办公室人员的岗位职责和工作计划
办公室人员的岗位职责和工作计划
一、办公室人员岗位职责:
目前,公司办公室人员共6人,为了更好的为各部门服务和协调工作,特将办公室人员具体工作细分为:
1.履行副主任岗位职责
1)主持办公室全面工作;
2)负责制定办公室工作计划、规章制度和岗位职责;
3)负责对外联络、接待和部门协调工作;
4)负责各部门卫生监督、检查及反馈工作;
5)负责公司集体活动的策划安排和协调组织工作;
6)负责对办公室工作人员进行考核;
7)负责公司办公地点房租、水电、物业费用核对缴纳、物业公司人员接洽;
办公设施的维护、维修;
8)负责报销票据审核;
9)负责公司车辆管理、司机安全行车教育与考核工作,监督检查车辆使用
情况,合理安排使用车辆;
10)完成领导交办的其他工作。
2.履行文员岗位职责
1)负责公司有关计划、通知、会议的撰稿工作;
2)负责公司下发的各种文件的送审签发和打印安排及校对工作;
3)负责接收、整理、分类、统计、保管公司档案、人事档案及有关资料工
作;
4)负责联系网络通讯维护,电脑维护维修;
5)负责按时、按量定工作餐,关注工作餐质量状况;
6)负责文稿、宣传单的复印和印刷;
7)做好公司领导办公室的日常整理工作,协助相关会议服务;
8)完成领导交办的其他工作。
3.履行文员岗位职责
1)负责办公用品采购、领用登记;
2)负责领导办公室的日常整理(卫生及花草养护)工作;
3)协助做好办公室的日常整理工作,协助相关会议准备和服务工作;
4)完成领导交办的其他工作。
4.履行财务会计岗位职责
1)遵守国家法规、公司财务制度,帮助财务人员准确、熟练地掌握财会工
作各个环节的知识和技能,全面提高服务质量;
2)负责对外经营中使用票据的合法性、合理性和规范性的审核、报销;
3)定期对公司的收、支情况进行分析,及时向领导汇报资金情况;
4)做好财务安全工作,杜绝各类政治、经济事故的发生;
5)按时准确、合理缴纳税务,及时汇报交税情况。
5.履行出纳岗位职责
1)遵守国家法规、公司财务制度、现金保管制度;
2)加强银行存款余额、收付业务的保密工作,只向公司领导提供银行存款
余额情况;
3)负责每天办理各项收入的收款工作,逐笔核对收入款的到账情况,现金
部分当天存入公司账户,做好银行日记账、现金日记账,做到记账准确、整洁、日清月结,不得随意更换、涂改账簿;
4)负责发票的领购、保管、开具和缴销工作,做好开票信息存档、记录工
作;
5)负责作好工资、奖金发放工作;
6)妥善保管好公司支票、财务章和法人章;
7)遵守公司报销、借款制度,不得违规操作;
8)完成每月统计工作,及时汇报当月情况;
9)及时准确地办理汇款、转账业务;
10)服从领导安排,及时配合会计做好其他日常工作。
6.驾驶员岗位职责
1)严格遵守车辆派遣登记制度,服从分配,听从指挥。坚守岗位,随传随
到,按时出车,安全正点,服务周到;
2)树立安全第一的思想,礼貌行车,严格遵守交通法规,遵守公司规章制
度,确保行车安全;
3)爱护车辆,保持车辆设备完好,内外整洁,按时维护保养,做好维修保
养记录;
4)加强节约燃料,节省修理费用的意识。按时审验,减少损耗;
5)按时安全往返现场检验地点,并协助检验人员做好现场检验工作;
6)完成领导交办的其他工作。
二、工作计划:
1、加大服务工作力度:
服务职能是办公室工作的重中之中。服务工作主要实现两大转变:
1)实现被动服务向主动服务转变。办公室工作的服务性职能决定了其工作
的被动性,但要做好办公室工作,又必须发挥人员的主动性,善于在被
动中求主动,变被动为主动。对一些常规性、规律性等确定性工作,不
要消极等待,要主动着手,提前准备。对领导临时交办的任务、应急事
件和突发事件等非确定性工作,要有灵活的应变能力,做到忙而不乱。
同时要积极适应领导的工作思路,想领导之所想,谋领导之所谋,把问
题想在前面,把工作做在前头,主动做好超前服务。
2)实现单一服务向全面服务、超前服务、主动服务转变。办公室的服务必
须注意服务的全面性和主动性,不能只为领导决策提供简单的对与答、
能做与不能做的单项服务,而应该在领导决策前动议,在决策中关注、
关心,在决策后总结、推介,从而提供超前的、全过程的主动服务。2、加大环境卫生监督检查力度:
办公室是公司卫生管理的监督部门,负责全公司的环境卫生监管工作;公司的各个部门都应当按照划分的卫生责任区,负责清扫与保洁工作。
1)各部门人员负责本部门当天的保洁工作;
2)坚持每日轮流清扫卫生制度,做到地面、桌面、柜上、窗台上清洁、整
齐、窗明几净;
3)室内不许乱丢垃圾,及时把垃圾放入垃圾桶;
4)自已的办公用品和各种用具存放整齐有序,不准在室内和走廊堆放物
品、燃烧废纸、乱贴乱画;
5)各部门工作人员要讲究卫生,养成良好的卫生习惯,保持办公室内外清
洁美观,创造良好的工作环境;
6)下班离开办公室时,负责切断电源、关好门窗,做好安全工作。
3、加强全员安全意识:
1)不断宣传安全工作、劳动防护、治安消防方面的法律法规,不断提高全
体员工的劳动保护和安全防范意识;
2)督促各部门负责人对本部门人员进行安全教育培训,使人员熟悉有关检
测设备安全操作流程,进行规范操作,防止意外发生;
3)现场检测时应遵循“安全第一,预防为主”的原则,合理使用安全帽、
安全绳等设备,增强自我保护意识。
4)驾驶车辆人员应增强安全行车意识,严格遵守交通法规,遵守公司规章
制度,严禁酒后驾驶、疲劳驾驶等违规行为。
4、加强全员节约意识:
1)安全节约用电:
a)办公室、实验室设备使用,应遵循节约的原则,做到合理用电、安
全用电、节约用电;
b)办公室内尽量使用自然光照,大厅、过道的照明设备应根据作息时
间及时关闭,避免浪费;
c)空调温度应调至合理范围之内,并做到人离开前半小时关闭;
d)所有设备使用完后要及时切断电源;
e)采取定期和不定期的方式,对节电工作进行检查。对不重视节电、
浪费电,将以一定形式予以批评;对节电工作做得好将给予表彰和
宣传。
2)办公用品节约:
a)所有人员都应遵循节约用纸的原则,做到循环使用不浪费;
b)短小抄录应合理使用便签纸;
c)提倡使用电子文件,减少打印纸的用量;
d)打印初稿材料时使用废旧单面纸,正式打印时尽量使用双面打印;
e)公司人员请自备水杯,纸杯只供客户使用;