行政办公管理制度设计

行政办公管理制度设计

一会议管理制度

1. 总则

（1）为了规范公司的会议管理工作，减少不必要的会议，缩短会议时间，提高公司会议效率，特制定本制度。

（2）本制度适用于公司召开的各种会议。

2. 会议分类及各类会议组织

（1）公司全员大会

1）全员大会由公司行政部负责召集和主持，定期召开全员大会（每季度至少举行一次）。

2）出席人员为公司全体职员。

3）会议内容为通报公司的经营和发展情况，进行工作小结和职员思想交流。

（2）公司办公例会

1）公司办公例会由总经理或副总经理（或总助）负责召集和主持，根据公司情况定期召开（每月至少举行两次）。

2）出席人员为公司部门负责人、总经理秘书及其他相关人员。

3）会议主要内容为各部门对前期工作进行总结汇报，并安排下期工作计划，解决各部门需协调和处理的问题及布置其他相关工作。

（3）部门例会

1）部门例会由部门负责人召集和主持，每周至少举行一次。

2）出席人员为部门全体职员。

3）会议内容为传达公司办公例会精神，部门职员依次汇报前期工作情况和下期工作计划，部门负责人对工作中的具体问题给予解答或指示。

（4）外联会议。外联会议是指政府有关主管部门或外单位在本公司召开的会议，如现场办公会、报告会、公司业务会、兄弟单位座谈会等，一律由对口部门组织，行政部协助进行会务工作。

（5）组织安排各类会议的注意事项

1）为避免会议过多或重复，公司正常性的会议（如销售会、工程项目会等）一般纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。

2）凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前日经部门或公司分管领导

批准后，分别报行政部汇总，由行政部统一安排，方可召开。

3）行政部应于每周五下班前将全公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并装订、分发到公司相关部门。

4）已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集部门应提前日报请公司行政部并经公司相关领导同意。

5）对于参加人员相同、内容相近、时间相近的几个会议，公司有权安排合并召开。

6) 各部门的会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在与公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持“小会服从大会、局部服从整体”的原则。

3. 会议准备过程管理

(1)明确参加人员

1) 对会议所要实现的目标负有主要或直接责任的人。

2) 对会议中心议题有专门知识和经验的人。

3) 与会后行动直接相关人员。

4) 有能力或权力参与会议决议讨论者。

5) 议论问题的会议人数一般不要超过20人。

6) 无关人员不参加。

(2) 选择开会地点

1) 选择与会人员适中，能够在最近的地点召开会议。

2) 会场内外卫生、安静、通风、照明、室温有利于达到会议效果。

3) 座位空间适宜。

4) 便于停车、进出、疏散。

(3) 安排会议时间

1) 会前调查，保证与会人员能集中精力开会。

2) 与会的最关键人员的最佳开会时间。

3) 力求开短会，但又能确保效果最好。

4) 把握开会时机。时间性强的要提早开，留给与会者执行落实会议的时间；需要大家充分酝酿和研讨的，要事先发放讨论内容及主题，应留足时间让大家准备。

(4) 会议议程安排。议程由主办部门或单位拟定，包括会议内容、讨论事项、达到目的、参加人员、时间、地点、大约时长、需要发言的人员和内容、要求等。

1) 重点、重要议题安排在会议前一时间段。

2) 明确或控制会议中各议题的时长，不要失控。

3) 控制议题数量，保证议而有决，能解决问题。

4) 保证与会者有备而来。

5) 注意引导、归纳，提升会议议题。

6) 需印发资料应提早发下去，让与会人员到会时已十分明确会议内容和自己的看法。

7) 连续2～3小时以上的会议应安排中间休息时间，一般为10分钟。

(5) 会场布置。会场布置包括会场空间安排、座位安排、条幅标语安排，以及音响、投影、照明、通风等设备的布置。布置时，需要注意以下四点内容。

1）会场空间安排应便于进出、流动。

2）座位安排要方便主要与会人员能听清、看清、相互交流，便于记录及阅读。

3）会议必需的设备应有质量保证，并事前检查演示过。

4）会场一般应设“禁止抽烟”、“请勿大声喧哗”、“请将手机调至振动或关闭状态”等警示牌。

（6）会议通知

1）会议通知的拟定要素为参加人员名单、会期、开始时间、地点、以及需要准备的事项及要求。

2）书写会议通知时要求文字表述明确，力求不发生误解；全面、周到，不要漏项。用电话或其他形式发出的通知要写出通知底稿，照稿通知。

3）对参会人员的范围、对象、职务要通知清楚。

4）重要会议为保证与会人员精力集中，可分预先通知和正式通知两个步骤进行。

5）书面通知要注明经办联系人、电话号码、职务，并应有通知开会的单位和盖章，需准备发言或提供资料的具体要求。通知应尽早发出，以保证参会人员接到通知后有一定的准备时间。

6）重要会议预先通知后，一定要跟踪准备情况，保证开会时各方面均准备到位。

7）对会议关键或决定性人员要面对面或反复核实准备情况，征求对会议准备和开展的意见。

4. 会中管理

(1) 人员签到的组织与管理

1) 会议组织部门应编制“参会人员签到表”，参加会议人员在预先准备的签到簿上签名，以示到会。

2) 会议签到完成后，工作人员应尽快统计出应到、实到人数以及未到者姓名，交大会主持人。

(2)会场服务

1) 引导入座。工作人员按事前安排的座位，引导与会人员尽快就座，特别要注意主要领导人员和主席台就座人员的座次位置。

2) 分发会议文件、材料。重要文件可发到个人或主要负责人手里，可事先认领签收，也可会场提前认领签收。

3) 内外联系、传递信息。做好大会进行中领导对外要办的事项，做好外来人员的日程安排等，做好外来记者等接待陪同事项。

4) 维护会场秩序。保证会场内外的肃静，注意周围警戒和保卫，严防各种事故发生，会议中一般不再添水。

5) 处理会中临时事项。承办主要领导或重要与会人员交办的急事。

6) 其他服务。对会中一般需用物品应留出余量，以应付个别需求。保持通风、采光和地面干净。会议时间长的应准备茶水。

7) 需提供食宿的，应有专人负责管理。

(3) 会议记录。会议记录的内容主要包括会议组织情况，会议名称、时间、地点，出席人员情况，主持人等，重点是会议议题，讨论发言情况，形成的决议、纪要、决定等。

1）应有专用记录本。

2）会议记录人员应熟悉本会议内容，且有较快的笔录速度和较高的归纳、分析及总结能力。

5. 会后工作开展管理

（1）整理会议记录并形成会议文件

1）分析、总结、提升记录，形成会议结论性材料的提纲及要反映的具体事项事例等。

2）按提纲和中心议题，起草会议结论性材料。

3）拟写会议纪要。会议纪要包括以下两个方面的内容。

①会议简况：时间、地点、参加人员、议题。

②会议成果：会议主要精神，这部分是重点，是会议效果的反映。

会议纪要应纪实、扼要、精炼。

（2）会议纪要的审批、下发。会议纪要等结论性材料经上级领导审批后，打印、下发给相关部门，并按照一会一卷的立卷方法设立案卷并加以保存。

（3）会议要求的落实与跟踪

各相关部门按纪要等会议决定要求，逐项落实，以期真正达到开会的预期目的。

（4）会务工作情况总结。由会议主持单位对会务情况进行总结，不断自身提高主持会议的能力。其总结与会议记录、会议简报、会议文件等一并作为完整的案卷归入档案。

6. 附则

（1）本制度由行政部拟定，经总经理批准后实施。

（2）本制度自年月日起执行。

二文件管理制度

1.总则

（1）为了规范公司对文件资料的管理，防止公司的受控文件及密级文件资料的外流，提高文件的利用效率，特制定本制度。

（2）本制度适用于公司各种文件的起草、报批、保密、销毁等事项。

2. 文件的起草与报批

（1）本公司文件分为公司文件、行政文件、部门内部文件、请示、报告等。

（2）公司各级领导对送来的文件须及时批阅。急件，当天批复；一般文件，三天内批复。各级领导审批文件应认真，阅完后要签名并注明阅批日期，对于需要签署具体意见的，所签意见要明确、具体。

（3）公司文件由行政部负责起草、校对，经行政经理部审核后，呈公司总经理批准后方可发文。

（4）公司须上报的审批文件（含请示），应由公司相关部门起草，行政部修改、校对、经分管领导审核后，呈总经理审批。

（5）公司各部门在报送文件时，应在“文件传递备查表”中详细登记文件内容、报送日期部门、接件人等事项，避免文件遗失。

3. 文件的日常管理

（1）公司的文件资料由行政部负责统一收集、保管、控制，其他部门协助行政部的工作，为其提供支持。