内部信息传递管理制度

内部信息传递管理制度

第一章总则

第一条为规范公司（以下简称“公司”）生产经营管理信息在内部各管理层级之间的有效沟通和充分利用，根据《中华人民共和国公司法》、《企业内部控制基本规范》及其配套指引和公司章程等有关规定，结合公司实际，制定本制度。

第二条本制度所称的内部信息传递，是指公司内部各管理层级之间通过内部报告形式传递生产、经营及管理信息的过程。

第三条本制度所指的对外，是指报告编制人员所在部门以外的公司其他部门或个人。部门内部各种报告、文件的传递不适用本制度。

第四条总经理办公室为公司内部信息传递的归口管理部门，负责内部信息传递的指导、监督工作。

第二章内部报告体系建立

第一条总经理办公室应根据各管理层级对信息的需求和详略程度，建立一套级次分明的内部报告指标体系，并对内部报告指标进行细化，层层分解。

第二条内部报告包括各部门定期传递的与生产、经营及管理相关的各种报表、文件、合同等纸质或电子文档，及各文档或纸质文件上报的时间、格式、审批程序等内容。

第三条总经理办公室根据公司环境和业务的变化定期组织各部

门对内部报告指标体系进行修订和完善。

第三章内部报告收集、编制与传递

第一条内部报告编制人应积极收集内外部资料，并对收集的内外部资料进行分析、审核，作为内部报告编制的基础资料。

第二条总经理办公室应积极关注市场环境、政策变化等外部信息对公司生产、经营及管理的影响，广泛收集、分析、整理外部信息，并通过内部报告传递到公司相关部门及个人，以便采取应对策略。

第三条公司各部门指定专人负责内部报告的编制、传递、接受工作，明确相关人员的责任。

第四条公司各部门对外提供的内部报告报送前必须经过部门负责人审批，未经审批不得对外报送。

第五条原则上，凡内部报告对外报送的，内部报告接收人在接收文件时应进行签收。内部报告为纸质档的，接收人在签收单上签收，签收单由报送人留存；内部报告为电子档的，内部报告报送人应保留报送痕迹。

第六条对外报送的内部报告应在规定时间内报送，无特殊原因未按期报送，影响公司生产经营效率的或给公司造成损失的，人力资源部对报送人进行考核。

第七条总经理办公室协助人力资源部制定内部报告考核制度，并及时统计内部报告传递的执行情况，定期向人力资源部提供相关考核资料。

第八条总经理办公室应当拓宽内部报告渠道，优化内部报告传递程序，通过各种有效方式，为内部信息传递提供便利。

第九条总经理、副总经理、各部门经理和其他指定人员召开的生产、经营及管理会议必须有记录员对会议内容进行记录，重要会议的会议记录必须有与会人员签字。会议记录后，记录员对会议记录进行整理，经审批后，向与会人员及相关人员传达。涉及公司机密、不宜对公司一般员工公开的，经总经理审批后可以不对公司员工传达，但必须有会议记录存档。

第十条公司内部报告的编制、审核、报送、接收、使用和保存相关人员应严守公司保密制度，在相关人员各自职责范围内保证内部报告的安全性和秘密性，不得向无关人员泄露内部报告内容。

第四章内部报告的使用

第一条公司内部报告使用人应当充分利用内部报告进行生产、经营及管理活动。内部报告需要使用人进行反馈的，报告使用人应及时对内部报告进行批复或反馈。

第二条公司内部报告使用人通过内部报告提供的信息对企业生产经营管理中存在的风险进行评估，识别和系统分析企业生产经营活动中的内外部风险，涉及突出问题和重大风险的，应采取应急措施。

第三条内审部通过内部信息传递渠道加强反舞弊机制建设，通过设立员工信箱、投诉热线等方式，鼓励员工及公司利益相关方举报和投诉公司内部的违法违规、舞弊和其他有损企业形象的行为。

第四条总经理办公室定期对内部报告的及时性、安全性和有效性进行评估，并将评估结果向相关部门及时反馈，进行整改。

第五条各部门指定专人负责对各种内部报告的保管，按照公司档案管理的相关规定采取合适的保管措施，并对不同类别的报告应按其影响程度规定其保管年限。

第五章附则

第一条本制度自2012年3月19日施行。

第二条本制度由总经理办公室负责解释。

二零一二年二月二十四日