OA协同管理系统项目解决方案
OA办公自动化管理系统技术解决方案书
二〇二〇年十一月
目录
第1部分OA办公管理系统解决方案总览________________________________________ 4
1.1需求分析________________________________________________________________ 4 1.2系统建设的总体思路_______________________________________________________ 5
1.3客户价值体现 ____________________________________________________________ 6
1.3.1.形成、传播、发展组织机构习惯的好工具 ______________________________________ 6
1.3.
2.让管理工作变得轻轻松松_____________________________________________________ 6
1.3.3.协作性、灵活性显著提高_____________________________________________________ 6
1.3.4.管理效率提高________________________________________________________________ 6
1.3.5.规性增强____________________________________________________________________ 6
1.3.6.实现知识管理________________________________________________________________ 6
1.4OA办公管理系统的特点____________________________________________________ 7
1.4.1.灵活的个性设置 _____________________________________________________________ 7
1.4.
2.统一的沟通平台 _____________________________________________________________ 7
1.4.3.在线表单设计器 _____________________________________________________________ 7
1.4.4.在线流程设计器 _____________________________________________________________ 7
1.4.5.支持在线模板引用 ___________________________________________________________ 7
1.4.6.修订、清稿及用印 ___________________________________________________________ 7
1.4.7.先进的技术架构 _____________________________________________________________ 7第2部分OA办公管理系统解决方案___________________________________________ 8
(一) 公文管理平台____________________________________________________________ 8
2.1发文管理________________________________________________________________ 8 2.2收文管理_______________________________________________________________ 10 2.3部请示_________________________________________________________________ 11
2.4催办督办_______________________________________________________________ 12
2.4.1.催办_______________________________________________________________________ 12
2.4.2.督办_______________________________________________________________________ 13
2.5公文管理的主要功能______________________________________________________ 16
2.5.1.收文/发文流程自定义_______________________________________________________ 16
2.5.2.公文模板自定义 ____________________________________________________________ 16
2.5.
3.手写签名、审批意见、公章盖章______________________________________________ 17
2.5.4.分类及综合查询 ____________________________________________________________ 19
2.5.5.监控/协办/缓办/取回/转流程等功能__________________________________________ 19
(二) 知识管理平台___________________________________________________________ 22
2.6知识文档_______________________________________________________________ 22
2.6.1.知识发布与审核 ____________________________________________________________ 23
2.6.2.知识展现___________________________________________________________________ 23
2.6.
3.借阅与授权_________________________________________________________________ 24
2.6.4.推荐与收藏_________________________________________________________________ 24
2.6.5.评分与评论_________________________________________________________________ 25
2.6.6.信息订阅___________________________________________________________________ 25
2.6.7.转发_______________________________________________________________________ 25
2.6.8.发起流程___________________________________________________________________ 25
2.6.9.移交归档___________________________________________________________________ 25
2.6.11.知识目录、知识分类管理——建立各业务部门文件库___________________________ 26
2.7通知公告_______________________________________________________________ 27
2.8会议管理_______________________________________________________________ 27
(四) 个人事务管理平台 _______________________________________________________ 29
2.9待办事宜_______________________________________________________________ 29 2.10名片夹_______________________________________________________________ 29 2.11电子_________________________________________________________________ 30 2.12日程管理_____________________________________________________________ 34
2.13短信及音视频沟通______________________________________________________ 36
2.1
3.1.手机短信___________________________________________________________________ 36
2.1
3.2.在线消息___________________________________________________________________ 36
2.1
3.3.RTX即时通讯（需另购插件支持）____________________________________________ 38 2.14文件传阅_____________________________________________________________ 39 2.15部论坛_______________________________________________________________ 40 2.16网上调查_____________________________________________________________ 41
2.17个性化设置 ___________________________________________________________ 42
2.17.1.待办提醒方式设置 __________________________________________________________ 42
2.17.2.个人签名设置_______________________________________________________________ 43
2.17.
3.常用意见设置_______________________________________________________________ 43
(五) 工作流管理平台 _________________________________________________________ 43
2.18图形化的表单及工作流设计______________________________________________ 44
2.18.1.图形化的工作流设计器______________________________________________________ 44
2.18.2.表单设计器_________________________________________________________________ 44
2.18.
3.报表设计器_________________________________________________________________ 45
2.18.4.流程发起及监控权限控制____________________________________________________ 46
2.18.5.批阅模式、操作按钮、消息提醒控制__________________________________________ 46 2.19工作流处理方式________________________________________________________ 47
2.20事务委托与移交________________________________________________________ 48
2.20.1.事前委托___________________________________________________________________ 48
2.20.2.事中委托___________________________________________________________________ 48
2.20.
3.撤消委托及代项事项查询____________________________________________________ 49
2.21提醒与催办 ___________________________________________________________ 49
2.21.1.提醒_______________________________________________________________________ 49
2.21.2.催办_______________________________________________________________________ 50 2.22流程归档_____________________________________________________________ 50第3部分技术体系与安全解决方案___________________________________________ 51
3.1技术体系_______________________________________________________________ 51
3.1.1.全面支持J2EE技术架构_____________________________________________________ 51
3.1.2.技术保障___________________________________________________________________ 52
3.2系统安全解决方案________________________________________________________ 52
3.2.1.网络安全建议方案 __________________________________________________________ 52
3.2.3.OA办公管理系统的安全管理机制 _____________________________________________ 54
3.2.
4.安全管理___________________________________________________________________ 55
3.3网络配置方案 ___________________________________________________________ 57
3.3.1.经济部署方案（Scale In one）______________________________________________ 57
3.3.2.标准部署方案（Scale Out – Tier 3） ______________________________________ 58
3.3.3.网络负载平衡应用方案（Network Loading Balance）__________________________ 58
3.3.
4.OA办公管理系统网络设计____________________________________________________ 58
3.4硬件配置方案 ___________________________________________________________ 59
3.4.1.服务器选型建议 ____________________________________________________________ 59 3）针对对单体公司应用，可以使用PC服务器，推荐使用：___________________ 59
3.4.2.数据库选型建议 ____________________________________________________________ 60
3.4.3.应用服务选型建议 __________________________________________________________ 60
3.4.4.配置清单___________________________________________________________________ 60 OA用户服务器配置简易参照表_________________________________________________ 60第4部分项目实施方案 ___________________________________________________ 62 4.1项目实施策略 ___________________________________________________________ 62 4.2对软件实施的理解________________________________________________________ 62 4.3项目实施方法论 _________________________________________________________ 63 4.4实施服务理念 ___________________________________________________________ 63
4.5项目组织_______________________________________________________________ 64
4.5.1.项目组织___________________________________________________________________ 64
4.5.2.项目组织工作职责 __________________________________________________________ 64
4.6项目实施流程 ___________________________________________________________ 66
4.6.1.项目启动___________________________________________________________________ 66
4.6.2.蓝图设计___________________________________________________________________ 68
4.6.3.系统实现___________________________________________________________________ 70
4.6.4.系统完成___________________________________________________________________ 72
4.7服务介绍_______________________________________________________________ 73
4.7.1.服务宗旨___________________________________________________________________ 73
4.7.2.服务体系___________________________________________________________________ 74
4.7.3.服务标准___________________________________________________________________ 74
4.7.4.服务产品___________________________________________________________________ 75
4.8培训服务介绍 ___________________________________________________________ 76
4.8.1.产品培训的策略及方式______________________________________________________ 76
4.8.2.项目培训的层次与容 ________________________________________________________ 77
4.8.3.培训教材___________________________________________________________________ 77
4.8.4.用户项目小组任务 __________________________________________________________ 78
4.8.
5.培训质量与考核 ____________________________________________________________ 78
4.8.6.项目培训的组织与要求______________________________________________________ 79
4.8.7.可以提供的其它培训 ________________________________________________________ 79
第1部分O A办公管理系统解决方案总览
1.1需求分析
组织机构在日常管理中经常会遇到以下问题：
组织机构分支机构分散：各地拥有多个分支机构，迫切需要摆脱时间和地域限制，实现协同办公、分布式办公和移动办公。
领导常被琐事干扰：高层领导常被各种审批签字、材料上报等各种日常事务干扰，领导迫切需要一个协同的办公平台、知识的共享平台，以实现文件/费用/报告等材料的电子化签批，主动获取组织机构的各种决策信息。
信息的管理效率低：组织机构的规章制度、业务资料、工作报告、培训资料等，都分散存储，没有进行集中管理，资料经常丢失，经验得不到传承，新员工进入角色慢，极影了信息的管理、查找、利用效率。
工作进度监管不力：组织机构缺少高明透明的办公机制，对工作进展、文件处理情况等缺乏监管机制，组织机构需要建立规的办事流程、建立部门之间高效协同的工作机制，有效地监管工作办理情况，提高执行力。
组织文化建设困扰：组织文化是现代组织机构非常重视的一个管理课题，但组织机构缺少一个多元化的沟通平台，难以开展话题讨论、意见征集、经验分享、技术交流等文化建设工作，组织凝聚力迫切需要得以增强。
OA办公管理系统可以帮助客户解决以上问题，实现“规审批流程、加强文件管理、促进信息流通、提高办公效率、实现分布办公”的总体目标，并从整体上对组织机构管理进行全面的业务优化，包括决策过程科学化（决策优化）、工作流程顺畅化（流程优化）、员工行为规化（习惯优化）、业务数据集成化（数据优化）。
1.2系统建设的总体思路
OA办公管理系统建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，从提高跨部门、跨地域、动态团队工作效率的角度，解决组织机构在办文、办事、沟通、协作、共享的管理需求。
?建立协同审批的平台。实现组织机构部公文、请示、汇报、各种审批事项等的流转
自动化，解决协同工作及透明度的问题。实现网上督办的管理机制，对工作任务进行督办管理，提高办公效率、节约大量的办公资源。
?建立知识共享的平台。在保障信息的安全与使用权限基础上，构建一个信息资源的
共享平台，使组织机构规章制度、收发文件、新闻报道、电子刊物、部门业务资源、技术交流、工作总结等能够在员工之间得到广泛的传播。
?建立互动沟通的平台。将电子、系统消息、手机短信、在线论坛、在线会议等相结
合，保障组织单位部信息传递与沟通交流的及时性、准确性，改变了以往人机不在一起的时拖后处理工作的现象。
?实现辅助办公管理。包括会议通知、活动安排、行政公告等。
?建立资源管理平台。实现对组织机构的公共资源的预约及管理，包括办公用品、车
辆、图书、会议资源管理等。
?实现业务数据共享分级管理的机制，做到决策层及相关领导可查询所有经营数据和
信息，各分支机构的领导分别对授权围的业务等信息进行分级查询利用，确保业务信息的及时、准确和安全。
?实现分布式办公。系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。
1.3客户价值体现
借助OA办公管理系统，提升组织的信息效率、协作效率、办公效率和管理效率。
1.3.1.形成、传播、发展组织机构习惯的好工具
加强战略及策略执行的过程控制，形成了高效、规、程序化的管理机制，这是一种组织机构习惯，支持组织完整执行战略步骤，实现战略目标。帮助客户快速地建立起一个弹性、灵活、高效的电子化协同办公与知识管理环境。
1.3.
2.让管理工作变得轻轻松松
信息流通快，以前两三天处理一个报告的事，在平台上可以压缩在一个小时以；文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待半工作清晰明了。
1.3.3.协作性、灵活性显著提高
部门和部门、环节和环节之间协作效率高低，就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。Kingdee 协同办公平台不仅帮助你建设无边界组织，消除信息死角，同时提高了部门间的协作能力。
1.3.4.管理效率提高
通过OA办公管理系统，可以了解到每项业务、每个人的进度和状态，分析具体环节的办事时间和结果，并借此提高组织的工作效率和管理效率。
1.3.5.规性增强
在OA办公管理系统上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度行使。同时，相应的责任权利对应相应的权利，杜绝越权操作，增加了监督性。1.3.6.实现知识管理
文档管理的自动化，一方面可以使优秀员工的思想和技能不断积累和创新，同时即时管理、更新每个部门的各种资料，例如客户资料，使得组织可以减低当人员离职时所带来的人力资源成本等。