谈现代企业物流库存管理系统的设计 (2)

摘要：企业物流库存管理系统是生产、计划和控制的基础。库存管理系统设计的总体目标是通过对仓库、货位、入出库类型与入出库单据的管理，及时反映库存的仓储、流向情况，为生产管理和成本核算提供依据。并通过库存分析,为管理及决策人员提供库存资金占用情况、库存短缺(超储)情况、ABC分类情况等不同的分析信息。通过清仓盘库管理，保证帐面与实物一致,为计划及决策人员提供实时准确的存货信息，以便及时调整生产，保证企业各项生产经营活动的顺利进行。

关键词:企业、库存、管理、设计、物流产品

ABSTRACT：

InventoryManagementSystemisthebaseofproducing,planning,,goodssection,thetype&billsofinandoutthe inventory,whichcanreflectthestorageandflowstates,,itcanprovideoccupationoftheinventoryfunds,shortag e(oroverstock)oftheinventorystate,ABCsorted-state,,assurethephysicalgoodsconformedwiththebookacc ount,theplananddecision-makingmancangetexactstorageinformationintime,andadjusttheproductionexpe diently,whichcanmakesureeverythingaboutproductionofthecorporationgoesonwheels.

Keyword:businessenterprise,stock,management,design

1.企业库存管理存在的问题

存货是企业在经营过程中为销售或生产耗用而储备的资产，包括企业物流库存中、加工中和在途的各种原材料、燃料、包装物、产成品以及发出商品等。企业为了保证生产经营过程的连续性，必须有计划地购入、耗用和销售存货。存货流转过程中，原材料和产成品占了相当大的比例。

库存（Inventory）的成本在企业总成本中占了相当大的比例，因此作为企业物流的关键问题之一，库存的管理和控制在企业运作中扮演了重要的角色。从市场营销的角度来看，存货作为企业物流的重要成分，其成本降低的潜力比任何市场营销环节都大得多，如企业物流成本占营销成本的50％，其中存货费用大约要占35％，而物流成本又会占产品全部成本的30％～50％。在美国，直接劳动成本不足生产成本的10％，并且还在不断下降，全部生产过程只有5％的时间用于加工制造，余下的95％时间都用于储存和运输。物流战略要以尽可能低的金融资产维持存货。存货管理的基本目的是，要在对顾客承担义务的同时实现最大限度的流通量。

(1)库存管理新特点。传统企业库存管理存在的问题难于适应现代库存管理的新特点。企业经营环境的变化对业务运作产生了极大影响，随之，库存管理也呈现出许多新特点：

1)产品系列化、多样化导致库存水平的上升.这主要是客户对产品个性化需求的日益强烈而造成的。过去企业产品单一，根据预计的销售量，即可确定相应的周转库存和保险库存。如今，随着用户对个性化产品需求的增强，企业产品花色品种增加，为每种产品保持库存将导致企业总库存大大上升。

2)存货形式的多样化加大了库存管理的难度.在传统的客户/供应商的交易中，当库存物理流动的同时，所有权也随之变动。但当今被普遍采用的一种新型存货方式是寄售（Consignment）库存。利用寄售库存，客户力求把维护库存的财政负担转嫁给上游供应商，而仍将保持同样的安全库存，即实际上供应商“拥有”库存，直到客户在生产中使用它或再出售它。这种新型存货方式被用于物料的安排，通过与合作伙伴的协作，提高了整个供应链的响应速度。

现代企业并存着标准库存、寄售库存、消费品等多种存货方式，大大增加了库存管理的难度。灵活的库存管理机制增加了库存管理的复杂性。库存系统是企业系统的一部分，库存成本管理的目标应该受到企业总目标的制约。因此，库存并非最小对于整个企业来说是优化的，如果适当增加部分库存能够减少其他形式的成本，且其节约额超过了库存成本的增加额，那么企业应该选择增加库存。因此，究竟何时增加、增加多少、增加什么，加大了库存管理的复杂性。

(2)传统的库存管理希望解决的基本问题。传统的库存管理希望解决的基本问题是：何时订货和定多少货，旨在“保障供应而储备量最小”；而现代的库存管理关注的重点则增添了在“哪里存货、存什么货、货物种类及仓库如何搭配”等新内容，其根本目标是谋求“通过适量的库存达到合理的供应，使得总成本最低”。现代企业运作对库存管理提出了更高的要求，管理者必须保证企业物料的供应和产品的分配像流水线一样顺畅，使库存周转迅速。

由于传统企业IT技术应用水平低、管理模式落后，库存管理未能实现高度自动化、相关业务间的集成和信息共享，主要存在以下问题：库存常常与生产、销售、采购、财务、仓储、质检等功能分离；库存信息处理速度低而且易出错，对外部市场存货供应和产成品需求变化反应迟钝，不能随时了解各种货物确切的库存数量，导致库存管理不善，影响了企业销售和正常生产的连续性；为了快速响应客户的要求，企业经常需要保持高库存水平；价值流难以实现与物流的同步管理（手工管理时，财务账和库存账是独立的两本账）；难于管理多种形式的存货（如寄售库存）：缺乏监视在途物料、库存物料转储的能力；难以有效进行收货管理（库存、转走、质检、冻结）。

(3)用IT技术解决企业的库存管理问题

用IT技术解决企业的库存管理问题，除了传统的经济订货批量（EOP）模型、不确定条件下的EOP模型、固定订货周期法等库存管理方法外，IT的应用催生了一些新型库存管理方法，包括物料需求计划（MRP）、制造资源计划（MRPⅡ）、分销资源计划（DRP）、企业资源计划（ERP）等，它们能够可以指明现在、未来某时材料、零部件、产成品的库存水平，体现了良好的基于顾客细分化、产品要求、运输一体化、时间要求以及竞争表现的存货管理政策。IT技术通过一些几个方面解决库存管理问题。

设置科学的库存管理流程。存货的种类不同，所涉及的业务环节及它们所组成的业务流程也各有差异。一般而言，存货业务包括到货处理、保管和发放三个主要部分。通畅的业务流程是保障高效库存管理的基础，应具备优化、无冗余、并行作业的基本属性。

搭建科学的组织结构。科学的组织结构确保了业务流程的高效执行，明确了工厂（Plants）、存储区域（StorageLocations）、仓库编码（WarehouseNumbers）、仓储种类（StorageTypes）之间的合理关系。

进行物料代码化管理。物料(包括原材料和产品)种类繁多，在库存管理过程中极易发生混乱的

问题。IT技术与层次编码技术的结合为物料的高效管理提供了可能。这种编码技术将所有存货按照层次和类别进行编码的唯一管理，编码的组成部分包括存货的型号、规格、尺寸等内容。它具有易读和易记的特点，使得管理者只需知道货物的编码，就可以了解该物料的所有信息，以便在每日的烦杂管理中，保持规范、有序的状态。

采取先进的库存管理机制。采用IT技术可以对不同类别的物料进行区别管理。

2.企业库存管理系统设计

(1)系统设计原则。系统设计的原则有如下方面：

1)简单性。在达到预定的目标、具备所需要的功能前提下，系统应尽量简单，这样可减少处理

费用，提高系统效益，便于实现和管理。

2)灵活性和适用性。以便适应外界的环境变化。可变性是现代化企业的特点之一，是指其对外

界环境的变化的适应能力。作为企业的管理信息系统也必须具有相当的灵活性，以便适应外界环境的不断变化，而且系统本身也需不断修改和改善。因此，在这里系统的可变性是指允许系统被修改和维护的难易程度。一个可变性好的系统，各个部分独立性强，容易进行变动，从而可提高系统的性能，不断满足对系统目标的变化要求。此外，如果一个信息系统的可变性强可以适应其它类似企业组织的需要，无疑地，这将比从新开发一个新系统成本要低得多。

3)一致性和完整性。一致性是指系统中信息编码、采集、信息通信要具备一致性设计规范应标准；完整性是指系统作为一个统一的整体而存在，系统功能应尽量完整。

4)可靠性。系统的可靠性指系统硬件和软件在运行过程中抵抗异常情况的干扰及保证系统正常工作的能力。衡量系统可靠性的指标是平均故障间隔时间和平均维护时间。前者指平均的前后两次发生故障的时间，反映了系统安全运行时间，后者指故障后平均每次所用的修复时间，反映系统可维护性的好坏。只有可靠的系统，才能保证系统的质量并得到用户的信任，否则就是没有使用价值。提高系统可靠性的途径主要有：选取可靠性较高的主机和外部设备；硬件结构的冗余设计，即在高可靠性的应用场合，应采取双机或双工的结构方案；对故障的检测处理和系统安全方面的措施，如对输入数据进行校检，建立运行记录和监督跟踪，规定用户的文件使用级别，对重要文件的拷贝等。

5)经济性。系统的经济性是指系统的收益应大于系统支出的总费用。系统支出费用包括系统开发所需投资的费用与系统运行维护费用之和；系统收益除有货币指标外，还有非货币指标。

系统应该给用户带来相应的经济效益。系统的投资和经营费用应当得到补偿。需要指出的是，这种补偿有时是间接的或不能定量计算的。特别是对于管理信息系统，它的效益当中，有很大一部分效益不能以货币来衡量。

(2)系统设计的目的。系统设计的目的是在保证实现逻辑模型功能的基础上，尽可能提高目标系统的简单性、可变性、一致性、完整性、可靠性、经济性、系统的运行效率和安全性，将分析阶段所获得的系统逻辑模型，转换成一个具体的计算机实现方案的物理模型。

(3)系统划分。在前面强调过结构化系统分析与设计的基本思想就是自顶向下地将整个系统划分为若干个子系统，子系统再分子系统（或模块），层层划分，然后在自上而下地逐步设计。

系统划分的原则有如下方面：：

1)子系统要具有相对独立性。子系统的划分必须使得子系统的内部功能、信息等各方面的凝聚性较好。在实际中我们都希望每个子系统或模块相对独立，尽量减少各种不必要的数据、调用和控制联系。并将联系比较密切、功能近似的模块相对集中，这样对于以后的搜索、查询、调试、调用都比较方便。

2)要使子系统之间数据的依赖性尽量小。子系统之间的联系要尽量减少，接口简单、明确。一个内部联系强的子系统对外部的联系必然是相对很少。所以划分时应将联系较多的都划入子系统内部。这样划分的子系统，将来调试、维护、运行都是非常方便的。

3)子系统划分的结果应使数据冗余最小。如果我们忽视这个问题，则可能引起相关的功能数据分布在各个不同的子系统中，大量的原始数据需要调用，大量的中间结果需要保存和传递，大量计算工作将要重复进行。从而使得程序结构紊乱，数据冗余，不但给软件编制工作带来很大的困难，而且系统的工作效率也大大降低了。

4)子系统的设置应考虑今后管理发展的需要。子系统的设置光靠上述系统分析的结果是不够的，因为现存的系统由于这样或那样的原因，很可能都没有考虑到一些高层次管理决策的要求。为了适应现代管理的发展，对于老系统的这些缺陷，在新系统的研制过程中应设法将它补上。只有这样才能使系统实现以后不但能够更准确、更合理地完成现存系统的业务，而且可以支持更高层次、更深一步的管理决策。

5)子系统的划分应便于系统分阶段实现。库存管理系统的开发是一项较大的工程，它的实现一般都要分期分步进行。所以子系统的划分应该考虑到这种要求，适应这种分期分步的实施。另外，子系统的划分还必须兼顾组织机构的要求（但又不能完全依赖于组织，因为目前正在进行体制改革，组织结构相对来说是不稳定的），以便系统实现后能够符合现有的情况和人们的习惯，更好地运行。制造企业库存管理主要包括领料管理、物料采购计划、出入库管理和合同管理等四方面工作。领料管理负责接收领料员（领料部门）的领料申请，根据现有可用库存等情况审批领料申请单、制订物料发放计划、物料采购计划负责接收采购申请等物料需求，根据经验等制订采购计划；出入库管理负责接收领料单、入库申请单，进行出库、入库和入库登记等工作；合同管理负责接收、保存合同文档和合同执行、统计分析等工作。

(4)业务流程图。物流库存管理系统的业务流程主要包括：物料采购、部门领料和库存盘点。1)采购的业务流程是：计划部门制定库存需求单，审批单，如果审批通过，根据仓库库存情况平衡库存采购，然后制定库存采购单。对库存采购单进行审批，如果审批通过，则可以签定库存采购合同进行采购。物品到货后，进行登记并入库。

2)部门领料的流程很简单，各部门主要通过仓库领取库存，只需要填写部门库存领料单即可。

3)库存盘点用于登记仓库中库存的存量和增加情况，并使实际库存和数据库中的库存数目保持一致。并通过库存分析，为管理及决策人员提供库存资金占用情况、库存短缺(超储)情况、ABC分类情况等不同的分析信息。通过清仓盘库管理，保证帐面与实物一致，为计划及决策人员提供实时准确的存货信息，以便及时调整生产，保证企业各项生产经营活动的顺利进行。本人目标：完成出入库管理模块，对每日发生的每笔入出库活动进行登录，并提供对库存数据的增、查询功能，保证帐上数据的正确。

(5)出入库管理库存管理系统是生产、计划和控制的基础。库存管理系统设计的总体目标是通过对仓库、货位、入出库类型与入出库单据的管理，及时反映库存的仓储、流向情况，为生产管理和成本核算提供依据。

3.企业库存管理系统概要设计

在明确了用户的需求以后，下一步的任务就是对未来的软件系统进行设计。软件设计通常可分为概要设计和详细设计。概要设计的任务是确定软件系统的结构，进行模块划分，确定每个模块的功能、接口以及模块间的调用关系。详细设计的任务是为每个模块设计实现的细节。此外，在概要设计阶段还应对全局数据结构进行设计，详细设计阶段还应对局部数据结构进行设计。有些设计方法将概要设计和详细设计统称为设计，不加以区分。

(1)软件设计的概念和原则。人们在开发过程中，总结出许多软件设计的概念和原则，这些概念和原则对提高软件的设计质量有很大的帮助。

1)抽象：指忽视一个主题中与当前目标无关的那些方面，以便更充分地注意与当前目标有关的方面。抽象是认识复杂问题的过程中人类使用的最有力的思维工具，它抽取出事物的本质特征而暂时不考虑它的细节。过程抽象和数据抽象是常用的两种主要抽象手段。

2)模块化：指将一个待开发的软件分解成为若干个小的简单的部分——模块，每个模块可独立地开发、测试，最后组装成完整的软件。这是一种复杂问题的“分而治之”的原则。模块化的目的是使软件的结构清晰，容易阅读，容易理解，容易测试，容易修改。

3)信息隐蔽：开发整体程序结构时使用的法则，即将每个程序的成分隐蔽或封装在一个单一的设计模块中，定义每一个模块时尽可能少的显露其内部的处理。信息隐蔽原则对提高软件的可修改性、可测试性和可移植性都有重要作用。

4)模块独立：指每个模块完成一个相对独立的特定子功能，并且与其他模块之间的联系简单。衡量模块独立程度的标准有两个：耦合与内聚。耦合是指模块之间联系的紧密程度。耦合度越高则模块的独立性越差。内聚是指模块内部各元素之间联系的紧密程度。因此，模块独立就是希望每个模块都是高内聚低耦合的。

5)分解模块时应遵循的规则。满足信息隐蔽原则，尽量使得模块的内聚度高，模块间的耦合度低。模块的大小适中；模块的调用深度不宜过大；模块的扇入应尽量大，扇出不宜过大；设计单入口单出口的模块；模块的作用域应在控制域之内。模块的功能应是可以预测的。

数据库应用系统根据以数据为中心和以处理为中心可分为两类：前者以提供数据为目的，重点在数据采集、建库和数据库维护等工作；后者虽然也包括这些内容，但重点是使用数据，即进行查询、统计、打印报表等工作，其数据量比前者小得多。以处理为中心的数据库应用系统适用于一般企事业单位。本库存管理系统属于以处理为中心的数据库应用系统。其主要工作包括两个部分：数据库设计和功能程序设计。

库存管理系统与任何管理信息系统一样，数据库管理系统和数据是其主要部分之一。所谓数据库管理系统是对系统所用的数据进行登录、修改、删除等日常数据维护的计算机系统。库存管理信息系统对数据处理的主要特征是数据量大、数据类型多、数据之间的关系复杂和数据分布存储，而对数据的加工比较简单。依据信息工程原理，数据位于现代数据处理的中心，具有一个稳定的数据基础是建设MIS最本质的问题，数据库设计的合理与否将直接影响到系统的性能和后期开发的难易程度。

库存管理系统是生产、计划和控制的基础。库存管理系统设计的总体目标是通过对仓库、货位、入出库类型与入出库单据的管理，及时反映库存的仓储、流向情况，为生产管理和成本核算提供依据。并通过库存分析，为管理及决策人员提供库存资金占用情况、库存短缺(超储)情况、ABC分类情况等不同的分析信息。通过清仓盘库管理，保证帐面与实物一致，为计划及决策人员提供实时准确的存货信息，以便及时调整生产，保证企业各项生产经营活动的顺利进行。

参考文献

1.冯玉才，《数据库基础》（第二版），华中理工大学出版社，1993年

2.谢希仁，《计算机网络》（第4版），电子工业出版社，2003年6月

3.施伯乐、何继潮、崔靖，《关系数据库的理论及应用》，河南科技出版社，1990年

4.俞盘祥、沈金发，《数据库系统原理》，清华大学出版社，1988年