ERP采购付款流程第4版(中文)
优美科扬中ERP存货采购付款作业流程操作指南
版本号ERP－采购付款第4版
执行时间：2008-02-23
二、主导部门：财务部。协助部门：采购部、生产部。
三、版本确认：
总经理：财务总监：
采购经理：生产经理：
四、采购付款作业流程：
1）编制依据：ERP采购付款作业流程操作指南是在质量体系中－采购流程基础上编制而成的。
2）编制目的：旨在规范ERP中采购模块的操作，明确职责分工。相关部门需遵守操作指南的规定，完成对ERP系统的输入。具体的ERP岗位操作细则，请参见金蝶软件操作手则。3）适用范围：
－生产部使用物品：金属材料、化工材料、其他生产用辅料（如包装物、塑料袋、
模具等）。
－设备部使用物品：维修用备品备件。
－质量部使用物品：劳动保护用品、实验室用品、计量器具。
－不列入采购付款流程的有：办公用品、技改用材料、设备、工程物资。
4）第4版与第3版的差别：
－对采购范围进行了重新的认定。
－对物料编码管理进一步规范。
－申购管理加入预算管理的概念。
－对原材料暂估业务进行了责任界定。
5）具体执行部门：财务部、采购部、原材料仓库，支持部门有：生产部、设备部、质量部。6）操作指南细则：
1、申购环节（适用于零星采购）
申购单：由申购部门经理申请，采购经理或总经理批准（根据权限）。申购单以纸质形式为准，不在ERP系统中生成。采购申请单格式由采购部定义，连续编号。实际有效的采购申请单作为采购订单的附件一并存档。采购申请单一式二联。
申请部门：在向仓库验写领料单时，需提供对应的物料编码信息，以便于仓库及时正确的找到对应的物品，发放给领用部门。
2、采购申请的管理：
采购部负责将采购业务分类，并与相关部门定义物料的安全库存。
各部门需向采购部编制年度采购计划和近3个月的滚动采购计划。
采购部根据各部门申报的采购计划，结合安全库存量，自行决定采购计划。
每月末，采购部需编制当月实际采购和预算采购对照表，列示出差异和原因，报管理层。
3、物料编码管理：
－由采购部主导采购类存货的编码规则，质量部、设备部、生产部、技术部协助；财务部负责设置编码对应会计科目。
－本流程中定义的编码由采购部门负责统一录入和维护。
－编码规则以确保编码科学简便，便于采购部作各种分析为原则。
－采购部应将物料编码表定期更新，并发放给相关部门。相关部门在领料时，需在领料单上填写物料编码号。
4、采购环节
订单：根据获准的申购单生成。在ERP系统中，采购订单由采购部编制而成，订单中需列明品名、原材料编码、数量、金额、付款期限、交货时间、是否检验、申购单的号码等事项。采购订单需连号。
采购订单的授权：由采购员在ERP系统中编制，必须有采购经理在系统里的批准。
财务部认可经采购经理批准的订单有效，仓库作为验收入库的依据，财务作为发票检验的依据。
采购订单的保存：除系统中保存有采购订单外，采购部应根据质量体系的要求，保存纸质版的采购订单。需有采购经理或总经理根据权限签字。
采购订单的价格控制：采购价格如何定义，是采购部门的权利。采购订价规则需传到财务部，财务部据以监控。
供应商基础信息维护：采购部负责对ERP供应商基础信息进行维护，新增、修改供应商信息。采购部应会同财务部共同定义供应商信息维护的字段，如信用期，联系方式等。供应商类别的设置以采购部便于查询和分析为原则，同时由ERP系统管理员对维护的信息进行最终的审核。
订单生成规则：订单的生成应本着便于仓库入库，便于财务核销发票，便于供应商送货和开票的原则。采购部在生成订单时，应尽可能的将一次性到货的原材料生成一张订单，以便于供应商开票。
5、入库环节：
质量部检验：如在物订单中如列明需检验的，需由质量部门出具检验合格单。原则上，质量部未出具检验合格单的货物，仓库可以不办理验收入库手续。
采购部：要求供应商送货时，需在送货清单上注明订单号码。或通知仓库到货的订单号码。同时，采购部应要求送货清单上应注明订单上列明的物料编码，以便于仓库识别和验收入库。
仓库：1）根据ERP系统中的订单收货，没有订单拒绝收货。对实际数量与订单数量的差异，采购部可以设定物料上下浮动的比例，在比例范围内，仓库可以自行决定收货。
2）入库单：仓库出具由电脑打印出一式四联的外购入库单，仓库留存联、采购留存联、财务报销联、供应商留存联。仓库将一联给送货单位、二联给采购部、一联自行留存。制单人和审核人需不是同一人。入库单上需加盖原材料仓库专用章。
3）一张入库单只能反映一个订单的内容；如果供应商一次送货时涉及到两个以上的采购订单，仓库应分别开具入库单。
4）入库单需及时传递到采购部，应在次日将前一天的入库单传到采购部，并签收。
5）如果因质量问题导致原材料退货，原材料仓库在收到质量部开具的不合格品通知单，在ERP系统里关联原单生成红字外购入库单，一式四联，入库单上需加盖原材料仓库专用章。一联作为出门联。
6）原材料仓库应每天将外购入库单传递到采购部。
6、采购订单核销：负责实际对订单的关闭。以便及时检查订单的执行情况，修改订单或将
不需要执行的订单关闭。
7、发票收集和申请付款环节：
采购部：
－负责收集并保存原材料仓库传来的外购入库单，并要求供应商及时开具采购发票。
―负责收取供应商的发票，要求供应商在发票中需列明采购订单号码、采购订单中的物料编码信息，以便于财务部进行发票校验。
－供应商发票开票原则：一张发票可以对应一个订单的部分内容；一张发票也可以对应一个订单的全部内容；一张发票还可以对应多个订单的全部内容；一张发票不能对应多个订单的部分内容。
―原则上，当月入库的外购原材料应在当月收集供应商发票，并传到财务部入帐。
付款申请单按订单分别填列；也可以按每个月的实际入库单填列。跨月的外购入库单应分月填列。
－采购发票每周一次集中传递到财务部，以便于财务部集中审核。
―负责填写付款申请单，注明付款日期、订单号码等信息。付款申请单的附件为：采购订单（需有总经理或采购经理签字确认）、发票、入库单（记帐联）。传到财务部应付会计处。
8、发票入帐环节：
财务部应付会计：
－收到采购部传来的付款申请单后，核对以下内容：发票列示的数量、金额与订单列示的数量、金额一致，是否与实际入库的数量一致。如有差异，需将发票退回采
购部，要求作出解释。如果一致，则可直接入帐，无需报总经理批准。
―应付会计需在采购模块中进行发票录入的操作，将凭证在采购模块中生成应付帐款凭证，自动转入总帐模块。不能直接在总帐中生成凭证。会计主管审核会计凭证是否正确。
―采购发票价格调整换票的业务，直接关联原发票生成红字发票，再作红蓝字发票对等核销后，再关联入库单生成正确的蓝字发票。
―应付会计应付模块中填入付款到期日，以便自动进行帐龄分析。
9、应付帐款暂估管理：
－对月末发票未到的采购业务，财务部负责月末在ERP系统里进行暂估，并生成会计凭证。
－采购部负责对应付帐款暂估每月进行定期清理，结合手中没有发票的外购入库单和ERP系统里暂估的数据，向供应商催要发票。原则上，应付帐款暂估仅为上个月末没有开票的业务。
10、预付款：
原材料预付款，由采购部填写付款申请单，附件为：订单。财务部根据付款申请单付款。
11、常规付款环节：
－应付会计：每周四，编制到期的供应商付款清单，报财务部经理、采购经理批准。
－应付会计根据经批准的供应商付款清单，在ERP系统里编制付款凭证。
－会计主管审核应付会计的付款凭证后，交出纳出付款。
－出纳会计：根据会计主管审核后的付款凭证，办理银行付款业务。
12、应付帐款核销和对帐：
－应付会计：负责供应商付款后的ERP核销工作，。
－定期安排与供应商对帐。
附：ERP权限设定表（第三版）。