(档案管理)国土资源局国土资源档案数字化管理信息系统方案

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XX市国土资源局

国土资源档案数字化管理信息系统方案

（V4)

§1. 项目背景

随着我国档案管理体系的逐步完善以及信息管理数字化进程的日益发展，国土资源系统将面临越来越多信息资料管理问题。因而，如何将成千上万的文档信息归档保存，如何使办事人员、相关单位、个人快捷地查询到所需资料等问题，已经摆在我们面前。

国土资源系统肩负着国土资源规划、管理、开发等重任，拥有大量的国土资料，以往国土资料的存贮介质主要是纸张，辅助的存储介质有磁带、影像带，黑白照片、彩色照片和部分电子文档资料。这样管理手段落后，占用大量库房面积，管理成本高，保管查阅时易损坏，档案管理难度很大，而且查询和利用很不方便，从而大大制约了这些国土资料的社会化利用程度，与当前高速发展的信息时代是不相适应的。

现在，人们将电子影像技术、海量存储技术和计算机网络技术应用于档案管理，成功地解决了上述档案管理面临的问题。首先，通过先进的高速文档扫描仪或者数码照相机将纸张文档转换成电子影像；然后根据一定的归档机制，建立影像文件的索引数据库，形成一个方便可靠而又完整的电子档案库；最后用户可以通过网络对档案进行查询、调阅、打印等操作。

采用磁盘阵列、光盘库等存储技术，原纸张档案可以塑封起来集中保管，不必采用柜橱保存方式，避免了档案受潮、虫蛀情况的发生，从而大大减少了档案的占用面积，降低了档案对环境的要求，节省大量管理成本。档案的查询和利用完全基于档案的电子影像。用户通过计算机可以从电子档案库中智能地检索到某一档案的详细信息，并且可以多人同时访问相同档案，顺利地解决了档案查询速度、档案共享、人为毁损档案原件等问题。查询系统的应用更将档案的管理和利用扩展到无限的空间。

总之，国土资源档案数字化系统的应用，可以提高管理的工作效率，降低管理成本，提高管理质量，取得良好的社会效益和经济效益。国土资源档案数字化系统，不仅从根本上解决传统手工作业方式所带来的诸多问题，而且能更好的促进我市国土资源局信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用。

§2. 设计目标

采用先进的计算机技术建设档案数字化系统，将国土资源局所有数字档案资料进行集中管理，实现电子档案接收、档案资料著录、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、库房温湿度监测等功能；并设计接口与局办公自动化系统、地籍管理信息系统、土地交易管理系统、土地利用数据库系统等密切相连，通过接口与其他相关系统进行交互，实现电子档案资料的实时归档，网上移交以及查询利用等。

国土资源档案数字化系统建设的核心任务是档案信息的数字化。一方面将现有档案，包括各种纸质档案、照片档案、声像档案等进行数字化处理；另一方面收集整理工作过程中形成的大量的电子文件档案，这种收集可以是文本、图形、图像、声音、视频等各种形式。并将档案信息与国土资源局的办公业务相关联，同时实现档案库房温湿度的自动监测。

系统建设的根本目的是利用虚拟化的网络优势、智能化的检索手段和先进的GIS技术，将档案信息进行集中统一管理，实现档案和图形的相互查询，方便、准确、及时地提供系统的档案信息资源，真正实现档案信息资源的共享，提高工作效率，加快我局的信息化建设。

§3. 建设意义

建设国土资源档案数字化系统的意义十分重大，将彻底改变传统的业务档案管理模式，充分利用信息化技术来提高国土资源局的业务档案管理水平，更好的为国土资源局的业务人员、办公人员、相关企业、个人提供服务。主要表现在如下几方面：

1、国土资源档案管理模式的改变

建立数字档案室，将改变原有的手工业务档案管理模式，采用电子化的业务档案管理模式，简化了流程，提高了档案管理人员的工作效率；大量的业务信息从业务系统中直接归档，减轻了他们的工作压力和难度；使档案管理人员从纯粹的档案管理中解脱出来，把工作重心放在如何利用好这些国土档案资源上来，做到职能从管理向服务及研究过渡。

2、国土资源档案存储模式的改变

建立数字档案室，将大大减少对纸质资料的查询，实物档案可以采用真空封存等技术来保管，降低了珍贵的纸质档案遭到破坏的可能性，减少了保存实物档案的经济成本。

3、国土资源档案查询模式的改变

建立数字档案室，可以直接使用档案管理系统对国土档案进行查询，也可以通过接口将档案查询集成到业务系统（如：OA系统/地籍系统）中，可以跨系统对国土档案资源进行访问，大大扩大了档案查询途径及查询效率，提高了档案的利用率。

§4. 设计原则

系统设计必须根据档案管理的特点，遵照可靠性、安全性、先进性、易维护性、海量存储和开放性等原则来设计。

1）可靠性

可靠性是档案信息管理系统首先应该保证的，即具有较高的容错及故障恢复能力，保证关键业务数据具有良好的安全备份方案，出现意外时，最大可能地保证数据不会丢失，尽快实现数据的安全恢复，以保证数据的安全可靠性。

2）安全性

系统应确保档案信息的完整性、真实性、原始性、保密性，要在网络系统、数据库系统和应用软件系统均设置安全机制，拒绝非法用户进入系统，杜绝合法用户的非授权操作，避免系统被破坏，防止数据被窃取和篡改。

3）先进性

档案信息管理系统所采用的体系结构和所选用的设备应考虑具有国际先进水平，具有发展潜力和一定的超前性，保证系统具有较强的生命力和较长期的使用价值，符合当前或未来趋势。

1）易维护性

系统实施后，其后续的投资大部分都花费在管理与维护方面。针对这一特点，在设计系统方案时，要使系统将来易于管理和维护，从而节省后期投资及维护人员投入，确保系统的正常运行，减少故障所带来的损失。

5）海量存储性

档案数据的特点是海量存储、逐年积累，特别是随着社会进步，可归档的资料每年都在加速增长。因此，如何有效地对海量数据进行管理，使系统不至于因为数据量大而减低速度，是决定数字化档案系统效率的决定因素。

6）开放性

一方面由于档案系统是各种业务资料的最终管理者，决定了档案系统在系统架构上必须具有较大的开放性，能够提供各种接口及服务，以利于其他业务系统的调用，使得业务数据能自动归档到档案系统中，提高工作效率。另一方面由于档案影像数据的扫描加工费用巨大，所以档案系统在影像数据存取结构上能够具有开放性，以利于档案系统本身的升级工作。

§5. 项目的必要性

§5.1. 档案管理现代化、信息化是必然趋势

随着现代科学技术的开展，档案管理系统的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。档案数字化是目前档案事业发展的重要方向，档案信息是经济发展的重要保证，在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，档案中蕴藏的丰富信息将在国土行业工作中发挥不可替代的作用，我们必须加快档案的现代化管理进程，加快实现广元市国土资源局档案的数字化建设。

§5.2. 档案管理现代化可以拓展档案工作的服务领域

档案管理归根结底是信息资源的管理。信息资源的社会价值在于开发利用，开发利用的效果取决于开发的时效和利用的广泛程度。相比较而言，现代化管理手段储存的各种信息，更便于利用和开发，也就能产生更广泛的社会效益和经济效益。

§5.3. 档案现代化管理可以增加信息存储量

现代科学技术的发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，可以大大增加档案信息的存储量，存储密度比纸质档案高出许多倍。纸质载体的文件一般只能记录文字、图形、图表等信息，但电子文件却可以在一份文档里同时记录文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息。这样利用很小的空间就可以保存大量的信息，而且开发利用的速度快。具有直观性、选择性、易操作性。

§6. 成功要素

§6.1. 高层领导的强力支持

高层领导持续性的参与和明确的支持能明显提高档案数字化项目实施成功的概率。因为该项目的实施是一项跨越功能的工程，是改变工作模式和人的思维方式的变革，必然对许多员工的工作产生较大的影响。如果没有高层领导的明确支持，则很难推行。

§6.2. 专职的实施队伍、规范化的实施过程和方法

在项目的实施过程中，高水平，高素质的团队是保证圆满完成服务工作的核心基础，速集集团拥有一支熟悉国土行业业务流程、技术精湛、敬业负责的专职队伍，可以保证国土档案数字化过程的规范化服务。

§7. 遵循标准

为了确保系统建设的质量，系统的开发、建库将严格遵从国家与地方的有关标准和规范，并按照软件工程的规范要求进行系统开发、实施。

§7.1. 行业管理政策和规范

《电子文件归档与电子档案管理规范》（中华人民共和国行业标准）

《电子政务工程技术指南》

《国民经济行业分类与代码》GB/T4754-94

《国家行政区编号规范》

《中华人民共和国标准计算机软件开发规范》

《中华人民共和国标准软件产品开发文件编制指南》

《中华人民共和国行政区划代码》GB/T 2260—1999

提供数据库设计的数据字典。数据字典是对数据库中数据项的描述,它记录和描述各数据项的内容、类型、格式、长度、使用、频率等。

§7.2. 软件工程规范

按照软件工程的要求，规范系统分析、系统设计、系统编码和测试。在程序设计过程，将采用面向对象的方法和计算机辅助软件工程软件进行编程。系统分析与设计采用面向对象的系统分析与设计（OOA&D）方法,系统开发过程中应用了计算机辅助软件工程（CASE）技术进行系统分析、软件设计和开发，确保系统软件和数据库的规范化、可移植性、可靠性，提高系统开发的效率。系统采用UML （Unified Modeling Language）标准设计语言，使用Rational Rose等软件，将档案信息按照实体的方式进行分类，并使用了面向对象最新设计方法——语义对象模型方法，实现了从业务需求分析到系统设计、系统编码的一致性。规定和统一程序格式、规定程序内外接口、变量设置、数据格式和文件格式等。提交规范性文档，包括系统调查与需求分析报告、系统总体设计、系统详细设计报告、系统测试报告、系统技术手册、系统维护与管理手册等。

§8. 技术线路

§8.1. 概述

系统采用C/S、B/S两种相结合的架构。

C/S （Client/Server）结构，即客户机和服务器结构。它是软件系统体系结构，通过身份验证，充分利用两端硬件环境的优势，将任务合理分配到Client 端和Server端来实现，实现网络功能。它降低了系统的通讯开销，提高网络传输的安全性。目前大多数应用软件系统都是Client/Server形式的两层结构，基于现在的软件应用系统正在向分布式的Web应用发展，Web和Client/Server 应用都可以进行同样的业务处理，应用不同的模块共享逻辑组件；因此，内部的和外部的用户都可以访问新的和现有的应用系统，通过现有应用系统中的逻辑可以扩展出新的应用系统。这也就是目前应用系统的发展方向。

B/S（Browser/Server）结构即浏览器和服务器结构。它是Internet技术的兴起产物，是基于C/S结构理论上，改进的一种结构。在这种结构下，用户工作界面是浏览器，通浏览器来访问服务器。此结构在事务逻辑处理上，极少部分在前端（Browser）——浏览器端实现，主要在服务器端（Server）实现，形成所谓三层3-tier结构。这样就简化了客户端电脑载荷，减轻了系统维护与升级的成本和工作量，降低了用户的总体成本（TCO）。以目前的技术形势下，建立B/S 结构的网络应用，并通过Internet/Intranet模式下数据库应用，相对易于把握、成本也是较低的。它是一次性到位的开发，能实现不同的人员，从不同的地点，以不同的接入方式（比如LAN, WAN, Internet/Intranet等）访问和操作共同的数据库；它能有效地保护数据平台和管理访问权限，服务器数据库也相对比较安全。尤其在JAVA语言出现之后，B/S架构管理软件更是方便、快捷、高效。

§8.2. 体系结构

将应用功能分成表现层、逻辑层和数据层三个部分。如图所示：

三层体系结构图

表现层是应用的用户接口部分，它担负着用户与应用间的对话功能。它用于检查和接收用户从键盘等设备输入的数据，显示应用输出的数据。为使用户能直观地进行操作。在变更用户接口时，只需改写显示控制和数据检查程序，而不影响其他两层。

逻辑层相当于应用的本体，它是将具体的业务处理逻辑编入程序中。例如，确认用户对应用和数据库存取权限的功能以及记录系统处理日志的功能；用户在检索档案数据时，将有关检索要求的信息一次性地传送给功能层，而由功能层处理过的检索结果数据再传送给表现层。

§8.3. J2EE技术

J2EE是主流的技术体系，J2EE已成为一个工业标准，围绕着J2EE有众多的厂家和产品，其中不乏优秀的软件产品，合理集成以J2EE为标准的软件产品构建多级平台，可以得到较好的稳定性、高可靠性和扩展性。

J2EE技术的基础是JAVA语言，JAVA语言的与平台无关性，保证了基于J2EE 平台开发的应用系统和支撑环境可以跨平台运行。

基于J2EE技术的应用服务器（Application Server）主要是用来支持开发基于Web的三层体系结构应用的支撑平台，这一类的产品包括Tomcat、BEA Weblogic、IBM Websphere等。

J2EE是使用Java技术开发企业级应用的一种事实上的工业标准。J2EE克服传统Client/Server模式的弊病，迎合Browser/Server架构的潮流，为应用Java技术开发伺服器端应用提供一个平台独立的、可移植的、多用户的、安全的和基于标准的企业级平台，从而简化企业应用的开发、管理和部署。

§8.4. 基于spring的Java－oracle存储过程接口框架

Spring 是一个开源框架，是为了解决企业应用程序开发复杂性而创建的。框架的主要优势之一就是其分层架构，分层架构允许您选择使用哪一个组件，同时为 J2EE 应用程序开发提供集成的框架。

先从框架底层模型的角度描述该框架的功能，然后将讨论两个最有趣的模块：Spring 面向方面编程（AOP）和控制反转（IOC）容器。接着将使用几个示例演示 IOC 容器在典型应用程序用例场景中的应用情况。这些示例还将成为本系列后面部分进行的展开式讨论的基础，在本文的后面部分，将介绍 Spring 框架通过 Spring AOP 实现 AOP 构造的方式。

Spring 框架是一个分层架构，由 7 个定义良好的模块组成。Spring 模块构建在核心容器之上，核心容器定义了创建、配置和管理 bean 的方式，如图所示。

Spring 框架的 7 个模块

组成 Spring 框架的每个模块（或组件）都可以单独存在，或者与其他一个或多个模块联合实现

§8.5. Struts技术

Struts是一个MVC框架（Framework）,用于快速开发Java Web应用。Struts 实现的重点在C(Controller)，包括ActionServlet/RequestProcessor和我们定制的Action,也为V(View)提供了一系列定制标签（Custom Tag）。但Struts几乎没有涉及M(Model),所以Struts可以采用JAVA实现的任何形式的商业逻辑。

Spring是一个轻型容器(light-weight container)，其核心是Bean工厂(Bean Factory)，用以构造我们所需要的M(Model)。在此基础之上，Spring提供了AOP（Aspect-Oriented Programming, 面向层面的编程）的实现，用它来提供非管理环境下申明方式的事务、安全等服务；对Bean工厂的扩展ApplicationContext更加方便我们实现J2EE的应用；DAO/ORM的实现方便我们进行数据库的开发；Web MVC和Spring Web提供了Java Web应用的框架或与其他流行的Web框架进行集成。

§8.6. DAO技术

DAO是Data Access Object数据访问接口，数据访问：故名思义就是与数据库打交道。夹在业务逻辑与数据库资源中间。

在核心J2EE模式中是这样介绍DAO模式的：为了建立一个健壮的J2EE应用，应该将所有对数据源的访问操作抽象封装在一个公共API中。用程序设计的语言来说，就是建立一个接口，接口中定义了此应用程序中将会用到的所有事务方法。在这个应用程序中，当需要和数据源进行交互的时候则使用这个接口，并且编写一个单独的类来实现这个接口在逻辑上对应这个特定的数据存储。

DAO（数据访问对象）是一种应用程序编程接口（API），存在于微软的Visual Basic中，它允许程序员请求对微软的Access数据库的访问。DAO是微软的第一个面向对象的数据库接口。DAO对象封闭了Access的Jet函数。通过Jet函数，它还可以访问其他的结构化查询语言（SQL）数据库。

§9. 档案扫描实施

§9.1. 扫描过程管理

加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。可采取相关参与人员签订安全保密协议书的方式。

§9.2. 整理登记

纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

§9.3. 扫描流程

纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、装订、数据挂接等。

档案整理、分类提卷

档案信息数据库

数据录入数据校对

档案拆分

档案扫描

电子文件

图像处理质量检验质量复检批量挂接档案整理、装订档案归还光盘制作

§9.4. 档案整理

在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需

要做出标识，确保档案数字化质量。

§9.5. 目录数据准备

规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。

如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。

§9.6. 区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则

是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。

§9.7. 拆除装订

在装订物影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保

护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。

§9.8. 页面修整

破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。

§9.9. 扫描范围登记

制作并填写待扫描纸质档案交接登记表单，详细记录待扫描档案盒号，案卷文件的起始页号和页数。

§9.10. 档案扫描

§9.10.1. 扫描方式

（1）根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。

（2）扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备，保证档案不受损。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

（3）扫描时保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫、严格确保图像质量。

§9.10.2. 扫描色彩模式

（1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值，以扫描后的图像清晰、完整，档案内容信息与档案原件一致为准。

（2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案．可采用黑白二值模式进行扫描。

（3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。

（4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。对于年代久远、字迹模糊、纸张颜色和文本反差不大、斑迹较大等情况的档案采用灰度或24位彩色二种方式扫描。图纸、照片根据情况分别进行黑白、灰度或彩色扫描。有红色公章的材料采用24位彩色扫描。

§9.10.3. 扫描分辨率

（1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

（2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于150dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

（3）需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。

§9.10.4. 扫描登记

填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

§9.11. 图像处理

§9.11.1. 图像数据质量检查

（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。

（3）文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。对案卷中漏编的页面进行

合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。

（4）扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（5）同页有两个以上文件，需分别扫描或图像分割处理，并进行合页处理。

（6）填写相关表单，记录质检结果和处理意见。

§9.11.2. 纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

§9.11.3. 去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边、等应进行去污处理，还有去线孔等。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

§9.11.4. 图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

§9.11.5. 裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。

每页影像左右端正度控制在3度以内，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。不出现图像的一部分出现倾斜或扭曲而影响阅读的现象。厚的案卷装订线较近边角的档案内容会产生扭曲

现象，需保证正文能看清楚。

去污：在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。

保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，保证正文文字可以看清楚。

§9.12. 图像存储

§9.12.1. 存储格式

一般采用PDF格式存储，以文件为单位生成PDF文件，一个文件对应一个PDF 文件，一份案卷对应一个或多个PDF文件。一个项目、工程、案卷分别对应一个文件夹，一个项目文件包括一个或多个工程文件夹，一个工程文件夹包括一个或多个案卷文件夹，一个案卷文件夹包括一个或多个PDF文件。

§9.12.2. 扫描件的命名

纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。或以文件在案卷中的顺序号命名。

§9.13. 装订

扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

装订不能损害档案原件。装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐，保持拆卷前的原貌；装订后由甲方负责检查，不符合要求的退回重新装订，要求一次性完成装订。并认真做好档案页码、页数的登记。

§9.14. 数据挂接

实现档案数字化转换过程中形成的目录数据库与扫描件的挂接。

以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号或者文件顺序号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

§10. 数据库建设

档案数据库是以特定方式组织起来的档案数据集合。具体地讲，就是为满足多个用户多种应用需要，按照一定的数据模型将局里所保管的档案信息存贮在计算机中以备使用的数据形式。

§10.1. 档案数据库组成

档案数据库由目录数据库和全文数据库组成，如下图：

档案数据库组成

图

1．目录数据库：

将档案信息按照一定格式录入到计算机中保存，形成的数据集。也即过去手工抄写的案卷目录、文件目录等检索工具的内容，录入计算机，形成机检目录，以待查询利用

2．全文数据库：

是电子文件的数据集合。具体地讲就是借助数字设备及第三方软件将纸质等载体的档案信息转化为可用计算机等数字设备阅读、处理的电子文件信息的数据集合。

数字档案室数据建库技术标准如下表所示：