公文写作要求

公文写作要求

公文写作材料

一、公文的拟稿与审批

,一,拟稿

1.公文拟稿要注意用A4纸,WORD页面设置为上3.7、下3.5厘米,左

2.8厘米,右2.6厘米。

2.公文标题用小标宋体,或方正小标宋体,,二号字,不需要加粗。公文正文用仿宋简体,或方正仿宋简体,,三号字。如果文中有标题需要强调,不能用仿宋,或方正仿宋简体,加粗,而应该用黑体简体,或方正黑体简体,三号字。段落行距为固定值30磅。

3.电子公文不需要落款,成文时间必须要用中文格式。

例如,“二??四年十月十二日”。

4.人名、地名、数字、引文准确,引用公文应当先引标题,后引发文字号,发文字号在文件的标题后用圆括号注明。

例如,“《绍兴市国家税务局关于2004年××××工作开展情况的通报》,绍市国税办〔2004〕444号,”。

5.草拟公文结构层次序数,第一层为“一、”、第二层为“,一,”,第三层为“1 .”,第四层为“,1,”。公文中的数字,除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

6.公文如有附件,应当在正文之后空一行再空两格、成文时

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间之前注明附件顺序和名称。并把附件放在附件栏中。

例如, “ 附件,1.×××××× 2.×××××××× 3.××××××× ”

7.成文日期以负责人签发的日期为准、联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

8.公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。上报的公文,标题中不标发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

9.转发上级机关的公文,如其标题过长,可以自拟事由摘要转发,但不能以上级机关公文的发文号代替。

10.主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

11.“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级机关。除领导直接交办的事项外,“请示”不得直接送领导者个人。

12.“报告”与“请示”应当严格分开,“报告”中不得夹带请示事项。

13. 抄送多个单位,中间用逗号隔开,结尾用句号。

例如,“抄送,×××,××××,××。”

,二,审批

1.签批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批意见。

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2.公文送领导人签发之前,应当由拟稿人所属部门领导初审签名后,送办公室审核。关于专业的报告或决定的格式及表述要由法制复核人员请示按照市局的规定办理。

普通收文处理

1.办公室应及时提出拟办意见。

2.办公室收发人员在分送分管领导要求阅示的同时,应同时分送其他局领导传阅。对局领导处理完毕的文件,收发人员应逐份查阅领导批示,并按领导批示办理。

3.承办或牵头承办部门在收到文件后应及时办理,并在文件注办栏内明确处理

意见或办理结果,同时签名。阅办文件如有明确办理时限的,按要求办理,如无明确规定的,在五个工作日内办理完毕并向分管局领导汇报。对内容涉及面广,问题较复杂,不能在规定时限内办理完毕的,主办单位应当向上级或者有关方面说明原因。对需向分管局领导汇报后才能办理的,应及时向分管局领导汇报。其他传阅文件一般在二个工作日内阅毕,可以不签名。

二、常见不规范使用序号、标点符号、汉语拼音例析

(一)文字材料中序号、标点的正确使用

1.“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范,

应该用逗号,即“第一,”、“第二,”、“首先,”、“其次,”等。

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2 .“一,”、“二,”、“三,”等用逗号不规范,而应该用顿号,即“一、”、“二、”、“三、”。

3.“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿号不规范,而应该使用齐线墨点,实心小圆点,,即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。

4 .序号如加括号,如,1,,2,,3,等不再加标点符号。

5.用“一是”、“二是”、“三是”表示顺序时,可在“一是”、“二是”、“三是”之后分别用逗号。例如,“一是,”、“二是,”、“三是,”。也可以不用标点符号,直接连接下文。

6.用“甲”、“乙”、“丙”、“丁”表示顺序时,在“甲”、“乙”、“丙”、“丁”之后分别用顿号。例如,“甲、”,“乙、”,“丙、”,“丁、”。

7.在“一方面”、“另一方面”之后,可以分别用逗号,也可以不用标点符号,直接连接下文。

(二)年份中“零”的正确使用

年份如用中文形式表示,如“二??五年十月”,则中间的“?”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”,而应该用圆“?”,一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”或“几何图形符”中选择,,年份如用阿拉伯数字形式表示,则中间应该用长“0”表示,如,“2005年10月”。

(三)公文的年份中“括号”的正确使用

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印发公文时,年份外的括号应该用中括号“〔〕”,插入符号中有,,而不应该用小括号“,,”或方括号“[ ] ”。

如,吉教办字,2005,5号,不规范,

吉教办字[2005]5号 ,不规范,

吉教办字〔2005〕5号,规范,

(四)正确区分连接号和破折号

1,凡文中使用连接号的应该使用“,”,而不使用“——”或“——”。

如,2005年9月,10月中的“,”,使用规范,

2,凡文中使用破折号的应该使用占两个空格的连线“——”而不用“,”或只占一个空格的短线“—”或两个短线“——”表示。,选取破折号,一般在电脑“插入”栏“标点符号”中查找,

(五)相邻的两个数字间顿号的使用

1. 相邻的两个数字表示概数,要用汉字数码,中间也不要加顿号。

示例, 2、3个 5、6天 27、8岁 6、7点钟 ,不规

范,

两三个五六天二十七八岁六七点钟 ,规范,

2.相邻两个数字连用,有时不是表示概数,而是一种缩略形式,中间要顿号。

示例,初中一、二年级国棉六、七厂八、九两个月

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退居二、三线 ,规范,

六、汉语拼音注音字母的正确使用

1,大小写,句子的首字母大写,诗行的首字母大写,专有名词每个词首字母大写,标题、标语可以全部大写。

2,分连写,词内连写,词间分写。

例1,“公共场所请勿吸烟”

GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN (不规范)

“公共场所请勿吸烟”

GONGGONG CHANG SUO QING WU XIYAN (规范)

例2,中国井冈山经贸洽谈会

ZHONGGUOJINGGANGSHANJINGMAOQIATANHUI(不规范)

ZHONGGUO JINGGANGSHAN JINGMAO QIATANHUI(规范)

三、公文中简单错误的表现

首先解释简单错误这个名词,顾名思义,简单是对复杂而言,是指在公文写作中

易发的看似简单的一些包括公文文种、格式、语言文字上出现的差错。只要你留意,就能发现简单错误出现在各级各部门的公文中。在这里我简单选取几种有可能接触到的文种存在的错误,

1、混用文种。常见的是把相近的“请示”和“报告”两种文种张

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冠李戴。例如,《××关于批准成立内审协会的报告》,《××关于举办××活动所需经费的报告》。两个标题内容十分明确,就是要求上级解决问题,应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的,这类报告,属陈述性公文,其行文目的在于汇报工作,反映情况、提出意见和建议、答复询问等,只要把情况汇报、反映清楚即可,目的是让上级和领导了解发展情况,掌握工作进度,做到心中有数,故不需要回复,而请示则属于呈请性公文,其行文目的在于请求指示或批准,需要回复,两者在使用上有很大的区别。有时也存在“请示”和“函”混用。其实函是不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项是用函。还有的这样写《关于XX事件的请示报告》,这也是一种文种错误。刚才说过请示是一种文体,报告又是一种文体,各有各的特点,其中比较明显的一个不同点就是,报告,故不要求上级机关回复,请示,需要上级机关给予答复。它们根本不能写在一起,就没有这种文体。

2、文字错误。这是公文工作中最容易出现的错误。比如这句话“……XX领导

对X项工作完成情况进行安排”工作都已经完成,猛一听,还挺通顺,再仔细一看,工作都完成了,还安排啥,应该是检查或督促,这里面有个逻辑错误。不仔细推敲还发现不了问题。这里还包括用词不当的错误,比如权利和权力,权利包括两层意思,权力和利益,权力是一个意思。一般用时要说监督

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权力,保障权利,反过来就错了。作”和“做”。表示动作行为意义的

“作”“做”的大致区别是,抽象意义词语、书面词语多写作“作”,如“作文、作对、作罢、作怪、作战”。具体东西的制造写成“做”,如“做桌子、做衣服、做饭”。“作为一个领导干部”不能写作“做为一个领导干部”。“做贼心虚”不能写作“作贼心虚”。“作贡献”和“做贡献”这两种用法,目前并行于各种文字场合,国家语委的汉语规范化专家们倾向于推荐使用“做贡献”。但实践中很难规范,

建议在同一篇文章中使用统一的用法。”“订”和“定”。“订”大多指经过商讨而订下,商讨的成分很大,有的不是最后确定,如合同、条约、规章等用“制订”。如果是可以确定而且确定了的,用“定”。“制订发展规划”,这个规划制订后可以不是确定了的,“制定发展规划”,这个规划制定后是确定了的。“协定”虽然如同“条约”,但是用“定”。还有表述不严谨的,“通过经济责任审计,各级审计机关查处了一批违法违纪的领导干部”这就犯了职能认定的错误。查处违法违纪的领导干部那是纪委和检察机关的职能,审计机关只能发现线索,移送处理。下面一句“审计机关开展对会计师事务所业务质量检查,强化了对社会审计组织的监督指导。”这句话表述的内容超越了审计机关对社会审计的法定职责。对会计师事务所的监督指导是注册会计师协会的职责。还有的引用错误,比如说有一年“李金华审计长被评为十大风云人物”,实际上应该是“CCTV十大经济人物”。

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3、标点符号错误。标序号时,“第一”“其次”后面,用顿号,“一”“二”后面用逗号,正确的做法是“第一”“其次”后面用逗号,“一”“二”

后面用顿号,“,”“,”和“,”“,”后面用点“,”。序号如加括号,后面

不加逗号、顿号。还有“从多少到多少”的写法,3:,到,:,”不能写作”,:到,:,”,或者30%--80%,,:万,,,万”不能写作”,:—,,万”。结构层次序数,正确的写法第一层为“一、”,第二层为“,一) ”,第三层为“ 1 ,”第四层为

“ (1) ”。

公文版记中的抄送我们往往都是用空格隔开,实际正确的做法是抄送机关之间

用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关标句号。有一个经济责任审计通知书,写到“根据审计法,安徽省审计监督条例及市委组织部委托书……”审计法、安徽省审计监督条例都没用书名号括住。这属于该用书名号不用,不该用时乱用。

4、文件格式比较随意,不够统一,比如审计通知书格式,各地都有自己的格式,不统一,有的是“XX审计局关于审计XX单位XX情况的通知”,有的是“关于审计XX单位的通知”。审计报告格式也不一,有的先介绍单位概况,有的上来就说资产负债和收入支出情况,把单位概况免了。

5、校对不认真,打印的正式文件出现错词、错句,有的甚至是笑话,有一个审计意见书是这样写的“XX市审计局关于XX年曲子度财务收支的审计意见”,上次有个别同志也看到了。不知

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道被审计单位看到后,会怎么评价我们。有一个审计决定这样写“根据XXXX及XX精神,XX年XX月至XX年XX月对XX单位进行了审计。现根据XXX………作出审计决定”这句话缺主语。还有一个通知书,这样写“根据中共XX市委组织《委托审计通知书》。经审计局局长办公会研究……”我认为这句话有四个错误,首先掉了一个重要的字——“组织部”的“部”字,二是委托审计通知书不应用书名号括住,三是“书”字后面掉了个“精神”二字,四是一句话未说完,不应用句号。而看完这个不到100个字通知书,正文后面还有一句重复、罗嗦的话,主题词也不对,抄送的最后一个单位也是“组织”,掉了一个“部”字。这个通知总共有7处错误。

6、程序错误,有一个审计决定,印发日期是2007年11月28日,而决定的最后一句是这样写的“本决定在2007年11月28日前执行完毕。”正常程序是,先下达审计决定,在法定的时间执行完毕,不可能当天下达,当天就要求执行完毕。

7、内容缺项,我们知道,审计报告一般是三段论,先是基本情况,再是审计发现问题和处理意见,三是审计建议,有的还有一段综合评价,这是四段论。应该说这些部分缺一不可,而我们有个别审计报告只有两段,基本情况,审计发现问题和处理意见。第三段审计建议省了。

8、是称谓错误,审计决定的对象都是被审计单位,前面用“你

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单位”,后面用“该单位”。还有一个审计决定处罚5000元,最后一句话这样写“本决定在XX年XX月前执行完毕,并将执行结果函告我局。”我记得这句话一般用于审计建议中。还存在错误简写被审计单位名称。我们平时称呼一些单位往往都习惯于用简称,比如“工商局、建委、计委、编办、财办、公路局……”等等,我们平时可以这样去说,在一些文体中也可以这样写,但我觉得在给这些单位发通知,出报告,下决定的时候就应该使用它们公章上的正确的全称。我认为这应该作为我们审前调查的一项最基本的内容。

由于时间关系,这里我就不再一一列举。这可能就是所谓的“简单错误”吧。其实这些简单错误并不简单。简单错误具有易发性,难以控制和根除,没有很好的办法去杜绝。这些简单错误实际不简单,它带来的后果有时很严重,甚至害死人。大家都看过电影《泰坦尼克号》,万吨巨轮撞上冰山,1500多人沉入冰冷的大西洋底,其惨状史无前例。事隔近百年,泰坦尼克号沉没的原因有多种版本的说法,甚至很神秘。我曾在《文摘周刊》上也读到一篇报导,说“泰坦尼克”号的沉没缘于一把钥匙。这是一把看似并无特别之处的钥匙,但它原本可以改变“泰坦尼克”号的历史。据说,当年“泰坦尼克”号启航时,锁着望远镜的橱柜钥匙没有被带上船。在没有望远镜的情况下,放哨的船员只好依靠肉眼观测前方的障碍物。等到他们发现海洋上的冰山时,一切都为时

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已晚,酿下了“泰坦尼克”号沉没的悲剧。

这把钥匙可以打开“泰坦尼克号”桅杆瞭望台的一个置物柜,柜子里放有一副双眼望远镜,用来侦测远方危及船只安全的海上威胁,包括恶劣天候及冰山。但保管这把钥匙的二副戴维-布莱尔却在开航前突然被调往另一艘船,仓促之间,他把钥匙放进口袋带下船,忘记移交给接替人员查尔斯-莱托勒。

由于没有这副望远镜,船上瞭望人员被迫用肉眼侦测,但看到冰山已经来不及应变。当年最豪华的游轮“泰坦尼克号”原本风风光光地展开英格兰南安普敦市驶向美国纽约市的处女航,结果于1912年4月14日夜间在加拿大东岸纽芬兰附近海面撞上冰山,并于15日凌晨沉没。

幸运生还的船员后来在官方进行调查时表示,如果有望远镜,应该可以早点发现冰山。主持这项调查的一名美国参议员问到,可以多早发现,佛立特回答,“足以避开冰山。”

布莱尔一直把这把钥匙留在身边当纪念,后来传给他的女儿南希。南希在上世

纪80年代把钥匙交给慈善团体“英国国际海员学会”。据英国媒体29日报道,下个月,英国拍卖市场将拍卖这把看起来普普通通,却可能让“泰坦尼克号”躲过撞冰山的灾难,保住船上上千人的性命的钥匙。

事隔97年,这把可拯救“泰坦尼克号”的重要钥匙将于9月22日拍卖,预估可卖到7万英镑。现在想想,泰坦尼克号的沉

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没,上千条生命的丧生也是由于一个简单错误造成的。再说一个因公文出现简

单错误找来麻烦的例子。2008年中秋节前,四川省巴中市各部门跟往常节日前一样,相继收到政府办公室关于放假通知的内部传真明电。以前没什么人细看的例行通知,这次却引起轩然大波。这份9月9日发出的“关于2008年中秋节放假安排的通知”,由巴中市人民政府办公室主任何政签批,其中有这样一段内容,“各县(区)人民政府,市级各部门,市经济开发区商贸园、工业园管委会,根据《四川省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于2008年部分节假日安排通知的通知》安排,2008年

中秋节放假三天……节假日期间,各地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作,遇有重大突发事件发生,要按规定及时报告并妥善处置,确保人民群众度过一个祥和平安的端午节。”“明明是中秋节的放假通知,咋个结尾时变成了‘端午

节’,”看到通知的办公室工作人员都非常诧异,纷纷打电话到政府办询问,才知道通知出错了。9月10日,巴中市人民政府办公室工作人员立即重新发布更正后的放假通知。9月11日,巴中市机关行政效能建设办公室下发了“问责通报”,上任才1个多月的何政被停职反省。市政府办公室也即刻召开会议,综合科科长王怡丹,副科长王平、何源被免职。错了两个字,4个人被问责,3个人丢了官。9月12日,巴中市多个市级部门都向工作人员宣读了这份问责通报。

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巴中市委宣传部一位负责人说,过去出现类似情况,一般都是批评了事,现在,为了给加快巴中发展提供良好的环境和作风保障,市委、市政府严格实行问责制度,这次从市政府开始就动了真格。许多干部听说后都说想不到,警示作用非常大。

尽管从通知出错到处理干部仅3天,这件事还是在巴中引起了广泛议论。所以说,有些简单错误的性质和危害性是相当严重的,轻则影响机关形象,重则影响工作运转。简单错误往往得不到理解和原谅,也找不到理由去解释。因此我们一定要引起重视,一定要仔细仔细再仔细,谨慎在什么时候都不是多余的,绝不能不能出现公文工作中的简单错误,比如经济责任审计报告,如果报到县委、县政府、组织部领导那里才发现,那就晚了。杜绝公文工作中的简单错误,这也是我们这些工作人员自我保护的一项措施。

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