绿城房地产集团有限公司管理制度

绿城房地产集团有限公司管理制度

近年来，绿城房地产集团有限公司经营规模日益扩大，集团化步伐加快，因此，科学有序的管理显得尤为重要，建立一整套相互协调、整体优化的现代企业管理制度已是当务之急。

作为公司管理体系重要组成部分的综合管理，即通常含义上的行政办公事务管理，是公司各项管理工作的中枢和结合点，规范有序的综合管理制度体系在整个公司制度建设中举足轻重，对公司日常经营管理运作起着不可或缺的保障作用。

为使本公司以及分、子公司的综合管理工作有章可循，有据可依，本公司特集中抽调人员按照系统化、规范化、标准化的要求，对公司现行的综合管理制度分类进行修订、完善；并吸取成功企业管理经验，结合公司管理现状和发展需求，增编了部分管理制度。

综合管理制度共分六篇，分别为：会议管理、文秘档案管理、法律事务管理、资产物品管理、后勤总务管理、综合管理。共编制各类规章制度41项，基本涵盖了本公司综合管理活动的各个方面，构成了一个较为完整的综合管理制度体系。各项制度已经公司制度评审会议评审和公司领导审定，现作为试行稿印发公司各单位、部门。

由于编制时间紧，编制人员自身也有一个学习的过程，其中的不当之处、疏漏之处敬请指正。

绿城房地产集团有限公司二OO二年九月二十日目录第一篇会议管理一、股东会会议制度二、董事会会议制度三、监事会会议制度四、总经理办公会议制度五、员工大会管理办法六、评审会议管理制度七、项目公司工作会议制度八、会议室管理制度第二篇文秘档案管理一、公文处理办法二、文件格式规定三、专职秘书管理工作规定四、文印工作管理规定五、印信管理办法六、文书档案管理办法七、项目档案管理制度八、特种档案管理办法九、报刊资料管理规定第三篇法律事务管理一、规章制度制定程序管理规定二、合同审核管理规定三、工商登记事务管理规定四、商标事务管理办法.五、经济纠纷处理规定第四篇资产物品管理一、固定资产管理规定二、车辆管理规定三、通讯工具管理办法四、办公用品管理制度五、办公自动化设备使用维护管理办法第五篇后勤总务管理一、办公区域环境管理办法二、办公区域安全管理办法三、员工用餐管理办法四、员工宿舍管理办法五、总机话务工作管理办法六、邮件寄发管理办法七、内部通讯录管理规定第六篇综合管理一、投资管理办法二、出差管理制度三、接待工作管理办法四、业务招待管理办法五、信息管理制度六、保密管理制度股东会会议制度总则第一条为确保绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)股东会会议(以下简称会议)的顺利进行，规范会议的组织和行为，提高会议议事效率，保障股东合法权益，保证股东会能够依法行使职权以及会议程序和决议有效、合法，根据《公司法》及公司《章程》，特制定本制度。

第二条本制度自生效之日起，即成为对股东会、股东、董事、监事、总经理和其他高级管理人员具有约束力的文件。

第三条董事会秘书具体负责会议组织和记录等有关方面的事宜。

第四条会议由全体股东参加，股东可委托代理人出席会议并明确授权范围。

非股东的董事、监事、总经理及其他高级管理人员可以列席会议。

第五条本制度适用于公司股东会，所属项目公司、专业公司可根据本公司章程参照执行。

第二章开会第六条股东会年会每年召开一次，于上一会计年度完结之日起的3个月内举行。当持有公司有表决权股份总数10％以上的股东书面请求，或董事会认为必要，或监事会提议时，可以召开临时会议。

第七条会议议题由董事会按公司《章程》在征求股东意见的基础上决定；董事会应在会议召开前15天将会议时间、地点、内容和表决事项书面通知全体股东及有关出席人员。

第八条会议由董事会召集，董事长主持；董事长因故不能出席时，由董事长指定的副董事长或其他董事主持。

第九条主持人宣布开会后，应首先报告出席会议的股东人数及其代表股份数，确定股东会会议是否合法有效。

第三章提案与表决第十条股东有权向公司提出新的提案。提案应当符合下列条件：

(一)提案内容可涉及公司的经营方针和投资计划、选举和更换董事与监事、利润分配方案和弥补亏损方案、公司增或减注册资本、公司合并或分立、变更公司形式、公司解散和清算及修改公司章程等事项；(二)内容与法律、法规及章程的规定不相抵触，并且属于公司经营范围和股东会职责范围；(三)有明确议题和具体决议事项；(四)以书面形式在股东会举行前5天提交或送达董事会。

第十一条董事会应当以公司和股东的最大利益为行为准则，对股东的提案进行审查。

第十二条会议应按照会议通知所列议题顺序进行讨论和表决。

第十三条主持人根据表决结果决定会议的决议是否通过，并应当在会上宣布表决结果。决议的表决结果载入会议记录。

第十四条股东会决议应写明出席会议的股东(和股东代理人)人数、所持股份总数及占公司有表决权总股份的比例、表决方式以及每项议案表决结果。

第十五条股东会决议须经代表1／2以上表决权的股东通过方为有效。但下述事项须经代表2／3以上表决权的股东通过方为有效：

(一)公司增加或减少注册资本、分立、合并、解散或者变更公司形式；(二)修改公司章程；(三)公司章程规定须代表2／3以上表决权的股东通过的事项。

第四章会议记录第十六条会议应有会议记录，会议记录记载以下内容：

(一)出席股东大会的有表决权的股份数，占公司总股份的比例；(二)召开会议的日期、地点；(三)会议主持人姓名，会议议程；(四)各发言人对每个审议事项的发言要点；(五)每一表决事项的表决结果；(六)会议认为和公司章程规定应当载入会议记录的其他内容。

第十七条会议记录应由出席会议的股东代表、出席会议的董事和记录员签名，并作为公司档案由董事会秘书收存，年终时统一归档。

第十八条对会议到会人数、与会股东持有的股份数额、授权委托书、每一表决事项的表决结果、会议记录、会议程序的合法性等事项，可以进行公证。

第十九条会议在审议中对议案和决定草案有重大不同意见的，可以表决由董事会重新商议后提出修正案。当日无法形成决议的，应另行召开会议。

第五章附则第二十条本制度由董事会负责解释和修订。

第二十一条本制度经股东会批准，自印发之日起施行。

董事会会议制度总则第一条为确保绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)董事会会议(以下简称会议)的工作效率和决策科学，保证董事会议程和决议的合法化，根据《公司法》及公司《章程》的有关规定，特制定本制度。

第二条董事会是公司股东会常设的执行机构，董事会对股东会负责，行使法律、法规、公司《章程》和股东会赋予的职权。

第三条董事会秘书负责会议的组织和协调工作，包括安排会议议程、准备会议材料，组织安排会议召开，以及会议决议、纪要的起草工作。

第四条本制度适用于公司董事会，所属项目公司、专业公司可根据本公司章程参照执行。

第二章会议召开事项第五条会议由董事长召集并主持，会议应有1／2以上的董事出席方可举行。

第六条会议分为定期会议和临时会议。定期会议每年召开1至2次，每次会议应于10天前书面通知全体董事、监事和总经理。临时会议根据需要在开会前3天通知召开。

第七条会议通知应包括以下内容：会议日期、地点、会议期限、事由及议题等。

第八条董事会定期会议或临时会议在保障董事充分表达意见的前提下，可以电话会议形式、传真形式或借助能使所有董事进行交流的其他通信形式进行，并作出决议，由与会董事签字。

第九条会议应由董事本人出席，董事因故不能出席会议时，可以委托其他董事代理出席。代为出席会议的董事应当在授权范围内行使董事的权利。董事如未出席某次会议，亦未委托代表出席的，应当视作放弃在该次会议上的表决权。

监事和总经理可列席会议。

第三章会议行使职权范围第十一条董事会行使以下职权：

(一)负责召集股东会议，研究决定召集股东会的方案、工作报告及有关文件，并向股东会报告工作；(二)贯彻执行股东会的决议；(三)研究决定公司的经营计划和投资方案；(四)制定公司的年度财务预算方案、决算方案；(五)制定公司的利润分配方案和弥补亏损方案；(六)制定公司增加或者减少注册资本方案；(七)拟订公司合并、分立、变更公司形式、解散的方案；(八)决定公司内部管理机构的设置；(九)聘任或者解聘公司总经理，根据总经理的提名，聘任或者解聘公司副总经理、财务负责人，决定其报酬事项；(十)制定公司的基本管理制度；(十一)制订公司章程修改方案或确定提交股东会审议的公司章程修改方案(十二)研究决定公司对外担保项目、对外捐赠事项；(十三)研究决定对董事长、总经理等的授权；(十四)根据董事长提名，委派和更换直属公司董事或董事长候选人；(十五)向股东会提请聘请或更换为公司审计的会计师事务所；·(十六)听取公司总经理的工作汇报并检查总经理的工作；(十七)法律、法规或公司《章程》以及股东会授予的其他职权。

第四章会议表决事项第十二条董事会就前款事项作出决议，必须经全体董事过半数通过。

第十三条参加会议的董事每人有一票表决权，在争议双方票数相等时，董事长有多投一票的权利。

第十四条董事会可以采取书面形式召开会议，以书面形式召开会议时，事会秘书应将议案派发给全体董事，签字同意的董事达到公司《章程》或本制度规定的作出决定所需人数的，相关议案即构成董事会决议。

第十五条议案的提出(一)有关公司经营管理议案，原则上由分管董事提出，非分管董事亦可就公司经营管理工作提出议案；(二)人事任免议案由董事长、总经理按照权限分别提出；(三)公司管理机构设置及分支机构设置由总经理提出；

(四)各项议案于会议召开前5天送交董事会秘书，由董事会秘书制作成文件，提前3天送交与会董事审阅；(五)董事会临时会议的议案可在会前3天内提出。

第十六条议案的表决(一)出席会议的董事对各项议案须有明确的表决意见，并在决议和董事会记录上签字；(二)董事若与议案有利益上的关联关系，则关联董事不参与表决，亦不计入法定人数。

第十七条表决资格(一)公司《章程》规定不能履行职责的董事在被股东会撤换之前，不具有对各项议案的表决资格；(二)依法自动失去资格的董事，不具有表决资格。

第五章会议记录第十八条会议应就会议议案形成会议记录，会议记录应记载议事过程和表决结果。会议记录包括以下内容：

(一)会议召开日期、地点和召集人姓名；(二)出席会议的董事姓名以及受他人委托出席会议的董事(代理人)姓名；(三)会议议程；(四)董事发言要点；(五)每一决议事项的表决方式和结果(表决结果应载明赞成、反对或弃权的票数)。

第十九条每次会议的记录应尽快提供全体董事审阅，要求对记录作出修订补充或要求在记录上对其会议上的发言作出说明性记载的董事，应在收到会议记录3天内将修改意见书面呈报董事长。会议记录(在会议当天或定稿期内)定稿后，出席会议的董事和董事会秘书(记录员)应当在会议记录上签名，会议记录由董事会秘书保存，年终时交公司综合管理部统一归档。董事应当对董事会的决议承担责任。董事会决议违反相关法律法规或公司《章程》，致使公司遭受严重损失的，参与决议的董事对公司负相应赔偿责任；但经证明在决议时曾表明异议并记载于会议记录的，该董事可以免除责任。

第六章会议决议的落实第二十条董事会决议一经形成即由分管董事和总经理组织实施，董事会有权就实施情况进行检查并予以督促。

第二十一条每次召开董事会，可由董事长或分管董事就其检查董事会决议的实施情况向董事会报告。

第二十二条董事会秘书应及时向董事长汇报决议执行情况，并将董事长的意见如实传达给有关董事和其他相关人员。

第七章附则第二十三条本制度由董事会负责解释和修订。

第二十四条本制度经董事会批准，自印发之日起施行。

监事会会议制度第一条为规范绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)监事会会议(以下简称会议)工作，提高监管工作的有效性，确保监事会依法独立、有效行使监督权，依照《公司法》及本公司《章程》，特制定本制度。

第二条监事会是公司的常设监察机构，对公司的财务会计工作及董事和总经理等高级管理人员执行职务的行为进行监督。

第三条监事会议事方式主要采取定期会议和临时会议的形式进行。会议由监事会主席主持。监事会主席因故不能出席，应委托一位监事主持。

第四条监事会由监事会主席召集，每年召开1至2次会议。

第五条监事连续2次不能亲自出席会议、也不委托其他监事代其行使职权的，应视为无行使职权能力，由监事会提请股东会更换监事人选。

第六条会议主要议题一般应包括：

(一)审核公司年度、期中财务报告，从监督角度提出监事会的分析意见及建议；(二)重点分析评价公司预算执行情况、资产运行情况、重大投资决策实施情况、公司资产质量和保值增值情况；(三)讨论监事会工作报告、工作计划和工作总结；(四)审议对董事、总经理违法行为的惩罚措施；(五)议定对董事会决议的复议建议；(六)讨论公司《章程》规定和股东会授权的其他事项。

第七条有下列情形之一的，经监事会主席或l／2以上监事提议，或应总经理的要求，监事会可以召开临时会议：

(一)公司已经或正在发生重大的资产流失现象，股东权益受到损害，董事会未及时采取措施的；(二)董事会成员或经理层有违法违纪行为，严重影响公司利益的；(三)对公司特定事项进行专题调研论证或请董事会、经理层提供有关咨询意见的；(四)监事会认为有必要召开临时会议的其他情况。

第八条监事会主席应履行以下职责：

(一)召集和主持会议，决定是否召开临时会议；(二)签署监事会决议和建议，检查监事会决议实施情况，并向监事会报告决议的执行情况；(三)组织制定监事会工作计划和监事会决定事项的实施，代表监事会向股东会报告工作；(四)公司《章程》规定的其他权利。

第九条会议由监事会主席和其他监事出席。监事会认为必要时，可以邀请董事长、董事和总经理列席会议。监事因故不能出席会议的，应事先向监事会主席请假，并提出书面意见或书面表决，也可书面委托其他监事代行其职权，但委托书应写明授权范围。监事无故缺席且不提交书面意见或书面表决的，视为同意依法召开的监事会的决议。

第十条监事会召开定期会议应在10天前，召开临时会议应在3天前，将会议的时间、地点和议题书面通知全体监事，并附会议相关材料。

第十一条会议的决议要由监事记名表决，监事在表决时各有一票表决权。

当赞成票和反对票相对等时，监事会主席有多投一票的权利。表决事项须经出席会议监事的2／3以上赞成方为有效。

第十二条会议必须认真做好会议记录，会议记录由监事会指定人员担任，出席会议的监事和记录员应当在会议记录上签名。监事有权对本人在会议上的发言作出说明性记载。

第十三条会议召开后应形成会议纪要，并和会议记录、决议等作为监事会工作档案，由董事会秘书保存，年终时交综合管理部统一归档。

第十四条监事会的决议由监事执行或监事会监督执行。

第十五条本制度适用于公司监事会，所属项目公司、专业公司可根据本公司章程参照执行。

第十六条本制度由监事会负责解释和修订。

第十七条本制度经监事会批准，自印发之日起施行。

总经理办公会议制度第一章总则第一条为提高绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)总经理办公会议(以下简称总办会议)的工作效率，规范总办会议的

组织工作和议事程序，特制定本制度。

第二条综合管理部为总办会议事务的归口管理部门，负责会议的组织和管理。

第三条本制度适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行，第二章会议的类型第四条总办会议一般分为定期和不定期二类。定期会议一般每月召开2次，一次在月初5日左右召开，一次在月中18日左右召开。不定期会议根据总经理的提议，II时组织召开。

第五条月初总办会议主要听取公司各职能部门和项目公司关于上月工作情况和本月工作计划的汇报，研究、协调、部署公司各职能部门和有关项目公司的重点工作。参加会议的各项目公司、项目部负责人，除对涉及事项作说明或急需提交总办会议协调、明确的事项外，对本单位(部门)工作不作系统汇报。

第六条月中总办会议主要听取在杭及杭州周边地区各项目公司、项目部等单位(部门)上月下半月至本月上半月的工作完成情况和本月下半月至下月上半月的工作计划汇报，研究、协调、部署在杭各项目公司及相关单位的重点工作。参加会议的各项目公司、项目部负责人，除对涉及事项作说明或急需提交总办会议协调、明确的事项外，对本单位(部门)工作不作系统汇报。

第七条不定期总办会议的内容，主要为月初、月中总办会议中没有涉及，但事关重大且急需研究解决的问题。参加单位、部门及人员由总经理确定。

第三章会议的准备第八条召开总办会议的通知由综合管理部负责拟定，并报请总经理签发。

会议通知一般在会议前2—4天发放给有关单位、部门及人员。

第九条会议通知的内容应包括会议时间、地点、参加人员、会议内容和议程等。

第十条参加定期总办会议的有关单位和部门必须将工作完成情况和工作计划分别在当月15日、30日前，以电子邮件的方式发至公司综合管理部，由综合管理部统一汇编和印发。

第十一条参加定期总办会议的有关单位和部门，应在会前详细阅读会议材料，作好提问、解答的准备，必要时应准备好相应的资料备问。

第十二条参加不定期总办会议的有关单位和部门，应按会议通知要求准备会议材料，并以电子邮件方式提前发至公司综合管理部。

第十三条公司综合管理部须安排人员提前半小时做好总办会议的会场布置，准备好签到册并落实人员进行会议记录。

第四章会议的召开第十四条参加会议人员必须进行会议签到。

第十五条总办会议一般由总经理(或其授权人)主持。董事长、常务董事长出席会议时，应由董事长、常务副董事长主持。

第十六条会议发言和研讨顺序按会议通知规定的议程进行，特殊情况可由主持人在会议开始时明确。

第十七条定期总办会议的汇报单位和部门，应由其主要负责人(或授权人) 进行汇报。汇报内容分为三块：一是日常工作；二是重点工作；三是需要公司协调的工作。日常事务工作只作简单汇报，重点和需要协调的工作应作详细汇报。

第十八条定期总办会议主持人应对各单位、部门上阶段的工作计划执行情况

和下阶段的工作计划分别进行评价或补充，明确有关要求；组织与会人员讨论有关议题，明确有关协调、配合工作；对公司的整体工作状况进行评析，强调下阶段工作重点并明确有关工作目标和要求。

第十九条不定期总办会议的与会人员，应根据会议通知的议事要求，作专题汇报或讨论。主持人应组织与会人员重点讨论有关议题，明确有关要求并形成决议。

第五章会后工作的落实第二十条总办会议结束后，综合管理部负责整理会议纪要。会议纪要应力求全面、客观、准确，经分管副总经理审核后，呈报会议主持人审批和签发。

第二十一条总办会议签到册与会议记录本(或录音带)合并保存。记录本(或录音带)须加盖”机密”章，由会议记录人员负责临时保存。整本(盒)使用完后，交综合管理部统一归档管理。

第二十二条总办会议的与会人员和工作人员，不得泄露有关会议内容或将会议材料外借。

第二十三条对总办会议形成的决议，与会人员应根据会议纪婴的婴求，保质保量按时完成工作。综合管理部负责总办会议议定事项的督办和反馈。

第六章附则第二十四条本制度由综合管理部负责解释和修订。

第二十五条本制度自印发之日起施行。

员工大会管理办法第一章总则第一条为规范绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)员工大会的操作程序，确保员工大会有序、高效、圆满地举行，特制订本办法。

第二条本办法中的员工大会，是指公司各部门及所属项目公司、专业公司全体员工参加的各类会议。

第三条综合管理部为员工大会的归口管理部门，其他相关职能部门为协办部门。

第四条本办法适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。

员工大会的类型和审批第五条员工大会的类型主要有以下几种：

(一)年会(二)中秋联谊会(三)各类学习报告会；(四)各类培训讲座；(五)其他。

第六条年会、中秋联谊会等各类员工大会由综合管理部和相关职能部门拟订会议方案，报分管副总经理审核，总经理或以上领导审批后实施。

第三章会前准备第七条综合管理部或相关职能部门应按照会议性质，拟订具体实施方案，方案应包括以下内容：

(一)会议名称、时间、地点、主题、主持人及议程等；(二)拟邀请嘉宾；(三)用餐标准；(四)交通工具安排；(五)娱乐活动安排；(六)会务人员；(七)费用预算；(八)其它根据会议性质须明确的事宜。

第八条综合管理部或相关职能部门根据领导审定的方案，做好以下准备工作：

(一)安排专人负责会务工作；(二)拟发会议通知，确定会议人数；(三)租借会议场地；(四)准备会议资料：包括参加会议人员名单、主席台人员名单、议程安排、领导讲稿及其他会议资料；(五)会场布置：包括会场导引牌、会标、主席

台桌牌和话筒、员工席桌牌、演示板、纸笔、投影设备、鲜花以及签到册等相关用品的准备；(六)用餐安排：包括确定用餐场地、桌数、标准、菜单及准备席笺等；(七)娱乐活动安排：包括自办文艺演出或专业文艺演出以及其它休闲娱乐活动的安排；(八)邀请嘉宾(相关部门配合)；(九)车辆安排；(十)采购礼品或果品；(十一)摄影、录音安排；(十二)相关费用的申请；(十三)其它根据会议性质需要安排的事宜。

第九条综合管理部应在会议召开前对各项筹备工作进行全面检查，查漏补缺。

第四章会议服务第十条综合管理部和相关部门应做好以下会议服务工作：

(一)安排专人负责签到；(二)发放会议资料；(三)安排人员车辆迎送嘉宾；

(四)安排用餐；(五)安排娱乐活动；(六)发放礼品和果品；(七)进行摄影、录音；

(八)作好会议记录。

第十一条综合管理部及相关部门应与会场管理部门保持密切联系，确保会场照明、空调、影音设备正常运转及茶水、用餐和娱乐活动等符合大会的要求。

第五章大会纪律第十二条参加大会人员应按规定统一着装，提前到达会场并签到，按指定区域有序入座。

第十三条参加大会人员应当将手机、呼机关闭或置于震动挡，并自觉维护会场秩序。

第十四条应参加大会人员如因特殊情况不能到会或需中途离开的，须按规定向所在公司总经理请假。

第六章会后事宜第十五条综合管理部或相关职能部门负责会议费用的结算。

第十六条综合管理部或相关职能部门应对会议资料进行汇总、整理并及时交给综合管理部统一归档；其中影音资料应于一个月内交综合管理部归档。

第七章附则第十七条本办法由综合管理部负责解释和修订。

第十八条本办法自印发之日起施行。

评审会议管理制度第一章总则第一条为提高绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)各类评审会议的工作效率，规范评审会议的组织工作和议事程序及方法，特制定本制度。

第二条本制度中的评审会议，是指公司在经营管理活动中，对重要计划、规划、方案、合同、制度等专题材料，组织有关人员、专家进行评估、论证或审定的会议。评审会议为不定期会议，通常以一案一会为原则。

第三条评审会议承办部门负责会议方案的制订和报批、会议通知的拟定、会议资料的整理及分发、会议记录的整理、会议纪要的撰写和报批以及会议审定事项的落实。

第四条综合管理部负责会议通知和资料的发放，会议纪要的核稿、发放和归档。

第五条本制度适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。

第二章会议类别与范围第六条评审会议分为项目工程前期类、工程管理类、营销策划类、行政管理类及其他类。

第七条项目工程前期类评审会议内容包括项目可行性报告、项目策划书、规划方案、设计任务书、初步设计方案、建筑设计方案、环境设计方案、综合管线

(道路)设计方案、智能化设计方案等。

第八条工程管理类评审会议内容包括：标书拟定方案、施工方案、桩基施工方案、施工图、重大设备造型、外装饰方案(试样)、“四新”技术应用及推广方案等。

第九条营销策划类评审会议内容包括：户型设计方案、广告策划方案、销售方案、项目标识系统方案、定位协议、预售协议、销售合同、定价(调价)方案、前期物管协议等。

第十条行政管理类评审会议内容包括：企业发展规划方案、各类重要合同(协议)、各类规章制度(规程)、重要会议(活动)方案等。

第十一条上述各类未涉及，但需要进行评审的其他各类方案。

第三章会议准备与召开第十二条召开评审会议前，应由承办部门制定评审会议方案。方案内容包括：

(一)会议时间和地点；(二)会议主持人；(三)会议评审内容及议程；(四)会议参加部门(人员)及拟邀请的专家和来宾；(五)评审资料目录；(六)会务安排。

第十三条承办部门应将会议方案报分管领导审批后，原则上应于会议前3天将方案和会议评审资料送综合管理部。综合管理部须提前2天将会议通知及评审资料印发给与会人员。

第十四条承办部门要提前做好会议场所的安排与布置，准备好演示板、书写笔、投影设备、签到册等相关会议用品。

第十五条与会人员必须进行签到。承办部门应指定人员负责会议记录。

第十六条会议发言和评审程序应按会议通知的议程进行，特殊情况可由主持人在会议开始时明确。会议程序应包括以下内容：

(一)主持人明确会议要求和目的；(二)承办部门负责人详细汇报评审材料的基本内容，提出需要研讨解决的中心议题等；(三)与会人员对评审材料提出建议、意见及理由；(四)承办部门应详细解答与会人员提出的问题；(五)主持人应对将要形成会议纪要的内容进行复述，对未能形成一致意见的议事内容提出复议要求，达成基本统一后作会议总结，并形成决议。

第十七条会议对评审材料应充分讨论，力求取得一致，当有较大意见分歧，且暂时不能统一时，则由承办部门会后对材料作进一步深化和修改，提交下一次评审会议重新讨论。

第十八条凡是需要保密的评审资料，会议结束后由承办部门负责收回。

第四章会议纪要及实施第十九条承办部门负责安排人员整理会议记录和撰写会议纪要。会议纪要力求全面、客观、准确。由综合管理部核稿，并送与会人员会签后，报公司领导审定和签发。

第二十条会议签到册、会议记录(或录音带)及会议纪要按《文书档案管理办法》进行归档。

第二十一条承办部门及相关部门应根据会议纪要要求，切实做好各项落实工作。

第二十二条因评审疏漏而使公司产生经济损失或导致不良后果的，会议主持人及评审人员应承担相应的责任。

第二十三条与会人员要严格遵守保密纪律，不得泄露或传播不宜公开的会议内容和议定事项。

第五章附则第二十四条本制度由综合管理部负责解释和修订。

第二十五条本制度自印发之日起施行。

项目公司工作会议制度第一条为提高项目公司工作会议效率，规范会议程序，特制定本制度。

第二条本制度中的项目公司工作会议，是指绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)每4个月召开1次的项目公司、专业公司工作总结、研讨、交流及部署会议。

第三条综合管理部为项目公司工作会议的组织管理部门，负责会议方案的拟定、会务安排、会议记录整理、会议纪要的撰写、会议决议事项的落实督办。

第四条项目公司工作会议的出席人员包括公司部门负责人以上人员，以及所有项目公司和专业公司的负责人。

第五条项目公司工作会议的内容包括：

(一)各项目公司前4个月的工作总结与后4个月的工作计划；(二)项目公司典型经验介绍或教训总结；(三)项目开发过程中重要事项的专题探讨；(四)公司工作部署；(五)其他。

第六条会议时间与议程：会议时间原则上为2天，会议议程根据会议内容确定。

第七条会议材料(一)会议材料内容1、各项目公司的工作总结与计划，主要包括工作开展情况，重点工作，主要管理措施，存在的主要问题和不足，下一步的工作目标、重点、具体措施以及需要公司统一协调、帮助解决的问题等。

2、典型经验材料内容应重点介绍该公司采取哪些措施和获得的成果教训总结材料内容应说明问题产生的经过、原因、给公司造成的损失以及应该吸取的教训。

3、专题研讨材料的内容根据具体专题确定。

4、公司工作部署材料应根据公司的整体发展规划以及项目公司会议的实际情况确定。

(二)会议材料要求会议材料应真实反映公司实际经营状况，坚持喜忧兼报；涉及数字的要认真核实，保证准确无误。

(三)总结计划材料和典型经验材料原则上应由项目公司自行撰写，在会议召开前3天以电子邮件的方式报公司综合管理部，由综合管理部负责汇总、整理和印制。

(四)公司工作部署材料由综合管理部负责撰写，并经公司领导审定。

第八条会务安排(一)综合管理部应根据会议方案，下发会议通知。通知应明确会议时间、地点、内容、要求及出席人员名单等。

(二)对于外地的项目公司，综合管理部应提前落实好接待准备工作，保证待安排合理有序。

(三)会议室应提前预订，并于会议召开前l天按会议要求进行布置检查。领导席桌牌应摆放合理，座位安排有序，横幅整齐美观。

(四)会议用房和用餐安排应根据与会人数提前落实确认。

(五)会议日程安排表应与相关的会议材料一并于会议签到时发放给与会人员。

(六)综合管理部负责会议签到及会间的各项服务工作。

第九条策划部负责会议的摄影、摄像及宣传报道工作。

第十条与会人员不得无故缺席，如有特殊情况，应事先向公司总经理请假。与会人员应自觉维护会场纪律，将手机、呼机关闭或调至震动位置。

第十一条综合管理部应指定人员负责会议记录，并在3天内整理出会议纪要，呈公司领导审定签发。

第十二条本制度适用于公司本部。

第十三条本制度由综合管理部负责解释和修订。

第十四条本制度自印发之日起施行。

会议室管理制度第一章总则第一条为满足绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)各类会议的需要，营造整洁、规范、有序的会议氛围，确保公司各类会议的顺利举行，特制订本制度。

第二条本制度中的会议室是指公司专用会议室。

第三条综合管理部为会议室的归口管理部门。

第四条本制度适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。

第二章会议室的配置和布置第五条会议室的配置包括会议桌椅、演示板、书写笔、视听设备、饮水设施、空调、换气扇、烟缸及电话等。

第六条会议室应根据具体会议的规格、性质和需要进行布置，主要包括会标、盆栽植物、桌牌等。

第三章会议室的管理第七条管理人员职责(一)每天对会议室进行保洁、整理；(二)每次会议后立即清扫、整理；(三)每天对盆栽植物进行养护并定期更换；

(四)每天检查设施设备，发现问题立即酌情处理；(五)每天检查物品的备用情况，根据需要随时补充；(六)做好会议室的使用安排；(七)根据会议要求，做好会议室的布置工作；(八)做好会议的保密工作；(九)做好会议室的安全防范工作。

第八条管理要求(一)场地和设施设备整洁、摆放有序；(二)盆栽植物美观、养护得当；(三)设施设备完好、有效；(四)消耗性物品不短钝(五)会议室的安排合理有序、不冲突；(六)会议室的布置快速、周到、规范；(七)安全防范工作周密、细致。

第四章会议室的使用第九条需要使用会议室的部门应将拟召开会议的名称、规格、时间、人数及相关要求提前1天(需做会标的提前2天)通知综合管理部。

第十条综合管理部根据各部门预约的会议时间、规格、人数等因素，视先后、轻重、缓急进行统筹安排，合理调配，并将确定的会议室地点及时通知相关部门。

第十一条如遇会议时间、场地重叠，无法按照要求作出安排的，综合管理部应及时与相关部门联系，以作出相应调整或另行安排。

第十二条使用会议室的部门及员工应正确使用并爱护会议室的设施设备，发生问题应及时与综合管理部联系，同时应自觉保持会议室的整洁，不随意丢弃烟蒂、杂物等。

第五章附则第十三条本制度由综合管理部负责解释和修订。

第十四条本制度自印发之日起施行。

公文处理办法第一章总则第一条为加强绿城房地产集团有限公司(以下简称公司)的公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质和公文处理规范，特制定本办法。

第二条本办法中的公文，是指公司在经营管理过程中形成的具有管理效力和规范体式的文件。

第三条本办法中的公文处理，是指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持“实事求是、精简高效”的原则，做到及时、准确、安全。

第五条公文处理过程中必须注意保密，确保公司利益不受损害。

第六条综合管理部为公文处理的归口管理部门，负责公司的公文处理工作。公文内容涉及的业务部门为该项公文的主办部门，如涉及其他部门的，该部门为此项公文的会办部门。

第七条本办法适用于公司本部，控股项目公司、专业公司遵照执行，参股项目公司、专业公司参照执行。

第二章公文种类第八条公司的公文种类主要有：

(一)命令(令)

适用于人员任免和嘉奖。

(二)决议适用于股东会、董事会、监事会讨论后做出的重要决定事项。

(三)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销分、子公司不适当的决定事项。

(四)通知适用于批转分、子公司的公文，转发政府机关或行业管理部门的公文，传达要求公司所属部门及分、子公司办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

(五)通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者事项。

(六)报告适用于向政府机关或行业管理部门汇报工作，反映情况，回复政府机关或行业管理部门的询问，适用于部门和分、子公司向公司报告。

(七)请示适用于向政府机关或行业管理部门请求批示、批准；也适用于部门和分、子公司请示公司有关事项。

(八)批复适用于答复公司所属部门及分、子公司的请示事项。

(九)意见适用于对公司所属部门及分、子公司的相关问题提出见解和处理办法。

(十)函适用于相互平行的单位或不相隶属的单位之间商洽工作，征询和答复问题，请示批准和答复审批事项。

(十一)会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第九条公司公文按照行文关系、文件去向划分，可分为上行文、平行文和下行文三种。

‘上行文是指向政府部门和行业管理部门的发文；平行文是相互平行的单位或不相隶属的单位之间的发文；下行文是指对公司所属部门及分、子公司的发文。

第三章公文格式第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、发文单位、撰稿、核稿、打字等部分组成。

(一)涉及公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数。

(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

(三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

(四)发文字号应当包括公司代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

(五)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构包括：发文单位、事由和文种三部分。公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用标点符号。

(六)主送单位指公文的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。主送单位写在正文之前，标题的下面。

(七)公文附件说明应附在正文后、发文单位前，并注明附件顺序和名称。

(八)公文应当加盖印章。联合上报的公文，由办文单位加盖印章。

(九)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。

(十)公文如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。

(十一)公文应当标注主题词。

(十二)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位列在文件末页下端，于两条等长的平行细实线内书写。

抄送单位的写法：抄送给领导单位或领导，可写“呈报”某某；抄送平级单位，可写“抄送”某某；抄送给下属单位，可写“抄发”某某。

(十三)

章程等规定性文件，不写收文单位，在颁发时另加一个命令或通知。

第十一条公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。

第四章行文规范第十二条行文应当确有必要，注重效用。

第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十四条公司各部门依据部门职权可以向分、子公司或相关业务部门行文，一般以函的形式商洽工作、询问或答复问题及审批事项。

第十五条同级分、子公司的各部门可以联合行文。

第十六条向分、子公司或者公司系统的重要行文，可以同时抄送行业管理部门。

第十七条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送分、子公司。

“报告”不得夹带请示事项。

第十八条受双重领导的公司向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。

第五章发文办理第十九条发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发(会签)、校对、复核、缮印、用印、登记和分发等程序。

第二十条公司各部门要以公司名义对外行文，须经综合管理部审核，报请分管领导审批后办理。

第二十一条草拟公文应当做到：

(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定；(二)情况确实、观点明确、表

述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短；

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定；(四)拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；

(五)人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号，日期应当写明具体的年、月、日；(六)结构层次序数，第一层为“一”，第二层“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”，结构层次序数可跳开但不能颠倒使用；(七)应当使用国家法定的计量单位；(八)文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；(九)公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十二条拟制公文应使用公司统一的拟稿纸(见附件1)。

第二十三条涉及其他部门会签或职权范围内的事项，主办部门应当主动与相关部门协商，取得一致意见后交综合管理部核稿；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与相关部门会签后报请上级部门和领导协调或裁定。

第二十四条公文送负责人签发前，应当由综合管理部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第二十五条公文必须经过发文单位负责人签发。以各部门及各分、子公司名义行文的公文，由所在单位负责人签发；以公司名义行文的公文，一般可由分管副总经理签发；涉及全局的综合性公文，由总经理签发；决策性的重要公文由董事长签发。经领导人签发的文稿，如必须改动，应报签发人同意。

第二十六条签发后的公文原稿应送交综合管理部进行编号，并由综合管理部负责填写《发文登记簿》。

第二十七条公文正式印制前，拟稿人应事先校对，再由综合管理部进行复核，复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

第二十八条打印好的公文须到综合管理部监印人处盖章后才能分发。急、密件要在信封上加盖急、密戳记。

第六章收文办理第二十九条收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、，审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十条收到分、子公司上报需要办理的公文，综合管理部应安排文秘进行审核。审核的重点是：是否应由公司部门办理；是否符合行文规则；涉及其他部门或公司职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第三十一条公司所有收文均由综合管理部负责拆阅审核。审核后，对符合本办法规定的公文，再印盖收文章登记编号并粘贴《收文处理单》(见附件2)，及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

收文日期以收文当天日期为准。

第三十二条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回综合管理部并说明理由。