高校内部审计工作的现状及对策

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高校内部审计工作的现状及对策

高校内部审计是在国家审计的推动下建立和发展起来的,并作为国家审计的基础,服从于国家审计,下面是小编搜集整理的一篇相关论文范文,欢迎查看。

高校内部审计工作自1985年起步至今,不断发展,为加强教育经费管理,维护国家财经法规,促进学校党风廉政建设,保障学校资产安全完整,提高教育经费的使用效率,维护学校合法权益,作出了积极的贡献。当前,高校内部管理体制的改革力度不断加大,内部运行机制进一步深化;后勤系统通过改革逐渐从学校剥离出去;校办企业逐步明晰产权关系;特别是随着权力下放和办学自主权的扩大,经济责任更明确,这些都给高校内审工作提出新课题。如何有效地保证教育投入和教育资源的合理利用,保障高校内部经济活动健康、有序地开展,保证国有资产的安全与完整,最大限度地提高资金使用效率,如何使高校内部审计更好地为教育改革和发展服务,需要认真思考和研究。

一、高校内部审计工作的现状

1.机构设置不合理,影响了内部审计的独立性。

我国于1984年开始陆续在部门、单位内部成立了审计机构,实行内部审计监督。高校基本上按原国家教委24号令的要求单独设立了内部审计机构,但随着高校内部体制管理改革的进一步深入,部分高校为了精简机构,在机构设置上采取了审计处室和纪监或财务部门合署办公的形式。根据24号令的要求,审计部门必须单独设立,合

署办公降低高校内部审计的独立性,势必影响审计工作的正常开展,毕竟审计监督不同于其他职能部门的监督,其本身不同于办案部门,必须保持内审机构的独立性,才能保证内审的客观性和公正性。

2.内部审计的定位侧重于“监督导向型”,限制了其应有职能的发挥。

高校内部审计是在国家审计的推动下建立和发展起来的,并作为国家审计的基础,服从于国家审计。一方面它代表国家对本学校经济活动进行监督,另一方面它要代表学校对学校内部其他职能部门的经济活动进行监督,这就使得高校内部审计深深打上国家审计的“烙印”,因而在指导思想上内部审计偏重于“监督”,属“监督导向型”内部审计。这种职能定位在一定程度上限制了内审作用的发挥,主要表现为:首先,高校内审机构与被监督者同处于同一利益主体中,其独立性大打折扣;其次,高校内部审计机构作为监督者一般都无处罚权,并且其权威性较弱,使其很难像国家审计一样代表国家对本单位实施真正的监督,尤其是对学校内部的决策错误及违纪违规更显得软弱无力[1]。

3.内部审计人员业务素质偏低,人员配备不够充分。

高校内部审计机构的设置时间大多不是很长,成立时的成员主要以校财务会计人员为主。虽然近几年开始录用审计专业和管理专业方面人员,但总归起步水准低,结构单一,缺乏与审计相关的专业技术人才。随着高校内部体制改革的进一步深化及内部审计范围的扩大,对高校内部审计人员的素质及人员配备方面的要求越来越高,这就不

仅要求高校内审人员素质全面化,而且在人员组成上既要有懂财务会计的人员,又要有懂经营管理、懂工程技术、懂经济和法律的人员,这样才能保证审计工作面临新环境、新问题时游刃有余,充分发挥其应有职能,以满足高校内审工作继续发展的需求。

4.内部审计的范围受到限制,审计效率较低。

目前高校内部审计大多以已经发生的财务事项为被审计对象,重点审查会计资料的真实性和合法性。随着高等教育的快速发展,高校经济活动日益复杂,多形式、多层次的办学形式,形成多渠道筹措教育经费的格局,传统的以财务审计为重点的内部审计不能很好地促进高校提高经济效益,增强发展创新的能力。再加上目前高校内部审计采用的审计方法基本上是对会计科目进行逐笔审查,审计手段落后,计算机程序审计、网络信息审计涉足甚少,审计效率低下,与高校发展创新的要求不相一致。因此,高校内审必须适应形势的变化,不断研究和思考高校内部审计的新领域,积极探索高校内审工作的新路子,并运用好新的审计技术和方法,以提高审计效率并发挥其最大效能。

二、提高高校内部审计工作水平的对策

1.建立独立的审计机构,提高内审地位。

从审计独立性和有效性出发,高校内审机构的设置采取独立形式十分必要,并且其受领导的层次愈高,就愈有保障。随着高校规模的扩大,高校自身产、学、研的日益密切结合及经济活动领域的不断拓宽、高校经济责任制度的建立与落实、高校内部管理的科学化。高校内部审计机构的单独设立日见必要。在内审领导关系的选择上,应由

学校一把手负责审计工作。在审计机构设置层次上,要提高高校内部审计机构负责人的地位,机构的设置和定位应从平行于各职能部门向略高于其他职能部门的层次转变,并通过制定学校内部审计工作规定,对内审的地位、职责权限、工作程序作出具体规定,以加强内审在学校的地位,提高内审的独立性和权威性。

2.树立服务意识,转变审计职能。

高校内部审计要跟上时代的发展,首先要树立服务意识,正确处理好监督与服务的关系,为学校改革和发展和创新服务,为领导决策和管理服务,当好领导的参谋、助手,这是高校审计工作最后的落脚点。高校内部审计工作是一种监督机制,监督的目的是提高学校内部管理水平。高校内部审计工作要使被审计单位切身感受到通过内部审计对内部控制系统的检查、评价、建议,改进管理,提高管理水平,帮助他们实现管理目标,消除被审计单位抵触情绪,以达到互相理解、配合、沟通和共同提高的目的,使内部审计与被审计单位处在正常的心态和工作环境中。被审计单位不再是回避审计,而是主动要求审计。通过内部审计,提出合理化建议,不断完善内部控制制度,同时对制度的执行实行有效监控,使学校各项经济活动沿着健康、有序的轨道运行,保证国有资产的完整与安全,最大限度地提高资金使用效益。高校内部审计的一个重要特点是服务的内向性。因此,在安排审计工作时,无论是从年度的审计计划到阶段性安排,还是具体审计项目都要以领导关心的问题展开审计工作。结束审计后,应及时、认真、准确、客观地写出审计报告,同时提出审计意见和建议,为领导解决问

题提供决策依据。这样才有利于领导及时采取措施,纠正和解决已产生或可能产生的问题,改善和加强管理。高校内部审计必须处理好监督与服务的关系,把监督寓于服务之中,通过搞好服务达到监督的目的。实践证明,遵循“一审、二帮、三促进”的原则开展审计工作效果更好,把为单位服务的思想贯穿审计全过程,实行边审计、边帮助、边促整改落实。 3.把握审计监督的主要方面,突出工作重点。

高校内部审计的任务繁重、涉及面广且责任重大,而人少任务重的矛盾又十分突出。在这种情况下,要提高审计工作的水平,就不宜平均使用审计力量,必须把握审计监督的主要方面,突出工作重点。在实际工作中,高校内审计要把握以下工作重点:一是要自觉地把学校财经活动中重大的、带倾向性或共同性的问题作为审计或审计调查的重点;二是要在财务收支审计的基础上,将工作重点转向效益审计和内部控制制度的评审,并在每项具体审计工作中,把分析审计发现的问题产生的原因和如何帮助从根本上加以解决作为重点;三是对那些对本单位经济效益和社会效益影响很大的,领导和群众十分关注的或在管理与经营等方面具有正反典型意义的单位作为审计监督的重点。对于上述重点,注意集中力量,深入进行审计或审计调查,做到不仅事实清楚,处理得当,而且提供有价值的信息、意见和建议,以收到明显成效。

4.加强业务培训,提高内部审计人员素质。

审计队伍状况直接关系到内部审计职能的发挥,改善审计队伍状

况,加强审计队伍建设,是内部审计履行职能的首要条件之一。高校内部审计人员数量有限,必须走“质量建设”之路。随着高校经济活动的日趋繁杂,审计领域不断拓宽,审计范围越来越大,审计涉及知识面越来越宽,对审计人员的素质要求越来越高。现在审计不仅仅局限于查帐、审表等会计方面的知识,更涉及很多财经法规、管理领域专业知识。21世纪将是电子信息时代,要充分利用电脑和网络技术。审计人员的知识结构要向一专多能的复合型人才发展,这是时代发展的要求。因此,要下大力气,加强审计队伍建设,采取多种渠道和行之有效的方法,对审计人员进行业务培训,努力提高审计人员的政治和业务素质,使审计人员尽快适应新形势下高标准的内部审计工作需要。

5.拓宽审计领域,改进审计方法,规范审计程序。

随着高校改革的不断深入和发展,强化内部管理,建立健全良好的管理体制和运行机制,已成为高校领导共同关心的问题。高校内部审计作为一种现代化管理手段,要为学校的改革发展服务,向学校领导做好参谋助手服务,这就要求高校内部审计在审计格局上,由过去的真实性、合法性审计为主向与效益性审计并重的方向发展,在审计重点上由过去的以财务收支为中心的审计向以内部控制为中心的综合性基础审计的方向发展,积极拓展一些新的审计领域如风险审计、经济责任审计及国有资产审计等。在审计时限上,要从以事后审计为主向以事前、事中审计为主的方向发展。与此相应,原来旧的审计方法显然不能满足新形势的需要,因此,需引进革新审计技术,积极开

展计算机辅助审计和网络信息审计,以力求在审计方式、方法上不断创新,从而实现审计技术的现代化[2]。要提高内部审计效率的关键是内部审计程序的规范化,其中主要包括审计重点的选择及后续审计的落实。要在审计报告建议的质量上下工夫,做到实事求是、客观公正地反映被审计单位的情况,提出有价值、有分量的审计建议;要注重总结、提炼、利用审计成果,服务宏观调控;要积极参与学校经营管理活动,对学校深化改革中出现的新情况、新问题进行综合分析,提出有针对性的改进意见和措施。

结语

总之,高校内部审计工作是高校强化内部管理的重要手段,内部审计只有立足学校改革发展和需要,以提高经费使用效益为中心,不断提高审计工作的质量和效率,才能发挥有效作用。

高校档案利用存在的障碍及相应对策

高校档案利用存在的障碍及相应对策 作者:林婷婷 来源:《办公室业务(上半月)》 2016年第12期 一、档案利用的概念 档案利用指的是对档案的阅览、复制、外借和摘录,是检验档案鉴定、整理、收集等工作 过程的重要阶段。高校内建立档案是为了给高校提供教学和科研方面的有价值的参考数据,起 到了一个辅助性、支撑性的作用。档案的充分利用可以发挥人才优势,使得人才流动更加敏捷,进一步提高管理档案工作的水平和效率。 二、高校档案资源在利用的过程中存在的障碍 受到多种因素的影响,高校档案并没有受到应有的重视,主要存在以下几点问题: (一)档案资源形式单一。高校在不断的发展过程中融入了各类档案资源,涵盖了每所高 校的发展历程,但是由于某些因素的影响,高校无法给利用者提供所需的资源,与此同时,高 校对于档案资源的管理收纳并不仔细,不同类型的档案掺杂在一起,当想寻找相关档案时并不 能立刻查找到所需资源。 (二)高校对档案管理工作不重视。高校对于档案的管理工作并没有充足的积极性,收集 状态较为散漫,只注重数量,对于遗失的档案或者没及时上交的档案都没有进行详细的统计, 档案资源就会出现大量流失的情况。面对这种不全面的管理形式很可能影响利用者对档案的选 择情况。 (三)高校具备不完善的资源利用体系。尽管高校已经认识到档案资源的重要性,但是基 于种种问题的存在,档案资源并没能够有效地使用,资金和人力的投入也没能达到标准。不完 善的资源利用体系只是保留了最原始的数据,这对于高校自身来说很不利于工作的展开,也不 便于利用者对资源进行查阅。 三、提高高校档案资源利用的对策 以上问题是社会无法充分利用档案资源的主要原因,因此为了能够有效利用高校档案资源,应该采取以下几种对策: (一)提升利用高校档案资源的意识。首先要做的就是提升利用高校档案资源的意识,让 管理者意识到档案资源不仅关系到社会的发展,同时还关系到高校自身的发展。高校应该给企 业提供安全可靠的档案资源,确保满足企业的一切需求,不会出现资源泄漏或者盗用的状况。 高校还应该建立完善的档案阅览部门,明确档案之间的分类,对管理档案资源的专业人员做出 严格的规定。 (二)加大对档案管理的资金投入。档案的管理工作对高校来说是十分重要的,因此应当 加大对档案管理的资金投入,可以邀请专业人员管理档案,对档案的分类和放置有一个系统的 分工,就可以在查找档案时用最短的时间找到所需档案,与此同时还应该将数据库引入管理工 作中,在计算机内建立完善的档案信息,对其进行实时更新。在保存档案资源的同时,还要保 留档案副本,这样可以有效地确保档案资源的完整性。 (三)加强档案管理人员的综合素质。档案管理人员的综合素质对档案的管理工作起着决 定性的作用。信息化的带动下,管理人员应当与时俱进,不断在学习中扩充自己的能力,才可

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限件);照片档案册,共计张;实物档案件;电子档案盘;会计档案件;科技档案卷;专业档案卷。同时,建立人事档案个专档、资料汇编余册等,编有《大事记》、《全宗介绍》等参考资料。 二、多措并举,进一步做好档案管理工作 (一)加强组织领导,健全档案管理网络。我单位一贯重视档案管理工作,将档案管理工作纳入目标考核体系,纳入领导责任制,纳入年度工作计划,与检验检测业务工作同部署,同实施,同考核。我单位领导高度重视本次档案管理达标晋级工作,坚持亲自过问,多次听取档案工作汇报,经常现场办公,协调档案管理工作中遇到的问题和困难,今年我单位在工作经费非常紧张的情况下拿出余万元投入档案管理工作,用于档案管理的设备及整理等费用,为档案规范管理和查阅工作奠定了良好的物质基础。为加强对档案工作的组织领导,我单位成立了档案综合管理工作领导小组和档案鉴定销毁工作小组,负责对档案工作的领导、监督、检查和鉴定工作。综合档案室专职档案管理人员,统一管理全单位文书、会计、声像、实物等各种档案的收集、管理、整理、保管、移交及开发利用,指导和监督各科室档案管理工作。各科室主要负责人为本科室档案管理第一责任人,安排一名同志担任兼职档案员,负责收集、整理本科室已形成的文件材料,按规定时间向站档案室移交应归档的文件材料,协助综合档案室做好有关档案整理工作。 (二)健全管理制度、加强档案规范管理。建立健全各项档案管理制度,使档案管理工作更加有组织、有计划、有程序的开展。在原有《规章制度汇编》的基础上,不断完善、细化全单位档案管理的各项要求,规范、充实了《档案管理制度》的内容,加强了档案收集、整理、移交、鉴定、统计、保管等各个环

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业经营管理服务。 三、做好利用服务工作 档案要为企业改革与发展服务,为企业的中心工作服务,为职工服务是我局工作的宗旨。服务意识和理念,具体体现在日常的工作及管理之中,档案管理人员对每一位利用者都能做到热情接待,百拿不厌,百问不烦,想方设法为他们排忧解难,让每一位利用者希望而来,满意而去。虽然在档案管理工作中,合理开发利用档案,取得了一定的成绩,但也还存在一些问题。 1、宣传力度需进一步加大,全员档案意识不够强。由于宣传力度不够,工作还欠积极主动,持是对档案法规宣传力度不够,因此造成全员意识缺乏。 2、档案现代化管理工作需加强。随着时代的发展,社会信息化程度越来越高,当前我厂档案管理现代化还处于起步阶段。如何充分发挥局档案室的信息功能,为企业改革和发展服务,我们档案工作人员还须做出艰苦的努力。一方面企业需加大投入,另一方面,必须做好基础工作,加强管理,充分调动档案工作人员积极性。只有提高了档案管理的现代化水平,档案的作用才能得以充分发挥,达到为企业改革和发展提供高水平服务的目的。 总之,我们要认真总结经验,发扬成绩,克服困难,求真务实,努力开创企业档案工作新局面。

基层档案工作现状与对策分析

基层档案工作现状与对策分析 发表时间:2018-11-14T19:37:17.400Z 来源:《基层建设》2018年第30期作者:杨建冬 [导读] 天津市河西区疾病预防控制中心天津 300211 所谓基层档案就是在基层单位的各项活动中直接形成并保存备查的各种文献载体形式的历史记录。 一、基层单位档案工作的现状 基层单位档案工作是基层单位管理基础工作之一。基层单位档案记录基层单位信息,是整个国家档案资源的组成部分,既有一般档案的共同属性,也有区别于其他类型档案的特殊属性。它是基层单位生产、经营、管理、科研活动和党的建设、职工队伍建设、基层单位文化建设、基础设施建设等各项工作的真实记录。 我国基层单位档案工作的改革虽起步较晚,特别是伴随着改革开放的开展,基层单位档案工作与基层单位的整体改革融为一体,并发挥着重要的基础性作用。国家逐步把基层单位档案工作纳入法制化的轨道,进一步完善相关的法律法规体系,加强对基层单位档案工作的法律监控,弱化对基层单位档案工作的直接行政干预,充分尊重基层单位的自主权和档案管理特点,形成与社会主义市场经济体制相配套的档案管理机制。当然,基层单位档案工作的改革也不是一帆风顺的,当前我国基层单位档案工作的改革只是开始。 随着以办公自动化、社会信息化为核心的基层单位档案管理模式的深入发展,档案在基层单位的生产和发展中起着越来越重要的作用。基层单位的不断改革和发展,档案在标准化、规范化、科学化的综合建档、管理过程中,由单纯的存放走向综合管用的道路,使之更好地为生产服务,还有很多需要研究和解决的问题。 1.基层单位档案工作缺乏长期性、连续性的发展规划 基层单位档案工作在各级领导的重视下进行了达标升级工作。但达标工作在短时间内取得了一定的效果,之后,就出现后力不足,没有长期性和连续性,造成了档案工作有领导、无计划;有任务、无落实;有形式、无效果,缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。 2.档案工作缺乏制度化的管理程序 当前基层单位档案管理不规范主要表现在:一是档案收集不规范,有想交就交,不想交就不交,档案收集考核不明确的现象。二是档案整理不规范,档案人员的专业素质参差不齐,在立卷中有不规范的现象。三是档案综合管理力度不够,主管领导一般都是兼任,基层档案人员也兼多项工作,很多企业自设资料库,给档案的综合管理造成困难。四是档案利用不规范,档案管理人员对档案借阅内松外紧,借出的档案没有按期归还。 3.缺乏运用办公自动化对进行档案管理 目前,一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法,档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后,给档案工作发展带来影响,主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点:一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识,财力投入少;二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备,但由于档案管理人员操作不熟练,导致先进设备没有物尽其用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑,还按手工在进行工作。 二、解决基层单位档案工作问题的基本对策 档案资源是一个庞大的信息库,但它是一种原生的信息资源,各种信息零散地储存在众多的个体中,只有根据需要,把相关信息系统地、规范地整理出来,通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用,实现其价值。档案管理工作为基层单位发挥着重要作用。要充分发挥这种作用,才能使之更好地为基层单位中心工作做好服务。 1.抓好组织建设,完善管理制度,做到“五个统一” 抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立档案管理工作领导小组,协调各部门间的档案工作,为档案的综合管理提供组织保障;二是把档案管理工作列入到基层单位办公室的议事日程,年初有部署,年底有总结,平时有检查指导,并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导;三是完善档案管理制度,确保档案管理工作协调发展,档案部门做到统一领导、统一制度、统一计划、统一检查指导和统一培训交流。 2.档案工作要有计划和目标 档案工作要想取得长远的发展,必须增强档案工作的主动性、前瞻性,制定出有指导性的档案发展规则。为此,领导干部要意识到档案工作的重要性,把档案工作提上工作日程,研究及过问档案的具体工作,要结合当今信息技术及网络发展的新趋势,加大技术投入,制定出既符合档案管理要求,又合乎实际的工作计划。 3.加强档案基础工作,按时完成上级部门的档案工作 在档案基础管理中,要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作,从领导机制到管理体系,从规章制度到具体工作,在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法,为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用,重在管理,对每年上级主管部门所规定的各项工作要严格执行,按时完成。 4.加强培训力度,努力提高档案管理人员的素质 建立健全相关管理制度,一是要明确档案管理负责人,专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理归档工作,形成覆盖基层单位的档案管理机制。二是建立健全档案管理制度,按照《基层单位档案管理标准》的要求,依据《档案法》有关规定,结合本单位实际,编制各种规章制度,并在实际工作中不断完善。对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求,加强对归档范围、保存期限、保密文件管理等各个环节工作程序要做出明确规定。对档案设施要严格按照制度办事,以确保档案的安全,档案管理工作中的各项规章制度要上墙,保证档案管理的制度化、规范化。 档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量,提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能,加大档案业务培训工作开展的力度是有效途径。一是要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班,新人上岗要进行岗位培训。二是要派档案管理员到先进单位观摩学习,进一步完善本单位的档案管理工作。三是鼓励档案人员自学,钻研业务,要岗位成长。四是加大档案工作规范化力度,把档案管理纳入综合目标量化考核范围进行考核,档案工作的成效要与档案人员的工资

档案信息开发利用工作现状定稿版

档案信息开发利用工作 现状 HUA system office room 【HUA16H-TTMS2A-HUAS8Q8-HUAH1688】

档案信息开发利用工作现状、存在的问题与解决方法 论文导读:近几年来,随着我国社会政治、经济形势发生的巨大变化,档案信息开发利用工作的形式和特点发生了较大的变化。为有针对性地搞好服务工作,要求我们必须对新形势和新特点下的档案信息开发利用工作认真加以分析、思考,并采取相应的对策,以改善档案信息开发利用工作,不断提高服务水平。目前,我国整个档案部门信息化建设现状仍令人担忧,表现为:其一整体投资不够,而有限的投资又没有用在刀刃上,出现了结构不合理现象,导致了许多浪费。其三从网络化管理上看国内大大小小、数目众多、品种参差不齐的光盘网络系统和光盘资源重复购置,不讲效益,忽视网络资源利用等诸多问题。关键词:档案信息,开发利用,现状,问题,解决方法 近几年来,随着我国社会政治、经济形势发生的巨大变化,档案信息开发利用工作的形式和特点发生了较大的变化。为有针对性地搞好服务工作,要求我们必须对新形势和新特点下的档案信息开发利用工作认真加以分析、思考,并采取相应的对策,以改善档案信息开发利用工作,不断提高服务水平。 1.当前档案信息利用工作现状及存在的问题 由于我国社会主义市场经济体制建立时间不长,使我们对档案信息这一潜在的资源认识不足,观念陈旧,还远远不能适应社会主义市场经济的发展要求。目前档案信息的开发利用工作仍不能满足飞速发展的社会需要,表现出了明显的滞后和欠缺。

1.1信息意识淡漠 随着科学技术的发展,整个社会的网络化、信息化程度不断提高,人类社会已进入到一个前所未有的信息时代。在我国,传统的档案信息服务水平明显滞后于时代的发展,远远不能满足人们对信息的需求。具体表现在档案工作人员的信息意识淡漠,观念陈旧,抱残守缺,缺乏开拓与创新精神,以致于出现硬件设备的现代化与人员观念落后相互并存不协调的局面。 1.2资源建设不足 搞信息化建设离不开先进的软硬件环境的支持和不断的更新、维护。因此,档案工作需要长期的资金投入,而档案部门从事信息建设的资金主要来源于国家投资。目前,我国整个档案部门信息化建设现状仍令人担忧,表现为:其一整体投资不够,而有限的投资又没有用在刀刃上,出现了结构不合理现象,导致了许多浪费;其二有的部门缺乏资金来源,有的部门对档案的重视不够;其三从网络化管理上看国内大大小小、数目众多、品种参差不齐的光盘网络系统和光盘资源重复购置,不讲效益,忽视网络资源利用等诸多问题;其四没有一个规范化、标准化格式,形成了各自为政的局面。 1.3服务手段落后 随着数字化、网络化技术程度的不断提高,近年来,许多档案部门都购置了计算机、打印机、复印机等现代化设备,建立了文件数据库和档案查询数据库,有的档案部门在网络上有了自己的主页,连接了因特网。但是大部分档案信息化管理起步较晚,有的档案管理还在原有的基础上踏步,还仅仅停留在内部管理上,即使是实现了档案管理现代化,还远远没有实现服务手段自动化和网络化。

如何做好机关档案工作

文/吴伟群 如何做好机关档案工作 【摘要】档案是历史和社会实践活动的真实记录,同时又是新的社会实践最可靠的凭证和依据,档案又是国家进行经济建设、国防建设、外交、文化教育等的重要凭证。因此做好档案工作,具有十分重要的意义。 【关键词】档案信息化;人员素质;档案保密 一、加强档案管理,推动电子政务发展 随着全球化、信息化和网络化的发展,计算机被广泛地应用到各个领域,在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案,电子档案作为信息社会发展的产物,已成为档案必不可少的重要组成部分。因此正确积极地认识电子档案的特点,加强对电子档案管理的研究,推进我国档案管理的电子化进程,创新机关档案管理体制,与电子政务建设协调统一。将机关档案管理作为电子政务建设的组成部分,统一领导、统一协调,共同确定政务信息的价值取向和流向。机关档案部门就电子文件形成、存贮、归档、读取、运转、传播、上网、开放、公布、移交进馆及与归档纸质文件的配套管理、知识产权保护、安全保密、政务服务等提出相应的管理原则和制度,形成与电子政务建设相协调的各项业务程序,以及各相关环节衔接贯通为一体的管理体系,为政府机关办公自动化、信息化提供组织保证。按电子政务的政府管理方式、行政流程原则,不断改善档案管理的运作模式,规范机关档案管理的行为,凭借“三网一库”实现政府可公开信息资源共享和动态更新,使得公众可以通过不同渠道获取政府的信息与服务,同时,也为今后国家发展、社会进步贮存更丰富的信息资源,惠及子孙后代。 二、提高档案工作人员素质 档案工作是要靠人去做的,因此档案工作人员的专业素质和政治素质是做好这项工作的保证。 (一)定期开展具有针对性的培训。通过“送出去学习,请进来指导”,开展多 层次、多角度、多方式的档案工作业务培 训,提高档案工作人员的专业技能和文 化素质,丰富业务知识;早在1971年第 十三次国际档案圆桌会议上,秘书长鲍 狄埃强调,“如果档案人员对技术的发展 漠然置之,将会导致档案职业的衰败”。 因此,档案工作人员的现代化信息技术 的培训尤为重要。 (二)建立健全考核激励机制,营造 良好的文化氛围。考核激励机制是一种 以人为本的科学的管理方法,它的目的 在于最大限度的调动档案工作人员的自 觉性、积极性和创造能力。 (三)构建机关单位与档案工作人员的 “心理契约”,建立通畅的沟通渠道。心理 契约这一隐性契约,其核心是员工满意度。 达成与维持“心理契约”要有以人为本的文 化为氛围。了解档案工作人员的情感和自 我实现的需要,创设良好的氛围、空间,增 强员工努力工作的热情与信念,激发共同 信守“契约”所默示的各自对应的“承诺”。 (四)自我学习提高。树立全心全意 为人民服务的人生观、价值观,增强创新 意识和竞争意识,不断学习,使自身适应 工作发展的需要。 三、做好档案保密工作,处理好五方面 的关系 很多档案信息涉及国家的安全和利 益,涉及经济技术秘密等内容。要做好 档案的保密利用工作,必须把握和处理 好以下五方面的关系:保密与利用;制度 与措施;“死”与“活”的转化;软件与硬 件;纸质档案与电子档案。 (一)保密与利用工作的关系。在浩 如烟海的各类档案中,有相当一部分是 涉密档案。根据《保密法》规定,这部分 档案划分为“绝密”、“机密”和“秘密”三 级。做好涉密档案的保密工作,是档案 工作者的神圣职责。 (二)要把握和处理好制度与措施的 关系。俗话说,没有规矩,不成方圆。既 要档案保密,又要大胆利用,必须有一整套 严格的制度和与之配套的措施作为保障。 有制度无措施,执行起来就会落不到实处。 有措施而无制度,则会纲目混乱,难以长期 坚持执行。两者是相辅相成,互为补充的。 (三)要把握和处理好“死”与“活”的 转化关系。根据《保密法》对涉密档案分 为三级的规定,是为了让档案工作者根 据不同密级采取不同的管理措施,最大 限度地利用档案。同时,根据国家还规 定了涉密档案的保管期限,保密期届满, 就失去了它的保密价值,这部分档案便 死而复活。档案工作者必须对涉密档案 进行科学管理,及时区分保密期限,使死 档案复活,最大限度地开放利用。 (四)要把握和处理软件与硬件的关 系。所谓软件,是指人的思想建设。再好 的制度和措施都是要相关人员去遵守和执 行。既要重视涉密档案管理有关设施的硬 件建设,更要加强档案保密利用工作的思 想建设,必须切实加强档案工作者的政治 素质修养,提高保密意识,做到守口如瓶。 (五)要把握好纸质档案和电子档案 的关系。纸质档案作为传统档案,是做 好档案保密与利用工作的基础部分。现 在电子档案异军突起,已与纸质档案并 驾齐驱。特别是计算机网络保密知识。 要积极构建本部门信息系统主体,及其 与外界关联行为约束机制。定期进行网 上信息检查,确保涉密信息不上网。笔 者以本单位工作实际为例,在内外网密 级文件管理上,按规定做到专机专用,使 涉密计算机不联网、涉密文件不上网、上 网文件不涉密,内网上的各类信息资料 不转载到外网上或其他公共网,也不在 涉密与非涉密计算机之间互用。涉密移 动盘不上联网计算机,硬盘带数据的变 旧电脑须统一处理等。由于妥善处理两 种不同功能的档案关系,使档案的保密 利用工作,取得较好的收效。 (作者单位:江苏省扬州市人口和计划生育委员会) 档案学研究 办公室业务? office opertions 13 办公室业务2012?3

关于档案工作人员现状分析与对策思考

万州区档案局现有在职人员20人,去年新招考录用试用人员1人,共计21人。2005年4月,伴随重庆市万州区行政体制调整,龙宝、天城、五桥开发区管委会各部门归并到区级后,区编委下达给我局的控制编制数从29人逐步减少到20人为止。8年来,通过到龄退休,提拔任职,部门交流,因公死亡,截止到去年5月,已减至20人。在职在岗的档案人,传承并发扬“兰台精神”,坚持以“为党管档,为国守史,为民服务”的神圣职责为己任,爱岗敬业,奋力拼搏,耐寂寞,守清贫,默默无闻地开展“对历史负责,为现实服务,替未来着想”这一光荣且平凡并传承着中华文明与历史守候的服务工作。现对在职人员的现状作如下分析。 一、档案队伍的基本现状 (一)总体情况:现有编制20名,实有21人,其中女性7人,占总数的33%,中共党员20人,占95%. (二)从年龄结构上看:30岁以下仅1人,占4.8%;31-35岁2人,占9.5%;36-40岁1人,占4.8%;41-45岁4人,占19%;46-50岁7人,占33.3%;51-54岁2人,占9.5%;55岁以上4人,占19%,其中1名女性将在今年10月退休。 (三)从学历结构看:从最高学历看,研究生学历2人,占9.5%;大学本科学历10人,占47.6%;专科学历9人, 占42.8%。从全日制教育学历学位看,研究生学历的没有,大学本科学历4人,占19%,专科学历2人,占9.5%,中专学历6人,占28.6%,高中及以下学历9人,占42.9%。 (四)从所学专业看:学档案和历史专业的仅有3人,且年龄偏大。 (五)从职务结构看:正县处级职务1人, 占4.8%。副县处级职务5人,占23.8%,其中非领导职务2人,占9.5%。正乡科级职务14人,66.7%。其中非领导职务9人,占42.9%,无职务1人,占4.8%。 (六)从政治面貌结构看:中共党员20人,占95.2%;无党派人士1人,占4.8%。 二、现状分析 (一)结构比例的失衡性日益突出。受历史原因和相关规定的影响,我局人员结构比例呈现出“三少一多”现象。一是青年人偏少。《公务员法》实施后,严格遵守人员“进口”规定,现有队伍中青年人偏少。40岁以下的仅有4人,占19%。二是学档案专业的人员少。受大专院校档案专业偏少的影响,毕业生根本不可能到区县一级档案局馆工作,学档案专业的专科生1人,还是在职脱产2年到四川大学档案系学习毕业的,中专生1人,学历史专业的大学生1人。三是高学历人员偏少。仅有2人通过在职学习取得研究生学历。不能有效适应经济社会的发展变化。四是中老年人员偏多。人员老化现象日益严重,出现了“老兵少帅”,中老年人员“扎堆”的现象,面临“扎堆”退休问题,给人员队伍的新老更替造成一定的压力,面临断层的问题。从2016年开始每年都有人员退休,2018年,将有4人退休,如不及时补充人员,日常工作将会受到一定影响。 (二)素质能力的不适应性逐渐显现。现有人员主要是在《国家公务员暂行条例》颁布以后,由原来的干部和以工代干通过考试过渡而来的。随着改革开放和社会主义市场经济的深入发展,部分人员的素质与构建社会主义和谐社会、与科学发展观和实现中国梦的要求不相适应。一是对市场经济不够适应。部分人员还没有完全实现从计划经济向市场经济的转变,习惯于传统的思维模式,习惯于等上级指示,要上级支持,按经验办事。少数人员缺乏对市场经济规律的认识,抓档案发展的意识和能力不够强。二是对改革开放不够适应。少数人员思维上不能与时俱进,工作上不能开拓创新地主动工作,对改革开放引起的生产、生活方式和思维方式的变化不适应,对工作中新出现的一些矛盾、一些复杂问题感到束手无策。三是对工作方式转变不够适应。目前,没有完成靠行政推动到管理服务的转变,工作缺乏耐心,不善于运用说服教育的方法,解决工作中出现的矛盾和纠纷,群众满意度有待进一步提高。(三)思想作风的消极倾向客观存在。在人员队伍中,由于政治、经济激励机制滞后等原因,思想作风上仍然存在一些消极现象。一是熬班混工龄现象。少数人员缺乏进取心和工作热情,上下班虽能按时到岗,但不能全身心投入工作,靠打发时间混日子。个别人员疏于业务,安于现状,对本职工作能推则推、能拖则拖,只想熬到下班,熬出工龄涨工资。二是混班等退休现象。少数中老年人员存在“船到码头车到站”的思想,认为自己离退休时间越来越近,工作干好干坏无所谓,因而对自己要求不高,组织纪律松弛,不按时上下班。三是坐班等晋升现象。少数人员虽然遵纪守法,但工作缺乏创新,年年重复老一套,自认为“没有功劳,也有苦劳;没有苦劳,也有疲劳”,坐等得分晋升副调研员。 三、存在问题的主要原因 (一)来源渠道过窄。人员来源渠道过窄是队伍结构不合理的主要原因。《公务员法》规定公务员的“入口”主要有考试录用、公开选拔、部分职位聘任等三种形式。其中考试录用和公开选拔由市级公务员主管部门负责组织,作为区级部门需要新增参公人员一般只能上报区编委会同意后再上报市级编委会审批,由市级进行全市统一考录和选拔。而市级考录和选拔名额有限,不能完全满足需要。近三年来,我们连年写请示,在去年才批准公开招考录用1名参公人员。 加之近年每年都有人员面临退休,在来源渠道过窄的情况下,我局工作人员将面临数量萎缩的局面。而聘任制是针

档案管理现状及改进方案

档案管理现状及改进方案 做好档案管理工作,是一个企业健康持续发展的需要,档案管理工作是企业管理工作的一部分,是提高企业工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。董事长在2012年经营工作会议上的讲话中强调,“要本着规范化、信息化、安全化的原则,完善集团及下属公司档案管理体系,完善相关管理制度,特别是合同谈判的相关工作流程”。因此,档案管理工作是当前行政工作的重中之重,现将档案管理工作的现状及改进办法整理如下。 一、集团公司档案管理现状 1、行政档案由行政管理部整理、归档、保存 2、财务档案由财务部整理、归档、保存 3、人事档案由人力资源部整理、归档、保存 4、监审档案由监察审计法务部整理、归档、保存 5、项目资料(包括工程资料和营销资料)由项目部整理、保存 二、存在的问题 1、档案管理分散,没有集中管理,不便查找。 2、部分档案归档不及时,造成档案遗失。 3、项目资料保存不完整,部分报批报建资料不齐全,部分批阅件原件查找困难。 4、档案密级的设定与保管未按照未《档案管理规定》执行,部分重要档案的保存不够安全(如财务凭证等)。 4、档案管理工作不够专业,没有经过系统的培训。

三、改进的办法 1、强化档案意识。档案意识是对档案的性质和价值的认识,以及对档案工作地位和作用的认识。包括各分子公司领导、各部室工作人员及档案管理员都要强化档案意识。作为档案员,无论是专职的,还是兼职的,都要理解自己工作的重要性,要热爱自己的工作。 2、召开专题会议安排部署档案工作。建议借3月份月度会议的契机,召集专题工作部署会议,安排部署集团档案管理工作。 四、工作部署方案 1、管理部门和岗位: 集团公司档案管理工作由行政管理部负责,行政管理部增设档案管理员岗位(可招聘专职,也可内部兼职),设置专门的档案室,所有档案资料全部按年限归档。 2、集团公司档案管理分工: ①行政档案、人事档案、监审档案、项目档案(包括工程资料和营销资料)由各分管部门整理,按流程登记审批后交档案室分类归档、保存; ②财务档案分别由人力资源部、财务总部整理,归类,存档案室保管。 3、归档流程: 各部门将需归档的资料及时整理,提交档案管理员处,填写《档案归档登记表》,经办人和档案管理员共同签字确认后归档。 4、归档材料要求: ①归档的文件材料应为原件。

企业档案管理工作的现状与改进措施

企业档案管理工作的现状与改进措施 发表时间:2019-05-07T11:13:52.673Z 来源:《基层建设》2019年第4期作者:黄毅 [导读] 摘要:企业的档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分,在一定程度上能规范企业管理,为企业积累各项管理经验,全面准确反映企业经营发展过程和历史。 大庆钻探工程公司总经理办公室(机关事务综合服务中心)档案科 摘要:企业的档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分,在一定程度上能规范企业管理,为企业积累各项管理经验,全面准确反映企业经营发展过程和历史。本文从现今档案管理工作的现实情况出发,分析一些档案管理工作中存在的客观问题,并且针对这些问题提出相应的改进措施。 关键词:档案管理;分类;现状;改进措施 一、企业档案分类 企业要建立健全档案,要涵盖企业与员工的方方面面,主要包括以下五类档案: 1.1企业员工人事档案 企业员工人事档案反映了员工进厂工作、工资晋升、调级、工龄累计、工种等事项,人事档案除了社保建档需要外,又可以细化为分项的干部人才(管理人员)档案、技术人才档案、一般工种档案。 1.2财务档案 财务档案是反映企业当期经营管理成果和企业发展历史成果的档案。 1.3设备档案 设备档案反映了企业设备的种类、规格、购进年限、大修理时间、预计报废时间等。 1.4专项固定资产、消防(按照相关标准化档案管理规定)、治安、教育培训、员工花名册、员工变动档案等等。 1.5行政综合类档案 行政综合类档案包括重要的会议材料,各项规章制度、组织变革、变迁、年度大事记、发展规划报告、年度工作总结、年初规划预算、政府下发文件、证件性资料等。 二、企业档案管理工作的现状 2.1企业档案管理缺乏规范 企业在档案管理工作中,没有将文书档案归档提升到档案管理的关键环节,这种档案意识淡薄的状况下,没有给予档案工作足够的重视,加上管理缺乏统一性,造成资料散落到各部门,不注重资料的收集和整理,最终出现资料丢失和损毁的事情,影响了档案的完整性和系统性,大大降低了档案的利用效率。 2.2缺乏对档案管理工作的正确认识 档案管理作为纯粹的后勤保障工作,通常不能给企业带来直接的利益,这就导致部分企业对档案管理工作的不重视,认为档案只要不丢失、不出现损坏就可以了,对档案管理部门多是一种可有可无的态度,致使部分企业严重存在着经费不足、人员不足的情况,并且档案管理人员的自身利益也得不到有效保障。而正是这种不正确的认识,阻碍了档案事业的顺利发展。 2.3档案管理体制不完善 档案管理机制是企业档案管理部门开展档案管理工作的灵魂。但就目前来看,我国档案管理方面的相关法律、规范还存在着各种漏洞,即使加强了对档案管理机制的改革,也无法从根本上解决档案管理中存在的问题,这就导致相当一部分的企业虽然成立了档案管理的部门,却没有完善的档案管理制度,部分具有关键作用的档案管理工作还存在空白,对企业档案管理工作的有序开展造成了严重的影响。 2.4档案管理技术落后 档案的管理是一项繁琐、细致而又复杂的工作,需要先进的档案管理手段来保证管理工作的顺利进行。但是,许多企业虽然给档案管理部门配置了计算机,却只是简单地应用于档案信息的记录,甚至有部分企业还在应用落后的手工记账管理模式。传统的管理手段、落后的管理设备是导致企业档案管理效率低下和质量不高的重要原因。 2.5档案管理人员素质不高 企业的档案管理工作有着专业性、复杂性以及机密性的特点,对档案管理人员的综合素质水平有着极高的要求,只有专业技能达到了一定的标准,才能成为档案管理人员,并且保证企业档案管理工作的顺利进行。然而,当前大部分的企业档案管理人员并没有达到其应有的专业水平,缺乏相关的知识储备,无法充分发挥出档案的作用。 三、企业档案管理工作应采取的改进措施 3.1加强企业档案管理的基本要求 加强企业档案管理的基本要求要做到归档的文件材料必须完整;归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程;归档的文件材料必须层次分明,符合其形成规律。 3.2从思想上重视档案管理 只有从思想上重视档案管理工作的重要性,才能确保档案管理工作的进一步发展,因此,企业首先要通过宣传和培训强化工作人员对档案管理工作的认识,树立先进的档案管理理念。 3.3建立档案管理的制度化、科学化管理模式 档案管理的规章制度必须符合企业档案管理的发展,更要发挥出积极作用,提高档案管理的便利性。强化档案管理制度的约束力,明确档案管理原则,并且要求制度的制定针对所有相关人员,包括上层领导及基层员工,严格执行平等原则,避免因个人原因影响到档案管理的质量。只有企业从上至下都受到制度的约束,才能保证档案管理工作的权威性。 3.4加强人员队伍素质建设 良好的管理团队是企业档案管理实现有效性的必要基础,因此,加强管理队伍的建设有着十分重要的作用。另外,管理团队的人员素质水平也决定了企业档案管理的效率,因此,档案管理人员的选拨必须严格按国家要求进行,同时也要放开眼界,引入复合型人才。而对

机关单位档案工作汇报

档案工作总结 一年来,xx档案工作在xx档案局的指导下,以科学发展观为指导,不断深入加强档案 规范建设,加大档案管理工作力度,积极有效发挥档案整体功能,较好的完成了年度档案工作,现将一年来xxx开展档案工作情况总结如下: 一、强化领导,精心组织 一年来,xxx高度重视机关档案管理工作,积极将机关档案管理工作摆上重要议事日程, 着力做到认识到位、组织到位、措施到位,在工作中形成了"领导抓、专人管"的工作格局。 今年鉴于xxx机关人事变化,xxx及时调整了以xxx同志为组长的xxxxx档案管理工作领导 小组,并将档案管理工作纳入xxxx"十二五"工作规划和年度工作计划,做到与机关其他工作 同部署、同安排、同考核。为更好的强化档案管理工作,xxx还为档案室配备了具有较强责 任心的人员担任档案管理工作,在xx档案局和机关分管领导的指导下,以及xxxx各部门的 协助下抓好机关档案的管理工作。同时,xxx还积极不断抓好档案知识法律法规宣传工作, 进一步普及干部职工档案法律法规知识,提高广大干部职工的档案管理工作水平及工作意识。 二、健全机制,强化管理 为进一步加强xxx机关档案规范化管理工作,xxx积极 结合工作实际情况,不断健全和完善了档案管理工作规章制度,制定完善了档案工作人 员岗位职责,进一步明确了档案保管、查阅、移交、销毁等各项制度,使各单位对档案材料 的形成、积累、收集、整理得到了有力的提高,为xxx机关档案工作规范化管理创造了有力 条件。在日常档案管理工作中,做到严格执行档案管理工作各项规章制度,认真做好文件的收、发工作,做好档案的收集整理工作,确保归档档案材料完整、准确,保证了xxxx档案工 作的有序开展。同时,积极做好档案工作服务机关发展工作,认真遵循档案资料查(借)阅 制度,主动提供档案工作服务,积极开发档案信息资源,为机关领导决策提供较好依据,为 机关工作开展提供参考、借鉴、凭证依据。 三、明确任务,狠抓落实 一年来,xxx严格按照档案工作有关规定及时收集整理各类文书材料和载体的档案,所 有档案的形成均按档案工作有关标准执行。积极做到归档文件材料的书写格式、有关质量符 合有关规定,书写材料适于长期保存,应归档的文件材料齐全完善,组卷科学、合理、案卷 质量规范。档案资料完备,所有入档材料已经整理入柜,无积存、无零散文件。档案目录编 制科学规范有效,无失(泄)密事件发生。 四、存在的问题及下步打算 一年来,xxxx档案工作顺利完成了年度工作任务,但 还存在部分的不足,由于年度人员变动较大,特别是在档案法律法规教育上,还有欠缺。 在今后的工作中xxxx将进一步加强档案法律法规宣传力度,着力提高干部职工档案管理工作 意识,进一步促进档案管理工作科学化、规范化,以便档案工作更好的服务xxx建设。 xxxxxxxxxxxxxxx 2011年xx月xx日篇二:2012年档案工作情况汇报 岳阳楼区2012年度档案工作情况汇报 尊敬的市局领导: 2012年,岳阳楼区档案工作在区委、区政府的正确领导和市档案局的具体指导下,全面 贯彻科学发展观,以档案法律法规为切入点,围绕市档案局年初下达的工作目标任务,强化 措施,狠抓落实,各项工作取得了明显成效。现将2012年工作情况汇报如下: 一、领导重视 区委、区政府领导高度重视档案工作。一是将档案工作纳入区委、区政府年度目标考核, 进一步明确了档案工作的重要性。二是区委、区政府领导多次听取档案工作情况汇报,经常过

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