文件编码管理制度

【目的】

建立一个科学、规范的文件编码体系，便于文件的管理、下达和查寻。

【适用范围】

本制度适用于公司所有文件体系的编码管理。

【责任人】

所有文件起草人员、审核人员、审批人员及修订人员对本制度实施负责。

【内容】

一、所有的文件必须按编码规则进行编码并使用，全公司文件保持一致，以便于识别、控制和追踪，同时还可避免使用或发放过时的文件。

二、根据文件编码能够判定文件的类型、修订及变更历史。

三、文件编码原则

3.1 系统性。文件由档案管理员统一分类、编码，并进行登记。

3.2 准确性。文件应与编码一一对应，一旦某一文件终止使用或更改，此文件编码即行作废，不得再次使用。

3.3 相对稳定性。文件编码规则，不得任意更改变动，应保证系统的稳定性。

3.4 可追踪性。根据文件编码规则，可随时查询文件变更的历史。

3.5 相关一致性。文件一旦经过修订，必须重新编订文件编号的修订号，同时对其它相关文件中出现的该文件号进行修正。

四、文件编码分类：

4.1总概框

4.2管理类文件分类

4.3技术性文件分类

4.4标准操作性文件

4.5记录类文件分类