盘点作业的步骤与方法

四、盘点作业

货品因不断的进出库，在长期的累积下库存资料容易与实№数量产生不符的现象。或者有些产品因存放过久、不恰当，致使品质机能受影响，难以满足客户的求。为了有效的控制货品数量，而对各储存场所进行数量清点的作业，谓之盘点作业。盘点结果的盈亏往往差异很大，若公司未能多加注意且适时、确实施行，对公司的损益将有重大影响。

1. 盘点作业的目的

(1) 为了确定现存量，并修正料帐不符产生的误差。通常物料在一段时间

不断接收与发放後，容易产生误差，这些误差的形成主因有：

(a) 库存资料记录不确实，如多记、误记、漏记等。

(b) 库存数量有误，如损坏、遗失、验收与出货清点有误。

这些差异必须在盘点後察觉错误的起因，并予以更正。

(2) 为了计算企业之损益。企业的损益与总库存金额有相当密切的关系，

而库存金额又与库存量及其单¤成正比。因此为了能准确地计算出企业实№的损益，就必针对现有数量加以盘点。一旦发觉库存太多，即表示企业的经营受到压迫。

(3) 为了稽核货品管理的绩效，使出入库的管理方法和保管状态变得清

晰。如呆、废品的处理状况，存货周转率、物料的保养维修，均可藉盘点发觉问题，以谋改善之策。

2. 盘点作业的步骤

一般盘点必须依循下列步骤逐步实施，如图4-1。

图4-1 盘点作业的步骤

(1) 事先准备

盘点作业的事先准备工作是否充份，攸关盘点作业进行的顺利程

度，为了使盘点得在短促的时间，利用有限的人力达到迅速确实的

目标，事先的准备工作容如下：

(a) 明确建立盘点的程序方法

(b) 配合会计决算进行盘点

(d) 经过训练的人员必须熟悉盘点用的表单

(e) 盘点用的表格必须事先印制完成

(f) 库存资料必须确实结清

(2) 盘点时间的决定

一般性货品就货帐相符的目标而言盘点次数愈多愈好，但因每次

实施盘点必须投入人力、物力、财力这些成本耗资不眦，故也很难

经常为之。事实上，导致盘点误差的关键主因是在於出入库的过程，可能是因出入库作业传票的输入，检查点数的错误，或是出入库搬

运造成的损失，因此一旦出入库作业次数多时，误差也会随之增加。

所以，以一般生产厂而言，因其货品流动速度不快，半年至一年实

施一次盘点即可。但以物流中心货品流动速度狻快的情况下，我们

既要防止过久盘点对公司造成的损失，但又碍於可用资源的限制，因而最好能视物流中心各货品的性质制定不同的盘点时间，例如，在有建立商品别ABC管理的公司，我们建议：

·A类主要货品：每天或每周盘点一次

·B类货品：每二、三周盘点一次

·C类较不重要货品：每月盘点一次即可

而未实施商品别ABC管理的业者，至少也应对较容易损耗毁坏及高

单¤之货品增加其盘点次数。另外注意的，当实施盘点作业时，时程应尽可能缩短，以2￣3日完成较佳。至於选择的日期一般会

选择在：

(a) 财务决算前夕──因便利决算损益以及表达财务状况。

(b) 淡季进行──因淡季储货量少盘点容易，人力的损失相

对降低，且调动人力较为便利。

(3) 决定盘点方法

因盘点场合、求的不同，盘点的方法亦有差异，为符合不同状况

的产生，盘点方法的决定必须明确以利盘点时不致混淆，至於其细

节於下节中加以叙述。

(4) 盘点人员之组训

为使盘点工作得以顺利进行，盘点时必须增派人员协助进行，至於

由各部门增援的人员必须组织化并且施以短期训练，使每位参与盘

点的人员能适切发挥其功能。而人员的组训必须分为两部份：

(a) 针对所有人员进行盘点方法训练。其中对盘点的精神程

序、表格的填写必须充份解，工作才能得心应手。

(b) 针对复盘与监盘人员进行认识货品之训练。因为复盘与

监盘人员对货品大多数并不熟悉，故而应加强货品的认识，

以利盘点工作之进行。

(5) 储存场所之清理

(a) 在盘点前，对厂商交来的物料必须明确其所有数，如已

验收完成属本中心，应即时整理归库，若尚未完成验收程序

属厂商，应划分清楚避免混淆。

(b) 储存场所在关闭前应通知各求部门预所之物项。

(d) 预先鉴定呆料、废品、不良品，以便盘点时之鉴定。

(e) 帐卡、单据、资料均应整理後加以结清。

(f) 储存场所的管理人员在盘点前应自行预盘，以便提早发

现问题并加以预防。

(6) 盘点工作

盘点时，因工作单调琐碎，人员较难以持之以恒，为确保盘点的正

确性，除人员组训时加强宣导外，工作进行期间应加强导与监督。

(7) 差异因素追查

当盘点结束後，发现所得数据与帐簿资料不符时，应追查差异的主因。其著手的方向有：

(a) 是否因记帐员素质不足，致使货品数目无法表达。

(b) 是否因料帐处理制度的缺点，导致货品数目无法表达。

(d) 盘点所得的数据与帐簿的资料，差异是否在容许误差。

(e) 盘点人员是否尽责，产生盈亏时应由谁负责，

(f) 是否产生漏盘、重盘、错盘等状况。

(g) 盘点的差异是否可事先预防，是否可以降低料帐差异的

程度。

(8) 盘盈、盘亏之处理

差异原因追查後，应针对主因适切的调整与处理，至於呆废品、不良品减¤的部份与盘亏一并处理。

物品除了盘点时产生数量的盈亏外，有些货品在¤格上会产生增减，这些变迁在经主管审核後必须利用货品盘点盈亏及¤目增减更正表(表4-1)修改。

表4-1 货品盘点数量盈亏¤目增减更正表

年月日

3. 盘点的种类与方法

3.1 盘点的种类

就像帐面库存与现货库存一样，盘点也分为帐面盘点及现货盘点。

所谓「帐面盘点」又称为「永续盘点」，就是把每天入库及出库货

品的数量及单¤，记录在电脑或帐簿上，而後不断地累计加总算出

帐面上的库存量及库存金额。

而「现货盘点」亦称为「实地盘点」或「实盘」，也就是实№去点

数调查仓库的库存数，再依货品单¤计算出实№库存金额的方法。

因而如要得到最正确的库存情况并确保盘点无误，最直接的方法就

是确定帐面盘点与现货盘点的结果要完全一致。如一旦存在差异，

即是产生「料帐不符」的现象，究竟是帐面盘点记错或是现货盘点

点错，则须再多费一层工夫来找寻错误原因，才能得出正确结果及

赋予责任归属。

3.2 盘点的方法

(1) 帐面盘点法

帐面盘点的方法系将每一种货品分别设帐，然後将每一种货品之入

库与出库情况详加记载，不必实地盘点即能随时从电脑或帐册上查

悉货品之存量，帐面盘点法的记载型式如表4-2。通常量少而单¤

高的货品较适合采用此方法。

表4-2 货品总帐

(2) 现货盘点(实地盘点)法

现货盘点依其盘点时间频度的不同又分为「期末盘点」及「循环盘点」。期末盘点系指在期末一起清点所有货品数量的方法，而循环盘点则是在每天、每周即作少种少量的盘点，到了月末或期末则每项货品至少完成一次盘点的方法。

(a)期末盘点法

由於期末盘点是将所有品项货品一次盘完，因而必要全体员

工一出动,采取分组的方式进行盘点.一般来说，每组盘点

人员至少要三人，以便能互相核对减少错误，同时也能彼此

牵制避免流弊。其盘点方法程序如下：

步骤1：将全公司员工作分组。

步骤2：由一人先清点所负责区域的货品，将清点结

果填入各货品之盘存单之上半部(盘存单如表4-3)。

步骤3：由第二人复点，填入盘存单的下半部。

步骤4：由第三人核对，检查前二人之记录是否相同

且正确。

步骤5：将盘存单缴交给会计部门，合计货品库存总

量。

步骤6：等所有盘点结束後，再与电脑或帐册资料进

行对照。

表4-3 盘存单

(b) 循环盘点法

循环盘点既是将每天或每周当作一周期来盘点，其目

的除了减少过多的损失外，对於不同货品施以不同管

理亦是主要原因，就如同前述商品别ABC管理的作

法，¤格愈高或愈重要的货品，盘点次数愈多，¤格

愈低愈不重要的货品，就尽量减少盘点次数。循环盘

点因一次只进行少量盘点，因而只专门人员负责即

可，不动用全体人员。

循环盘点法最常用的单据为「现品卡」，形式如表

4-4，其使用方式为：每次出入库一面查看出入库传

票，一面把出入库年月、出入库数量、传票编号、库

存量登记在现品卡上，主要目的在於：

1.使作业者对出入库数量及库存量有具体的数字认

知。

2.可协调进行出入库的分配管理，并在错误发生时能

立即调查。

3.随时掌握库存品的流动性及库存量控制的情况。