日常应用文写作

日常应用文写作

本章内容主要讲授机关单位常用应用文，如计划、总结、调查报告等的知识、结构、写法及注意事项等。

关键点在于内容和写法上的处理。学习时应该加以重视，最好能以形式多样的练习加以巩固。

第一节工作计划

一、工作计划的含义、特性和订立工作计划的意义。

（一）概念

人们根据一定的原则，对未来一定时期要做什么和准备怎样去做所作的具体安排和打算。

（二）作用

凡事预则立，不预则废。好的计划能有效地集中人力、物力、财力，更好地达成某个目标。

二、工作计划的种类及其写作特点。

（一）按计划时间和内容要求的不同，分别有计划、规划、设想、要点、意见、安排、打算、方案等。

对以上不同叫法的计划，应该注意加以区分。如：

规划：带有全局性、方向性的宏观方面的计划，时间较长。

设想：一种初步的、粗线条的、时间长而又非正式的计划。

安排：时间较短、内容较单一、具体。

要点和意见：领导机关向所属单位布置一个阶段或一项重要工作时，交代有关政策，提出具体要求。

方案：非常具体、成熟的计划

练习：填上合适的叫法：

1、广东省十年消灭荒山。

2、田野公司第一季度工作。

3、广东金融学院第九周工作。

4、广州市工资与物价挂钩。

（二）、按内容涉及方面来分有综合计划、专题计划。

（三）按形式分有条文式计划、表格式计划、条文兼表格式计划。

（四）特征

1、预见性：从分析现状准确预测未来

2、指导性：对工作有实际指导意义

3、实践性：必须能实施，把计划变为现实

二、计划的结构、基本内容和写法。

（一）计划前的准备工作

1、结合实际、开拓创新

2、具体明确、重点突出

3、重视反馈、及时调整

（二）计划的内容

这是计划写作的一个关键。学生习作上最大的问题往往出在这里。要想写好

计划，首先要搞清楚的是计划到底应该写什么内容。

1、依据——为什么做？

2、任务——要做什么？

3、措施或步骤——怎样去做？

4、目标——做到什么程度？

归纳起来，计划的内容包括三部分：

1、依据和目标

2、任务或指标

3、措施或步骤

以上即为计划写作中一定要注意的内容方面的界定。而知道了有关内容的处理后，下一步将是具体的结构和写法——以怎样的架构把相关内容整合起来？有怎样的写法和要求？

（二）结构和写法

一般可以分三部分去理解和写作：

1、标题

一般采用单标题形式，主要由四部分内容组成：

●单位名称：单位全称

●计划期限：计划所涉及的期限，一般处理是“2006年”“2006年下半

年”等

●内容：计划的性质——“卫生工作计划”

●计划种类：不同的叫法

2、正文

计划的关键部位。包括三部分内容：

●前言

●主体

●结尾

具体写法：

计划内容计划写法

●1、依据一般放在前言

●2、任务一般放在主体

●3、措施或步骤一般放在主体

●4、目标一般放在前言

综合而言，

前言部分：归纳起来：主要写“为什么做”，写清制订计划的指导思想和总的要求等。也就是完成计划内容中的“依据和目标”。

主体部分：这是重点。要求写清楚2个内容：“要做什么”、“怎样去做”。主要是计划内容中的“任务或指标”和“措施或步骤”。

结尾部分：号召或要求

3、落款

主要是署名和日期。若标题已注明单位名称，则可省略署名。

第二节总结

先做一个练习：

看下面的材料，若你是这个博士，有记者采访你，问你求职的经验，你会怎

样处理。

有一位留美的计算机博士，毕业后在美国找工作，结果好多家公司都不录用他。想来想去，他决定收起所有的学历证明，以一种“最低身份”再去求职。

不久他就被一家公司录用为程序输入员。这对他来说简直“高射炮打蚊子”，他仍干得一丝不苟。不久，老板发现他能看出程序中的错误，非一般的程序员可比。这时他才亮出学士证，老板给他换了个大学毕业生对口的专业。

过了一段时间，老板发现他时常能提出许多独到的有价值的建议，远比一般的大学生要高明。这时，他又亮出了硕士证，老板见后又提升了他。

再过一段时间，老板觉得他还是与别人不一样，就对他“质询”，此时他才拿出了博士证。老板对他的水平已有了全面的认识，于是毫不犹豫地重用了他。

以上讲的就是总结。

一、工作总结的含义、作用、种类。

（一）何谓总结

指的是对过去一段时间里，对自身实践活动所作的回顾和评价。

关于这个概念，理解时应注意三点问题：

●1、总结一般有时间上的限制；不能随意超过这个范畴谈论

过多

●2、对象上有明显的自身性；不能随意超过这个范畴谈论过

多其他人或单位的事

●3、内容上主要侧重回顾和评价。内容上也有限制。学习习

作中最大的问题就是把总结和计划组合起来。

（二）总结的种类

按功能分，总结一般分为三种：

1、汇报性总结：

主要是下级向上级主管机关所作的某一时期或某项工作的情况汇报。主要目的是让上级了解情况，侧重回顾所做的工作——“做了什么”。

2、报告性总结：

主要是领导在大会上所作的某阶段工作的总结性发言。侧重对所作工作的评价——“做得如何”。

3、经验性总结

介绍本单位工作中某些先进的有成效的做法与体会。侧重工作的做法介绍——“怎样做的”。

二、工作总结的写作程序。

（一）总结的写作程序：

1、收集资料

2、分析研究

3、拟制提纲

总结的收集资料阶段并不麻烦，因为内容毕竟与写作者有关，难的是分析研究阶段，哪些因素在起作用？起怎样的作用？必须要弄清楚。

如：要做一个本学期的总结，该怎么做？

1、应该知道本学期自己主要做了哪些事；

2、所做的这些事可以概括为几个方面？

3、在所概括的几个方面内容里，做得怎样？

（二）总结的内容

要想写总结，当然应该了解其内容。总结的内容一般包括三部分：

1、基本情况

2、经验体会

3、今后打算

（三）总结的写法

内容包括标题、正文和落款等3部分。

标题：

有单标题和双标题两种形式：

1、单标题：一般包括总结对象、总结内容和文体名称等内容

如：法律系学习部总结

金融系学习部05-06学年系运会总结

2、双标题

包括正标题和副标题，两者的分工是：

正标题点出中心

副标题点明对象、内容等，补充正标题未尽事宜

而应该注意的是——

无论哪种标题形式，都应该把握住一点——标题要体现总结的范围或基本经验

正文

包括前言、主体和结尾三部分内容

（一）前言：概述工作情况。要紧扣总结的中心

（二）主体：具体介绍做法、成绩或效果、经验体会等。不同类型的总结在

处理上略有不同：

1、汇报性总结：重在汇报工作情况，让上级了解“做了什么”。

2、报告性总结：重在引导报告对象，为其打气，因此，侧重先进的介绍和存在的不足。

3、经验性总结：重在典型的经验，说明这经验是怎样来的。

（三）结尾

多是点明工作中的不足及以后努力的方向。

要求简洁、自然。

第三节调查报告

一、概说

（一）含义

是根据调查研究成果写出的、多用于以点带面指导工作的一种应用文书

从文体上说，调查报告属于应用文体，但也是一种新闻文体。写作总尤其要把握住这点，既有应用文体写法上的要求，也有新闻文体写法上的要素。

（二）特点

1、选题的针对性：必须有针对性地选题，才能产生应有的作用

2、内容的真实性：内容要求符合客观事实，不能拼凑或虚构内容

3、表现手法的叙议结合：写法上，常常先叙述事实、然后表达个人对此的分

析和看法

（三）种类

按内容的不同，调查报告可以分为以下三种：

1、反映情况的：反映有关调查对象相应情况

2、揭示问题的：反映调查对象存在问题

3、典型经验的：反映调查对象成功的经验所在

（四）一般思路

一般包括四方面内容：

●1、调查的目的：这是调查的出发点和归宿所在。目的明确，则调查中

心鲜明

●2、调查到的情况：调查的中心所在，也是后面内容的基石所在。

●3、调查中发现的问题：调查报告的进一步深入阐发

●4、针对问题的建议：调查报告的价值所在。

种类不同，调查报告的思路也有所区别。

二、调查前的准备

1、选好调查课题：这样才能很好地明确调查中心和重点。

2、认真调查，充分占有材料：这是调查报告的重点和难点所在。一定要认真

对待。

调查中常常用到的调查方法主要有：

（1）访谈法：加强对典型事例的理解和把握

（2）问卷法：采集有关数据，为调查分析和结论打好基础

（3）文献法：采集相关数据，增强分析的说服力。

3、分析材料，找出规律性的东西

采集材料是前提，分析材料是重点。只有对材料的有效分析，调查报告的价值才能更好地体现出来。

练习：结合下面的调查数据，写几段调查分析。

不同收入人群对车辆外型的关注程度（单位%）

调查方式：2003年4月，新华信采用在车展地点外拦截访问的形式，在上海车展现场，成功访问了365名被访者。

资料来源：《广州日报》2003年8月22日

三、结构和写法

一般由三部分组成

标题正文落款

（一）标题

1、单标题

一般采取公文式写法：点明调查对象、内容等，如：关于……的调查报告

2、双标题

正题在上，副题居下，副题前用破折号引出。

正题：揭示调查的主题

副题：说明调查的对象、范围或时间、地点等。

如：（1）《为有源头活水来——广州蔬菜产销放开启示录》

（2）《不要让子孙后代埋怨我们——关于北京河流污染情况的调查》（二）正文

一般包括三个内容：

1、前言

2、主体

3、结尾

1、前言

调查报告比较注重前言的写法，有多种写法，根据需要选用

（1）说明式：直接说明调查的目的、地点、时间、对象、方式等，表明内容的由来，增加可信度。是最常见的处理方法。如：

根据国家教委统一部署，中共北京市委教育共委组织北京大学、清华大学、中国人民大学、北京航空航天大学、北京科技大学、北京理工大学、中国农业大学、北京医科大学、北京工业大学、首都师范大学等10所高校，对在校学生的思想政治状况进行了调查。共发出问卷3400份，回收3189份，回收率为93.8%。其

中本科生2689人，研究生470人，党员490人。400多名大学生参加了座谈和访谈。

——《首都大学生思想政治状况调查报告》

（2）叙述式：叙述调查对象的基本情况，让人有大概了解。如：青岛纺织品联合进出口公司自1982年4月成立以来，实行工贸结合，创汇4265万元，平均月创汇额比前年增长57%。今年头两个月创汇941万元，平均月创汇额比前年增长36%。这个公司所走的路子，是改革现行经济体制的一个重要突破。

《改革现行经济体制的一个重要突破——关于青岛纺织品进出口联合公司的调查报告》

（3）设问式：用设问方式把要写的问题直接提出来，吸引读者。如：

企业如何科学地引进、吸收、消化外国的先进技术？山东青岛电冰箱总厂与德国利勃海尔公司成功的合作，将会给我们有益的启示。

《立足于高起点——青岛电冰箱总厂技术引进的调查》（4）点题式：开宗明义点出调查的主要观点。如：

今年来，金融系统立案查处的大（要）案件触目惊心。这些案件绝大多数发生在直接管钱管账管物的基层行处的储蓄、会计、出纳等部分，其70%的作案者又是30岁以下的青年干部职工。说明基层行处的职工队伍建设还比较薄弱。

——《当前金融职工队伍建设的误区和出路》

2、主体部分

主体是调查报告的主要部分，或对前言提出的问题、经验进行具体的阐述和说明，或对前言提出的问题予以解答。

主体部分，应注意结构合理，条理清晰。

◆反映情况的：以要反映的主要情况为纲

◆典型经验的：以要阐述的经验为纲

◆揭示问题的：以要揭示的问题和相应的建议为纲。

3、结尾

调查报告不要求必有结尾。

是否写、如何写，要根据内容表达的需要。

（三）落款

第三章公文的写作

第一节公文概说

一、公文的概念

公文是公务文书的简称，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。

二、公文的种类

国务院《国家行政机关公文处理办法》规定：公文有13类13种。分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

三、公文的分类

13个文种按行文方向的不同，可以分为三类：

（一）下行文主要有：命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复（二）上行文主要是——议案、报告、请示。

（三）平行文主要是——函

五、公文的格式

（一）包括的内容

公文一般由发文机关标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

眉首部分包括以下内容：

（一）公文份数序号

指将同一文稿印刷印制若干份时每份公文的顺序编号。是否需要注明，与秘密等级有关。如需标识，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。

（二）秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级（分绝密、机密和秘密三级），应顶格标识在版心右上角第一行。

如需同时标识秘密等级和保密期限，应顶格标识在版心右上角第一行，两者之间用“★”隔开。

（三）紧急程度

指对公文送达和办理的时间要求。分“特急”和“急”两种。

如需标识，应顶格标识在版心右上角第1行，如需同时标识秘密等级和紧急程度，前者在右上角第1行，后者在右上角第2行。

（四）发文机关标识

由发文机关全称加“文件”组成。一般用红字。

注意事项：

1、上行文一般只标识发文机关全称或规范化简称，而省略“文件”二字；

2、多个单位联合行文，各单位一般作纵向排列，主办机关名称在前。“文件”二字居中处理。

（五）发文字号

由发文机关代字、年份和序号组成。

位置在发文机关标识下空2行，居中排布

（六）签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。先写“签发人”三字，冒号后标识签发人姓名。

主体部分包括以下内容：

（一）公文标题

（二）主送机关

（三）公文正文

（四）附件

（五）成文日期

（六）印章

（七）附注

（一）标题

1、标题一般由三部分组成：

（1）发文机关名称：可参考发文机关标识

（2）事由：由介词“关于”加公文内容的准确、简要概括组成的介词短语作文种的定语。

（3）文种：在13个文种中选择最恰当的。

练习：为下面的公文加上标题

越秀区公安分局：

因工作需要，需刻制钢印一枚，请给予办理有关手续。钢印规格如下：（略）

中国人民银行广州分行（章）

二000年九月十五日

（二）主送机关

也叫抬头，指公文主要送达和需要办理的有关单位。

确定主送机关的原则：

1、根据隶属关系和职权范围确定主送机关，一般不可越级行文；

2、主送机关是受理或答复公文的机关。需要阅知而非受理或答复公文的机关，只可抄送；

3、主送机关是机关，而不是领导者个人。

4、上行文，主送一个机关，其他抄送。

5、主送机关名称应写全称或规范化简称。

6、公告、通告等知照性公文和决定等一般不用主送机关。

（三）公文正文

一般包括三部分内容：

1、写作目的

2、写作内容

3、要求

（四）附件

指附属的文件。

《办法》指出：“公文如有附件，应当标明附件顺序和名称。”

在正文下面，空两格先写上“附件”二字，冒号后标明附件顺序和名称。

（五）成文日期

指公文的生效之日。

成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文则以最后签发机关负责人的签发日期为准。

成文日期应用汉字将年、月、日标全。应该注意的是，使用的是汉字，而不是阿拉伯数字

（六）印章

各文种除会议纪要外都要求加盖印章。平时写作，应该注意在发文单位后面加小括号，写上“章”字，以示印章。

（七）附注

附件是附于正文的文件，是附在正文后的注释。

练习：请在适当的位置上为下面的公文写上标题

各市、县人民政府，省府直属有关单位：

省人民政府原则同意省劳动厅《关于进一步巩固完善劳动合同制度的意见》，现转给你们，请贯彻执行。执行中有何问题和建议，请及时向省劳动厅反映。

广东省人民政府（章）

一九九六年十二月九日