施工档案文控和电子管理措施

施工档案文控与电子文档管理措施

1 信息管理

1、1 信息的分类

1)信息按来源可分为外部信息与内部信息。

2)外部信息就是来自业主、监理、第三方质检、地方政府等部门的信息。主要就是指

令性、指导性信息。

3)内部信息就是项目内部为施工生产及管理而传递的指令信息与反馈信息。

4)各职能部门就是信息收集传递的主体,各部门以接受与传递本专业的信息为主,同

时也收集相关职能的信息。

1、3 信息的处理

1)对外部的指令性信息要加以分析研究,制定相应措施。并及时将实施过程与结果的

反馈信息传递给有关部门。

2)内部各职能部门向下传递的指令性信息要有跟踪,及时收集反馈信息,各基层单位

要积极配合,对反馈信息进行分析研究,以便能够更好地指导施工。

3)利用公用电话网与微机连网,能够发送电子邮件。

4)做好各种工程报表、统计、施工进展情况等资讯的收集整理工作。

5)做好竣工资料的收集与整理工作。

2 文控管理

项目部设一名专职文控员负责文件管理,各职能部门有兼职的文控管理人员。

2、1 文件的分类

1) 技术文件:包括与监理、业主之间有关工程技术的信函、报告;业主的技术要求及技术文件;施工图纸及设计文件;业主指定的施工验收规范、标准;其它相关的规范、标准;承包商内部的技术文件;施工记录及各种检查验收报告等。

2) 质量文件:包括与监理、业主之间有关质量的信函、报告;业主的质量要求及规定;业主指定的质量评定标准与检验程序;承包商的质量手册、质量控制程序及质量管理文件;质量检验记录及质量评定资料等。

3) HSE文件:包括与监理、业主之间有关健康、安全、环保的信函、报告;业主关于健康、安全、环保的规定与文件;承包商的HSE管理手册、HSE程序文件及HSE管理文件;HSE 报告、记录文件等。

4) 合同管理文件:包括主合同文件;分包合同文件;合同管理记录及评价报告;合同变更文件;与业主、监理之间关于合同管理的信函、报告等。

5) 控制管理文件:包括施工计划;施工统计记录;进度控制报告;成本控制报告;工程预决算资料。

6) 采办文件:包括甲供材料、设备需求计划及调配台帐 ;自购材料采购计划;供货厂商资质资料;材料、设备交接记录;材料、设备的质量证明书、合格证。

7) 财务文件:包括包含财务报表、财务报告、成本分析报告等财务管理文件等。

8) 行政文件:包含各种内部、外部行政文件。

2、2 文件的接收

1) 办公室文控员负责文件的接收并负责登记,记录应注明文件的来源、主题、编号、版本号、接收日期等信息。

2) 呈送项目经理或其指派人批示,批示处理意见与文件的分发意见。

3) 根据批示建立文件分发矩阵,分发矩阵包含应分发的部门(单位)与份数。

4) 按照分发矩阵分发文件并做好记录,记录必须有接收人的签字。

2、3 文件的发送

1) 项目部所有向外呈送的文件全部交由文控员处理。

2) 文控员将文件呈送项目经理或其指派人审阅并签发,如有不妥,则将文件返回制作部门,修改再送或作废处理。

3) 对签发的文件,及时发送到有关单位,并做好发送记录。

4) 项目内部文件的发送可以不通过文控员,直接由各职能部门制发,基层的报告,资料也可以直接呈送各职能部门。

2、4 文件的存档

1) 文件存档以书面文字形式为主,辅以电子版本或其它形式。

2) 经过文控员的所有接收、发送文件全部要留一份(或拷贝件)存档。

3) 各部门的文件自行建立存档。

2、5 作废文件的处理

1) 各文件与资料发放部门,对已作废文件,应及时从发放单位收回,并填写作废文件回收记录。

2) 对于为积累知识或法律目的而保留的作废文件,文件发放部门要在该文件上加盖作废章,并做好记录。

2、6 文件的更改

1) 内部文件的更改由原文件的审批人更改。

2) 对于外部文件,无权进行任何更改。任何变更只能就是来自原发文单位。

11、2、7 文控管理措施

1) 专门为文控员配备一台微机,采用现代化的文控管理模式,建立电子化的文控管理系统。

2) 由文控员统一管理收发各种文档并分类归档,建立收发制度。

3) 定期向业主报送各种报表,并接收业主下达的各种计划、指令、文件。

4) 做好与业主、监理、分包商等外部单位的往来信函管理。

5) 项目部向外呈送的文件、报表及信函,必须由项目经理签发才能生效。