学籍管理工作流程

电大学籍管理工作流程

为了充分发挥教务管理工作在促进乐亭电大教育事业科学发展中的重要作用，加强系统建设，对标国家开放大学及河北省广播电视大学教务管理的要求和规定，不断提高我校教务管理水平，加强过程管理，进一步持续提升开放教育办学质量，对教务管理过程中的课程注册、学籍异动、学信网退学、毕业证、学位证、毕业证明书办理、错证换证、学信网信息更正等环节工作流程及要求进行了认真梳理，现就有关规定及注意事项加以说明：

一、由于网考数据不同步不能通过毕业审核的解决办法

我们在办理毕业证书的过程中发现有些学生虽然网考或免网考已通过，但是由于数据没有与教育部学信网同步，因此毕业审核不能通过。若出现这种情况，按下列要求办理：

1、此情况应填写《河北电大免考信息表》；

2、学习中心代码，必须是8位，不足8位的用0补足；

3、免考科目代码，大学英语B为71，计算机应用基础为69；

4、免考原因，参照表后备注填写；

5、填表结束，最后一行填写“/记录行结束/”。

二、学籍异动的办理

学籍异动是指学生学籍上的非程序化变动，主要包括休学、复学、转专业、转学（转入及转出）。应注意以下事项：

1、除申请人签名和年月日需由学生本人亲自手签以外，其它均需打印；

2、所转专业，必须是教学点内同一年级同一学期有的专业；

3、转学是指学生从某一学校转往另一学校相同专业学习。转学时,不同类型的学生不能互相转学。比如，开放教育、一村一、助力计划、课程开放之间。

三、学信网退学的办理

学信网退学，指的是因为要报考别的院校而退出现有学籍的学生。申请学信网退学，要求如下：

学信网对学籍异动中的退学功能进行了调整，取消了批量上传功能，目前学信网退学只能做单条退学处理，同时还要上传退学材料图片。结合学信网的功能调整，现对申请学信网退学的要求特做如下说明：

（一）应提交电子材料

1、申请学信网退学的汇总名单（EXCEL表格）和汇总名单对应的每个学生一人一张图片的退学申请表（JPG /PNG格式）。

2、申请学信网退学的汇总名单（EXCEL表格）。

（1）文件格式：EXCEL。

（2）名单按学号升序排列。

3、每个学生一人一张图片的退学申请表（JPG /PNG格式）。

（1）退学申请表每个学生一份。退学申请表上有学生签字、教学点盖章。

（2）文件格式：JPG /PNG。

（3）文件命名要求：学号全码+姓名，“+”不用打在文件名中,例：1711001201115刘洋(特别注意：学号与姓名中间无“+”、无空

格)。

（4）文件大小：10M以内。分辨率在200*200以上。

（5）图片需清晰、完整，表头朝上，不得歪七扭八、上下颠倒，图片中不得出现与退学申请表无关的多余影像。

（6）需对退学申请表原件进行图片扫描或拍照，不得对复印件进行图片扫描或拍照。

（二）纸制材料

1、每个学期开学后10个工作日内，各教学点将上一学期及假期申请学信网退学的各批汇总名单及书面报告上交市校。待市校整理汇总后上报省校。

2、书面报告：报告中注明本学期共提交学信网退学申请多少批，经手人签字，并加盖教学点公章。

3、要求退学的学生，必须提交由本人签字。表格《国家开放大学学生自愿退学申请表》一式四份。

四、课程注册的办理

1、必须严格按照专业规则规定的学期进行，严格按照课程ID进行；

2、专业规则上规定的所有课程，学生都应注册。但学位课程只有要学位的学生进行注册，其他学生不必进行该课程注册。

3、办理学籍异动和转学的学生，不得进行课程注册，要待该生的学籍异动和转学完成再进行课程注册。

4、学生补考时，原来已经注册过的，不必进行注册。

5、省校一再重申，选课改变学期必须跟随下一届学生，不得提

前选课，否则，出现不能报考的情况，概不负责。如：不能把第二学期的课提前到第一学期，可以将前面学期的课程放到后面的学期选课。

五、学生基本信息修改

为了进一步加强学生基本信息规范管理，保证学籍学历管理质量，适应中国高等教育学生信息网信息电子化操作管理方式，现提出采用收集信息电子版格式材料，以提高工作效率，减轻手工操作。

（一）信息修改

1、新生信息修改：在新生入学第一学期内提交修改申请。填写表格为《国家开放大学（原中央广播电视大学）新生基本信息修改情况统计表》。

2、在籍学生信息变更：在读期间，学生个人基本信息及原学历层次信息发生变更，应在变更后及时提交申请，不得拖延到毕业时，乃至毕业后再做申请。填写表格为《国家开放大学（原中央广播电视大学）在籍生基本信息修改情况统计表》。

3、毕业生信息更改：原则上不再接受毕业生信息更改申请。学生毕业后发生的个人信息变更，不做相应变更修改。

4、对于未在相应规定时间内进行学生基本信息修改的个例情况参见材料要求操作。

（二）材料要求

1、纸制材料：提供信息修改书面报告和国家开放大学（原中央广播电视大学）学生基本信息修改情况统计表。

（1）信息修改书面报告，报告中注明信息变更或信息录入错误

的具体数量，由各教学点主管领导签字，并加盖公章。

对于未在规定时间内进行学生基本信息修改的个例情况，如需修改信息，各教学点须提交信息修改书面报告，说明原因，由主管校长审批并签字，加盖学校公章，并根据需更改的信息提供相应的证明材料。

（2）根据学生学籍（新生、在籍生、毕业生）状态，新生、在籍生按学号升序，毕业生按注册证号（51161开头的毕业生电子注册号）升序填写对应的《国家开放大学（原中央广播电视大学）学生基本信息修改情况统计表》，各教学点主管领导和经手人签字，并加盖公章。

2、电子材料

（1）《国家开放大学（原中央广播电视大学）学生基本信息修改情况统计表》（EXCEL表格）。

（2）每个学生一人一个文件夹,新生、在籍生以学号+姓名方式命名文件夹,毕业生以注册证号（51161开头的毕业生电子注册号）+姓名方式命名文件夹，“+”不用打在文件名中。文件夹里为每个学生修改信息所须提供的证明文件的JPG/PNG格式图片。

3、根据修改内容提供相应证明的图片

（1）性别、民族变更，提供身份证原件图片（身份证正、反面扫描在同一页）。

（2）入学文化程度变更，专科以上（含专科）学历变更提供学信网学历网查结果或学历认证报告原件图片，专科以下学历变更提供毕业证书原件图片。

（3）在籍期间发生的姓名变更，提供身份证原件图片（身份证正、反面扫描在同一页）、有曾用名那页的户口本原件图片或公安部门出具的主项信息变更、更正证明原件图片。

（4）在籍期间发生的身份证变更，提供身份证原件图片（身份证正、反面扫描在同一页）、公民身份证号码更正事项告知函原件图片或公民身份证号码变更证明原件图片或公安部门出具的主项信息变更、更正证明原件图片。

（5）因招生报名时学生基本信息录入错误，姓名、性别、身份证号、民族更正，提供身份证原件图片（身份证正、反面扫描在同一页）和报名登记表原件图片；入学文化程度更正，专科以上（含专科）学历变更提供学信网学历网查结果或学历认证报告原件图片，专科以下学历变更提供毕业证书原件的图片。

（6）毕业生修改姓名、性别、身份证号、民族（学生毕业后发生的个人信息变更除外），根据上述5条情况提供相应图片，还须同时提供毕业生登记表图片。

4、图片规格要求

（1）建议使用扫描仪或高拍仪，请勿使用屏幕截图和手机拍照（2）完整扫描每页材料。

（3）保持图片清晰可辨，分辨率在200*200以上。

（4）身份证需扫描正反两面在同一页。

（5）所有材料均要对原件进行扫描。

（6）每张图片大小控制在10MB以内。

（7）图片格式为JPG或PNG。

（8）按图片内容命名图片（举例：身份证图片，就以身份证命名JPG或PNG文件。报名登记表图片，就以报名登记表命名JPG或PNG文件）。

六、毕业审核的办理

由于教务管理系统省校、分校、教学点三级平台统一使用一个后台数据库。其中，省平台负责初审，分校、教学点负责审批学生的毕业申请，由省平台将初审通过且毕业申请已经分校、教学点两级审批的学生进行审核并生成毕业上传名单。国开平台负责对各省上报的毕业审核名单进行终审。

国家开放大学采用多批次毕业审核，学期期末前一个月进行第一次毕业审核，待期末考试结束成绩下发后，进行第二次毕业审核，开学前一周去省校补录成绩，成绩合成发布后进行第三次毕业审核，在省校向国开大最后一次上传成绩前，进行最后一次毕业审核。

教学点代替学生提出毕业申请、审批毕业申请---分校审批同意---省校审核、生成上传名单。三者均完成后的集合才可生成最终的上传名单。

（一）、教学点提出毕业申请

登录教学点平台，进入菜单模块：毕业---审批毕业申请---毕业申请。

输入查询条件以后（通常为班代码或学号），点击“查询”按钮，查询结果显示了学生的基本信息和需要申请的内容，针对每个学生的实际情况进行操作，逐页提交“本页毕业申请（全选）/本页学位申请（全选）保存，专科的学生不要申请学位。因以往经常出现漏申请

现象，为了确保不出问题，建议采用逐页毕业申请。

本环节需要注意的是如未参加新华社毕业生图像信息采集的学员不得申请毕业。

（二）、教学点审批毕业申请

进入菜单模块：毕业---审批毕业申请---审批毕业申请，点击查询后，显示申请毕业的学生名单。

审批毕业申请的时候，不会出现“未毕业申请”的学生名单，如果已经为学生进行了毕业申请，后经核实发现没有电子照片的，在审批毕业申请的时候一定要对其审批标志改为“不同意”。然后保存。

（三）查询毕业审核信息

此项工作待省电大审核后才能看到具体的审核结果。

在毕业---查询毕业审核信息菜单下查看，毕业审核是否通过选项处可以区分出通过和未通过的名单，以便查看。

对于毕业审核不通过的学生，首先考虑查看其成绩。除了查看省电大学籍科在审核结束后下发的“生成毕业审核未通过原因”电子版文件外，还可以采用成绩模块-成绩相关查询-按班查询完成学分情况，来查看学生完成学分的情况，以此找出不通过的原因。

通过打印平台下载省校下发的央校上传名单来核对毕业生人数，如确认无误后上报毕业生电子照片。上报电子照片时要注意照片尺寸大小为640*480，照片不得横向，扫描的照片，不能有白边，图像不能变形、模糊不清。

七、毕业生登记表、毕业生成绩单

（一）毕业生登记表填表要求

1、毕业生须如实填写本表，填写时一律用钢笔或签字笔，字迹清楚。

2、表内所列项目,须全部填写，不留空白；标有“*”的栏目，若无内容，填写“无”。

3、无身份证号的军人、外籍学生在“身份证号”一栏填写军官证、士兵证、护照等有效证件名称及号码。

4、“学生类别”指开放教育本科、专科、课程开放专科等。

5、“学历层次”指专科、专科起点本科或高中起点本科等。

6、“主要学习经历”自高中（或相当于高中）阶段依时间顺序填写。

7、“教学点”指省级电大直属教学点、地市级电大直属教学点、县级电大教学点、合作办学单位教学点。

8、学习中心（教学点）鉴定评语主要为学生在校期间的表现。由于市级电大及各县区电大分校不是毕业审核的终审单位，故在书写鉴定评语时，不得出现准予毕业、同意毕业等近似评语。

9、登记表末页三栏填表时间按统一要求填写，一律填写为：春季1月20日，秋季7月20日。

（二）毕业生成绩单

毕业生成绩单由各分校教学点在打印平台下载打印。

八、学位审核

本科毕业生达到所修专业学位授予要求，符合《中华人民共和国学位条例》和《国务院学位委员会关于授予成人高等教育本科毕业生学士学位暂行规定》的条件，可在规定时间内向授予学位的高校申请

学士学位。学位申请、审批的具体事宜，按照国家开放大学与学位授予高校共同制定的学士学位授予实施细则执行。

各电大分校须在毕业预审的同时进行学位预审。学位审核涉及各级电大及相应的合作高校，须逐级分类进行。为保证审核工作的顺利进行，维护学生权益，各单位须严格按照规定时间进行审核。在国家开放大学学位终审通过返回毕业生电子注册号后，各电大分校根据国家开放大学学位申报要求提供相应申请材料及电子学位报表并上报市电大，表格为《国家开放大学大学学士学位申请表》。由市电大统一收集、整理、汇总后，按格式要求上报省校学生处。

学生不能同时申请国家开放大学和合作高校的学位，只能选择其一，也不能在申请过程中变更学位授予单位。未通过学位授予高校学位审核者，不再补授学士学位。

1、电子材料

各单位将开放教育本科达到所修专业学位授予要求通过学位审核的毕业生，按照申请国家开放大学和合作高校的学位分类的各自学校的要求，按不同专业的相关格式要求分专业按学号大小排序组织上报电子材料。

2、纸质材料

各单位要按照国家开放大学学位审核结果组织申报学位申请纸质材料，由于国家开放大学和不同合作高校上报纸质材料的要求都有区别，因此要求大家认真仔细对照要求比如照片、身份证复印件、论文等，否则国家开放大学和合作高校不予授予。

九、毕业证错证换证办理

毕业证发放以后，学生发现自己的毕业证信息有误，可以申请办理错证换证。错证换证只针对当期毕业学生给予办理。

1、分校核实学生错证信息，让学生或是分校填写《错证换证明细表》；分校提供错证原证、纸质小二寸蓝底照片一张（跟电子版同版）、身份证复印件（正反面）、毕业生登记表复印件。

2、电子材料：表格为附件12《河北广播电视大学办理毕业证书明细表》，电子照片(尺寸480*640)。

十、毕业证明书办理

当学生的毕业证有丢失和损坏的情况下，可以申请办理毕业证明书。

1、分校查实学生情况，组织学生填写《国家开放大学办理毕业证明书审批表》，小二寸照片两张，照片要求：蓝底二寸，与电子版照片同版。一张照片贴在审批表照片处，另一张照片背面注明学生姓名，背面朝上用曲别针别在审批表左上角，曲别针尽量避开脸部。

2、电子材料有毕业证明书导入文件、电子照片电子版（小于16K）。

十一、毕业生网上图像信息更正、毕业生信息提前上网

导致毕业生信息学信网无法查询的主要原因是毕业生电子注册图像信息有误，可以申请更正，市校每周四向省校上报一次数据。上报数据包括电子照片（尺寸120*160，大小为16k以下，以姓名+电子注册号命名）和网站图像信息更新表,表格要区分中央电大、国家开放大学毕业生，分别制表上报。表格为附件14《学信网毕业生照片补传、修改汇总表》（EXCEL表格）。

毕业生电子注册号生成后，由于数据接收问题，有些学生毕业信息没有上网，这时可以申请毕业信息提前上网，上报数据要求与图像信息更新一致，本科不得申请提前上网。