文件编码规则及编写格式要求

关于公司文件编码规则及

编写格式要求的实施细则

一、目的：

为规范公司（以下简称“总公司”）管理

体系文件编制，使所有编制文件保持统一标准，便于识别、有效使用和追溯，并对其进行控制，根据管理实际，特制定本细则。同时，为规范总公司各部门、所属各一级分子公司简称，本细则对简称编写方式予以规定。

二、职责分工：

（一）企业管理中心（以下简称“企管中心”）负责本

细则的制订，编码审核及跟踪检查实施情况；

（二）总公司各部门负责执行本细则规定。

三、规定内容：

（一）本细则规定的文件指总公司经营管理过程中产生的程序性文件及各部门内制定的规范性文件，主要包括规章制度及其流程文件、表单文件。

（二）文件编码与编写格式

1.文件代号与编号的说明

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（1）制度汇编手册

-ZDHB-□□□□

：公司名称汉语拼音简写；

ZDHB:制度汇编的汉语拼音缩写（如果已建立贯标体系的，可用QEOEn：质量、环境、职业健康安全和能源管理体系管理手册）；

□□□□：年份。

（2）制度文件编号

-BG-□□□

：公司名称；

BG：文件类别汉语拼音简称（办公行政类BG、战略管理类ZL、企业管理类QG、财务管理类CW、人力资源类RL、工程管理类GC、投融资类TRZ、法律事务类FL、审计类SJ、产业发展类CY、业务合作类HZ、风险管理类FX、党群类DQ、工会类GH）；

□□□：流水号。（流水号：001-999。）

（3）流程编号

-□□□□□-P□□

：公司名称；

□□□□□：文件类别（同上）加流水号；

P□□：P指操作流程代码，□□流程流水编号（01-99）；

（四）相关记录表单编号

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版次：A/1 公司

文件编号：

-□□□□□-R□□

R□□:R指记录表单代码，□□表单流水编号（01-99）。

示例：公文处理规定的制度文件-BG-001；收文处理

程序-BG001-P01；收文处理单-BG001 -RO1

2.编写格式说明

（1）各类文件的页眉右上方的“版次：A”，则表示本文

件换版顺序号；“修改状态0”，表示该版状态下的第一稿，1

为第一次修订版本，依此类推；

（2）总公司公文格式参见《公文管理实施办法》，档案分类及编号参见《档案管理办法》；

（3）制度文本、流程文件、表单文件的标题使用方正小标宋简体二号字体，正文各级标题使用黑体三号字体。制度文本正文为仿宋三号字体，流程图使用VISIO 等软件绘制，流程说明与表单正文字体为仿宋四号。使用单倍行距，标准字间距。文件目录条款号设定为五级，依次套用，即：“中

文数字加顿号”，“中文数字加双括号”，“阿拉伯数字加圆点”，

“阿拉伯数字加双括号”，阿拉伯数字加右边单括号。例：

一、（一） 1. （1）1）。

（4）文件的页面设置与版式要求：一般应编写为页边距上边距2.54cm、下边距2.54cm；左边距3.17cm、右边距3.17cm；页眉1.5 ㎝、页脚1.75 ㎝；行距单倍。正式公文

编写格式以国家标准为主。页眉下方有横线，长度使用默认

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版次：A/1 公司

文件编号：

设置。页眉标有公司名称、文件编号等规定格式信息。

（三）部门简称与分子公司简称

1.总公司各部门简称：以中文简称为第一词缩写，字母简称为汉语拼音第一字母。具体详见附件。

2.所属各分、子公司简称：原则上，中文简称的编号，区域分公司以“中科”加地域简称，例：中科华东；序列分

公司以“中科”加×分，例：中科五分；子公司简称以“中

科”加公司业务特指代称或表征公司特点的关键词，例：中

科建融投资有限公司的简称为中科建融，中科建设供应链管理发展（上海）有限公司的简称为中科供应链。具体详见附件。

3.总公司各部门及各分、子公司统一规范使用总公司发布的各单位简称，总公司行政管理中心对各分、子公司来文将做相应校核。各一级分、子公司下属单位简称可参照适用本细则进行简称编写，并向总公司企管中心报备。

4.各部门，各分、子公司应按本细则要求规范使用单位简称，凡使用各级简称不规范的来文，总公司将予以退件处理。

四、附则：

（一）适用范围：本细则适用于总公司管理体系文件的编制（公文除外），所属各分、子公司可参照适用。各分子公司已建立质量、环境、职业健康安全和能源管理体系的，

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版次：A/1 公司

文件编号：

按贯标体系要求编制。

（二）本制度由企管中心负责解释。

（三）本细则自发布之日起实施。如原有体系文件管理规范与本细则不一致，以本细则为准，原体系文件同时废止。

附件：1.制度文本首页格式

2.总公司各部门简称

3. 流程图模板

4. 流程图说明书模板

5. 各分、子公司简称

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