打印excel表格技巧(图文的)

打印表格是很多朋友在工作中常常要面临的任务，这里我们通过实例图解的方式向大家提供一些Excel中实用的打印技巧。

仔细学习并使用这些技巧，可以使我们能更加得心应手地完成工作中的各种打印任务。

一、在每一页上都打印行标题或列标题

Excel工作表中，第一行通常存放这各个字段的名称，如“客户资料表”中的“客户姓名”、“服务帐号”、“公司名称”等等，我们把这行数据称为标题行(标题列依此类推)。当工作表的数据过多超过一页时，打印出来只有第一页有行标题，这样阅读起来不太方便。

用下面方法可以让每一页都打印行标题：

进入要打印的工作表，选择菜单“文件→页面设置”命令，在弹出的对话框中选择“工作表”选项卡，然后单击“打印标题”区“顶端标题行”文本区右端的按钮，对话框缩小为一行，并返回Excel编辑界面，用鼠标单击一下标题行所在的位置(图1)，再单击回车即可。

图1

这时对话框恢复原状，可以看到“顶端标题行”文本框中出现了刚才选择的标题行(图2)，核对无误后单击“确定”完成设置。以后打印出来的该工作表的每一页都会出现行标题了。

图2

二、只打印工作表的特定区域

在实际的工作中，我们并不总是要打印整个工作表，而可能只是特定的区域，那么应该如何设置呢？请跟着下面的方法进行。

(一)、打印特定的一个区域

如果需要打印工作表中特定的一个区域有下面两种方法。

方法1：先选择需要打印的工作表区域，然后选择菜单“文件→打印”命令，在弹出的“打印内容”对话框的“打印内容”区，勾选“选定区域”单选框(图3)，再单击“确定”即可。

图3

方法2：进入需要打印的工作表，选择菜单“视图→分页预览”命令，然后选中需要打印的工作表区域，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“设置打印区域”命令即可(图4)。

图4

说明：方法1适用于偶尔打印的情形，打印完成后Excel不会“记住”这个区域。而方法2则适用于老是要打印该工作表中该区域的情形，因为打印完成后Execl会记住这个区域，下次执行打印任务时还会打印这个区域。除非你选择菜单“文件→打印区域→取消打印区域”命令，让Excel取消这个打印区域。

(二)、打印特定的几个区域

如果要打印特定的几个区域，和上面的方法对应，也有两种方法。

方法1：开始时，按住Ctrl键，同时选中要打印的几个区域，后面的操作与上面的方法1相同。

方法2：在分页预览视图下，用前面方法2介绍的方法设置好一个打印区域后，再选择

要打印的第二个区域，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“添加到打印区域”命令即可(图5)。用同样的方法设置其它需要打印的区域。

图5

说明：用方法2设置的打印区域，Excel会一丝不苟地把它记下来。要取消这些设置，执行菜单“文件→打印区域→取消打印区域”命令即可。

三、将数据缩印在一页纸内

这个技巧主要运用于如下的情形：

1、当数据内容超过一页宽时，Excel总是先打印左半部分，把右半部分单独放在后面的新页中，但是右半部分数据并不多，可能就是一两列。

2、当数据内容超过一页高时，Excel总是先打印前面部分，把超出的部分放在后面的新页中，但是超出的部分并不多，可能就是一两行。

上面的情况不论是单独出现或同时出现，如果不进行调整就直接进行打印，那么效果肯定不能令人满意的，而且还挺浪费纸张。下面我们提出两种常用的调整方法。

(一)、通过“分页预览”视图调整

进入需要调整的工作表，选择菜单“视图→分页预览”命令，进入“分页预览”视图(图6)。

图6

从图6中可以看到F列和G列之间有一条蓝色虚线，这条线就是垂直分页符，它右边的部分就是超出一页宽的部分，下面我们把它和左面部分一起放在同一页宽内。

将鼠标指针移至F列和G列之间的蓝色虚线处，鼠标指针变为左右双箭头(图7)，这时按住鼠标左键，拖拉至G列右边缘处放开即可。

调整后的效果如图8所示，可以看到原来的蓝色虚线与G列边缘的蓝色实线重合，表示垂直分页符被重新设定，这样原来超出的G列数据就可以被打印在同一页宽内。

图7

图8

水平分页符的设定方法完全一致，可以仿照操作。

(二)、通过“页面设置”对话框调整

通过“页面设置”对话框调整也相当方便。进入需要调整的工作表，选择菜单“文件→页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，选择“页面”选项卡。

然后点选“缩放”区的“调整为”单选框，在后面的文本框内输入“1”页宽和“1”页高(图9)，单击“确定”按钮即可。

图9

四、将报表打印在指定的几页内

当数据的内容比较长时，打印出来的纸张可能有很多页，当然，这些页之间的分隔，都是Excel默认为我们添加的。但是实际情况中，我们可能希望Excel能够以自己的分页标准来打印，下面介绍一下处理的方法。

具体操作之前，我们打开“页面设置”对话框，进入“页面”选项卡，确认一下“缩放”区域，选中的是“缩放比例”单选框。如果这里选择了“调整为”单选框，后面的操作Excel 就会不听话了。

根据Excel会把不相邻的打印区域打印到不同的页面上的原理，下面我们做两件事：一是在我们需要分页的地方插入一个空白行；二是将由空白行分开的每一页都设置为打印区域。这两件事做好后，再执行打印命令就可以得到我们要求的效果了。具体操作步骤如下：在我们需要分页的位置插入空白行。

所有空白行插入好后，按住Ctrl键，同时选中需要打印的各页数据，注意不要选中空白行。

然后选择菜单“文件→打印区域→设置打印区域”命令，再选择菜单“文件→页面设置”命令，进入“页面”选项卡，点选“缩放”区的“调整为”单选框，输入所需的页数，单击“确定”按钮即可(图10)。

图10

五、打印设定的工作表背景

有很多朋友都有为工作表设定一个漂亮的背景的习惯，这样可以为工作表的外观增色不少。但是当执行打印命令，把工作表打印到纸上时，发现Excel并没有打印这个背景。

如果你还没有上面的经历，可以马上试验一下：随便在工作表中输入一些数据，然后选择菜单“格式→工作表→背景”命令，打开“工作表背景”对话框，随便选择一幅图片作为该工作表的背景，然后执行“打印预览”命令，发现效果图中没有背景的任何痕迹，真的很遗憾啊！。

如果我们一定需要在Excel中打印插入的图片，该怎么操作呢？下面提供一种方法。

进入需要插入图片的工作表，选择菜单“插入→图片→来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，然后通过该对话框插入恰当的图片即可。

用这种方法插入的图片就会被Excel打印。值得一提的是，为了使打印出来的工作表更加美观，可以通过设置单元格的填充色，因为单元格的填充色会被Excel打印。

六、不打印工作表中的零值

有些工作表中，如果认为把“0”值打印出来不太美观，可以进行如下设置，避免Excel 打印“0”值。

选择菜单“工具→选项”命令，打开“选项”对话框，进入“视图”选项卡，把“窗口选项”区的“零值”复选框的勾去掉(图11)，单击“确定”按钮后，返回Excel编辑窗口，可以看到工作表中的所有零值都变成了空白单元格，再执行“打印”命令，零值单元格就不会被打印出来。

图11

七、不打印工作中的错误值

当在工作表中使用了公式或者函数之后，有些时候难免会出现一些错误提示信息，如果把这些错误信息也打印出来就非常不雅了。要避免将这些错误提示信息打印出来，可以按照下面的方法进行设置。

选择菜单“文件→页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，进入“工作表”选项卡，在“打印”区单击“错误单元格打印为”下拉框，选择“空白”项(图12)，最后单击“确定”按钮，这样在打印的时候就不会将这些错误信息打印出来了。

图12

八、打印工作表中的公式

一般情况下，我们是不需要打印公式内容的，但是某些特殊情况下，为了方便我们对计算公式进行分析，我们可以把公式内容打印出来。进行如下的设置即可。

打开如图11的对话框，勾选“窗口选项”区的“公式”复选框(图13)，单击“确定”按钮后返回Excel编辑窗口，可以看到所有的公式都显示出来了，此时再打印工作表，就会把工作表中所有的公式内容都打印出来。

图13

说明：使用快捷键“Ctrl＋~”可以快速地在公式和计算结果之间进行切换。要打印公式，切换到公式显示时，执行打印命令即可。