物业公司档案管理

项目档案的建立与管理是物业管理的主要内容之一。科学化、现代化、规范化的档案管理将更有力的促进物业管理工作，提高物业管理水平。我们拟对项目内所有与物业管理有关的项目，从主体到配套，从建筑到环境，从办公硬件到软件都建立相应的管理档案，使档案管理真正为管理服务。

一、档案管理工作环节

1、资料收集

（1）、服务中心的客户服务部专门负责项目档案的建立与管理工作，设立档案资料室，由内业客服助理负责管理，档案管理人员须经培训合格后才能上岗。

（2）、制定档案资料管理规章制度和档案资料客服助理岗位职责。

（3）、资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，从实际的工作需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是物业构成的方方面面。

2、资料的分类整理

收集后的所有信息，统一由档案室集中整理。根据档案的来源、信息的内容等进行细分，做到条理清晰、分类合理。

3、资料归档管理

（1）、充分运用计算机管理

在现代信息社会，广泛地应用计算机，参与各行业、各方面的工作，已成为现代化管理的重要手段。在档案管理上，充分发挥计算机所具有的数据处理快、贮存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等优势，实现档案管理的科学化和现代化。

（2）、采用计算机贮存与原始档案双档制，实现档案资料贮存方式多元化。尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑磁盘贮存，以利于保存、查找和利用。

（3）、做到档案组卷分类科学化

编制统一的档案组卷分类说明书，按部门分类，以内容分类，按同一年度，同一保存期限，同一保密程度进行组卷、逐一编号、登记造册、编辑目录，分柜保存。客户档案资料分类原则是每户按册建档。

（4）、加强档案的安全、保密工作

在设计建立标准化档案室之初，考虑加强档案室的安全管理，配置消防器材和防盗门、网、档案柜等符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮的要求。

4、档案的运用

（1）、员工因工作借阅档案，应办理借阅登记手续，并规定借阅期限。

（2）、档案的销毁，应填写销毁单，并经项目经理批准后方可执行，销毁单由档案室客服助理保存。

物业公司档案管理规定(试行)

物业公司档案管理规定（试行）物业公司档案管理规定（试行）提要：第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作更多精品自财务物业公司档案管理规定（试行）第一章总则第一条为加强公司的档案管理，实现档案管理工作的规范化、标准化和现代化，充分发挥档案在企业经营管理中的作用，根据XX**工业区、XX地产控股的有关规定，结合公司实际情况，特制定本规定。第二条本规定所称档案，是指公司总部及各属下公司在生产经营、管理过程中形成的对本单位、公司和社会具有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像资料和实物等不同形式的历史记录。凡是总部及各属下公司在生产经营和职能活动中形成的，具有保存价值的原始材料，包括收发文、电、内部资料、会议文件、会议记录或纪要、本单位编印的出版物原稿与印本、印模、录像带、录音带、照片、计算机软盘、光盘等，都属于文件材料的归档范围。人事档案、会计档案由各相关各部门归档保管。第三条在统一领导、分级管理的原则下，总部综合管理部负责总部档案的收集、整理和保管，并指导、监督各属下公司档案管理工作；各属下公司档案由各单位行政管理部门负责收集、整理、保管。

第四条各属下公司必须配备固定的档案管理人员，负责各公司档案立卷、归档和保管。各属下公司的档案管理工作是年终绩效考核的重要内容。第二章归档责任和要求第五条总部及各属下公司应将文件材料的立卷归档工作列入有关人员的职责范围，分管领导要督促检查承办人员做好立卷归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。各种文件材料须在规定时间内完成立卷归档，不得积存。第六条归档要求：（一）归档的文件材料，应以保持文件之间的历史联系为原则，反映出各公司工作的历史真实面貌；（二）案卷内的文件应按照文件的问题、时间顺序或重要程度作系统排列。拟定案卷题名要简明确切，概括反映卷内文件内容。填好案卷封面，编写卷内文件目录、张号、划分保管期限，以便查找利用；（三）归档案卷应依照一定方案排列，按照保管期限分开年度编制案卷目录；（四）归档的文件材料原则上须是原件（即定稿及其打印正本），没有原件的可以复印件归档，但须加注说明；（五）需归档保存的文件材料，应将底稿随同印本同时归入案卷。需长期保存，但使用频繁的文件可留复印件一至二份，供日常借阅使用，以减少原件的磨损。（六）项目合同、公司制度建设以及有关公司股权的重要文件应

物业公司档案管理制度

档案管理制度为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。第一条适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。第二条公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。第三条办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。第四条项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。第五条档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。第六条档案管理体系规范如下：办公室主任综合部经理第七条档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。第八条档案类别代号分配规最爱的人最爱的人 [选取日期]

范：公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X至01-X-X。项目二，02-1-X 至02-X-X。项目三，03-1-X 至03-X-X。以此类推…………。项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。第九条档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。具体，公司档案A-1-X至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。第十条档案管理规定（一）公司档案查/调阅查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。（二）项目档案查/调阅查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。调阅档案：向档案管理员申请填写《档案调阅登记表》经综合部经理批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。（三）密件档案查/调阅密件档案查、调阅、摘抄、复印须经公司总经理批准，并有办公室主任陪同。非物业公司内部工作人员查看业主档案时，须有档案管理员在场，并不得把业主档案带出档案室外。除政府部门执行公务外，其他外部人员要查看业主档案资料，须经业主本人同意。

07公路养护档案管理办法

公路养护档案管理办法第一章总则第一条公路养护档案是公路管养事业发展的真实记录和宝贵的信息资源，是公路管理决策和维护合法权益的历史凭证和重要依据。为了加强我所公路养护档案管理，充分发挥档案的重要作用，更好地为我师公路事业服务，根据《中华人民共和国档案法》及师交通局有关规定，结合全师公路养护工作特点，制定此档案管理办法。第二条公路养护档案是指公路养护单位、组织及个人，在其工作、生产、经营、建设和科学研究等活动中直接形成的，作为历史原始记录和具有保存备查价值的、不同载体的文件和信息资料。第三条公路养护档案工作是公路养护行业进行科学管理、提高管理水平的重要组成部分，是维护单位经济效益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。各领导及有关人员应高度重视档案工作，并将其纳入日常工作计划和各项管理工作之中，纳入领导班子议事日程。单位主要领导应经常过问档案工作。第二章公路养护档案管理人员及其职责第四条公路所应分派专（兼）职人员，负责全所公路养护档案的管理工作，负责管理本单位形成的全部资料的归档。

第五条单位领导在抓档案工作中，将档案工作列入议事日程，纳入单位发展规划，实行计划管理；纳入单位相关部门的岗位责任制；纳入档案人员、财会人员、工程技术人员岗位责任制。为档案管理工作解决一定数量的库房、设备、经费和档案工作中的实际问题。第六条档案工作是单位各有关工作人员的重要职责。单位要结合本单位实际情况，明确责任分工，配备的专（兼）职档案人员，必须选择事业心强、政治素质高，具有中专或大专以上文化程度的同志从事公路养护档案工作。第七条公路养护档案工作是一项专业性很强的管理工作。档案管理人员要热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，努力学习政治理论，刻苦钻研业务。领导要关心档案人员的工作、生活和学习，有计划地培训档案人员，不断提高档案人员的业务水平。第八条公路养护档案管理人员属档案专业人员，应按照国家有关规定，保证档案人员与其他专业人员一样，享受有关待遇。第九条档案管理人员主要职责：一、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级有关档案工作的规定，学习档案专业知识，提高业务工作水平。二、负责集中管理养护所档案，搞好各类档案资料的收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、提供利用、登记造册等工作。

物业项目(住宅小区)档案管理制度(二)

物业项目（住宅小区）档案管理制度(二) 物业项目（住宅小区）档案管理制度提要：共用设施设备管理1.共用配套设施完好，无随意改变用途。2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录第二节房屋管理与维修养护 1.主出入口设有小区平面示意图，主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。 2.无违反规划乱搭乱建，无擅自改变房屋用途现象。 3.房屋外观完好、整洁，外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。 4.户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁、统一、美观，无安全隐患或破损。 5.封闭阳台统一有序，色调一致，不超出外墙面，除建筑设计有要求外，不得安装户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。 6.空调安装位置统一，冷凝水集中收集，支架无锈蚀。 7.房屋装饰装修符合规定，未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。 1)住户装修申请表、装修责任书（见业主分户档案） 2)装修现场巡查记录表（见工程巡查记录）第三节共用设施设备管理

1.共用配套设施完好，无随意改变用途。 2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录，无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。 1)设备运行维修工作程序 2)设备巡查记录 3)设备保养记录 3.室外共用管线统一入地或公共管道，无架空管线，无碍观瞻。 4.排水、排污管道通畅，无堵塞、外溢现象。 5.道路通畅，路面平整，井盖无缺块，无丢失，路面井盖不影响车辆行人通行。 6.制定供电系统管理措施并严格执行，记录完整，供电设备正常，配电室管理符合规定，路灯、楼道等公共照明完好。 1)电室管理规定 2)配电系统工作内容及操作程序 3)路灯、楼道等公共照明设备完好第四节安防、消防、车辆管理 1.小区基本实行封闭式管理 1)小区实行24小时封闭管理资料 2)治安管理规定 3)门卫管理规定 2.有专业护卫队实行24小时值班及巡逻制度，护卫熟悉小区的环境，文明值勤，训练有素、言语规范、认真负责。

养护档案管理办法

附件3 XX有限公司养护档案管理办法第一章总则第一条为做好XX公司（以下简称“公司”）所辖高速公路养护资料立卷归档工作，充分发挥档案资料在公路养护管理工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、交通部《公路工程竣（交）工验收办法》、交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》规定，结合XX公司养护工作要求与公司养护工作实际，特制定本办法。第二条本办法适用于公司所辖高速公路。第三条养护档案管理工作实行统一管理，分级负责。第二章管理部门和职责第四条 XX是养护档案管理的主管部门，负责养护档案的收集、整理和归档，并接受上级主管部门的业务指导与监督，其主要职责是：（一）贯彻执行XX公司的养护档案管理办法。制定XXX 公路养护档案管理管理办法，建立健全日常管理制度。安全运营管理中心（养护所）内业资料员负责公路养护档案的编制工作，其他技术人员应积极配合档案资料的收集、整理和立卷工作。（二）按照XX公司规定的档案管理办法按年度、工作项目分类对已归档养护档案案卷进行系统排列，并用铅笔在封面和卷脊编写案卷流水号，编制本单位年度公路养护档案归档目录。

第三章养护档案的立卷与归档第五条立卷要求（一）管理制度、办法：将国家、省、XX公司制定的各种管理办法、制度及有关管理的文件按上下级顺序排成一卷，计算机打印目录。随着各种办法的修改、增删及时进行补充完善。（二）专项（大修）工程：每个项目整理一套竣工资料，按集团公司《公路养护档案管理办法》中对于专项（大修）工程竣工文件编制的内容要求编制。（三）外包工程：每个项目整理一套竣工资料，内容顺序如下 1、招标（或）议标文件； 2、评（议）标报告； 3、施工合同； 4、质量检查记录表； 5、工程结算单； 6、工程验收单。（四）小修保养工程：按路基、路面、桥涵、绿化、护栏、隔离栅、标志牌、房屋及水电暖等类别，每次维修整理一套，内容顺序如下： 1支付证书； 2工程派工单； 3工程验收结算单； 4支付申请。每一套立为一卷，按计量支付时间的先后顺序排列，计算机打印目录，年终立案归档。（五）计划统计报表：按照集团公司制订的统计报表种类立卷，每一类立为一卷，按上报时间的先后顺序排列，计算机打印目录，年终立案归档。（六）路况检查记录 1、日常巡视记录：根据XX公司的相关规定，按照XX 公司制定的格式、内容立卷，按时间先后顺序排列，每月装

项目档案管理制度

项目档案管理制度第一章总则第一条编制依据：为强化项目公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，根据集团公司档案管理相关规定并结合项目公司的具体情况制定本制度。第二条定义：本制度中的档案，是指在开发项目过程中形成的对公司具有利用保存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式的文件材料的总和，是各项工作、活动的真实记录和原始凭证。第三条目的：在工程管理及项目施工全过程中，妥善处理和保管由项目部管理的工程文件，以便于归档、收发、查阅、结算及移交归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条遵循原则：应当遵循“及时整理，分类清晰，检索方便，收发有据。” 的原则。第五条保密原则：档案管理过程中需做到合理利用，并注意适度保密，确保公司利益不受损害。第六条归口部门：工程中心为项目档案的归口管理部门，工程助理为本制度的具体执行人（项目兼职档案管理员）；公司综合部为公司档案归口管理部门，综合部档案主管为本制度执行监督人。第二章工程档案收集、分类、整理第一条工程档案收集管理依据：《建筑安装工程竣工档案移交书》、《市政基础设施工程竣工档案移交书》、《万国公司档案管理作业指引》。第二条项目档案分类整理及编号管理：工程中心工程助理负责按照公司作业指引要求整理、编号。2.2附表

第三条档案交接管理：任何个人不得据为己有或者拒绝文件材料归档，工作变动或因故离职时应将形成的档案向本部门兼职档案管理人员移交清楚，并编制移交清单，部门领导签字认可，不得擅自带走或销毁任何档案。交接人员如未按规章制度办理交接手续，每发现1次扣1分，部门领导扣2分，如今后出现档案原件缺失的，发现一次，交接人扣2分，部门领导扣4分。第四条与其他部门共同参与事项所形成的档案材料，由主办部门负责档案的收集、整理、归档，并做好部门资料备查交接工作。第五条移交归档管理：分即时存档、短期非即时存档、长期非即时存档三类，即时存档文件在公司综合部盖章备案时直接移交归档；短期非即时存档文件在公司综合部备案盖章后3-5个工作内完成后续工作移交归档，超过约定归档时间的，每延迟1 天扣0.5分（特殊情况可酌情考虑不扣分，但必须在障碍解除后7天内完成移交），并做好文件收发登记记录表；长期非即时存档文件，基本指由施工单位和监理单位在工程施工管理中形成的施工管理资料，在项目竣工验收时2个月内移交公司

公路养护管理制度

养护维护工程管理办法（草稿）总则为了加强公路养护管理，提高公路养护质量“建、养”并重，强化管理，深化改革，调整结构；依靠科技，提高质量；依法治路，保障畅通，保证公路路基、路面、桥涵构造物以及交通工程附属设施和绿化工程经常处于完好状态，逐步实施公路的标准化、规范化、科学化、信息化和精细化的养护管理，确保公路“畅、安、舒、美”科学有效的行使公路行业管理和监督职的职能，特制定本管理办法。 1．1. 1公路养护领导岗位职责（1）遵守执行《公路小修保养工作制度》、《公路养护技术规范》，坚持科学养护与规范化管理，提高公路养护质量，改善公路服务水平。（2）组织养护职工认真完成上级下达的各项公路养护工作任务。（3）做好每月路况自查自评工作，对公路养护应做到勤保养、勤检查，发现问题及向养护科及监理汇报，确保公路畅通无阻。（4）严格执行各项操作规程，确保安全生产，注意防火、防盗，搞好治安保卫工作。（5）严格执行机械管理制度，做好养护机械的选型配套，提高机械车辆的完

好率和使用率。（6）积极推广公路养护新技术、新工艺、新方法，改善养护手段，提高养护水平和质量。（7）协助执法部门保护辖区内公路路产，维护公路路权。 1．1．2安全管理员岗位职责（1）负责贯彻、落实《安全法》和《道路交通安全法》，以及安全生产分级管理的规章制度。（2）实施班组安全建设达标活动，检查、监督班组执行道路安全施工的有关规定。（3）组织安全生产检查，落实安全隐患整改措施，及时纠正违章作业行为。 1. 1. 3 质量检查员岗位职责（1）认真检查、验收生产材料和做好每月公路养护作业质量查评工作（2）严格执行各项操作规程，确保安全生产。 1．1．4巡查抢修管理制度（1）养护单位负责每天按要求频率对公路进行巡查，必要时，养护科也可要求增加巡查路况次数，并建立巡查登记制度。巡查到位，其他发现公路险情的，要及时报告养护科、监理，施工单位及时组织人员对险情进行处理和排除。（2）每天巡查公路后，由巡查人员按照《公路日常巡查》表，记录当天巡查人员或发生路障的时间、地点和清理险情。（3）遇大雨、雷暴雨、暴风雪等恶劣天气，增加公路巡查次数，雨（雪）停无论是白天还是黑夜都要求全面巡查一次，加强值班制度。巡查要注意观察公路绿化、水沟和危险路段，发现险情要及时向养护科、监理报告，施工单位同

物业公司管理制度汇编一档案管理制度

城开物业管理制度汇编一一档案管理制度大同市城开物业有限责任公司档案管理制度为有效地利用和保护文档资料，加强文档管理工作，使文档管理工作规范化，特制定本规定：第一条公司设立档案管理室，由人事行政部负责管理。并有专人管理档案。第二条文档管理员 1．文档管理员须认真履行工作职责，忠于职守，不断提高管理水平，对归档的档案要认真整理，做到归档档案完整、系统、准确。 2．文档管理员要自觉遵守保密守则，未经领导批准，不得私自将公司文档借阅他人，不得擅自向外透露文档内容。 3．文档管理员不得将属于公司的文档资料据为己有，或拒绝归档。 4．文档管理员不得损毁、丢失应保存的文档资料。 5．文档管理员不得将公务活动中形成的应归档的文件资料据为己有，拒绝转交。 6．文档管理员不得擅自提供、抄录、公布属于公司的文档以及应当保密的文档资料。 7．文档管理员不得涂改、伪造档案资料。 8．分类文件资料要进行合理的分类，无论是按照项目名称，还是内容，或者按照字母顺序，其目的都是为了查找迅速方便，因此都

须在档案盒内清楚的标注。第五条归档范围 1．公司对外的往来文件、资料由办公室归档。 2．公司内各种规章制度、会议纪要，各部门的往来公文等公文资料，由人事行政部归档，各部门备存。 3．各种基建、施工、装修的洽商文件、图纸、预算等在工程结束后由工程部归档，相关部门备档。 4．与外界签定并有效的法律文本，如合同、协议、备忘录等文件由人事行政部归档，相关部门因需要可存复印件。 5．上级单位、各地方职能部门发给公司的文件、综合性的总结、工作计划由人事行政部归档，相关部门备存。 6．各部门的专题报告、集体和个人的调研资料、培训资料等亦须归档。 7．有关公司的重要的照片和底版、音像带、题词等须由办公室归。 8．关于原稿，如经几次修改，以领导审批签字稿归档。第六条要求 1．归档的文件材料必须字迹清楚、工整，纸张要求为A4纸大小，文件格式需按照公司的标准文本。 2．归档的文件材料要完整、系统、准确。 3．归档的文件除特殊情况外，必须用原件。 4．归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。

项目档案管理工作制度

项目档案管理工作制度 —、总则为了规范苏州市中环快速路北段（312国道苏州段分流线工程共线段）工程项目路基桥涵工程施工ZH-LQ04标段档案的收集、整理、立卷、归档管理工作，结合本项目无纸化办公要求，参照《江苏省高速公路建设项目档案管理标准》、《工程质量资料规范化管理范本》、《基本表格及用表说明》、《苏州市一级公路标准化施工指南》等相关文件管理的规定、规范、条例、办法等要求，制定本项目档案管理工作制度，确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性，尽力达到“档案资料与工程进度同步进行”的目标。二、档案管理职责与制度经理负责档案的全面工作，工程技术档案由项目总工主管。项目经理部诚恳接受苏州市一级公路建设指挥部的指导和检查。 1、档案管理室由工程部下属资料室负责，贯彻执行本制度统一管理档案。 2、负责检查和协助各分部及有关资料管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。 3、非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅。 4、档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西，

做到完整安全，存放有序，查找方便。 5、做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫、保持档案柜卫生整洁、安全。 6、对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。三、项目管理系统资料的形成、积累、整理、归档和移交根据业主对于本项目实行的无纸化办公系统《312国道苏州段分流线工程项目管理系统》（以下简称“系统”）的实施，经业主、监理及项目管理系统人员的工作培训，以及业主目前对于资料管理工作的要求，项目部各科室在系统上对应模块需要上传资料的分布如下：工程部：文档管理、质量管理、日志、文明环保试验室：文档管理、质量管理测量班：文档管理、质量管理安质部：安全管理合同部：文档管理、计量支付、合同管理、计划进度办公室：文档管理资料室：负责“文档管理”模块下的所有文档类型的编号分配，系统内部资料的上传、下达，以及档案的整理、归档工作。各部室在使用“文档管理”模块时，请在使用前将需要上传资料的“文档类型”和上传“文件数目”告之资料室，由资料室统一分配编号。待文

物业公司档案管理

物业公司档案管理项目档案的建立与管理是物业管理的主要内容之一。科学化、现代化、规范化的档案管理将更有力的促进物业管理工作，提高物业管理水平。我们拟对项目内所有与物业管理有关的项目，从主体到配套，从建筑到环境，从办公硬件到软件都建立相应的管理档案，使档案管理真正为管理服务。一、档案管理工作环节 1、资料收集（1）、服务中心的客户服务部专门负责项目档案的建立与管理工作，设立档案资料室，由内业客服助理负责管理，档案管理人员须经培训合格后才能上岗。

（2）、制定档案资料管理规章制度和档案资料客服助理岗位职责。（3）、资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，从实际的工作需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是物业构成的方方面面。 2、资料的分类整理收集后的所有信息，统一由档案室集中整理。根据档案的来源、信息的内容等进行细分，做到条理清晰、分类合理。 3、资料归档管理（1）、充分运用计算机管理在现代信息社会，广泛地应用计算机，参与各行业、各方面的工作，已成为现代化管理的重要手段。在档案管理上，充分发挥计算机所具有的数据处理快、贮存信息量大、安全可靠、易于保存、方便使用等优势，实现档案管理的科学化和现代化。（2）、采用计算机贮存与原始档案双档制，实现档案资料贮存方式多元化。尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑磁盘贮存，以利于保存、查找和利用。（3）、做到档案组卷分类科学化编制统一的档案组卷分类说明书，按部门分类，以内容分类，按同一年度，同一保存期限，同一保密程度进行组卷、逐一编号、登记造册、编辑目录，分柜保存。客户档案资料分类原则是每户按册建档。（4）、加强档案的安全、保密工作在设计建立标准化档案室之初，考虑加强档案室的安全管理，配置消防器材和防盗门、网、档案柜等符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮的要求。 4、档案的运用（1）、员工因工作借阅档案，应办理借阅登记手续，并规定借阅期限。（2）、档案的销毁，应填写销毁单，并经项目经理批准后方可执行，销毁单由档案室客服助理保存。

物业服务资料业主档案管理方案

物业服务资料业主档案管理方案为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，特制订本管理方案。一、资料或档案的收集与保存首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次，业主入住、进行房间调配阶段，业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。二、资料或档案的整理与分类所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后，按类别进行装订并整理成册，做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同，管理内容可以分类为以下几类。 1.工程技术资料：包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。 2.业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构详细资料登记表，进出小区人员登记表，业主、各办公机构房间的维修档案等。其中，业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、

经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。 3.装修档案：包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。 4.维修资料：包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。 5.业主反馈信息：包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。 6.本部门员工管理资料：包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。 7.行政文件资料：包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。三、资料或档案的归档对于所有分类整理好的信息资料，工作人员必须进行归档保存。 1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制，使储存方式多元化，尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存，便于查找。同时，还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存，使抽象的档案资料具体化、形象化。 2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存，使此类档案在

公司建设项目档案管理规定.doc

公司建设项目档案管理规定第一章总则第一条为规范公司建设项目档案管理工作，充分发挥项目档案在工程建设、生产管理、维护和改建扩建中的作用，根据《公司档案工作规定》，制定本规定。第二条本规定适用于公司基建项目。第三条本规定所称建设项目档案，指建设项目在决策期的相关论证、决策的相关资料（包含会议纪要、签到册等），上级领导的批复文件等；实施期的立项、审批、招投标、勘察、设计、采购、施工、监理及竣工验收等，以及试用阶段的通车投产、保修期等的全过程中形成的，具有保存价值的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体形式的全部文件。第四条公司建设的项目，包括新建、扩建、改造、技术提升改造等建设工程。第五条公司建设项目档案工作实行统一管理，分级留档。第六条项目建设应统筹安排建设项目档案工作经费，确保建设项目档案工作正常开展。第二章档案管理职责

第七条公司档案室是公司建设项目档案工作的归口管理机构，其主要职责是：（一）组织制订公司建设项目档案工作管理制度；（二）负责公司建设项目档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导；（三）负责公司建设项目档案验收工作；（四）参加公司建设项目竣工验收；（五）组织公司建设项目档案业务交流与培训工作；（六）负责建设项目档案归档管理。第三章一般规定第八条项目档案管理工作应当坚持“三同时”原则，在签订合同（协议）时，应同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关单位对项目档案的职责。第九条检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目文件材料的收集、整理情况；在进行工程验收时，应同时审查、验收项目文件的归档情况。第十条项目建设应把项目档案管理工作纳入项目建设计划，纳入项目建设管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责，与项目建设管理同步实施。第十一条项目建设应加强对项目文件形成、收集、整理等

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《物业档案管理培训》 ——学习档案专业知识，提高档案管理水平！培训收益： 1、掌握企业文档科学化管理； 2、掌握档案管理工作的原则； 3、掌握企业档案管理工作的内容； 4、实现档案科学分类、入档、存放、保管。培训背景：随着物业企业信息化建设的加速，物业企业是否存在以下问题：各部门档案分散管理？档案管理工作如何创新？档案存放无序？入档没有规律？档案信息管理如何标准化和规范化？档案缺乏有效分类？档案保管措施失当？当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案作为一种信息资源，档案管理工作作为信息业的组成部分，作为企业生产、技术科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。规范化、科学化的档案管理，是物业公司必须做好的一项基础性工作，但目前

项目物业公司档案管理制度范本

内部管理制度系列项目物业公司档案管理制度（标准、完整、实用、可修改）

编号：FS-QG-33916项目物业公司档案管理制度 Project property company file management system 说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。物业项目公司档案管理制度第一条管理原则: 一、为保证档案的完整、规范，根据物业管理对档案管理的要求，结合公司的实际情况，制订本管理制度，各岗位员工必须严格执行操作。二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容，反映公司的整个经营活动。三、公司档案由行政人事部统一管理，项目服务中心档案由部门负责人负责。第二条归集整理: 一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理，通用文书和小区资料有综合管理部整理，其中技术资料可由相关部门指导进行。

二、检查好文件的本文及附件是否完整，处理程序是否完备，如有短少，应即追查归入，如有遗漏，应即退回经办部门补办，与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。三、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。四、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。第三条分类编号一、档案分类 (一)档案范围 1、各部门制定的管理规定。 2、工程维修保养合同。 3、小区社区文化。 4、人事调动。 5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。

6、重大事故报告。 7、重大采购合同。 (二)各部门档案范围 1、行政人事部行政 (1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。 (2)公司年度、季度、月份工作计划、总结。 (3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。 (4)公司重大事投诉报告、处理决定。 (5)通报表扬。 (6)机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业范围报告、批复。 (7)公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。 (8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。 (9)公司大事记。 (10)公司固定资产说明书。 2、行政人事部人事 (1)中级职称、员工技工职称资料。

项目档案资料管理制度

项目档案资料管理制度第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任 1、项目准备阶段建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。 2、项目施工阶段项目实行总承包的。由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总;由建设单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件;项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。 3、项目试运行阶段试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。第三条、收集范围 1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。 2、项目文件归档范围和保管期限见附表1 第四条、收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。第五条、项目文件质量要求

1、字迹清楚，图样清晰。图表整洁、签字手续完备。 2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。 3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。 4、录音、录像文件应保证载体的有效性。 5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。项目文件的整理与归档标准第一条、项目文件的整理 1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。 2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理 3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。 4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理;检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。 5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理;现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。第二条、项目文件的组卷 1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系;分类科学，组卷合理;法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷。 3、案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。

物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】

物管从业二十年，本文极具参考价值，如若有用请打赏支持，谢谢！物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】物业公司及项目档案管理制度 ●档案管理规定 1、档案资料由经理负责监督保管，内务管理员专职文件存档、注记工作。 2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜上锁，未经经理许可，任何人不得动用。 3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档清单和编号目录。 4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。 5、物业档案在历任经理离职或调职时，应向接任者办理移交手续，经认可后方可离开。 6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。 7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经经理书面认可，如有违反的，作泄密处理。 8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况，对不符合要求的保管人将作适当处分。9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的，对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的，公司将视情节追究当事人责任，并保留追究其法律责任的权利。 ●小区管理保密规定 1、公司、物业内部资料，业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。 2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内，由内务管理员专人管理。 3、公司文件柜备用钥匙由经理保管，内务管理员休假时，由经理指定者方可代为执行以上事务。 4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等，必须隐蔽放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。 5、公司制定的各类规章制度及工作指引，严禁任何形式的抄袭和复印，严禁外泄。 6、公司发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

物业项目公司档案管理制度

物业项目公司档案管理制度物业项目公司档案管理制度第一条管理原则：一、为保证档案的完整、规范，根据物业管理对档案管理的要求，结合公司的实际情况，制订本管理制度，各岗位员工必须严格执行操作。二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容，反映公司的整个经营活动。三、公司档案由行政人事部统一管理，项目服务中心档案由部门负责人负责。第二条归集整理：一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理，通用文书和小区资料有综合管理部整理，其中技术资料可由相关部门指导进行。二、检查好文件的本文及附件是否完整，处理程序是否完备，如有短少，应即追查归入，如有遗漏，应即退回经办部门补办，与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。三、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。四、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。第三条分类编号一、档案分类（一）档案范围 1、各部门制定的管理规定。 2、工程维修保养合同。 3、小区社区文化。 4、人事调动。 5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。 6、重大事故报告。 7、重大采购合同。（二）各部门档案范围 1、行政人事部行政（1）通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。（2）公司年度、季度、月份工作计划、总结。（3）公司部门主管、系统工调函及任免报告。（4）公司重大事投诉报告、处理决定。（5）通报表扬。（6）机构设置、改名称、印章合并和启用，扩大营业范围报告、批复。（7）公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。（8）公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。（9）公司大事记。（10）公司固定资产说明书。 2、行政人事部人事（1）中级职称、员工技工职称资料。（2）员工培训计划、培训实施方案、考核规定。（3）上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。

项目工程档案工作情况总结

工程档案工作总结导读：本文是关于工程档案工作总结的文章，如果觉得很不错，欢迎点评和分享！【范文一：工程档案工作总结】随着建设工程的发展，工程档案管理工作在整个建设工程中发挥着越来越重要的作用，在一定程度上成了影响工程管理效率的重要因素。通过一年多的档案管理工作实践，我认识到工程档案管理的重要性，对进一步做好档案管理工作也有了更清晰的思路。在xxxx年即将结束之际，对自己的工作进行总结和反思，以促进今后的工作。一、为确保竣工资料的顺利编制和工程的顺利实施，工程内业资料应实行规范化管理，档案管理要有明确的存档原则： 1、所有资料、档案之原件必须存放在项目经理部，工区有条件时可保留一份原件，否则至少保留一份原件的拷贝件； 2、资料存档实行专人、专室、专柜管理； 3、各科室和工区要严格遵守工作程序，及时做好信息的收集和资料的整理工作； 4、借阅资料必须实行登记管理制度，严禁将资料乱堆乱放，随意存取； 5、除主管领导特许外，任何资料、文档不得外借或携带出本合同段。二、平时要作好工程文件资料的立卷工作，对于归档的文件要认

真核查，发现问题及时解决。因为项目建设中涉及档案资料填写、签证的人员较多，有时难免会出现差错。对每次归档的资料要进行核查，若发现资料有乱涂乱画、漏签等现象，需将资料及时返还工区进行更正，以确保资料完整性。对于交来的资料要及时归档，避免资料大量积压造成资料归类错误或流失。三、分类存档的方法： 1、质检资料的归档按单位工程进行分类存放。按照《公路工程质量检验评定标准》规定，将合同段工程化分为若干个单位工程，每个单位工程分为若干个分部工程，每个分部工程分为若干个分项工程，每个分项工程包含各有关方面的资料。LoCAlhoST实行分类、分区、分柜存放。要保证每个档案盒内都有分项工程资料的目录，每个档案柜上要有分部或单位工程的文件包清单目录，以便随时查阅和使用。同时按照资料的存放顺序要建立与之相对应的电子资料目录。按单位、分部、分项工程或文件类别建立相应的文件夹，对于要查找的文件，通过树型电子目录查询就可以及时、准确的查找到资料所处的具体位置。 2、施工详图按施工设计图的图号顺序进行存档。 3、各单位往来文件按来文、发文单进行分类后，再按文件性质分类存档。发文由办公室负责报送，送件人应把文件内容、报送日期、部门、收件人等事项登记清楚，并由收件人签名，发出文件的原稿，送资料室存档。来文签收由行政办专人负责，对所收之文件，签收人及时登记，并根据来文的内容及其来文所涉及事件的紧急状况，及时

物业公司档案管理制度范本1.doc

物业公司档案管理制度范本1 济宁市鲁兴物业管理公司档案管理制度为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作，特制定本制度。第一条适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。第二条公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。第三条办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。第四条项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范，做好项目客服中心的档案管理工作。第五条档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。第六条档案管理体系规范如下：公司层面的档案客服中心档案综合部经理

第七条档案全宗号规范：公司档案全宗号为：A 。项目档案全宗号为：01、02、03、0X 。第八条档案类别代号分配规范：公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X，公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理；项目档案类别代号分配为项目一，01-1-X至01-X-X。项目二，02-1-X至02-X-X。项目三，03-1-X至03-X-X。以此类推…………。项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。第九条档案整理归档规范：按照“第八条”规定分类分项归档。具体，公司档案A-1-X至A-X-X，办公室负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归办公室主任保管；项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X 至03-X-X，项目客服中心综合部负责组织整理，每月末做一次归档，档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。第十条档案管理规定（一）公司档案查/调阅查阅档案：向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。调阅档案：向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅，所调阅档案可以带出档案室，规定期限内完整归还，不得复印。（二）项目档案查/调阅查阅档案：向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅，所查阅档案不能带出档案室。