会计档案管理制度(模板)

会计档案管理制度

第一章会计工作交接

第一条会计人员工作调动或者离职，必须将本人所经管的会计工作在调离或者离职前全部交给接管人员。没有办清交接手续的，不得调动或离职。

公司撤销时，必须留有必要的会计人员，会同有关人员办理清理工作，编制

移交决算。未移交前，会计人员不得离职。

第二条会计人员临时离职或者因病不能工作且需要接替或者代理的，财务部门负责人、会计主管人员或者公司负责人必须指定有关人员接替或者代理，并办理

交接手续。

临时离职或者因病不能工作的会计人员恢复工作的，应当与接替或者代理人

员办理交接手续。

移交人员因病或者其他特殊原因不能亲自办理移交的，经公司负责人批准，

可由移交人员委托他人代办移交，但委托人对所移交的会计凭证、会计账簿、

会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。

第三条会计人员办理移交手续前，必须及时做好以下工作：

（一）已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的，应当填制完毕；

（二）尚未登记的账目，应当登记完毕，并在最后一笔余额后加签经办人员名字；

（三）整理应该移交的各项资料，对未了事项写出书面材料；

（四）编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内

容；包括会计软件密码、数据有关资料、实物等。

第四条会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交。

（一）一般会计人员交接，由公司财务部门负责人、会计主管人员负责监交。

（二）财务部门负责人、会计主管人员交接，由公司负责人监交，必要时可由股东派人会同监交。

（三）移交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交，接替人员要逐项核对点收；

1、现金、有价证券要根据会计账簿有关记录进行点交。库存现金、有价证券

必须与会计账簿保持一致。不一致时，移交人员必须限期查清。

2、会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料必须完整无缺。如有短缺，

必须查清原因，并在移交清册中注明，由移交人员负责。

3、银行存款账户余额要与银行对账单核对，如不一致，应当在查明情况后，

编制银行存款余额调节表调节相符；各种财产物资和债权债务的明细账

户余额要与总账有关账户余额核对相符；必要时，要抽查个别账户的余

额，与实物核对相符，或者与往来公司、个人核对清楚；

4、移交人员经管的票据、印章和其他实物等，必须交接清楚；移交人员

从事会计电算化工作的，要对有关电子数据在实际操作状态下进行交接；第五条财务部门负责人、会计主管人员移交时，还必须将全部财务会计工作、重大财务收支和会计人员的情况等，向接替人员详细介绍。对需要移交的

遗留问题，应当写出书面材料。

第六条交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名或者盖章。并应在移交清册上注明：公司名称、交接日期、交接双方和监交人员的职务和

姓名、移交清册页数以及需要说明的问题和意见等。移交清册一般应当

填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。

第七条移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性承担法律责任。

第八条接替人员应当认真接管移交的工作，并继续办理移交的未了事项。接替人员应当继续使用移交的会计账簿，不得自行另立新账，以保持会计记录

的连续性。移交后，如发现原经管的会计业务有违反财务制度和财经纪

律等问题，应立即向监交负责人汇报处理。

第二章会计档案管理

第九条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要资料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类。原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；

（二）会计账簿类。总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

（三）财务报告类。月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类。银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁

清册，还包括财务证照等。会计电算化系统过程中发生的全部技术资

料等电子数据视同会计档案。

第十条各部门形成的会计档案，应由会计机构按照归档要求，及时整理立卷，装订整齐、美观、成册，年末编制会计档案保管清册。

出纳员不得兼管会计档案。

移交本公司档案管理员保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当由财务部和经办人员共同拆封整

理，以分清责任。

第十一条公司保管的会计档案不得借出。如有特殊需要，由使用部门填写《财务会

计档案资料借用申请表》，经本公司负责人和财务部门负责人批准，可以提

供查阅或者复印，并办理登记手续。

查阅或者复印会计档案的人员，严禁在会计档案上肖涂画、拆封和抽换。

出借的各类财务会计档案资料复印件，须注有“使用公司及用途”字样和

加盖“再复印无效”的印章。

借用的会计档案必须严格保管，按规定使用，严禁转借、出租、转让、改

变用途等。

第十二条会计档案的保管。

（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

会计档案保管期限（最低保管期限）具体规定如下：

1、会计凭证（原始凭证、记账凭证） 30年

2、会计账簿（总账、明细账、日记账、辅助账） 30年

固定资产卡片（固定资产报废清理后保管）5年

3、财务报告

月度、季度和半年度财务报告10年

年度财务报告永久

4、其他会计档案

银行存款余额调节表10年

银行对账单10年

纳税申报表10年

会计档案移交清册30年

会计档案保管清册永久

会计档案销毁清册永久

会计档案鉴定意见书永久（二）保管期满的会计档案，除有特殊规定的情形外，可按照以下程序销毁：

1、由本公司档案管理员会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案

销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和

档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2、公司负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

3、销毁会计档案时，应由档案管理员和财务部共同派员监销。

4、监销人在销毁会计档案前，应按照会计档案销毁清册所列内容清

点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名，

并将监销情况报告本公司负责人。

保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独

抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列

明。

第三章财务信息化管理

第十三条财务部门是财务信息系统建设的主要承担者，在各部门的配合下组织实施工作。

第十四条建立财务信息化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，财务信息化会计岗位和工作职责一般可划分为系统主管、信息录入、审核记账、系

统维护等。

(一)系统主管。全面负责本公司财务信息化工作，制定电算化发展规划、总体

方案及操作人员的权限控制，协调系统内各类人员之间的工作关系。

(二)信息录入。编制记账凭证，并负责记账凭证和原始凭证等会计数据的输入

工作，输出记账凭证、会计账簿、报表，进行部分会计数据处理工作。

(三)审核记账。负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行

审核，操作会计软件，登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。

(四)系统维护。负责软硬件的维护。负责保证计算机硬件的正常运行；负责保

证会计核算软件各项功能的正常运行；熟悉会计核算软件运行的特点及薄弱点，熟练掌握会计核算软件维护技能，做好临时性维护和技能性维护任务，确保会计核算软件发挥原有功能。

(五)数据分析。负责对计算机的会计数据进行分析，提供有关分析资料，供领

导决策参考。

会计岗位和电算化岗位可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，录入员和审核员必须分设。

第十五条系统主管必须按软件系统提供的专门功能，明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限。上机操作人员对操作密码要严格管理，并定

期更换密码，杜绝未经授权人员操作会计软件。

第十六条公司按照统一部署推广和应用新的财务软件，对使用中发现的问题，及时向上级人员或软件供应商反馈；在软件修改、升级和硬件更换过程中，要保

证会计数据的连续和安全。要建立健全计算机硬件和软件出现故障时进行排

除的管理措施，保证会计数据的完整性。

第十七条对财务数据要进行定期和不定期备份，并定期将机内备份数据存储到机外的物理存储介质上，确保会计数据和会计软件的安全完整。

第十八条结账后，对计算机内的数据记录不得直接修改，只能运用补充登记的借账订正方法实现留有痕迹的修改，一切修改操作必须在界面操作菜单下进行，

严禁擅自打开数据库强行修改，防止对数据和软件进行非法修改和删除。第十九条采用计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，作为会计档案保存，

保存期限按会计档案管理办法执行。在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总账可以从这些数据中产生，因此可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”代替当期总账。

以计算机打印出来的书面形式应与存储的内容（计算机存储的数据）完全一致。以上制度，从公布签署之日起生效。