公司文件控制管理标准

文件控制管理标准

1 范围

本标准规定了电厂文件的编写、审批、发放、修订、定期评审、传达及获取、作废和外来文件控制等内容与要求。

本标准适用于电厂文件的控制管理工作。

2 规范性引用文件

GB/T1.1-2009 中国国家标准化管理委员会标准化工作导则第1部分

GB/T15497-2003 中国国家标准化管理委员会企业标准技术标准

GB/T15498-2003 中国国家标准化管理委员会企业标准管理标准和工作标准

GB/T15834 中国国家标准化管理委员会标点符号用法

GB/T20000.2 中国国家标准化管理委员会标准化工作指南第2部分

DL/T600－2001 中国电力企业联合会标准化中心电力行业标准编写基本规定

DL/T800－2001 中国电力企业联合会标准化中心电力企业标准编制规则

则

3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准

3.1 文件

信息及其承载媒介。本标准所指的文件主要是电厂内部形成的厂级管理制度、技术标准、技术规范。

3.2 记录

记录是各管理标准文件最基础的部分，包括设计、建设、验收、试验、调试、运行、维护消缺、检修的各种记录、图表及各类承载媒体。

3.3 规范

阐明要求的文件。

3.4 标识

是对自己的和特定的主要文件的清楚分类。

3.5 法规性

文件批准实施就必须认真执行；文件修改只能按规定的标准进行；文件作为评价实际运作的依据。

3.6 唯一性

组织的管理标准文件是唯一的；通过清楚、全面、简单扼要的表达方式实现唯一的理解；不允许对统一事项的相互矛盾的不同文件同时使用。

3.7 适用性

遵循“最好、最实际的方式”原则编写各类文件；文件中规定要做的，保证实际工作中完全做到；

发现文件不适合情况，按规定标准及时修订。

3.8 受控文件

指文件的编制、批准、标识、使用、更改、作废均在控制状态下。

3.9 非受控文件

指使用更改回收和处置不在控制下的文件。

3.10 作废文件

失去有效性的文件。

3.11 作废保留文件

指因法律或积累知识目的而不能销毁需保留的作废或失效的文件。

4 职责

4.1 厂长

批准发布全厂范围均适用的文件。

4.2 分管厂领导

4.2.1 负责审核文件控制管理标准的审批、编写、修订与作废事宜。

4.2.2 负责批准发布分管范围内的文件。

4.3 行政部

4.3.1 负责厂级标准和制度的法律审核和归口管理工作，派发厂级标准和制度序列编号。

4.3.2 负责本标准及本部门综合行政管理文件的编写和审批。

4.3.3 负责外来文件的获取、传达及全厂文件资料的归档管理。

4.4 策划部

4.4.1 统一审核、管理全厂涉及生产技术性文件。

4.4.2 负责全厂生产技术管理方面文件的编写和审批，执行本标准的有关规定。

4.4.3 审定技术标准和生产方面的作业性文件。

4.5 安监部

4.5.1 负责全厂安全生产管理标准文件的编写和审批，执行本标准的有关规定。

4.5.2 负责全厂安全生产文件的归口管理工作，负责其规划、建立、运行、监督等。

4.6 人资部

负责部门职责、岗位标准方面文件的归口管理工作。

4.7 其他部门

负责职责范围内文件的规范、标识和实施控制与管理。

5 流程与风险分析

5.1 管理流程图

文件控制管理流程图见附录A。

5.2 控制点

本标准中的控制点：编写和审批、文件发放、文件修订、定期评审、文件传达及获取、外来文件控制、文件作废等。

5.3风险分析

5.3.1由于文件的编写和审批流程不规范，可能导致文件不具有唯一性和规范性，造成文件控制管理的混乱。

5.3.2由于文件发放前未得到授权人的批准，没有发放记录的原因，可能导致文件无效或发放失控，造

成泄密。

5.3.3由于未对不适宜的文件进行及时修订，或未能正确填写“文件更改申请”，可能导致不适宜条款的继续执行，造成恶劣后果并因此对安全生产、经营、发展等活动造成损害。

5.3.4由于未定期进行文件评审，可能导致不适宜文件的继续执行。

5.3.5由于未能将文件及时传达至所有相关人员，可能导致相关人员无法获取文件内容。

5.3.6由于未及时、准确的识别外来文件或未能控制其传阅范围，可能导致相关人员不能获取所需的文

件内容，造成文件无法正常执行或泄密。

5.3.7 由于未及时收回并销毁作废受控文件，或未能在已作废受控文件上加盖作废标记，可能导致作废文件继续执行，并因此对安全生产、经营、发展等活动造成损害。

6 管理内容与要求

6.1 文件的编写和审批

6.1.1 文件编写的原则

6.1.1.1制定的体系内各文件内容应达到简明、统一、规范。

6.1.1.2本体系内的各文件之间应协调一致。

6.1.1.3积极采用国内先进标准和国际标准。

6.1.1.4条文应结构严谨，层次清晰，所使用的语言应简明扼要，避免模棱两可或含义不清的措辞。6.1.1.5文件内容应成熟，具备指导性和可操作性，能够指导阅读者按照文件准确无误的完成工作。6.1.1.6凡属手册、教材、科技书、产品说明书中一般性、解释性、常识性的内容不应写入文件。

6.1.2 文件的编写、审批、编号及发布

6.1.2.1 文件编写的准备工作

6.1.2.1.1根据安全生产管理标准化工作计划或工作需要，由经办部门或相应职能部门提出立项申请，明确文件编写的目的及其使用范围，确定文件名称和起草部门、起草人，必要时成立起草小组，并提交分管厂领导审定、批准。见附录J。

6.1.2.1.2带有基础性的文件或涉及面广的重要文件，文件立项要经过分管厂领导审定、厂长批准（《文件编制立项申请表》见附录J ）。

6.1.2.2 文件编写的分工

6.1.2.2.1安全管理文件由安监部牵头组织，相关部门配合起草。

6.1.2.2.2生产管理文件由策划部牵头组织，相关部门配合起草。

6.1.2.2.3财务管理文件由财务部牵头组织，相关部门配合起草。

6.1.2.2.4燃料管理文件由燃供部牵头组织，相关部门配合起草。

6.1.2.2.5营销管理文件由营销部牵头组织，相关部门配合起草。

6.1.2.2.6行政管理文件由行政部牵头组织，相关部门配合起草。

6.1.2.2.7人事管理文件由人力资源部负责组织，相关部门配合起草。

6.1.2.2.8党建、团青、工会文件由党建工作部负责组织，相关部门配合起草。

6.1.2.2.9纪检监察审计类文件由监审部负责组织，相关部门配合起草。

6.1.2.2.10二期相关文件由二期办牵头组织，相关部门配合起草。

6.1.2.2.11其他未作明确要求的文件按照部门职责分工由相应部门牵头组织，相关部门配合起草。

6.1.2.3 文件的起草

6.1.2.3.1起草部门/起草小组按照本标准及有关规定编写文件初稿，首先在本部门/小组内对初稿进行讨论，形成文件意见征求稿,必要时形成讨论纪要。

6.1.2.3.2意见征求稿完成后，应征求相关部门的意见或建议，并履行征求意见签字手续，见附录K 文件起草（修订）会签单。

6.1.2.3.3起草部门/起草小组汇总各方面的意见或建议后，确定采纳、修改的意见，进行修改整理，形成初稿。对不能采纳的意见和建议，应做出说明。

6.1.2.4 文件的审批

6.1.2.4.1文件起草完成后，起草部门/起草小组将初稿提交经办部门负责人进行预审查，如审核未通过，起草部门/起草小组应进行修改。

6.1.2.4.2经预审查后的初稿由经办部门负责人提交分管厂领导审核。归口管理部门根据分管厂长的意见，提请起草部门/起草小组对初稿进行修改。

6.1.2.4.3对基础性、通用性强、涉及面广的重要文件，由厂领导召集有关人员审定，必要时形成会议纪要。

6.1.2.4.4初稿修改完毕后，经办部门对修改情况进行审查。

6.1.2.4.5经修改过的文件，以公文形式发布执行，企业标准、管理制度、强制性条款等作为公文的附件一并发布。文件应载明文件实施日期及是否需要取代某个作废文件。

6.1.2.5 文件的编号规则

6.1.2.5.1文件经批准后,由文件归口管理部门进行统一编号。

6.1.2.5.2企业标准代号用Q代表。

6.1.2.5.3企业代号用HN表示，为华能铜川照金电厂汉语拼音的简写。

6.1.2.5.4同一职能文件的编制顺序号由文件归口管理部门按顺序编号。

6.1.2.5.5年号：用四位数字表示，如：20××。

6.1.2.5.6企业标准编号的结构由企标代号、企业代号、标准职能分类代号、标准顺序编号、年号组成，其格式如下：

Q/HN-2-6440.**. ***—****

年号，用4位数表示；

文件的编制顺序号，3位数；

文件所属标准门类及部门代码，2位数；

企业代号，代表“华能铜川照金电厂”；

企业标准代号

6.1.2.6 文件的标识

6.1.2.6.1文件分为“受控文件”和“非受控文件”两种。本厂使用的、发放给相关方要求其执行的文件均属“受控文件”；交给非厂内其他相关方的文件属“非受控文件”。

6.1.2.6.2所有受控文件发布时应有明确的标识，包括编号、受控状态、分发号、版本号、发布和实施日期等。文件标识（除受控状态外）由组织编制该文件的部门负责。受控文件由发放部门盖上“受控文件”印章。在内网上发送的带有受控文件标记的不可更改格式的文件均为“受控文件”，使用者只能执行带有“受控”标记的书面文件或内网上发送的文件。

6.1.3 文件中涉及的图、表、规范用语等要素请参照Q/HNTD-201.01-2009《企业标准管理制度》。

6.2 文件的发放

6.2.1 文件发放时发放部门必须加盖“受控件”印章，确保文件有效。

6.2.2 按照发放范围进行文件发放，有关发放、接收文件的部门建立发、收记录，并及时进行文件的发、收登记，以便追溯（见附录C《文件发放/回收记录》）。

6.2.3 文件严重破损影响使用时，由文件使用部门/人向该文件的发放部门提出申请，经同意交回破损文件，按规定领用所需文件，破损文件的进行销毁。

6.2.4 以带有受控文件标记的不可更改格式的“电子版”形式发布的文件由归口管理部门上传电厂网站。

6.2.5 安全生产体系标准的配置，按照全厂各部门每个部门配备一套，常设班组每个班组一套的标准下发，同时在厂档案室存档。

6.3 文件的修订

6.3.1 文件在下列情况出现时进行修订：

6.3.1.1 电厂的生产设备、工艺流程更改时或组织机构发生变化；

6.3.1.2 相关的国家标准、行业标准、地方标准颁布、修订或废止或电厂标准、制度发布满三年；

6.3.1.3 文件实施过程中不符合实际情况或不适合管理需要改进时，或文件经评审认为需要修改时。6.3.2 文件需修订时，由文件修订提出部门说明修订原因，对重要的修订（如技术参数、技术图纸等）要附充分的证据，填写附录D《受控文件修订通知单》审批，并通知相关部门后存档，然后填写附录I《文件修改记录》发放至相关部门/人员。

6.3.3修订的文件根据文件的重要性进行适宜的评审，获得评审所需依据的有关背景资料。

6.3.4 各部门接到附录D《受控文件修订通知单》后实施，修订时在原文件相应位置划改并做更改标识；用附录I《文件修改记录》告知文件使用人，并按发放更改后的文件执行，同时回收作废的旧文件。

6.3.5 非受控文件不作修订跟踪。

6.4 文件换版

6.4.1 文件经多次修订（修改状态已从0到6时）或修改达到1/3以上时，进行换版，原版次作废。6.4.2 文件应注明本标准版次及修改状态：版次（以A、B等大写字母来表示）/修改状态（以数字0-6来表示）。

6.5 定期评审

6.5.1 文件在实施过程中，由于环境发生变化（如组织机构、工作流程、法律法规等），每年3月25日前对本厂所有文件进行评审，以确定文件是否需要更新。

6.5.2 修订更新的文件必须经过重新审核和批准后才能再次发放和使用。

6.6 文件传达和获取

6.6.1 外来文件的获取、识别与更新控制执行华能铜川照金电厂《适用法律法规识别获取、与传达管理标准》。

6.6.2 行政部获取到外来文件时，对文件的适用性、符合性和标准归属（质量、环境、职业安全卫生管理标准）做出判定，由行政部主任签转至分管厂领导阅示，按照批示意见发放，其发放的控制执行本标准中的6.2条款。

6.7 外来文件控制

6.7.1 外来文件由行政部识别并控制分发，由行政部填写附录B《受控文件清单》及附录C《文件发放/回收记录》，按文件性质转发相关部门；

6.7.2 由供方提供的文件和图纸资料，由初始接收部门移交行政部档案室，执行Q/HNTD-214.01-2009《建设工程档案归档管理制度》及Q/HNTD-214.02-2012《生产期档案归档管理制度》。

6.8 文件作废

6.8.1 文件经多次更改（修改状态已从0到6时）或修改达到1/3以上时，进行换版，原版次作废。6.8.2 对失效或作废的全厂统一文件和资料，经责任部门提出，归口管理部门确认，由发放部门收回，加盖“作废”印章，填写附录H《文件资料销毁/留用申请单》、附录E《文件资料销毁清单》，统一销毁。

6.8.3 各部门编写的文件作废时，由编写部门填写附录E《文件资料销毁清单》，自行销毁。

6.8.4 需作保留的作废文件，需填写附录H《文件资料销毁/留用申请单》，经厂长或分管厂领导批准后加盖“留存”印章方可保留，以防止误用。

6.9 检查与考核

6.9.1 厂领导和各职能部门应组织贯彻实施本标准。

6.9.2 行政部负责组织对本标准的实施进行指导、监督、检查。

6.9.3 对不符合本标准的行为应进行纠正和处理，按照《安全生产考核管理标准》相关规定进行考核。

7 相关/支持性文件

Q/HN-2-6440.08.005-2017 记录控制管理标准

Q/HN-2-6440.01.002-2017 适用法律法规识别、获取与传达管理标准Q/HN-2-6440.08.037-2017 安全生产考核管理标准

Q/HN-2-6440.01-029-2017 档案管理办法

8 报告和记录

附录A（规范性附录）文件控制管理流程图

附录B（规范性附录）厂级、部门受控文件清单

附录C（规范性附录）文件发放/回收记录

附录D（规范性附录）受控文件修订通知单

附录E（规范性附录）文件资料销毁清单

附录F（规范性附录）作废（失效）文件资料清单

附录G（规范性附录）文件资料借/查阅记录

附录H（规范性附录）文件资料销毁/留用申请单

附录I（规范性附录）文件修改记录

附录J（规范性附录）文件编制立项申请表

附录K（规范性附录）文件起草（修订）会签单

附录B（规范性附录）厂级、部门受控文件清单

厂级、部门受控文件清单

责任部门：审核：记录：日期：

附录C（规范性附录）文件发放/回收记录

文件发放/回收记录

责任部门：审核：记录：日期：

附录D（规范性附录）受控文件修订通知单

受控文件修订通知单

附录E（规范性附录）文件资料销毁清单

文件资料销毁清单

责任部门：审核：记录：日期：

附录F（规范性附录）作废（失效）文件资料清单

作废（失效）文件资料清单

责任部门：审核：记录：日期：

附录G（规范性附录）文件资料借/查阅记录

文件资料借/查阅记录

责任部门：审核：记录：日期：

附录H（规范性附录）文件资料销毁/留用申请单

文件资料销毁/留用申请单

附录I（规范性附录）文件修改记录

文件修改记录

责任部门：审核：记录：日期：

附录J（规范性附录）文件编制立项申请表

文件编制立项申请表

附录K（规范性附录）文件起草（修订）会签单

文件起草（修订）会签单

备注：会签意见及建议可另附页说明。