应用文写作 公文

第五章公文概述

一、公文的概念

公文是党政机关、人民团体、企事业单位在公务活动中使用的，具有法定效力和规范体式的文字书面材料。它是各机关单位依法行政和进行公务活动的重要工具。

公文有广义和狭义之分。广义的公文泛指各单位常用的应用文，种类繁多，大至总结、计划，小至条据、便函。狭义的公文也就是法定的公文，专指党中央办公厅、国务院和军委办公厅所规定的正式的文种。我们这里指的是狭义的公文，着重介绍国务院所规定的公文。

二、公文的种类

为适应文书处理上的不同需要，公文有多种分类方法。不同的分类方法，产生不同的分类结果。

（一）按行文关系分类

按行文关系分，可将公文分为上行文、下行文、平行文三类。

1．上行文，指下级机关对上级主管机关的行文，如请示、报告等。

2．下行文，即自上而下的行文，指机关单位对其下属单位的发文。如批复、通知、决定等。

3．平行文，指平行机关或不相隶属机关（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的行文，如函。

（二）按机密性质分类

根据文件的机密性质，可分为绝密文件、机密文件、秘密文件三类。

1．绝密文件，指涉及国家核心机密内容的文件，一旦内容泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。

2．机密文件，是涉及国家重要机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害。

3．秘密文件，是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。

（三）按办理时间分类

根据文件的办理时间要求，可以分为特急件、急件、平件三类。

1．特急件，是要求在最短的时间内以最快的速度处理的文件。

2．急件，是要求在确定的时间内处理完毕的文件。

3．平件，是没有特别时间要求的文件。

（四）按处理要求分类

按文书处理要求，可分为参阅性文件和承办性文件。

1．参阅性文件，指不需要办理，供沟通情况和工作参考的文件。

2．承办性文件，指需要某机关和部门具体办理的文件。

（五）按文件作用分类

根据文件所起的作用不同，还可以分为规范性文件、指挥性文件、报请性文件、公布性文件、记录性文件等。

1．规范性文件，如党务公文中的条例、规定。

2．指挥性文件，如命令、指示、决定、决议等。

3．报请性文件，如请示、报告、议案等。

4．记录性文件，如会议纪要。

（六）按制发机关分类

根据公文制发机关的性质和使用范围，可分为党务公文、行政公文和军用公文。根据中共中央办公厅1996年颁发的《中国共产党机关公文处理条例》，党务公文有14种；根据国务院2000年颁发《国家行政机关公文处理办法》，行政公文有13种；根据中央军委办公厅2006年颁发的《中国人民解放军机关公文处理条例》，军用公文有12种。详见下表：

三、公文的特点

（一）策令性。公文是传递治理国家策令的，它担负着其他文体不能也不允许担负的使命。在阶级社会，公文的内容是阶级利益的体现，直接反映了国家政权的政治态度和根本利益。

（二）严密的程式性。公文具有一定的格式，这种格式有的是国家规定的，有的是约定俗成的。公文的篇章结构上也有一系列的层次要求，如篇前撮要、分项标号、分层列段等。

（三）作者和阅者的特定性。公文的作者，必须是法定的作者，即依法成立并能以自己名义行使权力和担负义务的组织及其代表人。公文行文的对象也是特定的。

（四）时效性。所有的公文都以成文日期为生效时间。文件时效的丧失，有两种情况：一是某一文件被新文件所替代，从新文件产生之日起原文件即行失效；二是随着客观形势的变化，有些文件的时效自然地被终止。

（五）有的公文还具有严格的保密性。涉及到国家政治、经济、军事等方面机密的公文，关系到国家的根本利益，必须严格保密。

四、公文的作用

（一）规范作用。党和国家的方针、政策、法规、规章是以公文的形式制定和发布的。一经发布生效，在有效的时间和范围内，就必须坚决执行，成为各级组织和亿万人民行动的规范。

（二）宣传作用。各级党政机关颁发的公文，可以提高广大人民群众对党和国家的路线、方针、政策的认识。

（三）联系作用。公文的往来，可以把下级机关的情况、要求及时向上反映，以利上级掌握全面情况。也可以把上级机关的意见、指示及时下达，以便指导下级机关的工作。在各机关单位之间，可以加强联系，互相配合，促进各项工作的顺利开展。

（四）凭证作用。公文是公务活动的原始记录，公务处理完毕之后，公文立卷归档，可以起到记载、凭证和查考的作用。

五、行政公文文种介绍

国家行政机关所用的法定的公文文种有13种，它们适用于不同的工作情形。

（一）命令（令）。国家机关公布性文种的一种，适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。如《中华人民共和国主席令》、《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。

（二）决定。下行文的一种，适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如《国务院关于体制改革的决定》。

（三）公告。公布性文种，适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。如《浙江省人民政府关于打击走私活动的公告》。

（四）通告。公布性文种，适用于在一定范围内公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。如《北京市人民政府关于查处违法建设的通告》。

（五）通知。下行文，用途广泛。可用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，也可用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等。如《贵州省人民政府关于加强水土保持工作的通知》。

（六）通报。下行文，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。如《大庆市人民政府办公室关于2005年度全市政府系统公文检查情况的通报》。（七）议案。平行文，专用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》。

（八）报告。上行文，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。如《财税局关于2006年上半年工作情况的报告》。

（九）请示。上行文，适用于向上级机关请求指示、批准。如《××区关于申请改建扩建海洋博物馆的请示》。

（十）批复。下行文，适用于答复下级机关请示事项。它是根据下级机关的请示而制发的。如《××物价局关于虹苑小区普通住宅商品房价格的批复》。（十一）意见。既可以是上行文，也可以作为下行文发文，适用于对重要问题提出见解和处理办法。上行文具有参谋性质；出自上级机关的“意见”，虽叫“意见”，但具有指挥性质。如《××县人民政府关于进一步加强和规范农村集体资产管理的意见》。

（十二）函。唯一的一个平行文，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项时用。如国家税务局写给对外经济贸易部的《关于经援项目税收问题的函》。

（十三）会议纪要。既可作下行文，用于传达会议精神，要求与会单位遵守执行，也可作为上行文，报送给上级单位，向上级反映情况。还可作为平行文，发给平级单位，相互沟通情况用。如《全国农村工作会议纪要》。

六、公文格式

公文格式指法定文种外形结构的组织与安排。公文格式是公文保证质量和提高办事的重要手段，也是公文法定权威性和组织约束力在形式上的表现。

公文格式的组成要素有：秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分。具体的格式要求择要介绍如下：

（一）涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入。联合行文，只标明主办机关发文字号。

（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。公文如有附件，在正文下一行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。

（九）公文一般都要加盖印章，除会议纪要和以电报形式发出的外。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。不能标以撰稿日期。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。标识在成文时间下一行。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

（十五）公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公

文用纸大小，根据实际需要确定。

公文中各要素的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。本书受书本形式及篇幅限制，所举的公文例子都没有按“标准”排版。

七、公文办理程序

公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。按照《国家行政机关公文处理办法》，公文办理程序分为发文办理和收文办理二个部分。

（一）发文办理

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等过程。草拟，是指完成公文初稿；审核是指公文的草稿在送交机关领导人审批签发以前，对公文的内容、体式进行的全面审核和检查；签发是指机关领导人对文稿最后审批；核发是指在公文正式印发之前，对经领导人签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的一项工作；缮印是对已签发的公文定稿进行印制；校对是对文件质量的最后一次检查；用印是指在印好的文件上加盖机关印章；登记指在收文登记簿上对所发公文进行编号，记载文件的去向等；分发，是指向受文单位发送文件。

（二）收文办理

收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。签收是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任；登记就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件的来源、去向；审核是指文秘部门收到下级机关上报的需要办理的公文时对其是否由本机关办理、是否符合行文规则等进行审核；拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考；批办是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示；承办是指具体部门完成领导所布置的与该公文相关的任务；催办是指文秘部门对文件承办的情况进行督促和检查。

［思考与练习］

一、什么是公文？公文有哪些特点和作用？

二、学习《国家行政机关公文格式》，熟悉公文的格式。

三、公文的办理程序是怎样的？

四、给学生一篇上行文和下行文，要求按公文格式标准进行排版。

五、学习下列一则公文，理解公文格式的规范性要求。

关于公文印章规范用字检查情况通报

市语委各成员单位；各县（区）教育局（社会工作局）；市直各学校：

我市于二〇〇六年七月对各县区、市直各单位开展了公文印章规范用字检查工作，现将检查工作通报如下：

各单位公文印章用字基本规范，公文中无使用繁体字、异体字、二简字等不规范用字情况，印章的印文均使用宋体字和国务院公布实行的简化字，符合有关规定和要求。但在检查中也发现存在一些问题，有些是带有共性的，集中体现在以下方面，希望各单位认真对照检查，及时予以纠正。

一、发文字号

发文字号中年份应标全称，用六角括号“〔〕”括起，如〔2006〕。注意六角括

号不是数学公式的中括号如[2006]，因为当引用公文时，标题后面的发文字号要用圆括号“( )”括起，如果年份用中括号括起，就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则。因此称之为“六角括号”是基于与数学的中括号相区别。另外，二者形状也略有不同。有的文件把年份用圆括号括起，今后也要按标准的规定使用六角括号。六角括号〔〕可从插入菜单的“特殊符号”项的“标点符号”处选出键入。

二、成文日期

成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。为成文日期要用汉字书写，即俗称的“大写”，不能用阿拉伯数字、英文字母与汉字混用，同时年、月、日要齐全。规定“零”要写成“○”，是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、贰、捌”等是一个序列，而采用“一、三、五”这种写法用“○”比较协调。表示“零”的数字，要区别汉字“○”与阿拉伯数字“0”，不可相混使用。如“二〇〇六年”不能写成“二00六年”，也不能写成大写英文字母“二oo六”年。成文日期可从插入菜单的“日期和时间”处键入。

三、标题序码

第一级标题序码用：一、二、三、……大写数字后用顿号“、”，不能写成：一.

二. 三. ……

第二级标题序码用：（一）（二）（三）……括号后不能加顿号“、”，不能写成：（一）、（二）、（三）、……第三级标题序码用：1．2．３．……阿拉伯数字后用圆点“.”，不能用顿号“、”，不能写成1、2、3、……键入标点“.”时要注意切换成全角。第四级标题序码用：⑴⑵⑶……

不能写成⑴、⑵、⑶、……序码“⑴⑵⑶”从插入菜单的“特殊符号”项的“数字序号”处选出键入。第五级标题序码用：①②③……不能写成①、②、③、……序码“①②③”从插入菜单的“特殊符号”项的“数字序号”处选出键入。四、发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

另外，个别单位公文用纸仍沿用16开型，未按标准使用国际标准纸型A4型，排版规格包括字体、字号也不够统一。具体标准请参照《国家行政机关公文格式》（GB/T9704－1999）。

市直各委、办、局，企事业单位要充分认识国家通用语言文字规范化、标准化的重要意义，在此次大检查的基础上进一步加强管理和监督本行政区域、本单位使用国家通用语言文字的情况，继续认真深入开展公文及印章用字检查工作，提高我市语言文字使用的规范化水平。

钦州市语言文字工作委员会办公室

二〇〇六年七月十六日

六、修改下列公文标题。

×××厂关于元旦文艺联欢晚会所需经费的请示报告

××市××区计划经济委员会关于电子乐器厂整顿工作情况的汇报

×××厂矿关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告

××省人民政府 2004年重点抓好的18件实事

×××学院关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法

×××学院关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知

×××省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行

意见

×××高校关于认真做好二○○五年表彰优秀教师和教育工作者的通知

××交通厅贯彻全国交通公安局处长会议精神，认真做好我省交通公安保卫工作

××交通厅报送编史先进工作者名单及事迹，请统一表彰