公文报告写作规范

纲要：

⊙公文

※公文定义※公文的分类※公文的写作※公司常见文书※公司常见公文的流程

⊙表单

※表单表格的重要性※表单表格的分类

※公司现有公用表单介绍

公文定义：

公文定义：公文:即公务文书的简称，属于应用文。

狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的文书。

广义的公文，包括党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。

公文的分类：

(一)公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。

上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如签呈、报告等。

下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如公告、通知、令、交办事项等。

平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。

(二)公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。紧急公文（特急及急办）传递、办理的速度要求高，应随到随办，但要“快中求准”。随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。

(三)公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象。

写作要求：

（一）对语言的要求

※平实

文风要朴实自然，所讲事情要符合实际情况，实事求是，数字要准确无误，办法要切实可行。

※准确

所写内容要准确；所用语句要准确；

所列的数字、事例、话语要准确

※简洁

文字要简练，篇幅要短小精悍扫除套话、空话、废话（二）对观点和材料的要求

※观点既要集中明确，又要切合实际

※所引事实或材料要确凿，有说服力

（三）书写要清晰无涂改。

公司常见文书：

⊙对外文书

要求：

※外地店收到影响公司整体权益或核权权限以外的

文件应在三小时内传真到总部秘书处，并先以电

话报告。

※信件、传真处理：

①指名收受的信函，经收文单位登记，领取人签

收后，由收文单位存档备查。

②未指名的交由秘书处或店长助理拆封

③来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券、发票应交出纳部门签收，存档备查。⊙签呈、业务报告、业务联系函、通知、公告

⊙规程规章、管理办法、作业规范

⊙签呈：就特定事项向上级请示的文种。（见附表一）

主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；

2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；

3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示

上级予以指示。

⊙业务报告：向本部门直属上级呈报有关业务情况提出建议的文种。（见附表二）

签呈和报告既有相同之处，又有区别。

相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反

映情况的内容。

区别是：第一，时间有别。签呈跟报告相比，时间要求更紧迫。签

呈写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，

属于过去时；第二，内容的侧重点有别。签呈着重于请示批准，报

告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报

告则不必，只供上级参考。

签呈的写作结构：

一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结束语。

请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基本的格式是“现将……报告如下”，随之点上冒号。但有些极短小的请求也可不写。

请示内容是请示的中心部分，请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。

有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。

请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。

写签呈时注意事项，应当注意：

A 不得混淆请示与报告，标题要注意

B 要坚持一文一事；

C 不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关

公司常见文书：

业务联系函：属平行文，是平行单位一般查询或答复简单事情

进行行文时使用的文种。（见附表三）

写作结构：函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。

标题：一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。

正文一般包括三层：简要介绍背景情况；

商洽、询问、答复的事项和问题；

希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。

写函时，应当注意：

A要一函一事，切忌一函数事。

B要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。

公告：公司规章制度、管理办法、人事奖罚任免令

等重要事项的一种行文。（见附表四）

通知：一般告知类的行文。（见附表五）

公告和通知即有相同之处又有区别。

相同之处是两个都是告知公司员工需要遵守的要求、规定及工作部署等的一种行文。

区别：公告是公司规章制度、管理办法、人事奖罚任免令等重要事项的一种行文；通知则是一般告知类的行文。

⊙规程规章、管理办法、作业规范

⑴规程、规章：公司为了建立正常的工作秩序，就人事、财务等重大问题而制定的一种需要公司全体人员共同遵守的法规性和约束力的文件。这类文件一经制定不能随意更改。

⑵管理办法：公司就某一项目或某一方面的工作，制定的具有约束力的文件。这类文件在执行中不断修改完善。

⑶作业规范：针对部门某一业务事项或活动，在一定范围内为了达到特定的目的、顺利开展工作，对其作业方式、作业

流程做具体、细节性的规范，它能指导使用者的行为。

写作思路：①目的、意义（通常用特制订本办法，向正文过渡）

②正文

③结束语（通常用办法呈请公司批准后公告实施，或本办法自几月几日起实施）

具体格式要求：

字体要求：

标题为小二黑体

副标题为小四宋体加黑

正文内容小四宋体

说明：若因文件内容过多等原因，也可适当缩小字体，但必须是宋体，不得随意更改

文件格式：

常规类文书依固有格式（如签呈、函类、公告、通知等）

正文内容为电脑打印，经办人签名处则为手写体；

公司常见的公文流转：

⊙公司管理机制

※责权层级化—分三级，第一级总管理处（总部）、第二级事业处、第三级门店；三个层级均设置人事、行政、财务、信息等专业部门。

※业务专业化—各专业部门的三个层级依纵向垂直形成一个业务体系，公司的各项指标与任务通过各专业直接运行以提高效率并得以落实。

※管理系统化—门店、事业处除个自的职能部门外，各专业部门在管理和指挥系统对自己的店长和事业处部长负责，在专业性业务仍对本专业的上一级主管负责。

⊙会签、会知、办理

※会签：是指该项目涉及此部门业务，并需此部门在核准前签注意见。

※会知：是指该项目核准后，需该部门了解情况。

※办理：是指该项目核准后，需该部门按批示执行。

⊙行文流转必须经秘书编号、登记、传递、签收。

公司现有公文表格介绍：

公司现有公用表格介绍

人事类

应聘人员评分表、排班表、请假单、调休单、外出登记单、异动单、人员增补单、奖励通知单、处罚通知单、离（调）职申请单、

出差任务单等

事务类

原始单据粘帖单、出差报销单、计程车明细单、用印申请单、

会议通知单、电脑作业申请单、邮寄申请单、电话申请单等

业务类

物品申购单、发包项目申请单、修缮申请单、财产验收入库单、物品资产领用单、物品放行单、设柜呈核表、管理柜呈核表等

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