办公室公文规范

办公室公文规范

一、公文的简介

公文，是处理公务具有规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况等的重要工具。学校的公文种类主要有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、规定、函、简报。四川农业大学学生会是在校团委指导下的学生自治组织，学生会各部门掌握好各种公文撰写与修改的方法大有必要。

二、公文的种类

学校的公文种类主要有：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、规定、函、会议纪要、简报。

学生会常用的公文种类有：请示、策划、通知、函、简报、总结、主持稿。

各类公文的具体使用范围：

（一）决定：适用于对重要事项做出安排，奖惩校属有关单位及人员。

（二）通知：适用于发布规章，任免人员，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转校属单位的公文，传达要求校属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

（三）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

（四）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。

（五）请示：适用于向上级机关请求指示、批准。

（六）批复：适用于答复下级机关请示事项。

（七）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）规定：适用于对校内特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（九）函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

（十）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（十一）简报：适用于不定期向上级机关和本单位内部反映工作动态。

三、公文的组成

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当在公文眉首部分右上角标明密级和保密期限，其中，秘密公文还应当标明份数序

号。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别在公文眉首部分右上角标明“特急”、“急件”。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（七）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之前注明附件。附件使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。

（八）公文除会议纪要、简报、规定以外，应当加盖印章。

（九）上行文应当注明签发人、会签人姓名。

（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

（十一）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十二）文字从左至右横写、横排，字迹要工整、清楚。

四、公文的格式

行文格式分为上行文格式、下行文格式和平行文格式。上行文格式适用于校团委直属部门向校团委或学校领导的请示、报告。下行文格式适用于校团委下发的重要工作部署、决定、规定等文件；工作通知、通报，会议纪要；对校团委直属部门请示问题的批复。平行文格式适用于校团委直属部门间请求批准、商洽工作、询问和答复有关事项等。

五、公文的用纸

公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文用纸天头为：37mm±1mm ，公文用纸订口为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm；公文标题用二号宋体字，正文用3号仿宋体字；一般每面排22行，每行28个字。公文中其他各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

六、行文的规则

行文应当确有必要，注重效用。

（一）行文关系根据领导分工确定，一般不得越级请示和报告。“请示”应当一文一事，并与“报告”严格分开，不得在“报告”中夹带“请示”事项。

（二）属于两个以上部门职权范围内的事务，应当联合行文，并将主办单位排列在前。自行行文的，应当征得有关

单位的同意，并在文中注明。

（三）校团委直属部门上行报送的报告、请示等公文，由部门主要负责人或者主持工作的负责人签字；其他公文，除简报、会议纪要、规定以外，应当加盖公章。

七、发文的办理

发文办理指以学校和校属单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

（一）草拟公文应当做到：

1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。

2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

4.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

5.应当使用国家法定计量单位。

6.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

7.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在

词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

8.行文格式等其他方面应当符合本办法的规定。

（二）审核。实行学生会办公室审核、分管主席审核、校团委主管老师审核、学校主管领导签发四级审核制。审核的重点是：行文方式是否妥当，是否符合本办法规定的草拟公文的各项要求，涉及校团委其他部门的事项是否已经协商等。

（三）签发。以校学生会名义制发的上行文，由校团委主管老师签发；以校学生会名义制发的下行文或平行文，由校团委主管领导或由校团委主管领导授权的其他负责人签发。

（四）复核。公文正式印制前，主办部门应认真校对，并送校团委进行复核。复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

八、常用的公文：

（一）请示

请示，是指下级机关向上级机关请求指示和批准时使用的公文。

请示的内容和结构：

1.标题。请示的标题要高度概括请示事项的内容，使其简明准确，一目了然。

2.主送机关。请示必须标明主送机关，一般是行文机关的直接上级，请示的事项应该是主送机关权限范围内能够解决的问题。一份请示只送一个上级机关。如需要，则可以抄送。不能搞多头请示。

3.正文。请示的正文包括请示的缘由、请示的事项和请示的要求三部分。

（1）请示的缘由。用有说服力的事实和情况说明“为什么请示”，以引出请示的事项。这部分是请示写作的重点，它是上级能否顺利批复的关键，因此内容必须明了、充分、实在，具有说服力。

（2）请示的事项。重点写明请示什么，有什么具体要求，同时提出本单位解决问题的意见和方案，以供上级批复时参考选用。请示事项必须明确、具体，方案应具可行性。

（3）请示的要求。常用：“妥否，请批示”等惯用语，提出批复的要求。

（4）附件。不少请示都有附件，请示要充分利用附件。如请示有附件材料，则正文就不必详述。

（二）计划

计划，是指单位或个人在工作和行动之前拟订的为完成工作任务，实现具体目标，做好工作而制定的，指导实践用的事务文书。

计划的内容和结构：

1．标题

计划的标题由单位、适用期限、计划内容和文种四部分组成，如《××市公安局2010年工作计划》。工作方案的标题由计划对象和“方案”两部分组成，如《××安全保卫工作方案》。工作要点由单位、适用期限和工作要点三部分组成，如《××公安分局2010年工作要点》。

2．正文计划的正文由前言、主体和结尾三部分组成。

（1）前言。制定计划的指导思想，简要说明“为什么制定计划”，即行文的目的和依据、总体目标，再用“特制定本工作计划”、“特制定以下方案”等惯用语引出主题。

（2）主体。它是计划的核心部分，通常要写清计划的“三要素”，即“做什么”（任务目的），“怎么做”（方法措施），“何时完成”（时限、步骤）。其中，“怎么做”应写明做到什么程度，由谁负责，具体的措施和有效的方法是什么。工作方案要分项写清组织和分工并提出工作要求。工作要点则要分条列出何时做、做什么、由谁负责，一目了然，便于执行。

（3）结尾。一般是发出号召或提出要求，如主体已交代明确也可不必写。

（三）通知通知，是指批转下级机关的公文，转发上级机关和不相关隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员所使用的公文。

通知的内容与结构：

1.指示性通知指示性通知主要用于部署工作和传达上级的有关精神，其格式内容如下：

（1）标题。一般应写明发文机关、事由和文种。

（2）主送机关。应准确写明承办、执行的有关机关名称。

（3）正文，即应知应办的事项，是工作通知的核心部分。通常由缘由、事项和执行要求组成。首先需要简要说明开展工作的原因和依据；事项中要交代清楚要求下级“做什么，怎么做，按什么要求做”这三个方面的内容。其次还要写清对通知内容贯彻执行的要求，如“以上通知，望认真贯彻执行”。较重要的通知还应选用反馈式结语，如“以上通知，在认真贯彻执行的同时，请将执行情况于×日报部”。

（4）落款和成文时间。

2．批转、转发文件性通知这一类通知主要用于批转、转发有关文件，要根据实际情况正确选用。它一般由标题、正文、落款等部分构成。

（1）标题。这类通知的标题很难规范。通常应写明：谁发文，批转、转发什么机关的什么文以及文种。标题中除了表明“批转”、“转发”等字样外，还要列出原文件名称。在实际工作中，常常会遇到某一文件层层转发的情况。当层层转发通知时。标题可能会出现“通知的通知”这种赘语。

为力求精炼，标题中只可保留一个“关于”，一个“通知”，并去掉多级转发的中间搭桥单位。

（2）正文。由于这类通知是以转发相关文件为主要目的，所以正文的写作比较简单。其正文由被转发文件、简要评价（转发机关的“批语”）和执行要求三部分组成，文字应简洁明了。

（3）落款和成文时间。

3．会议通知会议通知的写作的关键是要素要齐全、事项明确具体、结构完整。

（1）标题。由召集单位、会议名称和文种组成。

（2）正文。包括会议基本情况和具体事项。开头应概要写明会议的目的、日期、地点、名称、会期等，再由“现将有关事项通知如下”的惯用语引出通知事项。通知事项要依次写明：会议主要内容、任务和议题；与会人员的范围（职务、人数）；报到及开会的时间、地点；应携带的材料和其他有关要求。

（3）落款和成文时间。

（四）总结

总结，是指对某一阶段或某项工作实践的回顾，归纳经验教训，找出成功的规律，用以指导以后实践的一种事务文书。

总结的内容和结构：

1.标题总结的标题有多种写法常见的有公文式如《××市公安局2009年工作总结》、提要式如《××工作总结》、内容式如《我们怎样做好××安全保卫工作的》和双题式如《加强防范意识、小区治安改观——××派出所2009年辖区工作总结》。

2.正文总结的正文由前言、主体和结尾三部分组成。写法灵活多样，最常见的写法是：

（1）前言。综述工作基本情况，交代工作的时间、背景、条件、任务效果，并简括主要成绩，反映整体情况。使用“现总结如下”或“一年来，我们主要做了以下工作”等惯用语引出主体部分。

（2）主体。它是总结的核心部分，主要由两部分内容组成：一是做法过程。这是工作的具体情况，回顾实践部分。这部分要写清：做了什么（完成了什么任务）；怎么做的（采取了哪些方法措施）；有什么效果（主要成绩是什么）；再以“能取得以上的好成绩，我们的体会是”衔接下文。二是经验体会。这是总结的重点内容，是探寻规律的部分，要在以上摆事实的基础上分析取得成绩的主客观原因是什么；主要的经验体会有哪些。通常用条文式表述。这里常用“虽然……但是……”总结全文，引出结尾。

（3）结尾。它包括存在的问题和以后的方向。通常要先点出没有做好和有待解决的问题是什么；然后再提出以后

的打算和努力方向。意尽言止，简短有力。在经验总结的写作中，通常采用“体会式”结构，即以体会（而不是以工作本身）为中心来安排结构，前言的基本情况部分可稍详一些，之后用惯用语“我们的经验是”、“我们的体会是”直接引出经验体会。写法将回顾实践和经验体会揉在一起，以小标题概括主要经验，再以典型材料说明工作的做法和过程，夹叙夹议，突出重心。

（五）简报简报，是指机关用来传达工作动态、反映情况、交流经验和互通信息的内部刊物。

简报的内容和结构：

1.标题简报的标题没有硬性规定，只要能突出主旨、概括适度、形式新颖即可。主要有概括式标题如《××省公安机关大练兵汇报演练隆重举行》、形象化标题如《向基层所队长聚焦为规划建设提速——××市公安局倾力打造“一线带兵人”》、提问式标题如《一个重大盗窃犯为什么作案数十起却长期逍遥法外？》或是正副式标题如《抓规范打基础扎实推进正规化建设——××市公安局正规化建设形式喜人》。

2.正文简报的正文没有固定的格式，根据简报内容的具体情况而定。通常有一下几种写法：

（1）消息式写法。消息式写法往往具有消息的五个结构部分，要交代消息的六要素，即什么时间、在什么地点、

什么人、发生了什么事、原因及结果如何。报道单一事件往往采取这种写法，通篇记叙，较少议论或说明。

（2）摘要选登式写法。机关工作简报或会议简报常常采用摘要选登式写法。在一般情况下，需要刊登的文章比较多、比较长，为了节省版面，往往采用摘要式写法。领导讲话、工作报告、会议讨论的发言等，都可以以摘要的形式予以刊发。根据全局情况取舍内容，摘编的内容要准确、精练、全面。

（3）分栏集锦式。这中简报都是编辑的简报，将所编辑的文章根据内容分成几个栏目予以刊出。这些栏目有的是固定的栏目，如机关定期发表的简报，具有固定的栏目，如《政治工作简报》一般具有“工作交流”、“调查研究”等栏目。还有的栏目是不固定的，可视简报文章的情况而定。分栏集锦式简报每个栏目编入一篇或几篇文章，从不同的侧面反映同一个主题：或者是一个栏目收入几则工作动态，分别冠以小标题加以阐述，类似简明新闻。

（六）函

函，适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

函的内容和结构：

1.标题。函的标题要高度概括函告的内容，使其简明准确，一目了然。

2.主送机关。函必须标明主送机关，一般是行文机关的直接上级，函的事项应该是主送机关权限范围内能够解决的问题。一份函只送一个单位。

3.正文。函的正文包括函的缘由、函的事项和函的要求三部分。

（1）函的缘由。用有说服力的事实和情况说明“为什么函”，以引出函的事项。这部分是函写作的重点，它是主送机关能否顺利配合的关键，因此内容必须明了、充分、实在，具有说服力。

（2）函的事项。重点写明函什么，有什么具体要求，同时提出本单位解决问题的意见和方案，以供主送机关配合工作时参考选用。函事项必须明确、具体，方案应具可行性。

（3）函的要求。常用：“特此函告”等惯用语，提出要求。

（4）附件。函可附带附件，要充分利用附件，如函有附件材料，则正文就不必详述。