关于项目部资料整理规范的通知

关于规范项目部竣工资料收集整理的通知

项目部所属各单位：

为规范项目部资料的管理，确保完整、准确、系统、规范地完成工程档案的顺利移交。根据工程档案管理的有关文件，结合本工程的实际情况，制定本文件，请各单位遵照执行。

一、项目竣工资料的收集范围及分类、组卷、排列

1、收集范围及归档部门见（附录一）。

2、项目文件应与项目建设同步收集，施工记录和验收记录应在单位工程验收后及时收集。

3、项目文件应为原件。因故无原件的合法性、依据性、凭证性等永久保存的文件，提供单位应在复制件上加盖公章，便于追溯。

4、需要闭环的项目文件（整改单、设计变更，涉及有变更的联系单、设备缺陷单等），执行单位应在完工后按质量管理要求编制相对应的闭环文件，实行闭环管理。

5、原材料质量证明文件，应分门别类按原材料的品种、型号等特征及原材料管理台帐编制原材料质量跟踪记录，便于原材料质量的追溯。

6、设计更改文件，应按专业编制设计更改执行情况汇总表（见附录

B.表1），保证竣工图编制依据的准确性。

8、独立成册、成套的项目文件，应保持其原貌，不宜拆散重组。（页码问题）

9、施工文件，应按单位工程组卷。单位工程文件，应按单位工程管理文件、质量验收文件、施工记录及相关试验报告顺序排列。

a、单位工程的管理文件，应按审核签字页、开工审批、施工方案及技术交底、设计、原材料、计量器具登记表、竣工验收报告等顺序排列。

b、施工质量验收文件，应按单位工程质量验收范围划分表、单位工程、分部工程、分项工程、检验批质量验收表排列。报验单在前，验收表在后；质量验收文件在前，支持性记录在后。

c、施工记录，应按施工工序（程序）排列，相关的试验报告、强制性条文执行记录应依次排列施工记录之后。

10、设备缺陷及处理文件（设备缺陷通知单及设备缺陷处理报告单）按专业单独组卷。

11、原材料质量证明文件，应分专业按材料种类、型号组卷。卷内文件按质量跟踪记录，原材料进场报审表、出厂质量证明文件、复试委托单及复试报告顺序排列。

12、设计更改文件（设计更改通知单、变更设计洽商单、材料代用通知单、设计变更工程联系单），应分专业按流水编号顺序排列。卷内文件应按设计更改执行情况汇总表，设计更改文件、执行情况记录依次排列。

13、土建专业的施工日志除移交公司外还要移交业主，并按单位工程组卷，其余专业的施工日志只移交公司。

二、项目竣工资料的质量要求及编制、整理要求

1、文件、表格采用激光打印，签名、日期要手签。

2、文件字迹清楚、图样清晰、图表整洁，表格栏目填写完整，签字、图表、盖印公章手续完备。

a.纯文字材料标题一律采用3号宋体加粗，正文采用4号宋体，若文字内容过多可将正文字体改为小四号宋体；若文件材料为表格，大标题为

2号宋体加粗，小标题为小4号宋体加粗，文字说明为小4号宋体，表格内填写内容为5号宋体，表格外框线粗为磅,框内线粗为磅。

3、文件、图表资料一律黑色，签字采用炭素墨水钢笔或黑色铅字笔，不用红色、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔等代替。

4、各种标准、表格格式、编号格式、封面格式要规范统一，一律采用《火电建设项目文件及档案整理规范》文件规定的表格（见附表一），表格中空白处一律划“—”，超过两排的空白表格盖上以下空白章处理。

a.在需要填写工程名称的地方一律使用“四川白马600MWCFB示范工程”的格式，验评表格的表头要加项目名称。

b.验评表格中＿＿机组统一编号0201，公用系统统一编号0201。

c.验评表格统一取消页眉、页脚、页码。

5、关于工程质量验收表签字权限规定：

a.单位及子单位工程的验收由施工队、站技术负责人、项目质保部专业质检人员组织验收合格后，报项目技术负责人（总工程师）签字确认。

b.分部工程的验收由施工队、站技术负责人、项目质保部专业质检人员组织验收合格后，报项目技术负责人（总工程师）签字确认。

c.分项工程由项目专业班组技术人员、施工队、站技术负责人组织验收合格后，报质保部专业质检人员签字确认。

d.检验批由专业班组技术人员组织验收合格后，报事业部（队、站）技术负责人签字确认。

e.施工质量验收表中“验收结论”一栏由监理工程师手签验收结论，验收结论不能只写合格，要写明符合某某标准，验收合格；验收结论以上的表格全部机打。

f.单位工程竣工报验单按附录B表14执行。

g.精确度要统一，比如测量设备为游标卡尺的，测量数量应全部保留到小数点后2位，如,不得记为。保留位数后一位的处理原则为“4舍6入5奇进”，比始测得的读数为，，，保留小数点后2位时分别记为，，，。

h．计量单位的规定：

长度单位米:用m表示，不能用M，M用作词头是兆的意思；

重量单位吨：用t表示，不能用T表示。

绝对温度用K表示，不能用k，k用作词头是“千”的意思。

牛顿用N表示，不能用n，n用作词头是“纳”的意思。

L或l都可以表示容积单位升。

6、装订方式按《火电建设项目文件收集及档案整理规范》执行，案卷装订前要拆掉金属物。采用三孔一线装订方法：装订位置在文件材料左侧中部距左端，上下离边各6cm，中间对分后按三孔一线装订。装订做到下齐、右齐、无倒页、不漏订，牢固、整齐、美观。（图纸不装订）

7、页面设置：若页面为纵向，左边距（装订线）,右边距，上边距2cm，下边距2cm,页眉0cm，页脚。页眉、页脚不做文字说明，行间距不得小于24磅。若页面为横向，左边距2cm，右边距2cm,上边距（装订线），下边距.(装订线那边必须保证边距，其它边距，可以根据具体内容适当调整，但要保证页面清晰，整洁)

8、编写页号

a.文件页号应以有效内容的页面编写页号。页号位置，单面的，在文件的右下角；双面的，正面在右下角，背面在左下角；图纸页号，应编写在图标栏外右下角。

b.装订的案卷，案卷从“1”起依次编写页号，卷与卷之间不连号。

c.不装订的案卷，以件为单位从“1”起依次编号页号，件与件之间不连号。按要求在每份文件首页上方空白处加盖档号章，以件为单位从“01”起依次编写档号内的序号。

d.案卷封面、卷内文件目录、卷内备考表不编写页号，不装订。

9、卷内文件目录的编制

a.序号以卷内文件材料排列先后顺序填写。用阿拉伯数字从01起，依次标注。

b.文件编号填写文件的文号或图样图号。

c.责任者填写文件材料的编制单位或者规范的简称。（如：四川电力建设三公司白马项目部）

d.文件材料题名填写文件材料标题的全称或图纸名称。

e.日期填写文件材料的形成时间。在表示年、月的数字右下角加“.”号。

f.页数（号）应按案卷装订形式分别编写。装订成卷的，应填写每份文件起始页号，最后一个文件填写起止页号；按件装订的，应按件填写每份文件的页数。

g.卷内文件目录排列在卷内文件之前。

10、卷内备考表的编制

a.本卷情况说明填写案卷内文件材料的总件数和总页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题（卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等）。案卷归档后发生或发现的问题，由档案管理人员填写并签名、标注时间。

b.立卷人由立卷人签名。

c.检查人由案卷质量审核人签名。

d.立卷时间填写立卷完成的日期。

e.卷内备考表排列在卷内文件材料之后。

11、竣工图图幅应按GB/要求统一折叠。

12、所有工程验收资料需提供电子光盘（采用PDF格式扫描），光盘内需有目录，并将具体的内容链接在档案管理软件的相关目录上，然后把带有归档标识的电子文件集中，拷贝到不可擦涂型光盘上。光盘包装上应贴有光盘说明、硬件及软件运行环境等。

三、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。（详见《照片档案管理规范》GB/T11821－2002）

1、用数码相机拍摄的照片，其像素应不低于400万像素。

2、施工照片档案分专业，按单位工程排列装册。

3、照片组卷，按卷内照片排列顺序编流水号。

4、照片文字说明的成份包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

项目部照片档案收集及管理职能分配表

四、竣工资料的归档数量：所有归档资料纸版交业主是1正2副、1套归档资料电子版；交公司归档资料纸版是1正、1套归档资料电子版；照片档案交业主一份纸版和两份不可擦写光盘。

附表一.建设单位项目档案分类详表、各参建单位归档范围及保存单位期限划分表