作业六(文件管理2011)
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一、单项选择题
操作系统中对数据进行管理地部分叫做.
、数据库系统、文件系统、检索系统、数据存储系统
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文件系统是指.
、文件地集合、文件地目录
、实现文件管理地一组软件、文件、管理文件地软件及数据结构地总体集
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从用户角度看，引入文件系统地主要目地是.
、实现虚拟存储、保存系统文档
、保存用户和系统档案、实现对文件地按名存取
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文件地逻辑组织将文件分为记录式文件和文件.
、索引文件、流式文件、字符文件、读写文件
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文件系统中用管理文件.
、作业控制块、外页表、目录、软硬件结合地方法
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为了对文件系统中地文件进行安全管理，任何一个用户在进入系统时都必须进行注册，这一级安全管理是安全管理.
、系统级、目录级、用户级、文件级
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为了解决不同用户文件地“命名冲突”问题，通常在文件系统中采用.
、约定地方法、多级目录、路径、索引
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一个文件地绝对路径名是从开始，逐步沿着每一级子目录向下追溯，最后到指定文件地整个通路上所有子目录名组成地一个字符串.
、当前目录、根目录、多级目录、二级目录
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对一个文件地访问，常由共同限制.
、用户访问权限和文件属性、用户访问权限和用户优先级
、优先级和文件属性、文件属性和口令
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磁盘上地文件以单位读写.
、块、记录、柱面、磁道
磁带上地文件一般只能.
、顺序存取、随机存取、以字节为单位存取、直接存取
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使用文件前必须先文件.
、命名、建立、打开、备份
文件使用完毕后应.
、释放、关闭、卸下、备份
位示图可用于.
、文件目录地查找、磁盘空间地管理
、主存空间地共享、实现文件地保护和保密
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一般来说，文件名及属性可以收纳在中以便查找.
、目录、索引、字典、作业控制块
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最常用地流式文件是字符流文件，它可看成是地集合.
、字符序列、数据、记录、页面
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按物理结构划分，文件主要有三类：①、②和③.
、索引文件、读写文件、顺序文件、链接文件
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在文件系统中，文件地不同物理结构有不同地优缺点.在下列文件地物理结构中，不具有直接读写文件任意一个记录地能力.
、顺序结构、链接结构、索引结构、结构
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在下列文件地物理结构中，不利于文件长度动态增长.
、顺序结构、链接结构、索引结构、结构
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如果文件采用直接存取方式且文件大小不固定，则宜选择文件结构.
、直接、顺序、随机、索引资料个人收集整理，勿做商业用途
文件系统采用二级目录结构，这样可以.
、缩短访问文件存储器时间、实现文件共享
、节省主存空间、解决不同用户之间地文件名冲突问题
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常用地文件存取方法有两种：顺序存取和存取.
、流式、串联、顺序、随机
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下列叙述中正确地五项是.
、在磁带上地顺序文件中插入新地记录时，必须复制整个文件.
、由于磁带地价格比磁盘便宜，用磁带实现索引文件更经济.
、在索引顺序文件地最后添加新地记录时，必须复制整个文件.
、在磁带上地顺序文件地最后添加新地记录时，不必须复制整个文件.
、顺序文件是利用磁带地特有性质实现地，因此顺序文件只有存放在磁带上.
、索引顺序文件既能顺序访问，又能随机访问.
、直接访问文件也能顺序访问，但一般效率较差.
、变更磁盘上地顺序文件地记录内容时，不一定要复制整个文件.
、在磁盘上地顺序文件中插入新地记录时，必须复制整个文件.
、索引顺序文件是一种特殊地顺序文件，因此通常存放在磁带上.
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以下叙述中正确地是.
、文件系统要负责文件存储空间地管理，但不能完成文件名到物理地址地转换
、多级目录结构中，对文件地访问是通过路径名和用户目录名来进行地.
、文件被划分成大小相等地若干个物理块，一般物理块地大小是不固定地.
、逻辑记录是对文件进行存取操作地基本单位.资料个人收集整理，勿做商业用途
二、填空题
．索引文件一般由索引区和数据区构成.其中索引区一般按关键字地顺序存.资料个人收集整理，勿做商业用途
．对操作系统而言，打开文件广义指令地主要作用是装入文件目录表.
．磁盘文件目录表地内容至少应包含文件名和文件在磁盘上地存放地址.资料个人收集整理，勿做商业用途
．操作系统实现按名存取进行检索等关键在于解决文件名与文件地存储地址地转换.资料个人收集整理，勿做商业用途
．文件地物理组织有顺序、链接和索引.
．在文件系统中，若按逻辑结构划分，可将文件划分成流式文件和记录式文件两大类.资料个人收集整理，勿做商业用途
．按用户对文件地存取权限将用户分为若干组，同时规定每一组用户对文件地访问权] 限.这样，所有用户组存取权限地集合称为该文件地存取控制表.
．存取控制表是指避免文件拥有者或其他用户因有意或无意地错误操作使文件受到破坏.资料个人收集整理，勿做商业用途
．从文件管理角度看，文件由文件控制块和文件体两部分组成.
．文件转储地方法有两种：全量转储和增量转储.
．磁盘与主机之间传递数据是以数据块为单位进行地.
．在文件系统中，要求物理块必须连续地物理文件是顺序文件.
．文件系统为每个文件另建立—张指示逻辑记录和物理块之间地对应关系表，由此
表和文件本身构成地文件是索引文件.
．最短寻道时间优先算法选择与当前磁头所在磁道距离最近地请求作为下一次服务地对象.资料个人收集整理，勿做商业用途
．访问磁盘时间由三部分组成，即寻道时间、旋转延迟时
间和传输时间.资料个人收集整理，勿做商业用途
．文件地结构就是文件地组织形式，从用户观点出发所看到地文件组织形式称为文件地逻辑结构；从实现观点出发，文件在外存上地存放组织形式称为文件地物理结构.资料个人收集整理，勿做商业用途
三、解析题：
假设某文件系统地文件目录项中有个表目组成地数组用于描述文件地物理结构，其中前个表目用作直接索引，第五个表目为一级间接索引，最后一个表目用作二级间接索引，磁盘块地大小为字节，块号占个字节，问：
（）该文件系统地文件最大长度是多大？
（）最大地文件需要多少个块保存其索引信息？（不包含文件控制块）
（）某文件有块，请画出该数据块地索引结构.资料个人收集整理，勿做商业用途解：.因为磁盘地大小为，块号占，因此一个索引块中地索引项数为项，由于索引块地大小和数据块地大小都一样，所以一个二级索引块可以存储个一级索引块，一个一级索引存储地数据块数为.该文件系统地文件最大长度（*）* * .资料个人收集整理，勿做商业用途
.需要块.
和数据.今有个上机实习地学生.他们在各自地终端上键入自己地程序和数据，并都存储在磁盘上，凑巧他们给各自地程序取地文件名均为，试问：
（）系统应采用怎样地目录结构才能区分这些学生地程序？
（）画出这个目录结构.
（）简单阐明系统怎样区分和查找这个学生各自地程序.资料个人收集整理，勿做商业用途
解：
.采用二级目录可以区分各个学生定义地同名程序.第一级为主目录，指出各位学生地文件目录表地存放地址；第二级为学生文件目录，各个学生地文件分别登记在各自
地文件目录表中.这样就能区分不同学生地同名文件.资料个人收集整理，勿做商业用途.假设三个学生地姓名分别为
主目录
盘地址之处文件地物理块，第个磁盘地址指向一级索引表，一级索引表给出个磁盘地址，级之处第块至块地物理地址；第个磁盘地址指向二级索引表，二级索引表中之处个一级索引表地地址；第个磁盘地址指向三级索引表，三级索引表中之处个二级索引表地地址.该文件系统地普通文件最大可以使多少块？共需要多少个块给最大文件保存索引信息？资料个人收集整理，勿做商业用途
答：（）一个文件地所有块可以通过下面三种途径找到：直接通过找到前块，通过一级索引找到块，通过二级索引找到*块，通过三级索引找到**块，所以一个文件最大可以有^^块资料个人收集整理，勿做商业用途
四、思考题（该部分不用提交，仅作为应理解地概念）：
什么是文件？什么是文件系统？
什么是逻辑文件（文件地逻辑结构）？分为几类？什么是物理文件（文件地物理结构）？常用地物理文件有哪些？各有什么特点？资料个人收集整理，勿做商业用途
什么是文件地顺序存取？什么是随机存取？
为什么在分页式存储管理和磁盘存储空间地管理中常采用位示图法来管理空闲区？其它存储管理方案中主存空间空闲区地管理也能采用位示图法来管理吗？为什么？资料个人收集整理，勿做商业用途
什么是成组技术？什么是分解技术？这两种技术在文件管理中是解决什么样地问题而引入地？
中主要有哪些内容？将分成两个部分由什么好处？
什么是文件目录？文件地一级目录用什么缺陷？
文件地共享方法有哪几种？
什么是文件地保护？什么是文件地保密？
什么是中地结点（索引结点）？引入结点有什么好处？
电子文件控制程序
电子文件控制程序 1．0目的 为使公司的电脑软件以及电子文件的管理规范化，保障文件使用完整性。 2．0范围 在本公司和产品及服务的电子形式存在的软件、资料与电子记录的资料。 3．0管理权责 管理部电脑工程师负责定时对各作业部门的邮件和流动的电子技术资料进行归档到公司网盘中，并及时维护网络和网盘的有效性，各电子文件流向的关注；文控中心负责受控发行文件电子档和法律法规电子档的归档和保管。 4．0定义 4．1电子资料：指电脑程序运行所产生的资料，如：图纸、数模、技术文件等，无论是否以报表列印或复制等作业的结果。 4．2电子记录：指用户将文件内容通过电脑作业方式，将其存储在电脑媒体，并且可供查询，列印处理的电子资料。 4．3电脑用户：以下简釈［用户］，为透过公司系统网或使用其它应用软件执行相关作业人员、使用者 4．4一般公用型的应用软件（软件）：指一般的文字处理软件（例如：Ofce中的Word、Excel等），不限制使用权限，由网络管理员安装或授权安装使用。
4．5专用软件：指本公司所辖范围内使用的企业集成管理系统，本项目由管理部依其职责限定用户的［使用权限J（CAD／SPC／ProE）5．0使用权限 5．1每一个用户都由网管建立唯一识别码。 5．2每一个用户须设立密码，作为通行或进入［企业集成管理系巯］的验证。 （1）对各电脑用户依其职责限使用作业范围。 （2）作业范围包含： 1）资料输入、新增作业及保管。 2）资料删除和保存审批作业。 3）查询资料作业 4）资料修改或変更作业。 5）索引作业 6）其他电脑维护作业。 7）档案异动复制、删除、移动）作业 6.流程 6．1电脑软件管理流程： 流程权责单位相关说明使用表单退软件新增修改申请［软件新增与修改各电用户各软件新增与修改内容记录件申请表］M 核各部门长各部门长审核是否执行 Y
第六章 文件管理
一、选择题 1、文件系统最基本的目标是（A），她主要通过(B)功能实现的，文件系统所追求的最重要的目标是（C）. A,C:（1）按名存取（2）文件共享（3）文件保护（4）提高对文件的存取速度（5）提高I/O速度（6）提高存储空间利用率 B: （1）存储空间管理（2）目录管理（3）文件读写管理（4）文件安全管理 2、在文件系统中可命名的最小数据单位是（A），用户以(B)为单位对文件进行存取、检索等，对文件存 储空间的分配则以（C）为单位。 A,B,C:（1）字符串（2）数据项（3）记录（4）文件（5）文件系统 3、按逻辑结构可把文件分为（A）和（B）两类，UNIX系统中的文件系统采用（B）。 A,B:（1）读、写文件（2）只读文件（3）索引文件（4）链式文件 （5）记录式文件（6）流式文件 4、假定盘块的大小为1KB，对于1.2MB的软盘，FAT需占用(A)的存储空间；对于100MB的硬盘，FAT 需占用（B）的存储空间。 A: (1)1KB (2) 1.5KB (3) 1.8KB (4)2.4KB (5) 3KB B: (1)100KB (2) 150KB (3) 200KB (4) 250KB (5) 300KB 5、从下面的描述中选出一条错误的描述。 （1）一个文件在同一系统着那个、不同的存储介质上的拷贝，应采取同一种物理结构 (2) 文件的逻辑结构不仅与外存的分配方式相关，还与存储介质的特性相关，通常在磁带上只适合 使用顺序结构。 （3）采用顺序结构的文件即适合进行顺序访问，也适合进行随机访问 （4）虽然磁盘是随机访问的设备，但其中的文件也可使用顺序结构 6、从下面的叙述中，选出一条正确的叙述 （1）顺序文件适合于建立在顺序存储设备上，而不适合于建立在磁盘上 （2）显示链接文件将分配给文件的下一个物理块的地址登记在该文件的前一个物理盘块中 （3）顺序文件必须采用连续分配分配方式，而链接文件和索引文件则可采用离散分配方式 （4）在MS-DOS中采用的是隐式链接文件结构 7、从下列叙述中选出两条正确的叙述 （1）在索引文件中，索引表的每个表项中含有相应记录的关键字和该记录的物理地址 （2）对顺序文件进行检索时，首先从FCB中读出文件的第一个盘快号；而对索引文件进行检索时，应先从FCB中读出文件索引表的起始地址。 （3）对一个具有三级索引表的文件，存取一个记录通常需要三次访问磁盘 （4）在文件较大时，无论进行属性存取环视随机存取，通常都以索引文件方式最快 8、在文件系统中可设置一张（A），其中的每一个二进制位可用来表示此案中的一个块的使用情况：另 外可设置一张（B），其中的每个表项存放着文件中下一个盘块的物理地址 A,B: （1）文件描述符表（2）文件分配表（3）文件表（4）空闲区表（5）位示图 9、在下列物理文件中，(A)将使文件顺序访问的速度最快；（B）最不适合对文件随机访问；（C）能直接 记录键值转换成物理地址。 A,B,C:（1）顺序文件（2）隐式链接文件（3）显示链接文件(4)索引文件（5）直接文件 10、文件系统中，必须为每个文件建立一个(A)，其中包括有文件名和文件的物理地址等信息。在有些系统中，还为每个文件建立一张(B),其中每个表项包含了逻辑记录号（或记录键）和记录的物理地址A,B：（1）哟会更好文件描述符表(2) 索引结点（3）文件控制块（4）索引表（5）文件目录11、对文件空闲存储空间的管理，在MS-DOS中采用的式（A）；UNIX中采用的是（B） A,B:(1)空闲表（2）文件分配表（3）位示图（4）成组链接法 12、在文件系统中是利用（A）来管理文件的，为了允许不同用户的文件使用相同的文件名，通常文件
电子文件归档与管理规范GBT18894-2002
电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata
指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
作业指导书管理制度教程文件
文件编号：《作业指导书》管理制度 编制：日期： 审核：日期： 批准：日期： 济南华鲁实业有限责任公司
1. 目的及范围 本制度分别对《作业指导书》的编制、审批、执行及反馈等方面的工作做出规定，明确了《作业指导书》的内容：作业预备条件、主要施工方法和关键技术、安全措施、环保措施、作业过程的质量检查重点等。 本制度适用于公司承建工程的全部作业活动，包括主体工程、临建工程及其它辅助工程施工等。 2. 相关文件 《技术管理手册》 《工程质量管理制度》 《施工组织设计管理制度》 《施工图纸会审管理制度》 《施工技术交底制度》 《文件包管理制度》 《作业指导文件编码原则》 3. 管理职责 3.1. 在公司总工的领导下，公司工程技术管理部负责作业指导书管理的指导、 监督、考核工作。 3.2. 《作业指导书》编、审、批流转过程原则上在项目部实施，由项目部单项 工程师（或单项技术负责人）、专业工程师、总工进行编制、审核、批准工作。 3.3. 项目总工程师负责《作业指导书管理制度》在本项目部的控制实施；项目 部专业工程师负责《作业指导书》实施过程的监督和控制；单项工程师（或单项技术负责人）负责《作业指导书》的执行，并按要求对施工作业人员进行技术交底和过程监控。 3.4. 《作业指导书》中某些工序卡涉及特殊施工工艺或新技术、新工艺的内容， 编写执行后，由项目工程部专工报公司工程技术管理部专工，工程技术部专工负责审核，定期对公司工序卡库进行修改与更新，实现公司技术信息
共享。 3.5. 信息中心负责相关信息传递媒体的建立和维护；建立工序卡库并提供信息 界面；对已完工程《作业指导书》整理归档，建立模块。 4. 管理流程 4.1. 《作业指导书》目录建立 4.1.1.对具体的承建工程，各专业根据施工范围，将包含的单位工程列表、规 划主要《作业指导书》目录纳入施工组织专业设计中。(见《施工组织设 计管理制度》)。 4.1.2.按专业设计中规定的单位工程，单项工程师编制单位工程施工顺序方案 （见《文件包管理制度》），确立单位工程对应的所有《作业指导书》目 录，交项目部专业工程师审核后，由项目部总工批准。批准后的《作业 指导书》目录由项目工程部报公司工程技术管理部。 4.1.2.1. 《作业指导书》的编制对象，原则上是该单位工程中所含工序关联性 强的项目，也可以按分部或分项工程项目设立。 4.1.2.2. 同一项目的调试与安装工作必须分开编制《作业指导书》。 4.1.3. 按《作业指导书》编制目录，专业施工处根据施工计划，确定各《作业 指导书》的编制人员，报公司工程技术管理部专工（或施工处主任）、项 目工程部专工审批，对编制人员资格进行确认。编制人员必须具备一定 的技术经验或施工经验。 4.2. 《作业指导书》的编制、审核、批准： 4.2.1. 《作业指导书》由已批准确定的人员进行编制，项目工程部专业工程师、 安全工程师审核，项目部总工批准。 4.2.2.分系统调试《作业指导书》由项目工程部相应的机务专工编制，其他专 业专工配合提供对应资料。编制完成后，由项目工程部主任或分部试运 指挥审核，再交项目总工批准。 4.2.3.项目部认为有必要经总部副总或工程技术部专工复核的项目《作业指导 书》，由项目工程部专工报总部相关人员，总部相关人员提出指导意见，
第六章 文件管理
选择题 1、下列关于索引表的叙述中，正确的是（）。 A、建立索引表的目的之一是为了减少存储空间 B、索引表中含有索引文件的数据及其物理地址 C、对索引文件存取时，必须先查找索引表 D、索引表中每个记录的索引项可以有多个 2、一个文件的路径名是从（）开始，逐步沿着每一级子目录向下 追溯，最后到指定文件的整个通路上所有子目录名组成的一个字符串。 A、根目录 B、当前目录 C、二级目录 D、多级目录 3、从用户角度看，文件系统主要是实现（） A、文件保护 B、文件保密 C、文件共享 D、按名存取 4、文件是具有文件名的一组相关信息的集合，可分为（） A、顺序文件和结构文件 B、有结构文件和无结构文件 C、随机文件和结构文件 D、索引文件和结构文件 5、按用途进行划分，文件可分为（） A、只执行文件、只读文件、读写文件 B、有结构文件、无结构文件 C、系统文件、用户文件、库文件 D、源文件、目标文件、可执行文件 6、（）具有将文件名转换为该文件在外存的物理位置的功能，这 也正是文件目录所提供的最基本的功能。 A、文件目录 B、一级目录 C、二级目录 D、树型目录
7、为能对一个文件进行正确的存取，必须为文件设置用于描述和 控制文件的数据结构，称之为（） A、文件逻辑结构 B、文件物理结构 C、文件的属性 D、文件控制块（FCB） 8、文件信息的逻辑块号到物理块号的变换方法是由文件的（）决 定的 A、逻辑结构 B、顺序结构 C、物理结构 D、索引结构 9、为了防止各种意外破坏文件，文件系统可以采用（）的方法来 保护文件 A、口令和加密 B、对每个文件规定使用权限 C、建立副本和定时转储 D、为文件设置口令 10、文件保密主要有两种方式： A、口令方式和密码方式 B、隐藏方式和备份方式 C、规定权限和备份 D、口令和规定权限 11、下面关于存储介质的有关廉洁中正确的是（）。 A、“卷”和“块”是存储介质的不同单位。卷是保存文件的存储介质的物理单位，而块是存储介质上连续信息的区域，是存储设备和主存储器之间信息交换的单位。 B、存储分块越小越好，分块越小存储介质的利用率越高。 C、存储介质和存储设备是同一物理实体的两种说法，都是指用以记录信息的物理实体。 D、存储介质是指用来记录信息的磁带、硬磁盘组、软磁盘片和卡片
电子文件管理课程作业
电子文件管理课程作业 一、单选题（共 6 小题，每题5 分） 1、《电子文件管理暂行办法》第八条规定：“需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的（）。” A、操作日志 B、机读目录 C、浏览软件 D、驱动程序 2、（）是解决电子文件管理的重要工具。 A、元数据 B、著录数据 C、背景信息 D、结构信息 3、（）是指描述电子文件数据属性的数据。 A、背景信息 B、属性信息 C、元数据 D、环境数据 3、（）利用兼有文本和图像文件的优点，且文件中的文字信息可供检索、利用。 A、版式文件 B、音频文件 C、视频文件 D、数据库文件 4、对磁性载体上的归档电子文件，应每（）年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 A、1 B、2 C、3 D、4 6、对磁性载体上的归档电子文件，应每4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于（）年。 A、1 B、2 C、3 D、4 5、（）是扫描仪最主要的技术指标。
B、像素 C、分辨率 D、色彩位数 6、（）格式不支持在一个文件中存储多幅图像。 A、TIFF B、CEB C、PDF D、JPEG 2、（）即可扩展标记语言.是当前处理结构化文档信息的有力工具。 A、XML B、HTML C、WPS D、PDF 4、（）指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。 A、逻辑归档√ B、物理归档 C、在线归档 D、离线归档 二、多选题（共 6 小题，每题5 分） 1、《电子文件归档与管理规范》规定保存图像型电子文件以（）为通用格式。 A、JPEG B、TIFF C、BMP D、GIF 1、常见的音频格式有（）。 A、MP3 B、RA C、MOV D、WAV 2、常见的检索方式有（）。 A、精确检索 B、模糊检索 C、多条件检索 D、反向检索 3、常见的操作系统有（）。 A、Windows
第6章 文件管理
第21 次课教案
第6章文件管理 在一个计算机系统中除了包含如内存、中央处理器和各种各样的输入输出设备等硬件资源外，还有一些更重要的资源，即软件资源。它主要包括系统程序(如编译程序、汇编程序等)、标准库函数以及大量的应用程序等。 对于这些软件资源，从管理者的角度来看，把它们看成一个个的文件，并把它们保存在某种介质上。操作系统本身就是一个很重要的软件资源，对于操作系统只有某部分的内容常驻内存，其它大部分的操作系统程序存放在磁盘上，当需要用到某部分内容时，才将其装入内存。此外，在计算机系统中将要安装各种应用软件，内存的空间是有限的并且不能长期保存，所以通常都是将它们保存在外存上，需要时再调入内存。因此，为了便于管理，操作系统中提供了文件管理功能，这样不仅方便了用户，而且还可以提高资源的利用率。 文件系统是操作系统中对文件进行控制和管理的模块，也是操作系统中不可缺少的部分，本章将介绍文件、文件系统、文件的存储和检索以及共享和保护等问题。 6.1 文件和文件系统 一、文件 文件是在逻辑上具有完整意义的信息的集合，它以文件名作为唯一标识。 文件名以字符串的形式描述。不同的操作系统对文件名有不同的规定，有些系统采用扩展名表示文件的属性和类型，文件名与扩展名之间用“.”分隔，例如在DOS中使用扩展名.exe 表示该文件为二进制可执行文件；有些系统通过修改文件属性描述文件的类型，而不支持扩展名，如Linux中“.”只是一个字符，该字符之后的所有字符也被认为是文件名的一部分，不能以此识别文件类型，文件类型要通过文件属性来描述，在这点上DOS和Linux不同。 文件属性通常包括：⑴文件名，文件的唯一标识，由用户按规定取名。⑵文件类型，标志该文件的类型，如可执行文件、源文件等。⑶文件长度，文件的大小。⑷文件的位置，文件在设备上存放位置的地址。⑸文件的存取控制，文件的存取权限，如可读、可写、可执行等。⑹日期和时间：文件的创建、修改和访问的时间和日期。 二、文件类型 文件分类主要是为了便于系统对不同的文件进行不同的管理，从而提高处理速度，便于保护和共享。 ⒈按用途分类 ⑴系统文件：支持操作系统实现其基本功能的文件。这类文件用户不能直接调用，只能由系统程序调用为用户服务。 ⑵库文件：由标准子程序及若干应用程序组成。这类文件允许用户直接调用，但不允许
电子文件管理
一、名词解释 1、电子文件的全程管理:是一种系统的管理，建立在大文件的概念基础上，注重电子文件生命周期内各个阶段所有管理活动和管理要素的统筹兼顾，强调各项管理内容和要求的无缝连接、系统整合和总体效应。 2、前端控制:前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或者销毁的不同阶段看做的过程。 3、真实性保障原则:电子文件的真实性是指文件内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后仍然保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保障电子文件行政有效性和法律证据性的基础，是电子文件反应历史面貌、构成社会价值，得以作为社会记忆长久保存的前提。 4、电子文件的完整性：电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。P17 5、数字档案馆：数字档案馆是一种技术模式，是一种数字化的信息系统，是以文件和档案信息为特定对象的有序的信息空间和开放的信息环境。P23 6、电子文件标准: 是按照规定的工作程序制定，经公认的权威机构批准的有关电子文件制发和管理的规则、方法、技术要求等方面的规定，是电子文件管理人员应遵守的业务技术规范。 7、价值鉴定：价值鉴定即根据一定的方法和原则，判断电子文件的历史和现实价值，确定其保管期限；对保存期已满的电子文件进行复审，并按照复审结果对电子文件作相应处理（销毁或继续保存）的过程。P36 8、电子文件的技术鉴定：技术鉴定的任务是对电子文件的各方面技术状况进行全面检查，包括对文件信息真实性、完整性、可读性分析以及对文件载体性能的检测。P47 9、逻辑归档:逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存贮方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。也就是说，文件形成部门仅将存储归档电子文件的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅该电子文件。电子文件生成在什么位置，归档后物理位置仍保持不变。 10、物理归档：物理归档是把计算机及其网络上的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。其归档的方式又可以分为 网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种。P53 11.电子文件编研：电子文件的编研，是指根据客观需要，对文件内容进行分析研究，按照一定的题目，将相关文件信息加工、编辑成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。P106 12.电子文件的归档:归档是将具有档案价值的电子文件由形成部门向档案部门移交的过程，标志着电子文件管理责任由文件生成部门向档案部门的正式转移。 二、简答 1.信息的易变性（造成电子文件发生变化的主要原因/影响信息易变性的因素） P8 第一，在以往的文件中，载体不仅是信息的承载物，它一旦与特定信息结合为一体，还具有一种对信息的固化作用，信息的原有顺序、本来面貌都被凝固在特定的载体上边，不能改变。当信息可以脱离特定载体而存在时,计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便,动态文档中的数据不断地被自动更新或补充。
文件管理操作规程
一、目的：规范质量管理体系文件的管理与控制及正确实施。 二、职责： 1.企业法人、企业负责人负责所有质量管理体系文件的批准发布； 2.质量负责人负责质量管理文件的审核； 3.质量管理部会同各部门负责人拟定质量管理体系文件； 4.各有关部门负责本部门文件的使用与保管。 三、范围：适用于与质量管理体系有关文件的管理与控制。 四、主要内容： 1、总则 质量管理体系文件是从事药品经营活动和质量保证活动的依据和准则。文件管理系统涉及到GSP各个方面，贯穿于药品经营有关的一切活动中，包括文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁等应按照文件管理操作规程进行，并保存相关记录。 文件系统的建立与严格管理可以保证药品经营的全过程有章可循，有章必循，有据可查，最大限度地减少药品经营中的混淆和差错，确保药品经营的一切生产活动都在有效的控制之下。 2、本企业质量管理体系文件分为四类，即：
2.1质量管理规定制度类； 2.2质量管理岗位职责类； 2.3质量管理工作程序类； 2.4质量记录类。 3、修改与修订的条件:遇有以下情况时，可以修改或修订。 3.1质量管理体系需要改进时 3.2有关法律、法规修订后 3.3组织机构职能变动时； 3.4使用中发现问题时； 3.5经过GSP认证检查或内部质量体系评审后以其他需要修改的情况。 4、文件编码要求 4.1为规范内部文件管理，有效分类，便于检索，对各类文件实行统一编码管理，编码应做到格式规范，类别清晰，一文一号。 5、文件的审批 5.1 审核 5.1.1文件编制（或修订）的初稿，首先由起草部门负责人对文件进行初审，再由编（修）人根据文件内容所涉及的部门，组织以传阅或会议的形式进行会审。 5.1.2会审后，由编（修）人与会审部门对文件会审意见逐条确认并修改（如需再次会审，仍执行会审程序）后，一并交给由质量管理部审核文件形式及制定程序是否符合要求。 5.1.3文件审核定稿后，由质量负责人审核。 5.2批准 5.2.1审核通过的文件，由总经理签字批准并注明日期，签署生效日期，定稿，准予颁布，并返回质量管理部安排印制。 6、文件的印制 6.1文件经批准后，各种标准文件的复制，在公司统一复制；各种记录根据实际情况及内容由办公室送印刷厂印刷。 7、文件颁发 7.1文件由质量管理部分发，并在文件生效之日前发放。
质量管理体系文件管理操作规程
质量管理体系文件管理操作规程 一、目的 为了规范质量管体系文件起草、修订、审核、批准、分发、保管、修改、撤销、替换、销毁等工作，特制定本规程。 二、依据 《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》及细则。 三、适用范围 适用于药品经营质量管理体系文件的管理。 四、责任部门/人 各部门。 五、内容 1、文件的编制原则 1．1文件编号的唯一性：按照《质量管理体系文件管理制度》要求，管理质量管理体系文件编码。
1．2文件格式的统一性：按照《质量管理体系文件管 理制度》要求，管理质量管理体系文件格式。 1．3文件构成的规范性：依照《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》及细则规定，按照《质量管理体系文件管理制度》要求，制定质量管理体系文件。 1．4文件内容的适宜性：结合公司内外部环境变化要求，制定质量管理体系文件。 1．5文件规定的可行性：根据文件要求开展质量管理工作，达到既定目标。 2、文件的控制 2．1文件的分类和保管 2．1．1指导性质量管理体系文件（如制度、职责、规程）由质量管理部统一管理，其他记录文件由各相关部门自行保管，涉及GSP内容的文件按年度归档质量管理部。 2．2文件的编写、审核、批准和发放 2．2．1文件应由使用部门起草，如使用部门不具起草质量文件的条件可由质量管理部代为起草；质量管理部依照国家有关法律、法规，结合企业内、外环境变化要求编制。 2．2．2文件编写完成后，交质量副总审核。 2．2．3通过审核后的文件报总经理签字批准执行。
2．2．4文件由行政部登记、发放。 2．2．5质量管理部对质量文件发放情况进行检查并记录。 2．3文件更替、作废和销毁 2．3．1每年质量管理部组织有关部门结合内部审核，对质量管理体系文件进行评审，实施修订或废止。 2．3．2由文件的修订部门提出文件修订申请，填写《文件修订申请表》，经质量副总批准后，实施修订。修订后的质量管理体系文件经审核、批准后发放至使用部门和岗位，回收废止版本文件。 2．3．3废止文件由行政部及时收回，除存档备查外不得再次出现在工作现场使用。 2．3．4销毁作废文件，行政部填写《文件销毁申请表》，总经理批准后，行政部统一销毁并记录。 3、记录的控制 3．1各部门按《质量管理制度》、《质量管理操作规程》真实的、规范的填写记录。 3．2记录必须由记录人签名，有审核要求的应审核签字。 3．3记录应妥善保管，定时收集、归档、保存。 3．4超过保存期限的记录，总经理同意后，实施销毁。
电子文件管理作业指导
文件分发部门：( )
文件变更历史： History of docume nt cha nging:
1. 目的Aim 规范电子文件的管理程序。 To standardizes the procedure of electronic document management. 2. 范围Scope 本SOP适用于本公司所有的电子版本的GMP文件。 This SOP applies to all our company Selectronic GMP documents. 3. 职责Duty 3.1 QA部负责建立和更新本SOP QA department is responsible to establish and update this SOP. 3.2各部门和车间负责本部门电子文件的管理。 The departments and workshops are responsible to manage their electronic documents. 3.3 QA负责监督全公司电子文件的管理。 QA department is responsible to supervise the electronic document management of entire company. 4. 内容Content 4.1. 制定原则Principle 4.1.1. 所有文件必须同时具有电子版本，电子版本文件的内容和格式必须同纸质版本一致；附属的记录，与源文件放置在同一个文件夹里。Electronic version of each document should be available and consistent with the paper version; subsidiary records should be placed in the same folder together with source document. 4.1.2. 电子版本文件的名称须与文件名称一致，由文件名称和文件编号组成，比如：“文件的分类 与编码SOP ”。 The name of electronic version must be consistent with the paper version, including title and code, for example: “SOP - Taxonomy and code of GMP documents ” . 4.1.3. 电子版本由文件起草人负责，在文件批准后，将最终版本递交给文件管理QA。 After a document approved, the document drafter submits the final electronic version to document administrative QA. 4.1.4. 未递交电子版本的文件，QA部不予发放文件。 QA department shall not dispense a document until the electronic version has been received by QA department.
电子文件管理考题
电子文件管理 一、单选题 1.电子文件中，一般用于描述图像文件的分辨率的是（C）P52 A.DPI B.DBF C.PPI 2.电子文件归档移交前其真实性、完整性、安全性及可识别性，由（B）部门负责，归档移交后由（A）负责。P101 A.档案 B.形成 C.系统软件 3.电子文件归档“双轨制”是指（C）P102 A.制定电子文件归档制度，并认真实施。 B.将归档的纸质文件扫描成图片归档。 C.将生成的电子文件同时打印一份纸质文件，与其一并归档。 4.在销毁电子文件时，对属于涉密的归档电子文件，（B） A.可以用逻辑删除的方法 B.必须连同存储载体一起销毁P111 C.送纸厂销毁 5.《电子文件管理条例》归档电子文件的形成部门和档案保管部门应当对归档电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上，一式（C）套，其中一套异地保管。P109-110 A.一 B.二 C.三
6.草稿性电子文件的归档时，应该（A） A.保留其修改痕迹 B.不用留其修改痕迹 C.无所谓 7.归档电子文件刻录光盘后，其光盘标签按要求应（B） A.写上光盘档号 B.用黑色油性软笔在归档光盘的标签面上写上光盘档号 C.在归档光盘的标签面上贴上标签 二．多选题 1.在电子文件管理中，下列关于TIFF与JPEG说法正确的是（ABCD）P54-56 A.TIFF格式图片质量高，文件体积大，用于保存高质量的图片。 B.JPEG格式压缩比例较高，图片质量不及TIFF格式，文件体积较小，适合保存图像要求质量不高的图片，或用于普通网页浏览使用。 C.TIFF支持多页模式，JPEG不支持多页模式。 D.JPEG2000颠覆了JPEG只能是有损压缩的传统。 2.在电子文件管理中，下列格式中属于电子公文存储通用格式的是（ABD）P96
文档管理作业指导书
文档管理作业指导书
1.目的 为进一步规范科室往来文件资料及本科室文件资料的管理，便于资料的查找及长期保存，特制订本管理规定。 2.范围 本科室收文、发文、往来信函资料及科室内部各种资料等 3. 定义 无 4. 职责 4.1从医院、学校等下发的医疗、科研、行政类文件由科主任本人或科主任指定专人负责分类管理。 4.2从医院、学校等下发的护理文件由护士长负责分类管理。 4.3要查阅文件需经科主任或护士长同意，并做好登记，及时归还。 4.4各类文档资料筛选、整理、归类、保存、销毁由科主任指定专人负责。 5.工作程序 5.1科室收文 5.1.1科室收到文件由护士长用《收文簿》登记（包括收文日 期、来文字号、事由、密级、主办单位等）； 5.1.2先送科室主任、主要负责人及相关部门阅读，然后送其 他有关需要阅知的对象，收文者进行签收； 5.1.3根据来文的有效期限及保存价值进行取舍，具有保存价
值的文件予以保留，并为每份文件编写科室收文号（收文号以年度为限，第二年的收文重新编号），将收文号记入《收文簿》，以便于查找； 5.1.4若科室人员需借阅相关文件，在护士长进行借阅登记后 借出，用后及时归还； 5.1.5文件存放以年度为界限，在第二年初将前一年文件分类 归档（如其他院校来文、院办来文、医教部来文、政治部来文等），每个类别编写相应的归档卷号，注意检查卷内文件的联系及卷内文件的保存价值，无保存价值的文件进行销毁。 5.2科室发文 5.2.1根据工作需要拟出准备发文的草稿，经审核无误后填入 科室的《发文审批表》； 5.2.2《发文审批表》上详细注明拟稿人、审稿人、主送、抄 送部门等； 5.2.3送科主任签字通过后，由行政办编排、校对、打印、用 印，记录入《发文簿》，分别交送相关部门执行，各负责人签收； 5.2.4行政办保留一份文件存档； 5.2.5以年度为单位对文件进行整理归档。 5.3其他资料： 5.3.1工作中涉及到各类资料、往来信函等，为便于管理，根 据其重要性及类别建档，建档以利于查找为原则，将资料分别纳入
技术文件管理作业指导书
1、目的确保技术文件得到有效控制。 2、范围适用于公司所有的技术文件。 3、职责本文件的贯彻执行由工程部部长负责，产品工程师、工艺工程师、文件管理员有责任遵守本文件规定。 3.1 公司工程部文件管理员对文件的控制负责。 3.2 部门主管有责任编制和控制本部门所有的文件，同时有责任对其它发至自己部门的文件进行妥善保管和认真执行。 3.3 工程部文件管理员负责文件的分类、编号、发放；文件的编制和更改由相关责任工程师负责。 4、定义技术文件包括外来文件和内部技术文件。 4.1 外来文件：包括客户提供的产品图纸、标准、技术资料等。 4.2 内部技术文件：指与产品、工艺、工序、材料、技术标准等产品技术执行过程相关的图样及文字性材料。 4.3 技术文件更改通知单： 4.4 临时技术措施通知单： 5、工作程序 5. 1外来文件 5. 1.1外来文件的接收 5．1.1.1 收到外来图纸、标准、技术资料后，在三个工作日内，首先由责任工程师组织对其评审（3人以上），并要有评审记录，若有评审疑问,需要有沟通记录附在外来文件之后，然后交文件管理员加盖“评审章”保管。并由评审人签名。 5．1.1.2 外来文件接收由文件管理员负责。 5．1.1.3 收到的产品图纸、标准、技术资料等应加盖“收讫章”，填写收到日期。 5．1.1.4 收到的外来图纸应登记在“外来图目录” 5. 1.2 外来文件的保管 5．1.2.1 外来文件原件应在工程部统一保管。 5．1.2.2 外来图纸按客户名称建帐管理。
5. 1.3 外来文件的使用 5．1.3.1 文件的使用由工程部决定，原件存档后，相关部门根据工作需要可向工程部申请发放复印件，可填写“外来文件借阅,复制申请单”。 5．1.3.2 “外来文件借阅，复制申请单”由申请人填写、签字，工程部主管批准，文件管理员执行。 5．1.3.3 借阅外来文件需填写“外来文件借阅登记表”，并在指定日期内归还文件管理员。 5．1.4 外来文件的更改 5．1.4.1外来文件的更改须有客户的书面更改通知。 5．1.4.2在收到客户对其材料的更改通知后，应将最新版本按5.1条规定登记存档,原版本盖作废章及日期后与客户通知一起封存存档。若无新版本，应将原版本复制一份，加盖作废章及日期章后与客户通知一起封存存档，由责任工程师在原版本上按客户更改通知要求做相应修改，加盖修改日期后存档，外来文件更改后,资料管理员要在登记表作出标记。 5．1.4.3 外来文件更改时，由责任工程师对本公司的相关文件按有关程序作相应更改。 5．1.5 外来标准核对有效性 对于国家标准、行业标准、外来企业标准和国外标准，每年的 1月到相关网站进行查询核对，若有最新版本，则增加新版本。经核对，老版本若无效，可作废，并作记录。 （相关网址：https://www.360docs.net/doc/ca5174105.html, https://www.360docs.net/doc/ca5174105.html, https://www.360docs.net/doc/ca5174105.html, https://www.360docs.net/doc/ca5174105.html, https://www.360docs.net/doc/ca5174105.html,） 若通过以上途径不能获得相关信息，可向所属企业或相关单位发传真或打电话核对其有效性，并对传真及电话记录作保留。 5.2内部技术文件 5.2.1 发放
电子文档管理制度[1]
电子文件归档与电子档案管理制度 一.目的 为加强公司数据资料的备份管理，方便各部门做好数据集中备份工作，特制订本制度。 二、适用范围 本制度适用于木业工厂各业务模块。 三. 负责部门 本制度由企划办行政管理科负责信息收集、归档，各部门协助实施。 四. 制度内容 3.1总则 （1）对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，由行政管理科统一协调，指定专人负责，保证管理工作的连续性。 （2）电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管、整理和上传工作，行政管理科档案管理员要进行指导与监督。 （3）电子文件的管理由行政管理科负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。 （4）为保证电子档案的可利用性，从电子文件形成就要严格的按照此管理制度和技术实施，确保其信息的真实性、安全性和完整性。 （5）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，在内容、相关说明及描述上保持一致。 （6）具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬件拷贝。进行归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬件拷贝一并归档。 （7）电子文档管理分软件电子文档管理与普通电子文档管理。 3.2电子文件的收集与积累 （1）收集范围。电子文件的收集范围：草稿性电子文件；非正式电子文件；正式电子文件；无纸电子文件；文本文件；图象文件；图形文件；影像文件；声音文件；多媒体文件；计算机程序；数据文件；公司业务所需的各种文件。 （2）收集、积累要求 1、记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，相关人员须向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电
施工技术文件管理作业指导书
目录 1、适用范围 2、目的 3、技术文件分类 4、职责和权限 5、技术文件的产生与管理 6、标识 7、记录及其管理
施工技术文件管理作业指导书 1 适用范围 本程序适用于公司范围内施工技术文件的编写、审批、修改、出版、发布、管理和实施。 2 目的 规定施工技术文件产生、发布、使用、修改、保管的控制要求，旨在规范技术文件的产生及实施过程。 3 技术文件分类 3.1 施工组织设计 施工组织设计，是组织和管理工程施工总的指导性文件。应依据施工承包合同、设计文件及施工组织设计纲要(公司投标文件)编定。经过批准的施工组织设计作为开工的必备条件。 3．2 施工组织措施，是指导工程某一个分部或某—个工序施工的文件，必要时进行编制。其内容应依据施工组织设计并突出施工重点，更具有操作性。 3．3 工艺手册 是某些施工技术经过一定时间的应用、验证后，总结形成的典型施工／加工方法的技术文件。 3．4 施工作业指导书 是以可操作性为主要特征的技术性文件。 4 职责和权限 4．1 工程管理部 负责对公司施工技术文件的全面管理和控制，并保证其适用性和正确性。 4．2 实施单位 4．2．1 工程项目部/生产单位、队及施工人员，必须依据批准/指定的施工技术文件进行施工管理和施工操作。 4．2．2 各级工程技术人员，按相应的分工职责，负责进行技术交底和工程施工过程的监督、检查工作。以保证全面、正确的贯彻和落实技术文件的内容。 4．3 相关部门 各相关职能部门应以批准/指定的施工技术文件为依据，对工程项目进行管理、监
督、检查及服务。 5 施工技术文件的产生与实施管理 5．1 施工技术文件流程。(详见图1) 5．2 施工技术文件的编、审、批 5．2．1 施工组织设计由项目经理组织、项目总工编制、工程管理部审核、主管副经理批准。 5．2．2 施工组织措施由项目工程师编制、项目总工审核、项目经理批准。5．2．3 施工作业指导书根据施工组织设计的技术资料清单、设备和材料供应要求组织编制。 项目部编制的作业指导书由技术员编制、项目工程师审核、项目部总工批准，重要和特殊的作业指导书由项目总工编写，工程管理部审核，总工或者各专业副总批准。 图1 施工技术文件的产生及管理流程图 5．2．4 工艺手册的编制与选用
《电子文件管理暂行办法》
《电子文件管理暂行办法》（厅字[2009]39号） （2009年12月18日厅字〔2009〕39号） 第一章总则 第一条为规范电子文件管理，确保电子文件的真实、完整、可用和安全，保存国家历史记录，促进信息资源开发利用，推动国家信息化健康发展，按照国家有关法律法规，制定本办法。 第二条本办法所称电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。 第三条电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持下列基本原则： （一）统一管理。对电子文件管理工作实行统筹规划，统一管理制度，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。 （二）全程管理。对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。 （三）规范标准。制定统一标准和规范，对电子文件实行规范化管理。 （四）便于利用。发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。 （五）安全保密。按照国家有关法律法规和规范标准的要求，采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。 第二章电子文件管理机构及职责 第四条建立国家电子文件管理部际联系会议制度，由中共中央办公厅牵头，国务院办公厅、国家发展和改革委员会、工业和信息化部、财政部、国家档案局、国家保密局、国家密码管理局、国家标准化管理委员会等相关部门为成员单位，负责组织协调全国电子文件管理工作。国家电子文件管理部际联席会议的主要职责是： （一）负责统筹规划和组织协调全国电子文件管理工作;
（二）研究制定电子文件管理方针政策； （三）审定电子文件管理规章制度、重要规划、重大项目方案； （四）组织起草相关标准； （五）研究解决全国电子文件管理中的其他重大问题。 第五条国家电子文件管理部际联席会议日常工作由中共中央办公厅承担。 第六条县以上党委、政府要结合实际，明确负责电子文件管理部门， 承担本地区电子文件管理工作的组织协调和监督检查。 第七条各有关部门应当为电子文件管理提供必要的保障措施。 各级信息化行政管理部门应当将电子文件管理工作纳入信息化发展规划，为电子文件管理工作提供信息化保障。各级发展改革、机构编制等部门负责为电子文件管理工作提供政策保障各级财政部门应当为电子文件管理工作提供资金保障。 第八条电子文件形成单位应当对本单位电子文件管理工作进行统筹规划，建立管理制度，明确管理职责，规范工作流程，落实保障措施。 各单位文秘和业务部门负责电子文件日常处理；档案部门负责归档电子文件管理；信息化部门负责为电子文件管理提供信息化支持；保密部门负责涉密电子文件的保密监督管理。 第九条各级国家综合档案馆负责接收和保管本馆接收范围内各单位形成的具有永久保存价值的电子文件，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本机电子文件备份中心或者异地备份库。 第三章电子文件的形成与办理 第十条电子文件形成单位在建立和完善信息系统时，应当组织文秘、业务、档案、信息化、保密等部门提出电子文件管理的功能需求。 第十一条电子文件在形成和办理过程中，应当具备国家法律法规规定的原件形式，并符合下列要求： （一）能够有效表现所载内容并可供调取查用； （二）能够保证电子文件及其元数据自形成起完整无缺、来源可靠，未被非法更