如何做好机关档案工作

文/吴伟群

如何做好机关档案工作

【摘要】档案是历史和社会实践活动的真实记录，同时又是新的社会实践最可靠的凭证和依据，档案又是国家进行经济建设、国防建设、外交、文化教育等的重要凭证。因此做好档案工作，具有十分重要的意义。

【关键词】档案信息化；人员素质；档案保密

一、加强档案管理,推动电子政务发展

随着全球化、信息化和网络化的发展，计算机被广泛地应用到各个领域，在各种社会实践活动中也产生了大量的电子档案，电子档案作为信息社会发展的产物，已成为档案必不可少的重要组成部分。因此正确积极地认识电子档案的特点，加强对电子档案管理的研究，推进我国档案管理的电子化进程，创新机关档案管理体制，与电子政务建设协调统一。将机关档案管理作为电子政务建设的组成部分，统一领导、统一协调，共同确定政务信息的价值取向和流向。机关档案部门就电子文件形成、存贮、归档、读取、运转、传播、上网、开放、公布、移交进馆及与归档纸质文件的配套管理、知识产权保护、安全保密、政务服务等提出相应的管理原则和制度，形成与电子政务建设相协调的各项业务程序，以及各相关环节衔接贯通为一体的管理体系，为政府机关办公自动化、信息化提供组织保证。按电子政务的政府管理方式、行政流程原则，不断改善档案管理的运作模式，规范机关档案管理的行为，凭借“三网一库”实现政府可公开信息资源共享和动态更新，使得公众可以通过不同渠道获取政府的信息与服务，同时，也为今后国家发展、社会进步贮存更丰富的信息资源，惠及子孙后代。

二、提高档案工作人员素质

档案工作是要靠人去做的，因此档案工作人员的专业素质和政治素质是做好这项工作的保证。

（一）定期开展具有针对性的培训。通过“送出去学习，请进来指导”，开展多

层次、多角度、多方式的档案工作业务培

训，提高档案工作人员的专业技能和文

化素质，丰富业务知识；早在1971年第

十三次国际档案圆桌会议上，秘书长鲍

狄埃强调，“如果档案人员对技术的发展

漠然置之，将会导致档案职业的衰败”。

因此，档案工作人员的现代化信息技术

的培训尤为重要。

（二）建立健全考核激励机制，营造

良好的文化氛围。考核激励机制是一种

以人为本的科学的管理方法，它的目的

在于最大限度的调动档案工作人员的自

觉性、积极性和创造能力。

（三）构建机关单位与档案工作人员的

“心理契约”，建立通畅的沟通渠道。心理

契约这一隐性契约，其核心是员工满意度。

达成与维持“心理契约”要有以人为本的文

化为氛围。了解档案工作人员的情感和自

我实现的需要，创设良好的氛围、空间，增

强员工努力工作的热情与信念，激发共同

信守“契约”所默示的各自对应的“承诺”。

（四）自我学习提高。树立全心全意

为人民服务的人生观、价值观，增强创新

意识和竞争意识，不断学习，使自身适应

工作发展的需要。

三、做好档案保密工作，处理好五方面

的关系

很多档案信息涉及国家的安全和利

益，涉及经济技术秘密等内容。要做好

档案的保密利用工作，必须把握和处理

好以下五方面的关系：保密与利用；制度

与措施；“死”与“活”的转化；软件与硬

件；纸质档案与电子档案。

（一）保密与利用工作的关系。在浩

如烟海的各类档案中，有相当一部分是

涉密档案。根据《保密法》规定，这部分

档案划分为“绝密”、“机密”和“秘密”三

级。做好涉密档案的保密工作，是档案

工作者的神圣职责。

（二）要把握和处理好制度与措施的

关系。俗话说，没有规矩，不成方圆。既

要档案保密，又要大胆利用，必须有一整套

严格的制度和与之配套的措施作为保障。

有制度无措施，执行起来就会落不到实处。

有措施而无制度，则会纲目混乱，难以长期

坚持执行。两者是相辅相成，互为补充的。

（三）要把握和处理好“死”与“活”的

转化关系。根据《保密法》对涉密档案分

为三级的规定，是为了让档案工作者根

据不同密级采取不同的管理措施，最大

限度地利用档案。同时，根据国家还规

定了涉密档案的保管期限，保密期届满，

就失去了它的保密价值，这部分档案便

死而复活。档案工作者必须对涉密档案

进行科学管理，及时区分保密期限，使死

档案复活，最大限度地开放利用。

（四）要把握和处理软件与硬件的关

系。所谓软件，是指人的思想建设。再好

的制度和措施都是要相关人员去遵守和执

行。既要重视涉密档案管理有关设施的硬

件建设，更要加强档案保密利用工作的思

想建设，必须切实加强档案工作者的政治

素质修养，提高保密意识，做到守口如瓶。

（五）要把握好纸质档案和电子档案

的关系。纸质档案作为传统档案，是做

好档案保密与利用工作的基础部分。现

在电子档案异军突起，已与纸质档案并

驾齐驱。特别是计算机网络保密知识。

要积极构建本部门信息系统主体，及其

与外界关联行为约束机制。定期进行网

上信息检查，确保涉密信息不上网。笔

者以本单位工作实际为例，在内外网密

级文件管理上，按规定做到专机专用，使

涉密计算机不联网、涉密文件不上网、上

网文件不涉密，内网上的各类信息资料

不转载到外网上或其他公共网，也不在

涉密与非涉密计算机之间互用。涉密移

动盘不上联网计算机，硬盘带数据的变

旧电脑须统一处理等。由于妥善处理两

种不同功能的档案关系，使档案的保密

利用工作，取得较好的收效。

（作者单位：江苏省扬州市人口和计划生育委员会）

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