Access上机操作题宏的创建与设计

Access上机操作题之三十二

——宏的创建与设计㈠

一、认识Access中的宏：

●宏的定义：

宏是一种以动作为单位的特殊代码，是由一连串动作组成的操作序列的集合，用来自动完成特定任务的操作或操作集。

●动作的构成：

宏中的每个动作是由其动作名及其参数构成。如，Openform（动作名)表示打开指定的窗体。

●宏、宏组与条件操作宏：

⑴宏：是一个操作序列的集合。

⑵宏组：是多个操作序列的集合，即宏的集合。

⑶条件操作宏：是带有条件的操作序列。

●宏的功能：

⑴打开、关闭表单、报表，打印报表，执行查询。

⑵移动窗口，改变窗口大小。

⑶模拟键盘动作，为对话框或其他等待输入的任务提供字符串输入的功能。

⑷显示信息框，响铃警告。

⑸数据的导入、导出。

⑹执行任意的应用程序模块。

⑺为控件的属性赋值。

●宏的设计视图窗口：

宏的设计视图用于宏的创建、编辑与测试，其窗口分为上下两个部分，上半部分为宏设计窗口，下半部分为宏参数的操作窗口。

1、宏设计窗口：一般包含宏名、条件、操作、注释等四个部分组成，其中“宏名”和“条件”两个部分经常被隐藏，可通过工具栏中的“宏名”和“条件”两个按钮显示出来。

⑴宏名：是为所创建的宏命名。

⑵条件：设置当前宏的运行条件。

⑶操作：包含待执行的宏指令。

⑷注释：为每一个操作提供注释说明，以帮助用户记忆宏的作用。

2、操作参数：是为当前宏指令设置相关的操作参数。当你选定“操作”栏中的宏指令时，就可在“操作参数”区中设置操作参数值。例如：

⑴当前选定的是“操作”栏中的“OpenForm”项，表示打开一个窗体或报表。

⑵窗体名称：学生——表示打开的是“学生”窗体。

⑶视图：窗体——表示在“窗体”视图方式下打开该窗体。

⑷数据模式：只读——表示用户的操作权限为“只读”。

⑸窗口模式：普通——表示窗口的显示方式为“普通”模式。

Access上机操作题之三十三

——宏的创建与设计㈡

二、创建宏：

●在窗体中设置一个命令按钮，单击它可利用宏操作打开“教学”数据库

中的“学生”窗体。其操作步骤如下：

⑴打开“教学”数据库，利用窗体向导创建一个包含“学生”所有字段的“学生”窗体。

?创建宏：

⑵选择“宏”对象，单击“新建”按钮，进入宏设计视图。

⑶单击“操作”栏中第一行第一列，在其下拉列表中选择宏“Hourglass”（表示运行宏时，光标呈沙漏状）。

⑷单击“操作”栏中第二行第一列，在其下拉列表中选择宏“Openform”，在其右侧的“注释”栏中输入说明信息“打开学生窗体”。

⑸在下方的“操作参数”编辑区中，在“窗体名称”中选择“学生”窗体，在“视图”中选择“窗体”，在“数据模式”中选择“只读”，在“窗口模式”中选择“普通”。

注：“操作参数”编辑区，是用于设置当前宏操作的相关参数。宏不同，操作参数也不同。下面以宏“Openform”为例，说明如下：

①视图：设置打开窗体的视图方式。有：窗体、设计、数据表、打印预览、数据透视表、数据透视图。

②数据模式：设置用户的操作权限。有：增加、编辑、只读。

③窗口模式：设置窗体的显示方式。有：普通、隐藏、图标、对话框。

⑹单击“操作”栏中第三行第一列，在其下拉列表中选择宏“Beep”（表示运行宏时，发出“嘟嘟”声）。

⑺单击“操作”栏中第四行第一列，在其下拉列表中选择宏“Maximize”（表示运行宏时，将窗体最大化）。

⑻单击工具栏中的“保存”按钮，并将该宏命名为“打开学生信息窗体”。

?使用宏：

⑼选择“窗体”对象，双击“在设计视图中创建窗体”，新建一个窗体。

⑽单击控件工具箱中的“控件向导”按钮，取消控件向导。然后单击工具箱中的“命令按钮”，在窗体中添加一个命令按钮。

⑾右击“Command0”命令按钮，选择“属性”命令。

⑿在“格式”选择卡中将按钮的标题设置为“学生信息”；在“事件”选项卡的“单击”下拉列表中选择刚创建的宏“打开学生信息窗体”。关闭此对话框，并保存此窗体为“成绩处理”。

⒀单击工具栏中的“视图”按钮，再单击“学生信息”按钮，则运行此宏，并打开“学生”窗体。

●学生操作练习：

⑴按上面的例题完成相关的操作。

⑵先利用查询向导创建一个基于“学生”数据表所有字段名为“学生基本情况查询”的简单查询。

⑶根据“学生基本情况查询”，创建以下参数查询：

①创建一个按学号字段前4位进行查询的参数查询，并命名为“按学号查询”

②创建一个按姓名字段姓氏进行查询的参数查询，并命名为“按姓氏查询”。

③创建一个按出生日期字段年份值进行查询的参数查询，并命名为“按出生年份查询”。

④创建一个按地址字段前3个字符（即城市名）进行查询的参数查询，并命名为“按地址查询”。

⑷根据以上4个查询，利用窗体向导分别创建4个同名窗体。

⑸根据以上4个窗体，分别创建打开这些窗体的4个宏，并命名保存4个宏。

⑹在设计视图中新建一个窗体，并依次创建4个使用这4个宏的命令按钮，4个按钮的标题名分别为“按学号查询、按姓氏查询、按出生年份查询、按地址查询”。

Access上机操作题之三十四

——宏的创建与设计㈢

三、创建宏组：

宏组是指在同一宏窗口中包含一个或多个宏的集合。宏组中的每个宏都独立运行，互相没有影响。如下图：

左图，即是由上节课中创建的5个单个宏和一个“Close”宏组合而成的宏组。其操作步骤如下：

⑴打开“教学”数据库，选择“宏”对象，单击“新建”按钮，进入宏设计视图。

⑵单击工具栏中的“宏名”按钮，在宏窗口中增加了一个“宏名”列（左侧）。

⑶按左图依次完成宏名、宏操作、注释及宏操作参数的设置。

⑷单击工具栏中的“保存”按钮，并为其命名为“查询子面板”。

⑸选择“窗体”对象，双击“在设计视图中创建窗体”。

⑹单击工具箱中的“命令按钮”，在窗体添加一个命令按钮。

⑺右击该命令按钮，选择“属性”命令，在“格式”选项卡的“标题”栏中输入“学生基本信息”；在“事件”选项卡的“单击”下拉列表中选择“查询子面板·打开学生窗体”选项。关闭“属性”对话框。

⑻重复以上⑹和⑺两个步骤，完成“按学号、按姓氏、按出生年份、按地址、关闭”等五个命令按钮的创建。

⑼单击工具栏中的“视图”按钮，转换为窗体视图。然后分别单击这个5个命令按钮，观察其效果，保存这个窗体并命名为“查询子面板”。

学生操作训练：

在“教学”数据库中，完成以下操作：

1、完成上面例题的“查询子面板”窗体的创建。

2、创建一个“成绩处理子面板”窗体。具体要求如下：

⑴先利用查询向导创建一个包含“学生”中“姓名”字段、“课程”表中“课程”字段和“成绩”表中“成绩”字段且名为“学生成绩”的简单查询，然后根据此查询再创建一个名为“学生成绩交叉查询”的交叉表查询，最后根据此交叉表查询利用窗体向导创建一个名为“成绩查询”的窗体

．．．．．．．．．。

⑵在上题的“学生成绩”简单查询设计视图中，创建一个将所有学生的数学成绩加5分，且名为“数学成绩更新”的更新查询。然后根据此更新查询再创建一个名为“成绩修改”的窗体。

⑶利用查找不匹配项查询向导，创建一个“学生”表和“成绩”表中不匹配的名为“缺考名单”的查询，然后根据此查询利用窗体向导创建一个同名的窗体。

⑷根据“缺考名单”查询，再创建一个名为“补考名单”的窗体。

⑸创建打开以上4个窗体和一个关闭当前窗口的宏组，并将此宏组命名为“成绩处理”。

⑹在设计视图中，创建一个空白窗体。然后在此窗体中创建“成绩处理”、“成绩修改”、“缺考名单”、“补考名单”、“退出”等5个命令按钮，并分别运行以上宏组中的5个宏。

⑺单击工具栏中的“视图”按钮，转换为窗体视图。然后分别单击这个5个命令按钮，观察其效果，保存这个窗体并命名为“成绩处理子面板”。

3、创建一个名为“报表子面板”的窗体。具体要求如下：

⑴利用报表向导创建一个基于上题“学生成绩”简单查询名为“成绩纵览”的报表。

⑵利用报表向导创建一个基于“学生”数据表所有字段名为“学生资料”的报表。

⑶利用标签向导创建一个基于“学生成绩”简单查询名为“个人成绩单”的选项卡式报表。

⑷利用报表向导创建一个基于“缺考名单”查询名为“补考通知单”的报表。

⑸创建打开以上4个窗体和一个关闭当前窗口的宏组，并将此宏组命名为“报表”。

⑹在设计视图中，创建一个空白窗体。然后在此窗体中创建“成绩纵览”、“学生资料”、“个人成绩单”、“补考通知单”、“退出”等5个命令按钮，并分别运行以上宏组中的5个宏。

⑺单击工具栏中的“视图”按钮，转换为窗体视图。然后分别单击这个5个命令按钮，观察其效果，保存这个窗体并命名为“报表子面板”。

4、创建一个名为“主面板”的窗体。具体要求如下：

⑴创建一个打开“成绩处理子面板”、“查询子面板”、“报表子面板”三个窗体和退出Access系统名为“主面板”的宏组。

⑵在设计视图中，创建一个空白窗体。然后在此窗体中创建“成绩处理”、“查询”、“报表”和“退出Access系统”等4个命令按钮，并分别运行宏组中的4个宏。

⑶单击工具栏中的“视图”按钮，转换为窗体视图。然后分别单击这个4个命令按钮，观察其效果，保存这个窗体并命名为“主面板”。

Access上机操作题之三十五

——宏的创建与设计㈣

四、在宏中使用条件：

条件宏是指宏只有在满足某些条件（逻辑表达式）时才会运行。当条件值为真时，则执行宏操作；否则，转至下一个包含其他条件或“条件”栏内为空的操作。

同一条件若有多个操作时，则其下方的“条件”栏中也必须输入相同的条件表达式，也可用“…”来替代该条件表达式。

设计带条件宏的操作步骤：

例：在“教学”数据库中，打开“学生基本情况”窗体时，当“性别”字段的值为“男”时，则将“性别”字段中文本的背景色设置为“亮蓝色”（QBColor(9)），并弹出“该生为男生”的消息框。

⑴打开“教学”数据库，选择“宏”对象，单击工具栏上的“新建”按钮。

⑵单击工具栏上的“条件”按钮，在宏窗口增加一个“条件”列。

⑶在第一行“操作”栏中选择宏“OpenForm”，并在“操作参数”的“窗体名称”栏中选择“学生基本情况”窗体。

⑷在第二行的“条件”列中输入条件表达式：[Forms]![学生基本情况]![性别]=‘男’,在“操作”列中选择宏“SetValue”（设置“性别”字段的属性）；在其下方的“操作参数”栏的“项目”栏中输入：[Forms]![学生基本情况]![性别]，在“表达式”栏中输入：QBColor(9)。

注1：条件表达式的基本格式为：[Forms/Reports]![窗体/报表名称]![字段名]+关系或逻辑运算符+条件值。

例如，[Forms]![学生基本情况]![入学成绩]>500，表示判断“学生基本情况”窗体中的“入学成绩”字段的值是否大于500，“真”则执行宏。

注2

⑸在第三行的“条件”列中输入“…”（表示与上一行条件相同），在“操作”列选择宏“MsgBox”（显示消息框），并在“操作参数”的“消息”栏中输入消息内容：该学生为男生。

⑹保存该条件宏，并命名为“性别条件宏”。

⑺选择“窗体”对象，在设计视图中打开“学生基本情况”窗体。

⑻按Alt+Enter键，打开“窗体属性”对话框。

⑼在上方的下拉列表框中必须选择“窗体”选项，然后在下方的“成为当前”的下拉列表框中选择刚创建的宏——“性别条件宏”，关闭属性对话框。

⑽单击工具栏上的“窗体”视图按钮，观察其效果，保存退出。

学生操作训练

1、在“教学”数据库中，打开“学生基本情况”窗体时，当显示是团员学生时，则弹出一个“该生是团员”的消息框。

2、在“教学”数据库中，打开“学生基本情况”窗体时，当入学成绩字段值超过500时，则发出“嘟嘟”声。

3、在“教学”数据库中，打开“学生成绩”窗体时，当成绩字段值低于60分时，则弹出一个“该生不及格”的消息框。

4、在“教学”数据库中，打开“学生成绩”窗体时，当成绩字段值等于100

分时，则弹出一个“该生太优秀啦！”的消息框。

Access上机操作题之三十六

——宏的创建与设计㈤

五、宏的运行：

创建宏后，运行宏的方法有多种：

⑴在数据库窗口选择“宏”对象，双击宏名或右击宏名→运行；

⑵在宏设计窗口中，单击工具栏上的“运行”按钮；

⑶工具（菜单）→宏→运行宏→选择要运行的宏→确定；

⑷在窗体、控件、报表中调用宏；

⑸从一个宏中调用另一个宏；

⑹自动远行宏。

六、调试宏：

若在一个宏中有多个宏操作，且又包含了错误，则可采取“单步”方式来逐步检查宏中的错误。其操作步骤如下：

在数据库窗口选择“宏”对象，在设计视图中打开要调试的宏，单击工具栏上的单步执行按钮，再选择工具栏上的运行按钮。其中3个命令按钮的功能为：

⑴“单步执行”按钮：将使宏移至下一个操作。

⑵“停止”按钮：将停止宏的运行。

⑶“继续”按钮：将停止单步方式并继续运行宏的其余部分。

七、AutoExec宏：

AutoExec宏是Access中能自动运行的宏。即当打开含有AutoExec宏的数据库时，则自动运行该AutoExec宏。其操作方法为：

在当前的数据库中，右击要自动运行的宏名，选择“重命名”命令，然后把宏名更改为“AutoExec”即可。

八、AutoKeys宏组：

AutoKeys宏组是指在数据库操作中，按某个特定的键或组合键就可执行相应的宏操作。其操作步骤如下：

⑴在“数据库”窗口中，选择“宏”对象，单击“新建”按钮。

⑵单击工具栏上的“宏名”按钮。

⑶在“宏名”栏中键入要为一个操作或一组操作指派的键或组合键。

⑷添加单独的键或组合键执行的单个操作或一组操作。

⑸重复第3步和第4步，对其他操作指派相应的操作键。

⑹以AutoKeys为名保存该宏组。以后每次打开该数据库时，新的键分配就会生效。

学生操作训练

1、在“教学”数据库中，利用运行宏的几种方法，分别运行前面所创建的宏，观察其操作效果。

2、在“教学”数据库中，将名为“学生信息管理面板”的宏确定为打开“教学”数据库时则自动运行。

3、在“教学”数据库中，将“查询子面板”宏组中的每个宏都指派一个特定键或组合键，并该宏组另存为名“AutoKeys”的宏组。关闭后，按相应的键观察其效果。