电子会计档案-基本做法

电子会计档案：基本做法

电子会计档案的管理正在发生根本变化，其基本做法包括：

一、以信息共享为核心搭建统一的电子会计档案信息管理平台

1．利用电子会计档案管理系统整合电子会计档案信息

以电子会计档案管理系统为基础平台，整合SAP系统、共享报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等的报账流程报账和影像信息、自动收集各种信息，

保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。有关电子会计档案管理系统电子数据的来源关系详见图1。

2．利用电子会计档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案

通过电子会计档案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收、流转、出入库、调阅等工作，藉此将会计档案电子信息和纸质会计档案勾稽对应，使电子会计档案管理系统成为管理全生命周期会计档案的信息平台。

3．形成统一的电子会计档案信息管理平台

形成1个门户、2个子系统、3个应用层面构成的统一的会计档案管理平台，电子会计档案管理系统与影像子系统统一门户、集中存储、统一管理、统一安全规则，影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子会计档案管理系统统一管理。

有关电子会计档案管理系统基本结构详见图2。

二、结合业财流程形成基础会计档案影像化整体解决方案

1.借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化

通过扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批会计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。2．利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化

直接获取非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产、省代、税费、收入等业务及相应业务管理平台生成的会计档案电子信息，方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。

3．通过现有业务管理流程改造引入影像化

对基于纸质档案流转的业务管理模式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式，如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。

三、多方合作寻求银行电子回单解决方案

1．寻求主要直联银办对直联银行回单电子化进行试点取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合推进银行回单电子化试点，通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，支持后续电子会计档案信息利用。

2．建立资金业务稽核机制，同时保证资金支付安全性和完整性考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单，电子回单数据完整性无法直接核对确认，需依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。

3．与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化

除主要直联银行外，剩余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化成本过高，且费时费力。通过将剩余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效地完成剩余银行的回单电子化工作。

4．基于电子回单形成电子化管理的单位收支报告体系

以基于电子回单数据完整性的电子银行回单汇总表替代电子银行对账单，在此基础上完

成电子对账并形成电子银行余额调节表、多账户汇总审批的单位收支报告，实现电子对账结果与报表数据直接校验。

四、初步形成完善会计档案“去纸质”整理方案

1．形成记账凭证电子化应用模式

提出基于纸质原始凭证的整理、制档和检索模式，通过原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题，并在此基础上实现取消打印保管纸质记账凭证，仅保管纸质原始凭证的做法，同时在电子会计档案管理系统保管记账凭证完整的电子信息。

实际操作中，原始凭证成档在电子会计档案管理系统中依旧以记账凭证为基本单位，同时通过电子会计档案管理系统及纸质档案卷首的记账凭证与原始凭证勾稽关系表管理卷内纸质原始凭证。

此操作不仅每年减少打印数千万张记账凭证，还将成档、制档过程的若干个关联环节压缩50%以上，大大减少纸质档案成档过程的劳动，减轻工作压力。

2．推动账簿及银行回单电子化应用工作

在各类账簿、银行回单初步电子化基础上取消纸质的打印、处理和保管工作，仅在电子会计档案管理系统中保管对应电子信息；利用电子会计档案管理系统的电子数据合成相关档案信息满足各项调阅需求。

五、开展业务协作，简化会计档案附件和相关流程操作

1．完善流程，推广电子合同应用工作

通过与法律、档案管理部门协作，将现有合同管理流程进一步延伸到合同接收保管环节，形成合同闭环管理。在此基础上将报账过程直接应用电子合同，节省合同报账过程中反复提供、扫描、传递、稽核、保管纸质合同的劳动，堵塞报账过程中利用未签字、未审批合同报账、利用不同合同版本取得报账利益的漏洞。

2．引入影像化模式，改造现有纸质档案收集整理流程

与采购、工程等部门合作，在业务、管理流程中引入影像化模式，通过业务环节扫描提升业务管理流程审批效率，通过自动获取业务管理系统数据生成影像化原始凭证，减少基于纸质收集和流转的物料模块凭证整理劳动及传递浪费，为将来压缩不必要的纸质原始凭证流转和保管打好基础。

六、精心打造立体式会计档案信息质量管控模式

对电子会计档案信息产生和处理过程的责任，以及档案信息在处理、交换、全方位收集与跟踪方面的信息质量予以控制，并通过相关制度体系予以落实。

1．依托报账流程建立多元化信息质量责任体系明确报账流程中报账单位、报账人及财务共享服务中心（以下简称“FSSC”）之间的责任关系，落实报账人在信息申报、报账单位和FSSC在电子会计档案信息流转与审核、FSSC在信息处理方面的管控职责，形成三位一体的信息质量责任体系。

2．以事前稽核体系保证电子会计档案信息的真实性和一致性建立省市一体的两级事前稽核体系，在防范报账风险、健全内部管理和控制的同时，保证纵向流程纸质和电子会计档案信息真实性和一致性，健全保障电子会计档案信息品质的长效机制。

3．形成各业务管理系统数据交换与校验机制统一电子会计档案管理系统与各业务管理系统数据界面，建立标准化的系统间数据交换模式，设置系统间数据交换后的校验复核机制，保证档案数据获取过程的一致性、完整性和安全性。

4．建立会计档案管理系统数据完整性动态管理建立电子会计档案数据源泉管理机制，通过电子手段动态跟踪管理档案信息处理过程，保证范围内的电子会计档案信息及时收集到位，缺漏情况及时得到反映跟进，同时辅以定期抽样检查及反馈机制保证电子会计档案管

理系统数据的完整性。

七、关注会计档案电子化过程中的信息二元性等问题在会计档案电子化过程中，原来基于纸质会计档案的管理体系转向同时基于纸质和电子会计档案，使原来单一的会计档案信息区分为纸质和电子两种形式，产生基础会计业务过程中的档案信息二元性：1．纸质档案及基于纸质档案的电子化结果，比如纸质报账单资料及其扫描件，要求双方之间有真实性和形式一致性；

2．基于纸质档案的电子信息加工结果，比如基于报账单信息加工生成的记账凭证信息和账簿信息，要求双方之间存在逻辑一致性。

对上述纸质和电子会计档案信息进行形式和逻辑上的统一是会计档案特别是电子会计档案使用价值的基础，应在行业操作中予以标准化，具体包括：

（1）二元化信息处理过程或结果的要求标准，比如会计核算处理流程中的纸质和电子会计档案真实性和一致性校验；

（2）电子会计档案信息推广应用的审核标准，比如设立年度电子会计档案信息符合性审计，通过后允许使用电子会计档案信息迎审等。

此外，会计档案电子化过程还存在电子会计档案的形成时间、档案内容、转换界面、转换层级和颗粒度界定等具体标准问题，具体包括：

1．形成时间界定

源自业务流程和业务系统的电子信息每时每刻都在变动，其形成档案时间应该以业务或财务流程处理人审核确认节点为准。

2．档案内容界定

不同业务流程和业务系统在形成时间确认的不可变更电子信息才属于电子会计档案管理系统收集的档案信息内容；该节点确认结果的档案信息内容只能在后续业务或档案过程中被引用和加工，但不允许变更或删改。

3．转换界面界定

电子会计档案管理系统及其信息收

集来源系统（即前述之“业务系统”，简称“源系统”，下同）之间的转换界面尚未确定，即：选择在源系统生成非格式化档案信息后传输到电子会计档案管理系统保存，还是选择直接将源系统中档案信息内容以格式化数据形式传输到电子会计档案管理系统生成非格式化档案信息保存。

选择的依据因素主要有可投入的传输和存储资源、时间和效率要求、对传输或转换结果的技术检验手段具备与否、电子会计档案的安全要求等。

4．转换层级和颗粒度界定

与纸质档案不同，源系统可供收集转换的电子档案信息往往层级更多、颗粒度更细致，全部转换为电子档案在技术上是可行的，但却未必是必要的，其标准应该予以界定。标准界定除考虑长远成本和资源占用因素外，最重要的是应考虑企业内部业务管理和内部控制结构下各业务系统（源系统）与电子会计档案管理系统之间的职责界面和分工。

另外，电子会计档案数据格式标准选择也是会计档案电子化管理过程应关注的重点问题。（作者单位：中国电信股份有限公司广东分公司）