公司档案管理办法及实施细则

档案管理办法及实施细则

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。

一、总则

第一条根据企业管理和改进档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规

定。

第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。

其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东

名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政

类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算

书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工

资、各类合同和其它工作等方面档案。

第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。

二、文件材料的形成与归档

第五条公司要根据相应法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计

划、公司的发展、项目的进行（施工）、技术、经营等项

工作和文书处理的程序。

第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。

各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有

关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。

1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工

作，此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归

档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办

部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

第七条公司文件材料归档的基本要求

1、归档的文件材料必须完整。

2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等

各项活动的真实内容和历史过程。

3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

第八条公司必须编制文件材料的归档范围。

企业文件材料的归档范围主要有以下几个方面：

1、经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文

件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户

服务工作中形成的文件材料等。

2、财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件

等。

3、工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸

等。

4、计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析

活动中形成的各种文件材料。

5、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动

保护等工作中形成的各种文件材料。

6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具

管理中形成的各种文件材料。

7、宣传方面：有组织、宣传、通知、人事、保卫工作中的各种文

件材料，公司行政工作、共青团工作和董事会工作中的各种文件材料等。

8、其它方面。

第九条档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常见程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件

二级为秘密文件

三级为机密文件

四级为普通文件

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型

发言、会议记录等属于普通文件，划分等级为四级。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，划分等级为二级。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记

录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，划分等

级为三级。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常重要的文

件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，

为绝密文件，其划分级别为一级。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

属于秘密文件，其等级为三级。

文件等级文件类型归档管理

及期限

调阅管理

一级绝密文

件①公司与有关单位签订的合

同、协议书等文件材料。

②公司职工劳动、工资、福利

方面的文件材料。

在材料、合同

形成确立一个

月内进行归

档，归档为一

式一份，原件

及扫描件。

原则上不可调阅，但因特

殊情况要经过总经办领导

的批准，并由行政部主管

及部门经理、公司领导三

级签字确认

二级秘密文

件

公司对外的正式的发文与有关单位来往的文书在材料、合同

形成确立一个

月内进行归

档，归档为一

式一份，原件

及扫描件。

原则上不可调阅，但因特

殊情况要经过总经办领导

的批准，并由行政部主管

及部门经理、公司领导三

级签字确认

三级机密文

件①各种工作计划、总结、报

告、请示、批复、会议记

录、统计报表及简报

②公司的大事记及反映本公司

重要活动的剪报、照片、录

音、录像等

形成文件的半

个月内进行归

档，归档为一

式一份，原件

及扫描件或电

子文档

要办理调阅手续，并由行

政部主管及部门经理、公

司领导三级签字确认

会议材料，包括会议的通知、

报告、决议、总结、典型发

形成文件的一

个星期内进行要办理调阅手续，并由行

表

格如下：

第十条归档时间

1、基建工程或其它技术项目，在任务完成后或告一段落时，要将

应归档的文件材料组成保管单位，由项目负责人审定后，向档

案管理部归档。

2、各项管理工作中形成的文件材料，在一个月内，要将应归档的

文件材料组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，向档案

部门归档。

第十一条公司各类文件材料一般归档一式一份原件及扫描件，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。

第十二条公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入基建、经营等各项管理程序；列入基建和经营等各项活动的工作计划；列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。

第十三条公司档案管理要对公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。

a）档案管理

归档要求：

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之

间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完

整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件（原件）与附件

（复印件、扫描件）分别立在一起，不得分开，文电应合一归

档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针

正确最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料

应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件

在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特

点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第十四条公司要建立健全各项档案管理制度，列入公司的经济责任制体系，并制定严格的奖惩办法。

第十五条各部门保管文件的档案范围及相关规定

1、各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档，其一

级、二级存档的文件均为复印件及扫描件，原件交由公司档

案室存档管理。

2、各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理，不设置专

职岗位。需各部门的档案管理自行安排。

a）部门存档文件的范围：

1 、部门例会纪要、业务函件、往来文件。

2 、客户业务信息、资料、销售报表。