大学毕业外贸商务英语岗位实习报告

漳州职业技术学院

学生毕业实践（顶岗实习）报告题目：商务英语在业务实践中的应用

年级：

专业：

学号：

学生姓名：

指导教师：

2010年 6 月 4 日

目录

1.实习单位及岗位简介 (2)

1.1实习目的 (2)

1.2实习单位及岗位简介 (2)

1.2.1实习单位简介 (2)

1.2.2实习岗位简介 (3)

2.实习内容及过程 (4)

2.1熟悉产品 (4)

2.2网站推广 (4)

2.3与客户接洽 (5)

2.4接单 (5)

2.4.1在线订单 (5)

2.4.2邮件询盘 (5)

2.5收取货款 (6)

2.5.1制作价格单 (6)

2.5.2提供付款方式 (6)

2.5.3收款 (6)

2.6履行订单 (6)

2.6.1安排生产 (7)

2.6.2跟踪订单 (7)

2.6.3拍照确认 (7)

2.6.4安排包装 (7)

2.6.5委托发货 (7)

2.6.6客户接货 (8)

2.7文件存档 (8)

2.8总结 (8)

3.实习收获与体会 (8)

3.1电子商务 (8)

3.2商务礼仪 (8)

3.3工作心态 (9)

3.4人际交往 (9)

致谢 (10)

参考文献 (10)

商务英语在业务实践中的应用

吴惠瓶

内容摘要：实践是检验真理的惟一标准。实习是大学生活中不可缺少的一部分。通过实习，深入外贸企业内部，切实应用在校所学的商务英语专业知识于外贸实际业务中，理论联系实际，同时又区别于实践，并在实践中加以提升，从而巩固自己所学的知识，增强发现问题、分析问题、解决问题的能力。当今，国际间交往频繁，外贸迅猛发展，商务英语在外贸中起着越来越重要的作用，如何让其在外贸中发挥它的最优势成了重要议题。[1]此期间，我选择了厦门顺艺鸿商贸有限公司进行实践。在那里，我承担了独立接单及履单的工作任务，接触和学习到更为实用的外贸知识，熟悉了商务运作并熟练了外贸业务的流程，通过每天的工作实践，增强了实战能力，使我迈出了成功的一步。

关键词：毕业顶岗实习，商务英语，外贸

【Abstract】：Practice is the unique standard to test truth and is also the indispensable part of university life. As a graduate，it is important for us to go into the foreign trade enterprise to apply the professional business english knowledge which we have learned at school into practice; to combine the theory with actual situation while distinguish from it; thereby to enrich and consolidate our learned knowledge as well as enhance our ability of discovering, analyzing and solving problems.Nowadays,due to the frequent international exchanges between countries and rapid development of foreign trade, business english is more and more important and how to utilize the best advantage of business english becomes an important issue .In this period of time,I chose Xiamen Shunyihong Trade Co.Ltd to practice.During internship, I was in charge of receiving and executing an order independently and have met and learned much more practical knowledge of foreign trade also have been familiar with the business operations ,mastered the process of foreign trade skillfully,enhanced my capability through daily work practice, then made a successful step from here.

【Key words】: graduation field-work,business english,foreign trade

1.实习单位及岗位简介

1.1实习目的

我通过运用所学商务英语专业知识，在工作实践中得以充分利用，将理论知识和实际操作更快的对接，以达到完美的结合。通过实践，我深入企业内部，认识并熟悉市场经济中的公司运作，外贸业务流程，发现并及时学习补充外贸运作中的知识盲点，不断向新的知识领域扩展，牢固掌握外贸业务流程，为日后工作打下扎实的基础。通过实践，我深入社会，开拓视野，增长见识，充分调动自身的文化修养和语言能力，提升人际关系，提高运用多种变通手段来灵活处理工作生活中所遇到问题的能力。通过实践，培养自己的创新意识和独立工作能力，提高自身对待问题的分析解决能力，培养严肃认真的科学态度和严谨务实的工作作风，以及互助合作的团队精神。通过实践，我为以后进一步走向社会作好铺垫。

1.2实习单位及岗位简介

1.2.1实习单位简介

厦门顺艺鸿商贸有限公司成立于2003年，地处中国美丽的海滨城市--厦门，是一家集油画设计、生产、销售为一体的私营企业。公司秉承“顾客至上”锐意进取的经营理念，坚持“客户第一”的原则，本着以真诚和质量征服人心的宗旨，汇集中外艺术文化之大成、广纳国内数以千计的油画创作精英，组织起一个专业化、诚信化、快捷化的团队竭诚为广大客户提供优质服务，在竞争非常激烈的市场保持领先并受到用户的广泛赞誉和信赖。我公司有近十年历史，发展至今已小有规模，公司下设经理部、财务部、人事部、贸易部及生产部等五个部门，各部紧密配合以打造一支高效、诚信、团结的合作团队；自有一家专业化的画廊，目前在职员工共200余人，其中富有经验的艺术家100多个，外贸业务发展迅速并积累了丰富的对外贸易经验。公司主要从事油画和画框的对外贸易业务，承接全球各地的批发、零售及定单生产，产品远销海外，客户遍布世界各地，其中主要集中于欧洲及东南亚地区，总出口量占公司业务总量的90%以上。订单产品涵盖了：人物的肖像画、写实或抽象油画、花、装饰油画、动物、海景、花园景、街景店面油画、古典人物油画、古典风景、古典静物油画、印象人物、风景、静物、花园、室内景等油画及名家如：巴勃罗毕加索，米罗，文森特凡高，莫奈，康定斯基，马蒂斯亨利奥古斯特雷诺阿皮埃尔，克里姆特古斯塔夫，保罗塞尚，埃德

加德加等油画的临摹再现。公司以无框装饰油画为主线，应广大客户要求提供油画临摹、创意设计、画框选配为创作特色，产品极具生动和活力，有着良好的品质和竞争力，已得到世界各地艺术爱好者和收藏家的好评。本公司始终坚持以人为本，重视人才的挖掘、培养与运用，提倡创新，在先期业务的长期合作过程中已与多家大型企业结下了深厚的友谊，近年来发展更为迅速，经营状况良好，年度经营业绩不断迈上新台阶。

1.2.2实习岗位简介

在厦门顺艺鸿商贸有限公司实习期间，我担任外贸业务员一职，就这一职位，公司在职人员共5名，公司实行“一人一个网站”的制度，每人分别负责相应网站。在职期间，我主要负责熟悉产品；利用B2B平台进行网站推广；通过在线咨询，电话以及邮件与客户接洽；接单；与生产部紧密合作切实落实订单。工作期间，业务流程大体如下：通过在线，MSN，电话及邮件与客户洽谈；客户下单；根据订单号查询订单；报运费并制作价格单；客户同意付款；提供三种付款方式（paypal,西联，银行转账）供客户选择；客户选择并付款；通知生产部生产；生产完毕，拍照供客户确认；客户要求修改；通知生产部进行修改；修改后再次拍照供客户确认；客户同意发货并提供详细地址；通知生产部发货；委托dhl安排运送；货发出，提供追踪号供客户查询；客户接货，交易完成。工作中，也有一些变通的方法，如老客户可先付50%的货款，生产完毕发货前再付其余的货款，以灵活的手法真诚的与世界各地的客户合作。针对我公司，对外贸业务员的技能要求主要有：1.语言能力，即英语的听说读写译能力，应充分调动自身的文化修养和语言能力，加强专业英语的应用能力，提高外语应用水平，通过msn、email、电话等流利熟练的与客户接洽 2.外贸业务知识，牢固掌握公司的外贸业务流程，运用在校所学的商务英语专业知识顺利完成交易3.电子商务，熟练应word,excell 等办公软件，运用B2B平台进行网站推广及产品发布，不断开拓市场，开发新客户4.产品知识，对油画及画框的类型，尺寸，材料有一定的了解，以准确回答客户所问5.为人处事，处理好与各部门的关系，按时，按质，按量完成订单并及时地向他们请教有关产品的最新信息和动态。同时，刚从校园走出来的我，最缺乏的就是经验，在现实的外贸中，处理工作上出现的问题，用我们在学校学的知识是远远不够的，这就需要不断的学习，虚心接受校内外指导老师及同行的建议，

从而完善自己，努力做到更好。

2.实习内容及过程

2.1熟悉产品

熟知产品是开展对外贸易的基础与保证。作为一名外贸业务员，熟悉产品是其基本任务与职责。在职的前两周，我深入生产部门，通过观看、询问、与画家交流、思考及动手操作，进而熟悉产品，重点掌握了油画及画框的分类，材质等，大体了解了油画及画框的制作过程，以提升自身产品知识，准确，及时回答客户所问，给客户最专业化的服务。此期间，我学习认识了公司的订单产品涵盖了：人物的肖像画、写实或抽象油画、花、装饰油画、动物、海景、花园景、街景店面油画、古典人物油画、古典风景、古典静物油画、印象人物、风景、静物、花园、室内景等油画及名家作品临摹等，为今后的工作如与客户洽谈，顺利完成交易打下坚实的基础。

2.2网站推广

电子商务是信息时代的一大主题，而网站推广则是寻找潜在客户的一大保证。我公司在加强广告推广之余，还努力加大网站推广力度，以不断开拓市场，开发新客户。任职期间，通过运用在校所学的电子商务及市场营销专业知识，加之校内外老师的指导，已基本掌握了网站推广的方法，并取得了一定的成效。目前我负责的油画网站https://www.360docs.net/doc/fb4226762.html,在雅虎英文网站已跃进前十名。工作中，所学习并应用到的网站推广方法主要有：1.B2B平台，通过雅虎，google 等著名搜索网站，搜索出免费的B2B平台并在此注册，发布公司信息，提交公司网站，发布跟新产品，以加大公司网站的覆盖面 2. 电子邮件推广，通过一些著名的B2B平台，如阿里巴巴，ecvv,supplier list等以及黄页和商业目录获取潜在客户的基本信息，进而把公司信息及产品email给客户，以增强与客户的联系，提高公司及产品知名度。3.信息发布，把公司推广信息发布在其他潜在用户可能访问的网站上，如分类广告、论坛、博客网站、及行业网站等，利用用户在这些网站获取信息的机会实现网站推广的目的，增加潜在客户定位的准确度、提高品牌忠诚度。

2.3与客户接洽

与客户洽谈是一门大学问，也是开启一笔交易的关键。我公司主要通过在线咨询，MSN，电话及邮件等渠道与客户洽谈，其中应用最广泛的是邮件。在职期间，我充分发挥外贸函电专业知识，严格遵守函电写作7c原则，并调动自身的文化修养和英语语言能力，通过msn、email、电话等与客户接洽，运用在生产部所学的产品知识及外贸专业知识准确及时的处理好客户疑问，就客户关于产品质量、材料、付款、包装及运输方式等咨询给与真诚的回复，尽最大努力促使客户下单，真正做到急客户所急、想客户所想，尽己所能，做到最好。但是，对于一个刚迈入这一行业的实行生来说，缺乏经验似乎是做好工作的最大障碍。第一次与客户洽谈，很紧张，一粗心，忽略了油画的尺寸单位因素，导致价格报的过低，此时不知要用什么样的方式方法跟客户沟通，后经校外指导老师的指导，以委婉的方法与客户商谈，最终挽回了损失。经过这次，我吸取了教训，慢慢的体会到该以什么的心态去面对客户，该以什么样的方式去解决问题，养成了做事一丝不苟的作风，并明白了及时向客户提供公司最新产品信息和产品目录的重要性，学会了在国外的重要节假日里，需发送电子贺卡以示问候。

2.4接单

2.4.1在线订单

接单是一笔交易的开端，标志着交易的开始，且接单是外贸业务员最基本的职责之一。我公司，在线订单是最常见的一种接单方式。在职期间，经过公司培训及导师指导，我已基本掌握接单具体流程并具备了接单能力。具体流程如下：客户经浏览公司网页，选择喜产品，并直接在线下单，网站则自动生成一个订单；根据订单号，我在线查询订单的内容，包括油画的品名，数量，尺寸等；后就这一订单，安排报运费，制作价格单，及时回复客户。

2.4.2邮件询盘

邮件询盘是我公司的另一种常见的接单方式。具体流程如下：客户通过邮件询问油画的价格，付款，包装，运输方式等，接到询盘后，就询盘内容给与及时回复，以争取客户早日下单。工作中，我逐渐学会了如何分析询盘，一收到到询盘，不要着急回邮件，需反复思考寻盘的内容并对客户进行分析：一.分析客户的类别，是大外贸，大工厂，中小型贸易商，还是同行寻价。二.了解客人需求：客

人来自哪里？要什么产品？怎么样的包装方式？三.要了解客户详细的联系方式：MSN或者电话。

此外在工作中，我还掌握了回复询盘时应注意以下问题：

1.要先了解对方国家的时差，不要看到邮件，心里一高兴就马上回过去给客人。

2.要重点选择好邮件的主题。

3.认真做好产品的报价

4.对于客户的提问，如果你不知道，请不要告诉客人你不了解，那代表你对该产品并不专业，客人会考虑换专业的人和他谈。

5.跟踪客户时不要太频繁的发邮件给客户，那样会让客人产生反感，要根据不同的情况选择时机。

2.5收取货款

2.5.1制作价格单

收取货款是交易中的一大环节。[2]我公司采取先付款后生产的交易模式，因此能否顺利收款成为整个贸易环节中的重中之重。收取货款的第一步就是制作价格单。在职期间，我运用在校所学的excell电脑知识及导师的指导，已能熟练制作整套价格单。接单后，根据客户订单内容，制作一套包括品名、油画图片、数量、单价、运费、总价等的价格单供客户查阅。

2.5.2提供付款方式

客户收到价格单后，如同意付款，则需提供付款方式供其选择。我公司常用的付款方式有：paypal,西联及银行转账。客户获悉付款方式后，根据其喜好，选择其中一种付款方式，进而提供相对应的付款具体信息供其付款。

2.5.3收款

收到客户已付款来函后，及时查询银行等信息以确认货款。如客户下单后，迟迟未付款，则致函委婉向其催款，已尽快收款，安排落实订单。如是老客户或信用度较高的客户，在征得经理同意后，也可采取灵活变通的做法，即产前付50%的货款，产后再付50%的货款，以灵活多变的手法真诚的与世界各地的客户合作。

2.6履行订单

履行订单是我工作中的主要部分，也是重点。实习期间，我充分发挥在校所学的国际贸易理论与实物专业知识，加之导师的指导，已基本具备了独立履行订单的能力。收到货款后，及时与生产部门接洽，告知订单中油画品名、图片、数量、质量等，根据交货期，与生产部合作定制生产计划，切实把订单的内容落实到生产中，以达到按时、按质、按量交货的目的。

2.6.2跟踪订单

安排生产后，我的主要任务就是定期向生产部门了解订单的落实情况，并着重跟进产品品质及生产进程。按照通常做法，在交货期的前5天，通过QQ、电话或直接到画廊获悉订单完成情况，如果生产进程缓慢，应催促生产部门尽快生产，以保证按时交货。，一般，如果订购数量在100张以内，我们的生产时间是15个工作日，但是如果客户急需这批货，要求缩短交货期，应及时与生产部沟通，优先安排这一订单的生产。

2.6.3拍照确认

在这一环节，我主要负责在生产完毕收到生产部的数码图片后，及时发送图片供客户确认产品品质，如油画的色泽、图片各部位的大小等，进而等待客户确认发货。当然，有时，同一张画，客户要求修改多次，我则根据客户需求，与生产部配合，努力把客户修改要求落到实处，直到客户满意。

2.6.4安排包装

获悉客户同意发货并得知客户详细的收货地址后，及时通知生产部门安排包装，通常情况下，我们采取内衬塑料泡沫，外装纸箱的包装方法。但是，如果客户在下单时有特别要求某种包装方式的，则按其特定要求通知生产部包装。

2.6.5委托发货

货物包装完毕，检查货物是否齐全，是否与订单一致，确认无误后，打出客户地址单，并联络dhl，委托其发货。因为我公司与dhl是长期合作伙伴，就保险事宜是其代为负责。货物发出一天后，与ups联系索取货物追踪号，并及时告知客户货已发出，同时提供追踪号供其查询。如果订单产品是画框，则委托货代公司安排发货。

货发出后，我主要登陆https://www.360docs.net/doc/fb4226762.html,追踪货物，同时根据客户所在地推算货物到达时间，以主动联系客户询问货物到达情况。确认客户已接到货物，并对其满意后，完成交易。如果客户对货物不满意，可根据情况请示经理等采取相应措施，如退货，退款等。

2.7文件存档

每笔业务完成之后，我们都要对其所有相关的文件如价格单、客户地址单、确认图片等留存一整套以便日后查阅核对及发生纠纷时作为依据。

2.8总结

总而言之，在职期间，充分应用在校所学的专业知识，使之与实际的外贸业务得以完美结合，基本掌握了我公司的外贸业务流程，基本具备了接单、履行订单的能力。同时明白了做外贸，除了对专业技能素质的要求以外，还需有灵性、耐心、细心、谦虚、思维清晰敏锐、可塑性强、亲和力高及钻研和勤奋精神，不断总结和学习新的技巧。对待客人需忘记节假日的精神，尽力做到让客人满意；对待所有承诺的事情，要在最短的时间内完成，不拖拉，做到举一反三供客人选择；此外，要不断更新自己的产品知识和外贸知识，只有这样才能提供给客人最新信息，默契地配合客户完成其需求，达到双方的长久合作，与日俱进。

3.实习收获与体会

3.1电子商务

当今社会，科技高速发达，无纸化办公迅猛发展，运用电子商务快捷高效地寻找客户、联络客户成为外贸业务的必然趋势。[3]在职期间，充分应用电子商务知识，利用B2B平台推广网站、发布产品，以寻找潜在客户；使用电子信函联系客户、洽谈生意、联络感情，通过外贸论坛，了解最新外贸资讯，以更好的把握住外贸的走向。通过实习，通过理论与实践的结合，使我更快更好的体会到理论的精髓所在，体会到理论与实践的区别，从而巩固自己所学的知识，增强发现问题、分析问题、解决问题的能力，以做到理论与实际的融会贯通。

3.2商务礼仪

商务礼仪是人们在商务活动中，用以维护企业形象或个人形象，对交往对象

表示尊重和友好的行为规范和惯例。[4]礼仪可以有效塑造自己的素质和专业形象，使交往对象产生规范、严谨、专业、有礼、有节的良好印象，从而形成企业独特竞争优势，因此，商务礼仪在实际业务中显的尤为重要。实习中，电话礼仪用的最为广泛，时常接到关于推销做广告的电话，而此类电话是老板最厌烦的。通过实习，结合在校所学商务礼仪知识于实践，并加以渗透，总结出以下婉拒方法。

1.告知老板出差在外

2.告知老板正在开会，请求代为转告

3.直接说明我公司目前没有这一预算。

3.3工作心态

身为实习生的我们，刚迈出校园，步入社会，最缺乏的就是经验，最大弱点就是心态不稳，急于成功，没有定力，有些人刚进入外贸领域就投降，一遇到困难就后退，一失败就气馁，如果这样，那你就跟成功永别了。所以把握好心态、给自己一个恰当的定位，对于当代大学生来说显的极其重要。要明白成功不是一步登天的，而要脚踏实地，一步一个脚印，即使起点低，相信只要用心，肯努力，肯定会腾飞的。此外，对于外贸这个特殊行业来说，细心是尤为重要的，粗心和浮躁在工作中都是要不得的，有时看似不经意的马虎，造成的后果都是严重的，有时也许只是一个小小的数字也可能会增加一大笔费用，使公司蒙受损失，同时也可能因此失去客户对我们的信任，甚至是失去客户。因此，应极其细心地对待工作，保持高度的责任心，努力做到一丝不苟。闲暇时，多与同行前辈沟通，大胆询问，以积累经验。如果遇到不确定的问题，一定要提前咨询有关部门，给公司减少不必要的花费，给自己减少不必要的麻烦。

3.4人际交往

为人处世真的是一门大学问，实习使得我们真正深入社会，走进社会。社会跟学校是有差距的，处事要谨慎、稳重，在工作上我们要处理好跟客户之间的关系，客户永远都是对的，应严格遵守“客户至上、客户第一”原则，坚决不与客户发生争执。另外，也要处理好与上级、同事之间的关系，人与人交往都是相互的，只要你以真诚的心去对待别人，也将获得别人的真诚，懂得去适应别人，而不能等着别人来适应你，融入到集体中，融入到社会大家庭中，这样，你将获得一个开心的工作环境，愉悦的工作氛围。

致谢

短暂的实习生涯已告一段落，实习犹如一场实战演习，从中，我获益匪浅，不仅了解熟悉了商务运作，熟练掌握了外贸业务的流程，且学会了如何为人处事，为今后进一步深入社会做好铺垫。在此，非常感谢厦门顺艺鸿商贸有限公司给我这次宝贵的实习机会；感谢校内外导师耐心地实训指导；同时感谢同事及同行前辈在工作和生活中给与的关心与照顾。通过实习，我深感自己的不足，并下定决心在以后的工作中更加努力，取长补短，需心求教，以更杰出的工作成就给你们以报答，相信自己会在以后的工作中更加得心应手，表现更加出色！不管是在什么地方任职，都会努力！

参考文献

[1] 严国辉.国际贸易理论与实物[z].对外经济贸易出版社，2005

[2] 翁凤翔.国际贸易实践[z].浙江大学出版社，2003

[3] 周哲.国际电子商务[M].南开大学出版社，2004

[4] 金正昆.商务礼仪[M]. 北京大学出版社，2004