会议服务的工作流程和要求

会议服务工作流程

一、会议服务准备工作

1、办公室秘书处

1)每天查看OA办公系统中会议室使用申请，按会议要求提前半

天摆放好桌椅，备好会议用饮水。

2)根据会议的要求，提前1小时放好投影仪、投影幕、麦克风、

音响，调试并使其处于准工作状态。

3）会议前2小时，检查地面、桌椅是否整齐干净，室内是否有异味，及时进行通风和清洁整理。

4）检查窗台、玻璃，要明亮无尘。

5）检查窗帘，根据会议要求开启或关闭。窗帘要顺直平整。

6）检查绿植及套盆，要干净无尘，无枯枝败叶，无昆虫。

7）调整空调，使会议室内温度适宜。

8）检查所有照明，及时通知有关部门更换不亮的灯具。

9）半小时前，按会议要求摆放好瓶装水、茶杯或咖啡杯。

10）根据领导习惯，在顺手的位置摆放烟灰缸。

11）按需要摆放好鲜花和水果。

12）摆放好旗帜和台旗。

2、组织会议的部门

1）提前1小时将参加会议的领导名牌按位置摆放整齐，检查有无错别字。

2）按需要准备会议所用的文件、资料等。

3）根据会议要求，需要时按参会人员人数准备会议用纸，用笔（每支笔要提前试用，以保证参会人员的正常使用）并

摆放整齐。

二、会议进行中的服务工作

1、会议开始前10分钟将茶杯内注入茶水。然后每隔15分钟检查并续茶水一次。

2、过问室内温度变化，随时调整空调。

3、全程监听音响设备的工作状况，随时排除故障。

三、会议后的收尾工作

1、关闭音响设备或投影仪。收好麦克风、移动投影仪和遥控

器，收起投影幕。

2、清理瓶装水空瓶，收好没用过的瓶装水。

3、收好茶杯、盘，清洗、消毒待用。

4、清理烟灰缸，洗净待用。

5、清理桌面地面，清除垃圾和废弃物。

6、摆放好清理过的桌椅，关窗、断电、关门。

7、收好会议材料和领导名牌。

会议服务管理人员工作要求

1、每天早、中、晚至少三次查看公司办公系统上的会议室申请，

详细掌握会议室的当天使用情况。

2、每天上班前半小时查看各会议室的状况：检查桌面、地毯的

整洁程度；检查窗帘的开、关和垂放状态；检查照明灯是否都亮；检查绿植的鲜活状况和套盆的干净程度；检查电气设备是否有落尘和正确摆放；检查桌椅是否按当天的会议要求摆放整齐。

3、会议前1小时，检查会议用茶杯、瓶装水是否摆放到位；会

议前半小时，检查开水壶、泡茶杯、茶叶等泡茶用品是否准备到位。

4、有外宾接待服务时，提前1小时检查咖啡用具及用品是否准

备到位。

5、有会议服务时，在会议前检查服务人员的工作仪表是否合乎

要求。会议中，抽查续茶水间隔是否合适，动作是否标准。

6、注意会议的服务区域内所有服务程序是否落实，当人手不够

时，自己则要做具体服务工作，保证会议正常进行。

7、会议结束后要检查是否有会议人员遗漏的物品，如有代为保

管，日后查找并转交物主。

会议服务人员岗位的工作流程

1、每天早7:45到岗，按前一天做好的会议室使用登记进行准

备，在各会议开始前半小时，准备好会议用水并送达。

2、对需要提供茶水或咖啡的会议，要提前半小时烧开水，摆放

好茶杯或咖啡杯，在会议前10分钟，将沏好的茶水或咖啡注入杯中。

3、对有吸烟的领导参加会议，要在会议前10分钟，按领导的

习惯在左侧或右侧放置烟灰缸。

4、对有茶水服务的会议，要间隔15分钟续茶水一次。

5、对提供瓶装水的会议，要根据会议客人人数提前半小时将

水放于会议桌面，并准备同样数量的瓶水放在会议桌以外其他显眼的地方。

6、会议结束后，半小时之内，将茶杯、咖啡杯、没有开启的

瓶装水收好。如遇有下午下班后还在进行的会议，要在次日提前半小时到岗，对会议室进行清理。

7、利用会议服务的空余时间将茶杯、咖啡杯、盘洗刷干净，

放于消毒柜中消毒待用。

8、要随时查看并及时处理公司办公系统网上的会议室申请信

息，做好会议室使用登记。如有不明确的地方及时与申请人沟通确定。

9、对于108会议室和大礼堂需要变动桌型的会议，要提前半

天通知保洁人员，将会议桌按会议要求进行摆放。

会议服务人员岗位的工作要求

1、会议服务人员要品行端正，衣装干净得体，着职业装。

2、会议服务人员要头脑灵活，反应敏捷，主动为开会人员做好

各项服务，尽量在领导示意时就已经为领导提供了服务。