党政公文处理办法

党政公文处理办法

第六章发文办理

第二十二条发文办理指制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、复核、编号、登记、用印、分发、立卷、归档等程序。

第二十三条草拟公文应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

（二）情况属实，观点明确，开门见山，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（三）文种正确，格式规范。公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。

（五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

（六）应当使用国家法定计量单位。

（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

第二十四条公文由主办部门拟稿人对文件内容和格式确认无误后交本部门负责人审核，主办部门负责人应认真审核是否需要行文，行文目的是否表述明白，处理意见是否适当可行。对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门负责人应当主动与有关部门协商，取得一致意见并在设置路径时设置有关部门会签；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协商，仍不能取得一致时，主办部门负责人应会同有关部门报请公司分管领导协调或裁定后方可进入流转程序。

第二十五条公文发文审批流转路径设置为：主办部门（拟稿）——主办部门负责人（核对）——文件管理部门负责人（审核）——主管领导（审核或签发）——单位负责人（签发）——文件管理部门（盖章）——主办部门（分发、归档）。需要会

签的文件在“文件管理部门（核对）”后插入需要会签的部门。

第二十六条进入“公文流转”后，文件管理部门负责人应重点审核公文是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及其他有关规定，行文方式是否妥当，行文格式是否符合《党政公文处理办法》的有关规定，涉及其他部门职权范围内的问题是否协商一致，如有明显不符合规定的退回主办部门。

第二十七条公文进入流转后，主办部门应当及时了解流转情况，确保公文按时发出，发出后要及时掌握办理、执行情况，并向主要领导或分管领导反馈。

第二十八条上行文由单位主要负责人或者主持工作的领导签发；下行文或平行文，由单位主要领导或者主管领导签发。经签发后的文稿，他人不得擅自改动。如必须改动，须经签发人同意。纪要由会议主持人签发。联合发文由主办单位领导签发。

第二十九条公文流转到文件管理部门用印时，文件管理部门要对公文进行登记（格式见文件控制管理程序），填写文件字号，同时进行最后复核。

第三十条发文处理的各个环节—拟稿、核对、审核、会签、审批、签发、盖章、归档等，处理人都要根据所处环节签署相应意见。除领导审核、审批可以只签署“同意”外，其它环节的意见都要有具体内容。

第七章收文办理

第三十一条收文办理指对收到公文的办理过程，包括登记、初审、上传、拟办、催办、批办、承办、立卷、归档等程序。

第三十二条收到上级或本系统以外单位的来文，公文管理部门应当及时进行登记（格式见文件控制管理程序）并初审，审核的重点是：根据公文事项确定主管领导。收到下级单位上报的需要办理的公文，审核的重点是：根据公文事项确定主管领导，是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范。

第三十三条经审核，对符合规定和可受理的公文，纸质公文扫描成电子版进行公文流转，电子版公文直接进入公文流转程序。

第三十四条公文收文流转路径为：文件管理人员上传——文件管理部门负责人提出拟办意见——主管领导批示——文件管理人员根据领导批示插入承办部门落实情况——办公室分发、归档——文件承办部门办理、存档。

第三十五条文件管理部门负责人应根据收到文件的内容和领导分工，提出拟办意见，送相关主管领导阅批。

第三十六条主管领导在收到上级、各单位或本系统以外单位来文时，要根据文件内容结合领导分工及各部门业务分工办理批阅。文件批阅要明确阅知范围，提出管理要求，落实承办、审核、存办部门。

第三十七条承办部门收到交办的公文后应根据部门分工，及时落实部门承办人员及办理方案，并对文件涉及办理的内容及时办理，不得延误、推诿，紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当附注理由并及时退回交办的文件管理部门。

第三十八条办理收到公文中遇有涉及其他部门职权的事项，承办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，承办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请分管领导或主要领导协调或裁定。

第三十九条送主管领导批示或者交有关部门办理的公文，文件管理部门和业务部门的专兼职文书人员要负责催办。

第四十条公文管理部门要确定文件管理人员，负责收文处理工作。

第四十一条收文处理流程的各个环节，处理人都要签署意见，具体要求同本办法第三十一条。

第八章公文存储

第四十二条公文存储就是将处理完毕的纸质版和电子公文收集、整理、分类、保存、利用的过程。

第四十三条公文存储要保障公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，便于公文的科学保管和长期有效利用。

第四十四条电子公文应当存储到本部门文件管理人员的电脑硬盘上，并在每季度末将本季度公文复制到移动硬盘一份。

第四十五条电子公文要按照本单位发文和上级单位或者外来单位来文两大类分类存储。本单位发文又分为党群发文、行政发文、网络电报、下级单位来文（请示）、其它（会议纪要、发外单位的函）五类，其中党群和行政发文分别再按发文部门进行分类。上级单位或者外来单位来文按照来文单位分为运管公司、集团公司、中国铁路

总公司、铁路局。运管公司、集团公司来文按文件、网络电报和其他划分为三类，并分别按部门进行存储，中国铁路总公司、铁路局文件存储方式由各单位自定。

第四十六条电子公文在分类存储时，要设置相应的文件夹，并在本单位发文和上级或外来单位来文两个文件夹中用Excel表格建立文件目录。在表格中可使用多个工作表，分别命名进行区分。文件目录主要有序号、文件字号、文件编号、文件名称、发文日期、备注几项构成。

第四十七条建立的文件目录使用超链接。在超链接时，文件目录的文件名称超链接到文件的位置。如果是有附件或者批阅单的文件，超链接到文件所在的文件夹上。第四十八条收到纸质公文扫描完成后，文件管理部门即可对纸质文件进行整理、保存，同时要将扫描后经过流转的有主管领导审批意见的电子版文件下载保存，年底统一归档。

第四十九条电子公文一般应当在办理完毕后要及时保存，不能有遗漏。文件保存内容包括：各级领导的批示、文件以及文件的附件。

第九章公文归档

第五十条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第五十一条公司各部门负责本部门文件的整理(立卷)，并按照《关于印发<中铁电化运管公司档案管理办法>的通知》（电运办〔2014〕3号）的有关规定向档案管理部门移交。各单位的文件由各部门负责整理(立卷)，并按照《关于印发<中铁电化运管公司档案管理办法>的通知》（电运办〔2014〕3号）的有关规定向档案管理部门移交。每份文件除保存电子版外还要打印出一份纸质文件进行保存。收到的外来文件由收文单位办公室负责对文件整理(立卷)，并按照《关于印发<中铁电化运管公司档案管理办法>的通知》（电运办〔2014〕3号）的有关规定向档案管理部门移交。第五十二条文件管理部门要保证纸质文件和电子版文件齐全、完整，与文件登记记录相符。

第十章公文管理

第五十三条公文流转、存储、归档均使用即时通OA办公平台系统。

第五十四条公文中规定的实施日期，视作公文产生效力时间，即公文自实施之日起生效。

第五十五条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十六条不具备归档和存查价值的纸质公文，经过办公室主任、发文部门负责人共同鉴别后可以做“作废保留”和“销毁”处理。

第五十七条销毁公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。同时对销毁的公文进行记录（格式见文件控制管理程序）。

第五十八条机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十一章考核管理

第五十九条各单位应严格按公文种类对应的公文格式办理发文，并遵守公文行文规则的有关规定。对出现文种与格式对应错误、违反行文规则的发文单位要进行严肃考核。

第六十条收到上级或本系统以外单位涉及工区的来文时，主管领导在批示时要根据来文内容对文件办理进行严格要求和把关。确需工区了解、执行和保存的文件发至工区，其他文件一律由本单位相关部门负责具体办理。各单位对涉及工区文件的批阅，要制定具体批示要求。未建立具体批示要求的、出现超范围批示的，在考核中要加重考核。

第六十一条公司要重点抽查各单位发往工区的文件批示，有不按要求超范围发到工区的情况，要通报批评并严厉考核。

第六十二条公文流转时间严格控制在48小时内完成，超出48小时的要有具体说明。第六十三条文件管理人员在分发文件时，要严格按照领导批示的范围发送，不得擅自增减发送范围。

第六十四条各单位收发文流程中的各个环节都要签署相应意见，出现未表态或意见内容与环节不符的，办公室应将文件退回拟稿部门重新进行流转。

第六十五条管理体系文件编制依据和引用文件发生变化时，要执行《中铁电化运管公司体系文件管理办法》（附件3）的规定，未做相应变化的，列入考核内容。

第六十六条管理体系文件发布后，各部门要及时将本部门体系文件上传到即时通规章制度中，各单位办公室负责对本单位文件上传的监督考核工作。

第六十七条文件管理部门每半年发布一次有效文件版本清单。涉及质量管理、职业健康管理、环境管理的文件清单由主管部门定期发布，并动态管理。公司办公室负责监督检查（检查记录表格式见文件控制管理程序）。清单格式如下图。

第二章电子公文收文办理

第十条电子公文的收文办理是指对收到或经转换生成的电子公文的办理过程，包括收文登记、审核、拟办、催办、批办、传递、承办、归档等程序。办理流程见附件。第十一条公司与各单位之间，原则上应采用电子公文形式互相传递文件。

第十二条凡接收到的电子公文，应由文件管理部门文件管理人员对公文的发送单位、公文的内容和体例格式等进行审核，并对电子印章进行验证与识别，确保所接收电子公文的完整性、真实性、有效性。

第十三条对收到的外来质纸公文，除超长文件或有专门规定的文件外，应通过扫描等方式转换为电子公文在网上办公系统流转处理，纸质文件转换为电子公文，应采用通用文件格式，并在确保完整、清晰、准确的同时，尽量压缩数据量，以便满足网络流转需要，提高电子公文处理速度。

第十四条对收到的外来电子公文，应由文件管理部门文件管理人员按规定编号、登记，并通过公文流转程序发送分管领导批示，并根据领导批示意见转交有关部门办理。路径设置一般是：文件管理人员（拟稿）--文件管理部门负责人（拟办）——主要或主管领导（审批）——文件管理部门（转承办）——承办部门（签署意见）——文件（办理）——文件（归档）。

第十五条送交公司领导批示的电子公文，应严格按照领导批示内容分发、办理。需有关部门直接办理的紧急公文，应在报送领导的同时分送有关承办部门。凡由两个以上部门共同办理的电子公文，应当明确主办部门和协办部门，避免职责不清、拖延误事。

第十六条领导批示到承办部门办理的上级文件、外来文件和下级单位来文，由承办部门按领导批示要求办理。

第十七条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见并指定办理部门；没有请示事项的，审批人通过即表示已阅知，并明确存文部门。

第十八条各部门应明确兼职文件管理人员，具体负责电子公文的接收、传送及催办工作，确保对接收的公文认真、及时办理。对不按要求接收或办理电子公文的承办部门，文件管理部门文件管理人员要负责催办、督办，防止漏办或延误。

第十九条电子公文办理完毕后，应先行归档到文档服务器，统一保管、存储，以防散失。一般情况下，文件的处理完成不能超过2个工作日。紧急公文，应当按照要求时限完成。办理完结的电子公文，应及时执行归档命令，按照要求完整归档。

第三章电子公文发文办理

第二十条电子公文发文办理，是指通过网上办公流程制发本单位电子公文的过程，其办理程序应严格按照纸质文件相关规定执行。

第二十一条除涉密公文外，各部门主办起草的公司文件，应通过公司OA办公系统公文流转在网上流转办理。公文流转路径设置一般是：主办部门（拟稿）——主办部门负责人（审核）——文件管理部门负责人（审核）——主管领导或主要领导（签发）——文件管理部门文件管理员（盖章、填发文字号）——主办部门（分发）。

第二十二条拟制电子公文，必须符合规范体例格式。电子公文的种类、格式及其各组成部分标识规则，适用《中铁电化运管公司党政公文处理办法》（电运办〔2014〕2号）的相关规定。

第二十三条电子公文的起草，应坚持“谁主办，谁拟稿”的原则，由主办部门根据需要安排人员拟稿。拟稿人要按照拟制公文要求，认真起草，并在公文流转中选择合适的流转路径。

（一）文件标题栏应取文件标题名，如文件标题过长可在表述清楚的情况下适当省略。如发生错误要删除重新输入，避免出现以发文种类代替电子公文标题的情况。（二）草拟好的电子文档，应当以WORD格式导入发文流程中流转。带有附件的电子公文，如附件为扫描图片的，应按顺序插入组成一个WORD文档，并按要求取名。如附件为图片格式的，图片应小于20M字节。

（三）如因故中止发文流程中的拟发公文时，拟稿人应与文件管理部门文件管理人员电话确认。

第二十四条起草好的电子公文，拟稿人应发送部门负责人审核、修改。如发文内容涉及其他部门职权范围，主办部门负责人需将电子文稿分送相关部门征求意见。相关部门负责人应认真审核或提出修改意见，并及时发回主办部门。经协商一致后，主办部门应按程序发送文件管理部门进行审核。

第二十五条发送到文件管理部门进行审核的电子公文，核稿人员应当依据纸质公文拟制要求和行文规则，认真履行审核职责，严把公文质量关。对公文主旨不清、处理意见不当、行文方式欠妥的电子文稿，文件管理部门应当提出具体修改意见发回主办部门重新修改。

第二十六条经文件管理部门审核后的电子公文，应当及时送公司领导审核、签发。电子公文的签发程序及审批权限，按照纸质公文的规定执行。

第二十七条电子公文经领导签发后，应发送到文件管理部门进行全面复核，重点是：文件红头是否正确，格式是否统一、规范，主送及抄送单位是否正确、是否有遗漏，以及成文日期、附件材料是否齐全，完整。完成核对、确认无误后进行文整和编号。第二十八条经过文整和编号后的电子公文，应由文件管理部门加盖电子印章。

第二十九条用印后的电子公文应当进行文档保护，确保电子印章不被复制。

第三十条电子公文生成后，由文件管理部门或主办部门依据文件列明的主送及抄送范围统一发送。电子公文的发送应当即时进行，做到即到即收即送。

公司上报集团公司的非涉密公文，应通过即时通传送。

需向其他单位对外报送的公文，应由文件管理部门或主办部门按照纸质文件规定办理。主办部门可通过文件管理部门或自行打印纸质文件，并按程序加盖实物印章后按规定报送。

第三十一条电子公文发出后，主办部门应通过OA办公系统及时了解、掌握、查询文件的收取情况，并负责催促、督办有关部门、单位按要求办理。

第四章电子印章管理

第三十二条电子印章是验证和确保电子公文真实有效的重要手段，公司向各单位发放的电子公文，以及各单位向公司报送的电子公文，都应加盖制文单位的电子印章。

第三十三条公司及各单位电子印章和党委电子印章由公司统一负责制作、发放。公司电子印章和党委电子印章分别由公司办公室和党群工作部指定专人管理、使用，各单位电子印章和党委电子印章应指定专人管理并在专用电脑上使用，不得自行复制。第三十四条各单位要加强电子印章使用管理，严格按照《中铁电化运管公司印章管理办法》（电运办〔2014〕6号）及电子印章的使用权限使用。

第三十五条公司和各单位电子印章，仅限于公司内部电子公文使用。公司向上级单位报送电子公文，文档必须加密保护。对外报送纸质公文必须使用实物印章。

第五章电子公文传输

第三十六条电子公文传输，是指发送单位通过计算机网络直接发送电子公文给接收单位，接收单位收到电子公文后进行处理的过程。

第三十七条公司下发各单位和各单位上报公司的电子公文，通过公司OA办公系统进行传输。

第三十八条公司及各单位要指定专人负责电子公文的接收、传送工作。负责收发文人员在工作时段内应持续保持在线，实时接收电子公文。如因条件限制难以保持正常在线，应当在每个工作日的上、下午上下班时各登录1次，及时查看相关信息，避免延误工作。

第三十九条接收单位对不能正常接收的电子公文，应及时与发送单位联系解决。

第四十条接收单位对接收到的电子公文，应认真履行收文手续，并按程序认真做好电子公文处理工作。

第六章电子公文归档

第四十一条电子公文归档就是将处理完毕的电子公文收集、整理、鉴定、归档、保管、利用的过程。电子公文应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档自文件办结之日起不超过一年。

第四十二条电子公文的归档，应参照有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。要保障公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，便于电子公文的科学保管和长期有效利用。

第四十三条归档电子公文的移交形式，可以是交接双方之间进行存储载体传递或通

过网上办公系统交接。

第四十四条电子公文的收发登记表、文件目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

第四十五条具有永久和长期保存价值的电子公文，必须制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

第四十六条归档电子公文同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

第四十七条归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

第四十八条归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

第四十九条电子公文存储执行《中铁电化运管公司党政公文处理办法》（电运办〔2014〕2号）的有关规定。

第五十条机构合并时，全部电子公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的电子公文整理后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的电子公文按照有关规定移交、清退。

第七章安全保密

第五十一条涉密公文不得以电子公文的形式在非涉密传输系统上传输。

第五十二条电子公文的处理和保存，应采取稳妥的权限控制等措施，保证电子文件不被非正常改动。

第五十三条用于电子公文传输的计算机及其相关设备，应设立必要的安全措施，防止网络侵入，确保电子公文信息和载体的安全。

第五十四条电子公文应当存放于符合安全要求的指定服务器上，并进行严格管理和维护。未经电子公文处理主管部门负责人同意，不得自行打印、删除和销毁电子公文。第五十五条电子公文处理工作人员不得向无关人员泄露操作程序或提供电子印章的权限密码等相关软件和内容。

第五十六条远程登陆OA办公系统，应使用自带的笔记本电脑或内部单位电脑，不

得在不安全的场所登陆OA办公系统。如使用外部电脑登陆，必须及时清除使用痕迹，更换密码，确保安全。

第五十七条严禁伪造或使用伪造的电子印章，违反规定者依法查处并追究直接责任人和单位领导责任。