公司公文处理办法

公文处理办法

第一章总则

第一条公司公文是指公司在生产、经营、管理工作中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达政府机关、上级单位的方针政策、部署要求，请示、报告重要事项，指挥生产，布臵工作，答复问题，沟通情况，商洽业务的重要工具。

第二条公文处理是指公文的办理（传递）、管理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，力戒形式主义，做到及时、准确、安全。

第四条公文处理必须严格执行保密法律、法规，确保国家秘密的安全；遵守省公司保密工作规定，保守企业的商业秘密。

第二章公文种类

第七条公司公文按照功能分为通用文件和专用文件。通用文件是指企业在生产经营、行政管理过程中形成的具有指令性和普遍性的文件；专用文件是指企业在审计、人事等专业管理工作

中形成的具有特殊性和专门格式的文件。

第八条公司文件的种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩所属企业及人员，变更或者撤消所属企业不适当的决定事项。

（二）通知

适用于发布公司的各类规章制度、管理办法、技术规范和业务标准等，传达并要求所属企业执行办理或周知的事项，转发政府机关、上级单位的文件并提出具体要求，聘任（解聘）各级各类人员。

（三）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

（四）报告

适用于向政府机关、上级单位汇报工作，反映情况，答复询问。

（五）请示

适用于向政府机关、上级单位请求指示、批准。

（六）批复

适用于答复所属企业的请示事项。

（七）意见

适用于对重要问题、事项提出见解和处理办法。可用于向政府机关、上级单位提出见解和建议，向所属企业表明态度、提出

统一要求和处理原则、办法。

（八）函

适用于与不相隶属的机构、单位商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项。

（九）会议纪要

适用于记载会议主要精神和议定事项。

第九条公司专用文件的种类主要有：

（一）审计专用文件；

（二）人事专用文件。

第三章公文格式

第十条公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发机构和印发日期等部分组成。

（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数及序号；涉及企业的商业秘密的公文应当标明“商业秘密”。涉密文件一律使用纸质版本，不能使用电子公文。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急”。

（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范的简

称，联合行文主办单位应排列在前。

（四）发文字号应当包括发文代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位的发文字号。

（五）报送政府机关和上级单位的公文应当注明签发人，并根据内容和要求在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除规章制度、管理办法名称加书名号外，一般不使用标点符号。

（七）主送单位指公文的主要受理（执行）单位，应当使用全称或者规范的简称、统称。抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范的简称、统称。

（八）结构层次序数的第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（九）公文如有附件，可在正文中的相应位臵标注“（详见附件）”，并在正文结束后，注明附件顺序和名称。

（十）成文日期应与公文签发人签发的日期一致，联合行文以最后签发人的签发日期为准。

（十一）公司公文一般不标注主题词。报送政府机关和上级单位的公文可按照主送单位的要求标注主题词。

第四章行文规则

第十一条行文应当确有必要，注重效用，严谨规范，流程清晰。

第十二条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

（一）向集团公司和省政府的请示、报告，向省直相关主管部门请示和各市政府协商的重要问题，向下属单位下达的重要事项，以公司名义行文。

省公司及省公司各部（委）、中心向下级单位的重要行文，必要时应当报送其直接上级机关或抄送有关部门。

公文内容涉及其他部门职责权限范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商，协办部门应主动配合，达成一致意见后方可行文。凡公司部门之间未对有关问题协商一致时，一律不得各自行文。

省公司与省/市直相关部门和单位可以联合行文，省公司和省公司工会可以向各市分公司和各市工会联合行文。联合行文应当明确主办单位，并由主办单位编号、印发。内部各部门之间不得联合行文，除特殊情况需要外，也不相互行文。各部门向公司领导请示，部门之间需商请解决有关问题，可使用“签报”或“业务函”等非正式公文。

公司各部门不得与公司外部的单位和部门联合行文。

各市分公司、省公司直属单位向省公司报送的请示性公文，由其主要负责人签发。

（二）向政府机关、上级单位行文，应当主送一个机关（单位）；如需其他相关的机关（单位）阅知，应当抄送。不得越级

向政府机关、上级单位行文请示工作；因特殊情况必须越级报告时，应当同时抄送被越过的政府机关、上级单位。

第十三条属于政府机关内设机构职权范围内的具体问题，省公司可以函的形式（请示事项除外）向该机构直接行文。

第十四条“请示”应当一文一事，“报告”不应夹带请示事项。

第十五条转发政府机关、上级单位或其他单位的公文不受隶属关系限制，一般应结合实际提出贯彻意见或具体要求。

第五章发文办理

第十六条发文办理指制发公文的过程。包括起草（撰稿）、审核、会签、签发、复核、编号、印制、用印、发送、归档等程序。

第十七条起草公文应当做到：

（一）遵循党的路线、方针、政策，符合国家的法律、法规和行业主管机关的规定。

（二）事实清楚、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确，篇幅力求简短，一般不超过3000字。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）紧急公文要根据实际需要确定紧急程度。

（五）公文中如使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

第十八条拟制公文，对涉及其他部门职责范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司领导协调或裁定。

第十九条公文审核

（一）为保证公文质量，各单位应设臵公文审核工作程序，公文在呈送公司领导签发前应送综合部核稿。

（二）公文审核的重点是：是否确需行文，公文内容是否符合国家的法律、法规和行业主管机关的规定,是否与企业理念、工作部署一致，是否符合公司的工作规则，是否符合行文规则和要求，公文格式是否符合规范。

（三）公文审核中，如发现原则性问题需对文稿作较大修改，应当向主办部门提出，由主办部门修改；修改后的文稿须由主办部门负责人确认，核稿人员应当进行复核。

第二十条以公司名义制发的所有公文由公司领导签发。公文一经签发，非经签发人同意不得修改。

第二十一条公文正式印制前，公司文秘工作人员应当进行

复核，重点是：审批、签发手续是否正确、完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对公文进行实质性修改的，应按程序复审。

第二十二条公司公文应按照有关规定向收文单位发送。

第二十三条向国（境）外发送文件须遵守保密法规，并明确办理事项和知晓范围，不得随意复制、翻印公文并带往国（境）外。

第六章收文办理

第二十四条收文办理是指对收到公文进行处理的过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十五条接收公文时，公司文秘工作人员应认真核查来文单位、件数、时限要求和密封情况，确认无误后方可签收。签收公文应注明签收人姓名和签收日期；签收绝密、机密公文须登记公文序号；签收特急公文应注明签收具体时间。

第二十六条政府机关、上级单位发来或交办的公文一般应由公司综合部负责人提出拟办意见，送公司领导批示后办理。

第二十七条对经审核符合规定的公文，公司综合部应当及时提出拟办意见送公司领导批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。对于紧急公文应当明确办理时限。对于不符合本办法规定的公文，经综合部负责人批准后，

可退回发文单位并说明理由。

第二十八条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时说明情况。对不属于本部门职责范围或者不应由本部门办理的，应当及时退回综合部并说明理由。各部门直接收到需要办理的公文，应当及时转交综合部按程序办理。

第二十九条公文办理中遇有涉及其他部门职责的事项，承办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，承办部门主要负责人应当出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导协调或裁定。

第三十条送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，公司综合部负责催办。紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第三十一条经授权，公司综合部可将公司领导作出明确批示的公文转至相关部门，明确办理时限、告知办理形式，并负责督办。

第七章公文归档

第三十二条公司各部门应当遵守国家《档案法》及其实施办法、《保守国家秘密法》及其实施办法和《集团公司档案管理办法》等规定，在公文办理完毕后及时整理（立卷）、归档，正

确划定保管期限，定期移交综合部。个人不得保存应当归档的公文及重要资料。

第三十三条归档范围内的公文，应当根据其互相联系、特征和保存价值等进行整理（立卷），保证归档公文等齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十四条对于联合办理的公文，主办单位对原件进行整理（立卷）、归档，协办单位只对复制件进行整理（立卷）、归档。

第三十五条公司综合部负责公司公文的收集、保管，并提供利用，指导公司各部门的公文归档工作。

第八章公文管理

第三十六条公文管理是指公司各部门文秘工作人员统一收发、审核、用印、归档和销毁公文的一系列工作。

第三十七条公司综合部应当负责组织制定公司公文处理工作的制度，建立健全相应的管理办法。

第三十八条政府机关、上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领导和综合部负责人批准，可以翻印（复印）。翻印（复印）时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。公文的复印件作为正式公文使用时应当加盖复印单位证明章。

第三十九条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废

止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十条不具备归档和存查价值的文件材料，经过鉴别和综合部负责人批准后可以销毁。销毁秘密公文，应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记，清单由综合部妥善保存备查。

第四十一条公司内设机构（部门）合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文移交、清退给本部门文秘工作人员或公文原管理部门。

第九章电子公文

第四十二条公司电子公文，是指通过省公司统一建设的办公自动化系统和电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

第四十三条公司电子公文的生成和流转以及处理，参照公司纸质公文的管理办法。同一份公司公文的电子版本（加盖电子印章）和纸质版本（加盖实物印章）效力相同。

第四十四条处理公司电子公文的办公自动化系统和电子公文传输系统的管理按照有关规定执行。

第四十五条公司综合部负责监督、指导电子公文的处理工

作，档案部门负责监督、指导电子公文的整理、归档工作。电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性在移交前由主办部门负责，移交后由档案部门负责。

第四十六条电子公文归档管理参照国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和省公司有关规定执行。