公文培训二公文写作常见错误及病例分析

公文写作常见错误及病例分析

一、公文常见错误

（一）行文中的常见错误

1.滥发文件。主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列。（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）。（3）所发公文内容空洞，无具体措施，不解决问题。（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决。（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过。（6）在部门之间意见分歧，未经协商一致时就行文。

2.行文关系混乱。主要表现：（1）应该党政分开行文的未分开行文。（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文。（3）该职能部门行文的?升格?为公司级行文。（4）该公司级行文的?降格?为职能部门行文。

（二）文种使用中的常见错误

1.自制文种。在正式文种之外，随心所欲，生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有：?请示报告?、?工作思路?、?情况?、?汇报?、?申请?、?郑重声明?等。

2.误用文种。把属于机关其他应用文，特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况。常见的有：把计划类文种?要点?、?打算?、?安排?、?设想?等作为公文文种直接使用，如《××公司××××年工作要点》。把属于总结类的文种?小结?、?总结?，以及把属于规章制度类的文种?办法?、?规程?、?须知?、?实施细则?等作为正式文种直接使用。但是，如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布，则是规范用法。如?××公司关于印发1997年工作要点的通知?。

3.混用文种。不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用，导致行文关系不清，行文目的不明，行文性质混淆。常见的有：?公告?与?通知?、?决议?与?决定?、?请示?与?报告?、?请示?与?函?混用。主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告，将请示误用为报告，将报告误用为请示，将?请示?、?报告?合用为?请示报告?，?请示?和?报告?本身是两个文种，将决定误用为决议，将决议误用为决定，将函误用为请示或报告，将复函误用为批复。

4.越权使用文种。超出本机关的权限行文，如随意制定?条例?。实际上?条例?只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；

按照国务院办公厅发布的《行政规范制定程序暂行条例》的规定，在行政机关公文中，?条例?只能应用于特定国家机关制定的法规中，即全国人大常委会制定的法规，国务院制定的行政法规，地方人大及其常委会制定或通过（批准）的地方性法规。如：《中华人民共和国城市道路管理条例》。基层单位制定有关规章制度时可用?规定?或者用?细则?、?办法?等应用文种，并用转发或印发通知的形式发布。

（三）版头使用中的常见错误

1.版头混用。将下行文版头用于上行文；使用?××文件?式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等；使用不带?文件?字样的版头用于发布党的方针、政策，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。

2.使用非标准版头。使用设计或印刷不标准的版头。常见的是：格式不对、尺寸不标准、非红色印刷、发文机关字体不庄重等。

3.使用没有版头的白纸印发文件。

（四）发文字号中的常见错误

1.年号不全。如：将?1997?省略为?97?。

2.括弧不对。发文年度用六角方括弧?“”?括入。错用成圆括弧?（）?、方括弧?[]?、方头括弧?【】?。

3.位置不当。将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将?办“1997”×号?错用为?“1997”办×号?。

4.序号累赘。发文顺序号中多加了?0?。如：错误写法?办“1997”01号?,正确应为?办“1997”1号?；错误写法?1997年01月01日?，正确应为?1997年1月1日?。

5.一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。

6.一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。

7.跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。

8.自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。

（五）签发人标注中的常见错误

1.上行文未标注签发人姓名。

2.下行文也标注了签发人姓名。

3.标注不规范。签发人标注位置错误；签发人标注的字体字号错误；?签发

人?与签发者姓名之间未加冒号。

（六）主送机关中的常见错误

1.一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等，主送机关一般放在文尾末页下端。

2.主送机关表述不规范，未按顺序排列；未用全称或规范化简称；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如?各单位?，正确应为?各直管单位?。

3.多头主送主送机关不止一个。向上级机关行文，只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式，但不得同时抄送下级机关。

4.主送个人公文不得主送领导者个人。

5.越级主送一般不得越级请示，特别情况下必须越级请示时，应当抄送被越过的机关。

（七）正文中的常见错误

1.错别字主要表现。

（1）因粗心大意，将?宏观?错成?客观?，?拨款?错成?拔款?，?突击?错成?突出?等。

（2）因辨析不准，将?淡薄?错成?淡簿?，?渎职?错成?赎职?，?严厉?错成?严励?等。

2.标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，六角括号与方括号混用，书名号与引号混用等。

3.数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如?20世纪90年代?错成?二十世纪九十年代?；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如?党的十七大?错成?党的17大?。正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。

4.随意简称。如将?宣传贯彻?简称为?宣贯?。

5.引文标注错误。公文引用的标题和发文字号顺序错误。如?你公司×ד2012”×号文件《关于委托贷款的请示》已收悉。?，正确应为?你公司《关于委托贷款的请示》（×ד2012”×号）已收悉?。

6.随意使用字体字号。正确正文字体为3号仿宋体。

7.随意设定行距。正确行距为28磅。

（八）正文标识中的常见错误

常见错误，如正文结尾与成文日期未在一页时标注?此页无正文?，正确应为排版时根据情况适当调整行距（行距最大不超过32磅，最小不低于26磅），将正文与成文日期部分排放在一页。

（九）附件标识中的错误

1.有附件不标注。

2.附件名未标全称。

3.标注不规范。?附件?二字未顶格标注（正确的是顶格标注）；只标了一个?附?字（正确的是标?附件?二字）；附件未全部标注；附件标题末尾使用标点符号（正确的是不标注标点符号）。

（十）成文日期标识中的常见错误

1.将拟稿日期作为成文日期。

2.将打印日期作为成文日期。

3.汉字和阿拉伯数字乱用。成文日期错用阿拉伯数字书写，如：?2005年3月20日?，正确应为?二○○五年三月二十日?。

4.标识不全只署月日不署年份，如：?三月二十日?，只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标注完整。

5．将月日写成?分子式?如把一月一日写成?1/元?或?1/1?。

（十一）机关印章使用中的常见错误

1.漏盖、错盖印章。

2.位置不当。用印时未下压成文日期。

3.模糊不清未及时清洗印章，使印记模糊不清。

（十二）主题词标识中的常见错误

1.不标引主题词。

2.将标题简单切后分当主题词标引。主题词的主要作用是反映公文的类别、主题和表现形式，为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成，其中的类别词反映公文内容所涉及的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求，由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关一般不宜作为主题词标引。因此，标引主题

词时不能简单地切分标题，而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后，再按主题词标引的规范进行标引。

3.任意生造主题词。不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的《主题词表》中选用主题词，而是任意生造，完全失去标引主题词的意义。

4.未先标类别词。

5.任意组配。

6.乱用标点符号。两个主题词之间错用顿号或逗号隔开，正确应空二个字符。

（十三）抄送机关标识中的常见错误

1.使用已废除了的?抄报?或?报?、?送?、?发?。

2.抄送个人公文不能抄送个人，需要送某位领导阅否由收文机关秘书部门决定。

3.抄送主送机关既然是主送机关就不必再抄送了。

4.滥抄滥送。将向上级机关的?请示?同时抄送平级机关或下级机关；将公文抄送给与公文内容无关的机关。

5.标识不规范。抄送机关未分类或标点符号使用不当。

二、公文标题中常见病例分析

标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一是语句不合语法规范；二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例分析如下：

（一）语句不合语法规范

例1：×××部、×××部、×××部、×××部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。

例2：×××高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。

例3：×××高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。

例4：×××省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。

例5：×××高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。

病例分析：

例1的介词?关于?应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词?关于?，应补上。

例2的动宾搭配不当。此标题中心词为?试行办法?，其限定部分为?关于?引导的介词词组，?进一步搞活校产办集体企业有关政策?，?搞活?的宾语应是?企业?而不能是?有关政策?，?有关政策?紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为?政策?只能是贯彻执行，而不能是?试行?，?试行?的只能是?办法?而不能是?政策?。

例3的动宾搭配失当，文种使用不当。此标题?加快发展?的宾语应是?彩色印刷品?而不能是?若干措施?，阅文件内容有?决定采取以下措施?等语，应使用?决定?、?规定?。若使用?措施?等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。

例4的标题有多项错误：1。动宾搭配不当，标题限定部分?加快和深化?的宾语应是?普通高校教育体制改革?而不能是?若干问题?。?若干问题?需另外用一个动词与之搭配，2.在没有适配动词与之搭配的情况下，?若干问题?被迫充当限定部分的中心词，而?若干问题?不能限定?试行意见?；3.?意见?本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在?意见?之前再加上?试行?实属多余。

例5缺宾语。此标题动词是?做好?后面缺少宾语?工作?应补上。

（二）请示、函、报告三者混淆

例6：×××关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。

例7：×××关于申请1995年公费医疗补助费的报告。

例8：×××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。

病例分析：

例6的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是?请示?，?请示?的标题可直接准确概括出?请示?的内容，使人一目了然。正确的作法应是将?报告?两字替换为?请示?。

例7的标题内容是某高校请求某市批准?医疗补助费问题?，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。原《国家行政机关公文处理办法》中明确指出?相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用‘函’。该文件是属于请求批准?函?性公文，理应删除?报告?，将?报告?两字改为?函?。例8的标题显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。原《办法》

中规定，向上级机关请求指示和批准应该用?请示?。此文是属于请示性公文，?报告?两字应改为?请示?。

三、公文中的常用序号处理

（一）序号

序号Sequence Number，有顺序的号码，如数字序号：1、2、3……，大写汉字的数字序号，如：一、二、三……序号可以清晰地分清同一类事物，也可以用序号作公文的小标题。正确地运用序号，能使公文的层次清楚，逻辑分明，便于阅读和引述。

（二）序号的结构层次顺序

1.数字序号的级别顺序为：

第一层为汉字数字加顿号，例如：?一、??二、??三、?；

第二层为括号中包含汉字数字，例如：?（一）??（二）??（三）?；

第三层为阿拉伯数字加下脚点，例如：?1.??2.??3.?；

第四层为括号中包含阿拉伯数字，例如：?（1）??（2）??（3）?；

第五层为带圈的阿拉伯数字，例如：?①??②??③?；

第六层为大写英文字母，例如：?A.??B.??C.?或者?（A）??（B）??（C）?；

第七层为小写英文字母，例如：?a.??b.??c.?或者?（a)??（b）??（c)?；

……

数字序号级别一览表：

2.规章制度的正文层次标题序号

规章制度的各层次标题除用章节条编码外，还可用阿拉伯数字连续编码，不同层次的两个数字之间用下圆点(.)分隔开，末位数字后面不加点号。如?1??1.2??1.2.1?等；各层次的标题序号均左顶格排写，最后一个序号之后空一个字距接排标题。如?5.3.2 测量的方法?，表示第五章第三节第二条的标题是?测量的方法?。

注意：同一层次各段内容是否列标题应一致，各层次的下一级序号标法应一致，若层次较少可不用若干加括号的序号。

3.正文中图、表、公式、算式等的序号

正文中的图、表、公式、算式等序号一律用阿拉伯数字分别依序连续编排序号，其标注形式应便于互相区别，如?图1、表2、式（5）?等；也可以分章（条）依序编码，如?图2.1、表4.2、式（3.3）?等，其前一个数字表示章（条）序号，后一个数字表示本章中图表、公式的序号。

（三）文字材料中序号、标点的正确使用

1.?第一?、?第二?、?第三?或?首先?、?其次?等后面用顿号不规范，应该用逗号?，?，即?第一，?、?第二，?、?第三，?、?首先，?、?其次，?等。

2.?第一编?、?第一章?、?第一节?或?壹?的后面不用标点，与后面的文字之间空一个汉字位置即可。如?第一节测量的方法?。

3.汉字数字?一?、?二?、?三?等后面用逗号不规范，应该用顿号?、?，即?一、?、?二、?、?三、?。

4.阿拉伯数字?1?、?2?、?3?和?A?、?B?、?C?等后面用顿号（?、?）或其它不规范，应该使用齐线墨点（实心小圆点?.?），即?1.?、?2.?、?3.?或?A.?、?B.?、?C.?。

5.带括号的序号和带圆圈的序号，如（一）（二）（三）、（1）（2）（3）、

①②③等后面不再加顿号、逗号之类的标点符号。

6.用?一是?、?二是?、?三是?表示顺序时，可在?一是?、?二是?、?三是?之后分别用逗号。例如：?一是，?、?二是，?、?三是，?。也可以不用标点符号，直接连接下文。

7.用?甲?、?乙?、?丙?、?丁?表示顺序时，在?甲?、?乙?、?丙?、?丁?之后分别用顿号?、?。例如：?甲、?，?乙、?，?丙、?，?丁、?。

8.在?一方面?、?另一方面?之后，可以分别用逗号，也可以不用标点符号，直接连接下文。

9.数字序号前后一般不再用其他项目符号。

（四）年份的正确书写

1.年份中?零?的正确使用

年份如用中文形式表示，如?二○○九年十月五日?，则中间的汉字数字?○?不能写成阿拉伯数字的长?0?或英语全角字符?O?，而应该用圆?○?（一般在电脑?插入?栏里?特殊符号?或?几何图形符?中选择）。?二○○九?是一串没有数位的数字，要用?○?，不宜用?零?，例如公文中的错误写法：?二零零九?。?零?用于出现数位的一串汉字数字中，例如?三千一百零六?，出现了数位?千?、?百?，此时应当用?零?。

年份如用阿拉伯数字形式表示，则中间应该用长?0?表示，例如：?2009年10月5日?。但对于公文文末的成文时间要用汉字数字来书写。例如：?2008年12月28日?应当写成?二○○八年十二月二十八日?。

2.公文的年份中?括号?的正确使用

公文发文字号中的年分要写在六角括号内，而不应该用小括号?（）?或方括号?[ ]?。

例如：大唐辽电办（2012）5号（不规范）

大唐辽电办[2012] 5号（不规范）

大唐辽电办[201]5号（不规范）

大唐辽电办“2012”5号（规范）

（五）正确区分连接号和破折号

1.凡文中使用连接号的应使用?～?，而不使用?——?或者?―?。

如：2008年3～4月中的?～?（使用规范），而不使用?——?或者?―?。

2.凡文中使用破折号的应使用占两个空格的连线?——?，而不用?～?或只占一个空格的短线?―?或两个短线?――?表示。

如：再接再厉，推进创一流办公室工作——2011年创一流办公室工作总结（选取破折号，一般在电脑?插入?栏?标点符号?中查找）。

（六）相邻的两个数字间顿号的使用

1.相邻的两个数字表示概数，要用汉字数码，中间也不要加顿号。

例如：2、3个 5、6天 27、8岁 6、7点钟（不规范）

两三个五六天二十七八岁六七点钟（规范）

2.相邻两个数字连用，有时不是表示概数，而是一种缩略形式，中间要用顿

号。

例如：初中一、二年级八、九两个月退居二、三线（规范）

（七）正文文中标题

一级标题：标题序号为?一、?，独占行，末尾不加标点；

二级标题：标题序号为?（一）?，与正文字体字号相同，独占行，末尾不加标点符号；

三级以下标题：三、四、五级标题序号分别为?1.?、?（1）?和?①?，与正文字体字号相同，可根据标题的长短确定是否独占行。若独占行，则末尾不使用标点；否则，标题后必须加句号。每级标题的下一级标题应各自连续编号。

（八）文章注释和参考文献的序号

文中注释极少量的可用?*?、?**?表示，一般用圆圈的阿拉伯数字依序标注，如?①、②、③……?，标在所注对象的右上角。页脚或文末注释中对于相同内容的注释条目可合并写，如?⑥⑨马斯洛，《存在心理学探索》，昆明：云南人民出版社，1987年，130、126页?。

参考文献的序号标注一般用方括号的阿拉伯数字，如?[1]、[2]、[3]……?，也有不加括号的。文末参考文献与文中内容对应的，应在相应文字的右上角依序标出序号。

（九）附录序号

附录序号一般用大写英文字母标示，如?附录A、附录B、附录C……?。附录中的图、表、式、参考文献等另行编序号，与正文分开，也一律用阿拉伯数字编码，但在数码前冠以附录序码，如：图A1、表B2、式（C3）、文献[D4]等。

（十）页码序号

页码标注由正文的首页开始，作为第1页，可以标注在页眉或页脚的中间或右边。封面、封二、封三和封底不编入页码。可以将扉页、序、目次页等前置部分单独编排页码。各页页码应标注在相同位置。

（十一）规范的序号使用

常见不规范序号用法如下：

常见规范的序号用法如下：