公司及二级机构共9家单位的每一份盖章的文件都做到先检查，后登记再归档的程序执行；(3)顺利较好的完成各类档案及有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计；(4)顺利完成了对**公司、**公司广州分公等八家单位营业执照和组织机构代码证的年审工作。

2、信息化建设，实现高效、与时俱进。

(1)软件开发方面: ①全面参与了**服务中心小组的工作，自助开发完成了**网上暂用平台，实现了**系员工在线投融资服务，并且得到了公司领导的表扬和肯定; ②根据公司**部的需要，通过公司OA系统生成定制了多个工作业务流程，例如：工程预算审批流程表、招标文件审批流程表等;③参与公司计划财务部金蝶K3升级工作，包括财务软件升级选型、服务器硬件采购、金蝶K3全面升级等;④主导官网升级改版，预期年内官网和管微可正式上线运行;⑤为公司全体员工统一配置了企业电子邮箱，而且邮箱用户限额已经提升到了200个账号，而且免费试用，每年可为公司节约资金近3万元。通过公司企业邮箱的统一配置和使用，既提升了公司对外的企业形象，又为公司减少了运维成本；⑥随着公司事业不断外延，公司与外部机构和企业的传真往来更加频繁，通过对公司3G传真系统进行再次梳理和配置，已经为公司每位员工配置了3G传真用户账号和密码。通过3G传真的使用，既绿色环保，节约办公费用，又拓展了公司员工外联

渠道。

（2）硬件工作方面：①对公司大批陈旧的电脑设备进行了统计和统一跟新，提高了公司电脑设备的整体运行速度；②提出公司三线改造方案，并得到了公司领导的大力支持，预期年内可完工并投入正式使用；③与时俱进，为公司两会议室统一配备了高清一体机，实现公司在线视频会议；④对公司员工办公设备进行了梳理备案，全面登记了每个员工的办公设备品牌、型号、序列号、生产日期等重要资料信息，根据公司管理制度，实行每月汇报制度，做到公司员工计算机设备的迁移、调拨和领用有据可循。并为以后设备更新、更换和升级提供了依据。

3、资产管理，实现资产零误差，资源利用最大化。（1）协同财务部对公司资产每年进行盘点，累计2次大型盘点，2次内部盘点，及时更新资产变化情况，实现了公司资产在OA的实时登记，确保资产的零丢失；（2）严把资产领用关，规范公关用品管理，实现所有入库和领出的资产均须登记；(3)盘活公司现有资产，对于新的采购计划，坚持先调配闲置的资产，无可调配的情况下再购置新的资产，实现了资产最大化的合理利用。

4、车辆管理, 实现车容车貌检查常态化、坚持维修、加油定点化。（1）为充分调动司机的积极性，体现多劳多得，2016年对公司司机的薪酬体系进行了改革，实现薪酬与行驶里程挂钩；（2）顺利完成了各次出车任务赢得乘客的一致好评，累积出车1350趟次，行驶共计约7.5万公里（3个司机），出色完成接待用车98次，其中接待云南客人5批次，天津客人3趟次，内蒙人5趟次，其他接待85趟次，实现零投诉、零交通事故，较好的确保了用车人能顺利地完成外出公务，为节省车辆运行开支更大力倡导公务用车合并制；（2）车辆坚持相关维修保养规定，做到定点保养、维修鉴定小组先自检、对维修定点厂进行定期考核，制定了《车辆维修保养管理规定》，杜绝维修厂乱收费、以次充好等不良行为，使维修厂、司机等实现相互监督、相互约束；（3）由以前的每周三定期检查改为随时抽查，并制定了每日检查表，要求司机每日出车前对车辆进行全面的检查，并做好记录，每辆车建立了档案册，包括维修、保养、加油、出险等记录；以便于查询和统计。同时每季度进行满意度调查，实时改善服务质量；（4）严格执行定点加油、定点维修、定点停车和统一使用粤通卡等规定，车辆管理员对加油、停车、粤通卡刷卡记录等每月认真进行逐项检查，有效杜绝公车私用及公油私用

等管理漏洞的出现；（5）根据车辆的综合情况（严重老化、故障频现、存安全隐患等）作出适当的评估，提出车辆处置建议方案，并根据批示意见于2016年置换两台新车以满足工作需要。

5、企业文化活动，实现凝聚力的加强。坚持每年组织策划公司年终聚餐活动、新春茶话会、营销动员大会、八一战友聚会等各项活动等等，联合工会、**学校工会等单位、部门组织多形式的活动，组织的各次活动赢得了公司员工的一致好评，较好的增强了凝聚力，增加了员工归属感，深化了公司的企业文化建设；应公司年会精神要求成立了**同舟会，全面负责同舟会的日常运营，成功地组织了6月3日成立大会、12月19日的趣味运动会，让**系统内的同舟会会员有了一个新平台，加强交流、传递正能量、团结协作，为**打造“家”文化提供了寄出和平台，更好了凝聚了**各方力量，为“改革、创新、发展”和“二次创业”提供了有效的群众基础。

6、企业宣传推广，实现与时俱进，创新宣传手段。2016年企业宣传工作上主要从以下几方面切入：①对公司宣传册进行了重新设计及制作；②更新了公司VI体系及LOGO重新设计；③对公司官网进行了升级改版本，新网站、微信版网页预计年内上线；④对文化长廊内容进行了更新，对办公环境进行了美化。

7、环境改造，2016年在不巨额投入及花费的情况下，对公司办公环境进行了改造升级：（1）对各楼层阳台进行了美化，购置太阳伞椅、花草，为员工打造舒适的放松空间；（2）对办公区域增置绿色植物，美化办公环境；（3）更新各类标识牌，洗手间标牌、门牌等，从细节处不断升级改造办公环境。

8、收发文管理，处理好公司各部门发文和收到的文件，累计收发文件160多份。及时处理文件，实现文件不滞留，高效传递和发布。对于重要的文件及时做好存档和抄送工作。

9、会议管理，做好会议的会前准备、会中服务、会后督办工作。（1）组织召开了公司行政例会45次、临时会议20次和年会1次，较好的完成行政会议纪要45份，临时会议纪要20份，年会简报1份，跟进督办各次会议的督办事项；

(2)全年会议实现了“三到位”：通知到位，服务到位，会后跟进到位，基本实现会议的高效、高质。

10、物业协调：(1)处理好与承租方就**小区物业的各项事务，续签了新的

租赁合同，敦促承租方定期交租和保证金等；(2)安排公司员宿舍，及时更新房况，较好的保证了员工住房需求。

11、开源节流（节省）工作：（1）近年总裁办侧重于做好节流，在创建良好办公环境、降低办公成本方面做了大量工作；(2)日常形成检查制，通过安保员每日下班后的检查，有效控制遗忘关闭电器造成公司资源浪费的现象；(3)多渠道倡导双面打印、少用一格纸、节约用水，采购礼品多自行组装，节省中间环节降低礼品成本等，坚持能补不换，能用不买新等节约原则，从各个方面节约公司日常开支。

12、建模管理，应要求对各岗位及部门的工作进行了梳理，制定了切实可行的岗位工作指引，便于今后工作的规范。

13、接待管理：出色完成接待50次，其中接待**客人5批次，**客人3批次，其他接待32批次，做好了内蒙、天津、北京等地客人来访广州的接待，较好的安排了包含订票、订房、招待、接送等接待事务，较好的提升了来访客人对**的印象，树立了较好的口碑。

由于行政的工作比较繁琐，其他日常性事务不一一罗列。

（二）团队建设。通过多种模式增强团队凝聚力。致力于寻找更多的团队建设模式，多次组织部门内的户外拓展活动、节日进行慰问等关爱活动，较大程度提高了团队的协作和互助互爱精神，实现全员参与活动组织策划，发挥群智的景象。

（三）安全建设。（1）为保障公司财产和员工人身安全，在公司办公楼安装了摄像头，每天定期查看安全监控信息，及时反馈信息；(2)每日下班及节假日放假前都认真检查公司的门窗、设备等安全；(3)严格要求办公室人员做好保密工作，实现了全年无资产丢失、信息无外泄等安全事故的发生。

（四）硬件建设。（1）顺利完成办公楼的升级改造。为从硬件上提升公司对外的形象，顺应公司发展的步伐，今年对公司办公楼的一楼大门、二楼接待大厅、四楼会议室进行了升级改造，从设计方案对比、现场督工、施工材料确定等环节安排专人跟进、全程参与，工程基本按进度要求顺利完工；（2）顺利完成公司办公楼管网的改造。公司办公楼投入使用已10多年，电话线、网线、电缆线等都有不同程度的老化，经常出现故障，为较好地改善此情况，总裁办邀请专业

公司和人员到现场评估、检测后，拿出切实可行的解决方案，并适时建议选用**自己的物业公司承揽改造工程，大大降低了改造总费用，且改造质量和后续配合服务较有保障，目前工程接近尾声。

二、2016年工作计划：

随着公司“二次创业”和“改革、创新、发展”的深入推进，为切实配合2016年公司计划目标的顺利实施，行政方面将紧紧围绕“组织、实施、协调、监督、执行”这一宗旨，在2016年的工作中，以控制办公费用管理、强化企业文化凝聚力和竞争力、巩固信息平台建设、抓安全、细化后勤服务为目标，推动公司总体经营计划目标的实现，使行政部真正成为促进公司发展坚实的、强有力的保障部门。2016年主要抓好“三化建设”：服务模块化、管理精细化、信息互联化。

1、服务模块化。

（1）完善行政各服务板块（会议、车辆、资产、公文、档案、住房、接待等）的制度，已有制度的严格抓好制度的落实，使得各版块的服务工作标准化；

(2)不断完善、补充《工作操作指引》，每年对已建成的工作指引进行重新梳理，将不符合现行情况的及时更新，对新增的工作内容做好建模。

（3）运用好OA办公系统平台，每个人都可以用手机在OA上365*24办公，或借助于其他高效的网络平台实现人人互联互通，将各种同类型的工作内容进行共享、使同类工作标准化和可参考化。

2、管理精细化。2016里，在做好各项基础性工作的基础上，致力于做好细节管理，将各工作的各个环节做得更精细，更有计划预见性。主要从以下几方面抓：

（1）公文管理：在继续完善收文、上报文、下发文程序的基础上，首先完善公文格式，按照管理体系的要求修订公文管理办法；其次，对公司及各机构的行政人员进行系统培训；同时，加强公文流程各环节管理，控制风险。

（2）文秘管理：A、会议方面继续做好周例会制度的延伸与贯彻，加大督办力度，每季度及年末对周例会决议中安排的任务进行汇总，并把逾期未完成事项反馈给公司决策层，开发利用网络新渠道（微信、QQ群、 OA等），通过

新的手段提高督办力度；B、在信息、大事记方面：做好信息、大事记的收集、整理、编写工作，及时了解各二级机构活动动态，建立信息公共分享平台，利用公司网站、OA系统及**人生报三套系统将宣传范围扩大到各职能部门、各二级机构及整个社会，初步形成自身大数据平台；C、公文写作方面定期组织内部交流或培训，开展“走出去学”、“请进来练”等多种培训形式，提高公文写作水平。

（3）档案管理：A、梳理档案规章制度①完善与档案室相适应的规章制度。如《档案管理办法》《档案保密制度》《档案利用制度》等，实现依法制档；

B、强化档案基础业务建设①扩大归档范围，对各下属二级机构（部门）兼职档案人员开展基础业务培训，划清职责，分工明确，档案部门负责监督指导，形成档案材料收集集中化，利于系统管理，控制风险。②坚持不懈地加快档案管理现代化步伐、应用、发挥档案管理软件作用。了解现代化管理动态，有选择的学习其档案现代化技术手段，取长补短。有计划地上传开放档案目录，为管理提供服务；

C、开展档案信息化建设，积极进行信息编研、积累，在日常工作中，注重专题性信息收集，在错综复杂的档案资料中搜索专题数据，为档案利用提供时效、准确的信息资料，提高工作效率。

（4）物资管理：A、完善办公用品网络采购制度，严格把好质量关，按采购流程采买、验收、入库记录、出库登记；B、运用大数据分析，合理储备办公用品，降低库存，物尽其用；C、每年组织1次对各办公室的资产进行盘点，确定账面和实际耗用相一致，同时，理清报废和闲置资产，将闲置资产实现资源最大化利用，做好合理调度。

(5)环境卫生：A、办公楼公共部分卫生分工明确到人，责任到人，加强卫生巡检，避免疏忽和遗漏，保证整体环境的整洁；B、采取定期和不定期相结合的卫生检查评比，使公司各部门卫生清洁做到细节化。

（6）车辆管理：A、继续做好车辆的分类管理，日常公务尽量使用油耗小和养护费用低的车辆；B、严把公务车使用关，杜绝公车私用等现象，尽可能的节约用车，实现能并则并，办理公务提倡使用公共交通工具（公交、地铁）；C、继续提升司机队伍的服务质量，爱车惜车，敬业爱岗；D、严格执行定点制，最大限度的节约车辆各项耗用（汽油、过桥路费、停车费等等）；E、通过每季度各

项能耗数据分析，及时查找异动问题所在。

3、信息互联化。为了公司信息化建设能够稳步、快速的发展，我们将分步实施公司信息化建设各类项目，初步定义：公司信息化基础建设年（2016—2016年）、公司信息化整合年（2017年）、公司信息化深入拓展年（2018年-2019年）。2016年主抓：

（1）加快OA系统的推广和深度应用工作

对内管理要使用好OA系统，充分发挥电子信息系统强大的统计、计算功能，充分发挥其对办公过程可追溯的优势。力争通过OA系统的持续建设，广泛开展网上办事。基本实现公开信息网上发布率达到100%，各部门普遍实现网上办公，各类事项网上办理率超过90%。基本实现通过信息管理手段，规范工作流程，积累企业知识库，积累各种社会资源，并将员工头脑中无形的知识财富，建成有据可查、有章可循的电子文档体系并永久保留下来。最终形成公司的大数据资源库。

（2）计划用2年左右的时间，建立**系大数据中心系统

**系大数据中心系统是**公司、各二级机构和企业员工各项事务的综合数据资源平台，实现数据创库+事务依据+分析评价+指导决策的核心事务平台。**公司体系大致可以划分为四大类：公司总部体系、学校教育体系、实业资产体系、社会责任体系。

例如（1）：人力资源部可按月、季度、年查询员工入职、离职状况，并生成人力趋势报告和报表，从中可以分析出企业业务对外拓展快、慢情况等重要信息。

例如（2）：投资项目组对12个意向项目进行了前期考察，投资项目组成员可以根据各自的投票权重，对每个项目进行评分，大数据中心系统将生成综合性报告和报表，用于领导层对投资项目的决策。

例如（3）：通过大数据系统，跟踪每一位学生的学习状况，可以查看到每一位学生单科成绩和综合成绩趋势，并形成报告和报表。甚至可以给学生家长开放账号，让家长能够及时了解小孩的在校学习和生活状况。

（3）了解和掌握社会新软件推陈出新的信息。跟上信息化发展的步伐，根据需要可考虑在公司范围推桌面云系统，通过桌面云等系统的引入加强信息安全管理和节约电脑设备的投入；在公司推行“办公云”，利用好大数据的作用。

三、未来五年（2016-2020）本部门发展规划：

随着核心管理团队的回归，自2016年起公司总体工作基调将从稳健转向积极，未来五年一定是**事业发展最好最快的五年，行政工作作为公司领导战略执行的直接先锋，必须及时调整思路，在新的起点上，努力配合实现公司公司新的总体目标，结合行政方面的工作实际，未来五年规划如下。：

（一）主要目标

未来五年目标为，抓好“四化建设”：服务模块化、管理精细化、信息互联化、人员梯队化。

（二）具体内容

1、服务模块化。

（1）完善行政各服务板块（会议、车辆、资产、公文、档案、住房等）的制度，已有制度的严格抓好制度的落实，使得各版块的服务工作标准化；

(2)对各项服务工作做好总结，及时完善和更新《工作操作指引》，便于今后开展同类工作时有所参考及减少同类型的错误，同时借助各岗位制定的《工作操作指引》，可以大大减小因人员流动造成的工作衔接影响，缩短岗位培训和磨合时间。如：为便于接待时大家有所参考，制定《**公司公关接待指引手册》；为规范工作标准和营造文明办公环境，制定《**公司商务礼仪手册》等。

（3）运用好OA办公系统平台，每个人都可以用手机在OA上365*24办公，或借助于其他高效的网络平台实现人人互联互通，将各种同类型的工作内容进行共享、使同类工作标准化和可参考化。

2、管理精细化。未来5年里，在做好各项基础性工作的基础上，致力于做好细节管理，将各工作的各个环节做得更精细，更有计划预见性。主要细化以下几方面：

（1）公文管理：在继续完善收文、上报文、下发文程序的基础上，首先完善公文格式，按照管理体系的要求修订公文管理办法；其次，对公司及各机构的行政人员进行系统培训；同事，加强公文流程各环节管理，控制风险。

（2）文秘管理：A、会议方面继续做好周例会制度的延伸与贯彻，加大督办力度，每季度及年末对周例会决议中安排的任务进行汇总，并把逾期未完成

事项反馈给公司决策层，开发利用网络新渠道（微信、QQ群、 OA等），通过新的手段提高督办力度；B、在信息、大事记方面：做好信息、大事记的收集、整理、编写工作，及时了解各二级机构活动动态，建立信息公共分享平台，利用公司网站、OA系统二套系统将宣传范围扩大到各职能部门、各二级机构及整个社会，初步形成自身大数据平台；C、公文写作方面定期组织内部交流或培训，开展“走出去学”、“请进来练”等多种培训形式，提高公文写作水平。

（3）档案管理：A、梳理档案规章制度①完善与档案室相适应的规章制度。如《档案管理办法》《档案工作人员岗位职责》《档案保密制度》《档案利用制度》等，实现依法制档；B、强化档案基础业务建设①扩大归档范围，对各下属二级机构（部门）兼职档案人员开展基础业务培训，划清职责，分工明确，档案部门负责监督指导，形成档案材料收集集中化，利于系统管理，控制风险。②坚持不懈地加快档案管理现代化步伐、应用、发挥档案管理软件作用。了解现代化管理动态，有选择的学习其档案现代化技术手段，取长补短。有计划地上传开放档案目录，为管理提供服务；C、开展档案信息化建设，积极进行信息编研、积累，在日常工作中，注重专题性信息收集，在错综复杂的档案资料中搜索专题数据，为档案利用提供时效、准确的信息资料，提高工作效率。

（4）物资管理：A、完善办公用品采购制度，严格把好质量关，按采购流程采买、验收、入库记录、出库登记；B、运用大数据分析，合理储备办公用品，降低库存，物尽其用；C、每年组织1次对各办公室的资产进行盘点，确定账面和实际耗用相一致，同时，理清报废和闲置资产，将闲置资产实现资源最大化利用，做好合理调度。

(5)环境卫生：A、办公楼公共部分卫生分工明确到人，责任到人，加强卫生巡检，避免疏忽和遗漏，保证整体环境的整洁；B、采取定期和不定期相结合的卫生检查评比，使公司各部门卫生清洁做到细节化。

（6）网络信息管理：A、进一步完善公司信息化管理，适时更新公司网络硬件设备和软件，扩大OA办公系统的使用率，根据工作需要引入OA手机版以提高办公效率和提高OA使用率；B、做好设备的日常维护工作，对使用情况定期查访，及时排除各种故障，保证在各项活动中正常使用；C、强化网络维护管理，做好服务工作。对网络资源做到有效的控制与分配，与各部门人员沟通，发

现问题及时解决，并做好相应记录同时加强网络管理的服务力度；D、加强监督力度。对部门的电话费用、电脑设备、打印设备等进行监督，发现异常现象及时提出问题，避免浪费现象发生；E、定期更新公司网站信息，根据公司新的规划，适度考虑对网站进行改版，以提升网络上公司的对外形象；F、指导各二级机构网络建设工作，为信息的有效流动性及对成型提供技术指导。

（7）车辆管理：A、继续做好车辆的分类管理，日常公务尽量使用油耗小和养护费用低的车辆；B、严把公务车使用关，杜绝公车私用等现象，尽可能的节约用车，实现能并则并，办理公务提倡使用公共交通工具（公交、地铁）；C、继续提升司机队伍的服务质量，爱车惜车，敬业爱岗；D、严格执行定点制，最大限度的节约车辆各项耗用（汽油、过桥路费、停车费等等）；E、通过每季度各项能耗数据分析，及时查找异动问题所在。

3、信息互联化。为适应公司及各机构的快速发展，我们需要提升信息化水平，借助新的信息技术手段，整合、优化和提升企业内部的信息流、资金流、物流等资源，解决公司和各机构面临的“信息孤岛”现象，快速适应外部市场的变化，实现公司的发展目标。主要从以下几方面着手：

（1）打造公司公共信息平台，树立**良好形象和**各事业板块的口碑。改变以往对外宣传模式，更多的利用微信平台如创建【公司公众订阅号】，将**的最新资讯通过微信、公司官网等渠道发布；各机构特别是教育板块可多借助微信、微博、QQ群等自媒体平台进一步提升品牌形象。

（2）启用OA手机版，实现随时高效办公。打破OA使用率不高的局势，实现随时随地的使用OA及时处理公务，省去脱离电脑不能办公、因领导外出或出差审批实现过长等过往困境。

（3）利用互联网做好信息收集。互联网信息更新速度快，信息繁多，运用互联网收集对我们有效的信息（颁布的最新政策、行业最新动态、与我相关之新闻），并为每一个目标的实现提供支持，发现可能引发公关危机的负面新闻及时收集，借助外力将网络的负面影响将至最低。建议成立常态化的公关危机小组，与公关公司建立长效合作机制。

（4）了解和掌握社会新软件推陈出新的信息。跟上信息化发展的步伐，根据需要可考虑在公司范围推桌面云系统，通过桌面云等系统的引入加强信息安全

管理和节约电脑设备的投入；在公司推行“办公云”，利用好大数据的作用。

为了公司信息化建设能够稳步、快速的发展，我们将分步实施公司信息化建设各类项目，初步定义：公司信息化基础建设年（2016年）、公司信息化整合年（2017年）、公司信息化深入拓展年（2018年-2019年）。

4、人员梯队化

（1）在总裁办内试行目标责任制，完善激励机制，改革绩效考核方式，绩效考核不走形式。通过每季度或半年给每人制定目标责任，对每人的工作进行量化，堵住马虎应付了事的后路。

（2）建立“能者上庸者下”的用人机制，激励发挥个人潜能，敢想敢做，充分调动员工的创新思维。

（3）建立内部“轮岗制”，为使各人对各块工作的熟悉；同时，加强与系统内各机构的沟通与交流，考虑在公司本部门内、公司与各二级机构行政版块内进行短期的轮岗，通过轮岗能更好的取长补短，相互借鉴学习，提升服务水平和业务能力。