展会策划操作流程

?广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。?（二）招展和组团工作如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用--攻城略地。?主办单位与潜在客户和目标客户之间双向交流信息。它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。招展和组团工作必须要坚持：一个中心、两个基本点的原则。一个中心是：以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是：一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。我们所有的工作都要围绕以上原则来开展：?1.寻求支持及协助单位--建立展览营销网络；?2.组织实施的具体工作项目；?（１）?认真做好项目预算。（２）?收集可能参展的客户名录，建立信息库。（３）?宣传资料的ＣＩ设计、制作，及发送调查表、征询表。?（４）?主办单位打印文件下发。（５）?利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。?（６）?利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。（７）?电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。?（８）?印刷宣传资料一般有：?a.招展邀请函、征询函、调查表等?b.展商须知（或参展手册）?c.招商邀请函?d.门票?e.会刊?f.纸袋 g.展览会进展报告、挖掘--潜在的参展企业、大的参展商。（９）对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。?（１０）上门拜访一些主要的牵头参展企业。（１１）联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。?（１２）展位的销售安排及布置。（１３）收集尽范围可能的参观商名录，，有计划地发送登记表和门票。?（１４）与展览会有关的各项广告征集工作。（１５）展览工程业务和展具租赁的预定工作。（１６）展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。（１７）展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。?（１８）主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。?（１９）展览会有关数据、信息的统计和收集。?（２０）着眼于第二届的预告宣传工作。?3.组织实施过程的阶段划分：?从展商的角度划分：?（１）初步认识展览会阶段。?（２）进一步了解展览会阶段。?（３）被展览会吸引阶段。?（４）拍板决定参展阶段。?（５）展览实施阶段。?从主办单位工作划分：?（１）信息发布阶

段：?a.发送调查表；?b.发送征询表；?c.发送邀请函。?（２）营造气氛阶段：?a.媒体广告、文章宣传；?b.新闻发布会、酒会及研讨会；?c.主办单位文件下发对口企业；?d.电话、传真、网络广泛宣传；?e.第二次发邀请函；?f.?合作单位发邀请函。?（３）与展商直接联系阶段：?a.电话、传真、电子邮件；?b.拜访重点客户； c.合作单位同时开始招展工作。?（４）与展商洽谈阶段： a.电话；?b.约见；?c.拜访；?d.传真； e.发送筹备进度报告；?f.发送门票。（５）展览服务阶段：?a.广告征集； b.工程预定展具工作；?c.招商广告安排；?d.招商邀请函；?e.招商门票发放；?f.现场营造气氛； g.发送各种类型的调查表；?h.着眼于第二届的宣传；?i.现场的专业服务。?三、展后阶段展后工作一般分三个阶段进行：展后跟踪阶段、总结阶段和评估阶段。?（一）展后跟踪阶段；展后的跟踪服务主要是针对参展商和重要的参观商而进行的，其目的是加深目标客户的印象；树立展览会品牌形象；为下一届展览会作预告宣传。 1.感谢工作--对象是所有的参展企业、重要的参观商和支持单位、合作单位以及曾给予展览会大力支持的媒体。对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至通过宴请方式表示谢意。 2.媒体跟踪报道--主要是对展览会进行一个回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻界炒作，进一步扩大展览会的影响；展览会的各类统计数据包括展览环境如参观人数、专业含量、平均参观时间等；展览效果如展位布局、成交额、展商和观众的反馈意见等；?3.发布下届展览信息; 4.给展商发放展后意见调查表、征询表。?（二）总结阶段；一般展后总结分三部分：1.从筹备到开展中的各项工作总结；2.效益分析和成本核算；3.项目市场调查--本展览会在市场同类项目中所占的市场分额、优劣势比较、竞争情况等。（三）评估阶段；评估工作在展览会开展前一个月进行，主办单位成立专门的评估小组，并指定专人负责操作，收集展览会各种资料，然后作出预测和统计，系统地评估，如：对成本效益的评估、宣传质量效果的评估、招展代理完成目标任务的评估、主办单位是否具有预计的号召力的评估等，将有利于我们发现问题、改进工作和提高效率。一、?计划立项 1、?工作时段安排；包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。?（1）包括可行性报告分析立项的条件；进行市场调查?对行业而言项目的利润增长点是否够大地域性的考虑。要结合本地的实际特点，立项要符合当地的地区

性。时间性或者季节性的考虑。项目内容要符合季节特征，比如不能在冬天搞风扇展之类的。?同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。?（2）实施的具体方案?（3）宣传费用计划表?A、广告时间段的投入以4-6个月为例，一般的广告投入时间段为：项目开始（前两个月）为总宣传费用的10%~20%[在专业媒体上投入]；三个月左右，重点投入为总宣传费用的30%~40%[主要在专业媒体上投入，少量在大众媒体上投入]；开展前一个月，为总宣传费用的40%[主要在大众媒体上投入，以20%的大众媒体，20%的专业媒体] B、广告投放的形式户外广告（主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等，这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间）杂志报纸媒体广告（主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等，这些广告主要是在招展之前和招展期间进行）?2、?寻找主办单位。（1）主办单位的条件：在当地要有权威性、知名度等（2）合作方式：一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务，费用形式为展会利润的百分之几；另一种形式为对方单位只是挂名形式，采用一次性付款。?3、申请各种批文?4、场地联系以成都为例，四川省展览馆主要是进行大众性的展会,主要是引起百姓关注的;而国际会展中心主要进行专业性的展会.?5、联系宣传媒体（1）?对象：专业媒体和大众媒体（2）?方式：直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换。?6、制作邀请函（已经附） 7、建立客户名录（通过会刊收集和杂志、网站等）二、?实施招展 1、?招展方式：主要是电话联系，其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等?2、?招展的步骤：（1）发布信息（主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位）?（2）跟踪拜访（找准负责人） A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（分别以5%、10%、75%的比例分布）；?针对第一种客户：?问清客户需求?要求进一步促成购买?愉快地答应客户的?针对第二种客户：?了解客户拒绝的原因?为面谈作好准备?二次面谈向客户推荐下一届展览会?要求客户介绍其它客户?保持关系，待以后联系?针对第三种客户：?问清客户需求和异议?进行第二次拜访?消除顾客顾虑 3、招展中用到的文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南三、?实施招商（1）?在招展过程中，可以把拒绝型客户转换成参观商?（2）?通过媒体可以间接招来一些参观商（3）?主要的招商工作还是在开展前1~2周，承办单位组织

招商工作，比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请。?（4）?组办单位为展会提供的工作四、?相关活动展览会的相关活动，是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的，是为参展商和贸易观众提供附加服务，从而提高展览会的形象与档次。五、?展会现场（1）?布展：参展商提前两天进行布展工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等?（2）?开展：现场的协调；观众的组织；配套的服务等六、?展会后的控制工作包括参观参展的意见反馈等，后期了解工作