IATF 16949 文件管理程序

IATF 16949:2016 质量体系文件
文 件 编 号 ： AA-QP-001
文件管理程序
编制/日期
相关部门 会签 日期 相关部门 会签 日期
审核/日期
部 研发部
门 生产部
批准/日期
会
签
品质部
业务部
行政人事部
采购部
财务部
版本：A/1

文件编号 序号 页次
文件管理程序
AA-QP-001 文件层级 二级
共 11 页 第 2 页
变更记录表
内容
编辑
批准
日期
___________________________________________________________________________________________________________

文件编号
文件管理程序
AA-QP-001 文件层级 二级
共 11 页 第 3 页
1.0 目的 使管理体系所使用之文件，能迅速流通、正确应用，并确保各相关部门可适时获得
适当且有效之最新文件。确保其有严格的分类编号、编写、审核、批准、发放管理以及 有效控制、保管、更改、作废工作，确保公司的文件和资料的管理有据可依。
2.0 范围 适合公司管理体系包含所有文件和资料的管理及其它与体系有关的外来文件的管
理。 3.0 职责 3.1 文控员
3.1.1 负责体系文件的收集、分类、整理、存档保管、作废等有关工作； 3.1.2 负责公司体系文件发放和控制等有关工作。 3.2 各部门应按本程序文件管理本部门的文件和资料,业务部负责翻译每一份外来文件。 3.3 定义：
文件：指信息及其承载媒介,本公司的文件包括质量手册、程序文件、作业规范、 检查标准、及外来的需要受控的资料。记录在本公司将作为一种特殊的文件，按《记 录控制程序》进行控制。
受 控 文 件 ：指 按 照 发 放 范 围 登 记 、分 发 ，并 能 保 证 收 回 的 文 件 。受 控 文 件 未 经 文 件 管 理 部 门 批 准 不 得 复 制 ，受 控 文 件 封 面 一 般 用 加 盖 受 控 章（ 但 不 限 于 ）进 行识别。
外来文件：指来自公司外部的与本公司管理体系有关的法律法规、规范、标准、或 客户提供的图面、规定等，被公司用来做为管理体系中引用的标准，尤其是与产品或环 境有关的法律法规、行业规范、国际标准、客户标准文件。
___________________________________________________________________________________________________________

文件编号
文件管理程序
AA-QP-001 文件层级 二级
共 11 页 第 4 页
3.4 乌龟图和流程图
内部网络、计算机、复印机、 资料柜、受控章、作废章 用何资源
谁来做
品质部、研发部及各相关部 门
技术文件、质量手册、程序 文件、管理标准、质量记录、 外来文件及其他需控制的管 输入 理文件。
文件管理过程 输出
输出
管理文件的编制、审核、批 准、发布、标识、贮存、发 放、使用、修改、回收处置 得到有效的控制
技术文件一周内评审，所有 部门使用的管理文件和资料 均为有效版本、所有文件均 有现行状态标识所有文件均 有现行状态标识。
用何指标衡量
用何程序方法
文件控制程序 质量记录控制程序 文件编号的规定
___________________________________________________________________________________________________________

文件编号
文件管理程序
AA-QP-001 文件层级 二级
共 11 页 第 5 页
各部门
文件编制/修 订及标识
各部门主管
行政部文控
主管及以上
参考文件/记录/重点批注 《质量手册》 《文件管理程序》
文件评审
OK
NG
NG
《质量手册》 文件批准
受控文件的 接收
OK 文件受控分发
旧文件回收
《文件发行/回收记录表》 《文件分发表》
旧原件保留 回收件销毁
《作废文件清单》
4.0 程序内容 4.1 文件的审批
4.1.1 文件发放前应交授权人审批其适用性；为确保品质管理体系有效性所需的形成文件 的信息；品质管理体系形成文件的信息的多少与详略程度可以不同，需考虑以下因 数：
——本公司的规模，以及活动、过程、产品和服务的类型； ——过程的复杂程度及其相互作用；
___________________________________________________________________________________________________________

文件编号 ——人员的能力
文件管理程序
AA-QP-001 文件层级 二级
共 11 页 第 6 页
4.1.2 各文件的审批权限
序号
文件类别
制定人或部门
审核人或部门
批准人或部门
1
质量手册
品质部
管理者代表
总经理
2 程序文件类(二级)
过程所有者
权责部门主管
总经理
3 原材料检验标准书
品质工程师
品质主管
总经理
4
成品检验标准书
品质工程师
品质主管
总经理
5
工序作业指导书
工艺工程师
工程主管
总经理
6
设备操作规程
设备工程师
部门主管
总经理
7
FMEA
工程师
APQP 组长
工程主管
8
控制计划
工程师
APQP 组长
工程主管
9
岗位职责
岗位的直接上级
部门主管
总经理
10
管理规定类文件
权责部门
部门主管
部门经理、总经理
11
财务类制度
权责部门
部门经理
总经理
12
表格（四级）
权责部门
部门主管
管理者代表
以上 1—4 四类文件的批准均需有亲笔签字。但表格的审批不用在上面签字，只需得 到认可即可；也可以将表格作为程序文件和三级文件的附件一起审批。
对形成的记录需要跨部门沟通或传递时，需要管理者代表或授权人签字才可生效， 对重大事件的沟通与联络需逐级提交给总经理审批。 4.2 文件编号、版本和格式
本公司文件类别区分： 4.2.1 一级文件：品质手册 二级文件：程序文件 三级文件：工作指导书 四级文件：表单、记录 外来文件：从公司外部取得的与产品要求有关的文件(如客户图面、客户采购
___________________________________________________________________________________________________________

文件编号
文件管理程序
AA-QP-001 文件层级 二级
共 11 页 第 7 页
规范、ISO 文件、政府相关法规法令) 文件分发﹑回收﹑销毁及管制：文控中心。 文件制定﹑修订及废止：原制订部门执行。 文件编码系统：各类文件由文控中心依文件编码系统统一编号。 4.2.1 文件编码系统 4.2.1.1 手册编码
AA - QM - 01
流水号 质量手册英文缩写
公司名称缩写
4.2.1.2 程序文件编码 AA - QP - XXX
流水号，从 001 开始 程序文件英文缩写 公司名称缩写
4.2.1.3 三级文件编码 AA - QW - XX - XXX
流水号，从 001 开始 公司部门代码 作业指导书的英文缩写 公司英文缩写
4.2.1.4 表格编码 AA - QR – XX - XXX
流水号，从 001 开始 公司部门代码 表格/记录的英文缩写 公司简写
___________________________________________________________________________________________________________

文件管理程序
文件编号
AA-QP-001 文件层级 二级
共 11 页 第 8 页
4.2.1.5 外来文件编码 AA - WL–XX–XXXX- XXX
流水号，从 001 开始 来文单位（政府单位：ZFDW，顾客编号：例如：G001；其它单 位：QTDW）
说明文件类型（图纸：TZ，标准：BZ，法律法规：FL，其它： QT） 外来拼音缩写
公司名称缩写
4.2.1.6 文件类别及部门代码说明
QM—质量手册
QP—程序文件 QW—作业指导书
QR--表单
部门 代码
行政 01
品质 02
采购 03
工程 04
仓库 05
生产 06
文控 07
业务 08
流水号：各部门用阿拉伯数字自 001 起，依序编号应用。 对各部门／单位之文件编号应列表管制, 不得有重复或误用之情形。
4.2.2 版本
a) 文件版本号：版本号实指版本与版次号，版本号为大写英文字母（A、B、…）， 版次号为一位由 0 开始算起的阿拉伯数字。例如：首版发行的文件版本号为：A/0 版。 b) 临时性、一次性发放的、不回收的文件无需版本,以在有效期内为有效。
4.2.3 格式
a) 文件正文格式:正文字体为宋体小四号或五号字,每行起的文件标题(如:1.0 目 的)为宋体五号并加粗。根据识别需要可以适当用粗体、斜体、黑体进行区别提醒。 b) 文件标题:可以加公司 LOGO,同时需要有公司名称及文件名称。 c) 文件页眉:包括文件编号、版本、页次。 d）文件主体：1.0 目的:输入文件的目的;2.0 范围:输入文件适应的范围;3.0 职责: 输入文件中活动的执行职责及权限界定;4.0 定义;5.0 程序内容:输入活动过程的描 述及步骤;6.0 相关文件:输入此文件中所阐述的相关参考文件;7.0 相关记录:输入
___________________________________________________________________________________________________________

文件编号
文件管理程序
AA-QP-001 文件层级 二级
共 11 页 第 9 页
此文件中相关的记录表单; 流程图、乌龟图（选用，或另外做）。
4.3 文件的登记和发放
4.3.1 各文件编制部门文件得到批准后,将书面文件和电子档交至文控员。 4.3.2 文控员接到文件后,应在相应文件目录上登录,用以说明和识别文件的现行修订状
态。然后按照《文件分发部门清单》上的份数或分发要求复制文件,并于每页复制 的文件上加盖红色“受控文件 ”印章。对于质量手册和程序文件、空白表格只需 发放电子档，不发放书面文件，并通过将文件进行电脑共享，可视为文件已经分发， 不需要另外填写书面的发放记录，但在更新时需通过邮件、QQ 群或内部网络进行通 知。 4.3.3 文控员按照文件中规定的相应职责填写《文件发放记录表》,将需发放的文件发送 到有关部门，文件接收人应在记录表上签收。 4.3.4 接收文件时如有缺页、破损、字迹模糊或遗失等现象，应向文控中心申请补发， 不得以复印等方式自行处理； 4.3.5 图纸的接受、保存、发放及变更等的管理，按照《图纸管理规定》执行。
4.4 文件的保管和使用
4.4.1 管理体系文件的正本原件由文控中心统一保管；文控中心得到文件文本时，需要 求编制部门发送有效的电子文件，文控中心统一保管。
4.4.2 受控文件由各部门或持有人负责保管。当文件在使用期限内或保管过程中有破烂、 污渍、损坏等需要换时,应由部门主管向文控中心提出申请,文控中心复制、盖章后 发放,同时收回旧文件；当文件发生丢失，写《文件补发申请单》向管理者代表说 明原因，得到批准后，文控中心按要求重新补发。
4.3.3 当文件使用部门需要超出发放范围内规定的份数时,应以《补发申请单》的形式向 管理者代表提出申请，得到批准后,文控中心予以补发，各部门不得私自复印受控 文件。丢失文件按 10 元/份处罚，交品质部文控保管并公示。
4.3.4 文件的解释权和修改权在文件的原审批部门。如果使用中发现文件有疑问、错误 或矛盾之处应向原审批部门提出,由其按 4.6 程序修改,使用部门不得擅自修改文 件。
___________________________________________________________________________________________________________

文件编号
文件管理程序
AA-QP-001 文件层级 二级
共 11 页 第 10 页
4.5 电子媒体等文件的管理办法
4.5.1 对于工程设计、客户提供的原始电子图纸、客户重要的信息、重要数据与记录（如 报价记录、生产计划单记录、财务数据等）等重要资料统一由文控人员一个月进行 一次拷贝或备份。
4.6 文件和资料的变更
4.6.1 公司管理体系运作过程中的各种因素均可导致体系文件和资料的更改，其更改要 求由各相关部门向原文件审批部门提出，填写《文件制定/修订/废止申请单》提 出更改申请；…并对修订的格式（如：语言、软件版本、图示）和媒介（如：纸 质、电子格式）做出说明。
4.6.2 原文件审批部门接到文件和资料更改要求后,应决定是否接受更改要求；如不接受 更改要求,应向提出部门说明理由；如接受,则更改相关体系文件和资料；
4.6.3 文件修改,则应更换版本号。且要重新进行评审、批准。 4.6.4 当客户工程规范或图纸发生变更时（如图纸版本号发生变更）或其它任何与公司
生产有关之信息的变更，业务部应以联络函形式知会相应部门进行评审，评审时间 不能超过十个工作日；并由责任部门发文件变更申请对相关资料进行变更，参见《工 程变更管理程序》。 4.6.5 发生工程变更时，工程部应发出变更通知知会相应部门，并修改相关文件。 4.6.6 更改过的管理体系文件和资料经审批后交文控中心重新受控管理。 4.6.7 文控中心接到更改的体系文件和资料后,应在相应文件清单上登记新的版本号，并 复印更改页,加盖红色“受控文件”印章,发至相关部门或持有人并换回旧页，旧页 应进行回收作废； 4.6.8 所有更改后的文件应得到再次审核、批准才能发放。 各使用单位予以妥善保护文件及资料（如：防止失密、不当使用或不完整）。
4.7 失效/作废文件的处理
4.7.1 失效/作废后的受控文件由文控中心换发文件时统一回收销毁并记录，作废文件上 应加盖红色“作废文件”印章，为防止作废文件的非预期使用，作废文件正本应另 外保存，其它作废文件副本给予销毁，登录《作废文件清单》；
___________________________________________________________________________________________________________

文件编号
文件管理程序
AA-QP-001 文件层级 二级
共 11 页 第 11 页
4.8 外来文件的控制
4.8.1 外来文件的种类 ： 1）法律法规类； 2）技术资料类（包括客户提供、协力厂商）； 3）合同类（相关方）
4.8.2 任何部门收到外来文件时应到文控员处进行备案，以便管理所有外来文件的流通状 态,并登录《外来文件清单》；
4.8.3 所有外来文件和资料只能作为本公司技术人员和管理人员转化为公司内部标准、 规范的依据和参考；未经本公司相关职能部门审批的外来文件和资料不能转交给执 行部门执行；
4.8.4 所有外来文件应交由文控中心登记,使用部门保管,并加盖红色“外来文件”印章， 4.8.5 经审批的外来文件或资料需发放时,则应加盖“受控文件”印章,编制发放文件受控
号,并按 4.3.3 执行 4.8.6 外来文件的变更，同样需要识别，注意变更版次。
5.0 相关文件
《工程变更管理程序》 《图纸管理规定》 6.0 相关记录
名称 《文件清单》 《文件发行/回收记录表》 《文件分发表》 《文件制定/修订/废止申请单》 《外来文件清单》 《作废文件清单》 《文件补发申请单》
编号 AA-QR-07-001 AA-QR-07-004 AA-QR-07-007 AA-QR-07-006 AA-QR-07-002 AA-QR-07-010 AA-QR-07-008
保存部门（场所） 文控员 文控员 文控员 文控员 文控员 文控员 文控员
保存期限 一直保存 10 年 10 年 10 年 10 年 10 年 10 年
___________________________________________________________________________________________________________