无纸化办公会议系统设计方案

XXX无纸会议管理系统

设

计

方

案

目录

第一部分前言

第二部分系统简介

2.1 XXX无纸化会议系统特点

2.2 软件功能介绍

2.2.1 会议资料上传管理

2.2.2 会议资料浏览管理

2.2.3 桌面共享管理

2.2.4 其它功能

第三部分XXX硬件配置

3.1 客户端配置

3.2 服务器配置

3.3 工业电脑和商用电脑的区别 3.4 使用键盘和触摸屏的区别 3.5 实际视频图像的播放与控制 3.6 系统流程图

第一部前言

XXX无纸化会议系统是一个基于客户--服务器的会议室文件分配与共享软件，他具有灵活性、稳定性、高度安全性和可扩充性，以工作流技术为中心，为会议系统提供了规范、完整的文件分配和共享，自动化处理和无纸化会议。

本软件设计标准基于用户的最终目标，本软件的设计遵循如下设计标准：

1 安全可靠性原则：本软件将承担实时性、安全性较高的电子信息文件的分配与共享业务，要求硬件平台与软件平台具备高度的安全可靠性，在系统的设计上，采用技术手段与管理手段结合的解决方案。

2 规范性原则：遵循各级政府机关的办公规范，统一的国家规范公文格式及严格的事务流程。

3 先进性原则：本软件采用的技术，将在相当的时间内保障技术的发展能力，具有良好便捷的升级能力，选用的硬件设备及操作系统、数据库产品、应用软件均具有先进性及成熟的技术与产品。

4 开放性原则：本软件的发展将是连续的，系统将提供开放的接口设计，保障系统的平滑连续性扩展。

5 统一规划分步实施：明确项目的总体目标和阶段性目标，分步实现，并保证系统的统一性。

6 扩展性：本次设计提供系统扩展性确保未来系统扩展及二次开发，以适会议室文件分配与共享流程的变化与进展。

第二部分系统简介

2.1 XXX无纸化会议系统的特点

系统的设计目标是通过网络，完成单位团体内部会议室文件的分配与共享，实现无纸化会议，从而提高会议效率、简化办事步骤、加快办公速度，添加了简单的聊天功能，方面与会人员在开会时进行单独交流。

XXX无纸化会议系统是基于客户-服务器模式，系统软件和数据集中存放于服务器中，软件的安装与升级在服务器上进行，不影响用户的使用，用户只需使用触摸屏就能完成所有对应的功能。所有的工作基于人机界面，安装、使用、培训、维护、升级十分简单。XXX无纸化会议系统的设计基础是设计人员对政府机关、企业会议室流程的深刻理解，它综合考虑了政府机关和大中企业在会议室文件分配与共享的需求，并能结合客户实际情况，配置强大灵活的无纸化会议系统。

2.1.1 全方位文件处理功能涵盖所有会议室文件的流转、资源信息交流等。

2.1.2 提高团队效率，可确保随时随地处理重要文件，发放与管理各类文档，随时监控与会人员所分配的文件，随时随地与与会人员交流，迅速查找文件资料、共享公用资料。

2.1.3 节约开支，本文件管理系统无需在客户端安装复杂的客户端程序，低维护成本，与会人员使用触摸屏即可在桌面环境下办公，符合当前无纸化会议室的趋势，简单易用，节约培训费。

2.1.4 具体的权限分配、多层的安全控制机制确保用户只能使用赋予了授权的资源。可以对不同权限的用户、工作请求，提供了任务具体到每个与会人员的机制，与会人员可以看到属于自己权限的文件及共享文件。

2.1.5 本系统省去了传统会议文件的打印、复印、装订等许多中间环节，对文件的安全行也做到了最大的保护。

2.2 软件功能介绍

2.2.1会议资料上传管理

默认情况下会议文件在开会前由会议管理员统一上传到服务器端，然后下发到各个终端中。如果临时有会议文件，与会人员也可以临时上传自己的文件。上传的文件系统将自动命名,规则如下:原文件名-您的姓名当前的时间-文件后缀.例如:某某某在2008年2月15日14点20分15秒上传了方案.doc,那么在服务端保存的文件名称是:方案-某某某20080215142015.doc。

在服务端文件添加截图如下：

图2.1

2.2.2 会议资料浏览管理

会议文件的原件存放在服务器上,当用户第一次浏览文件时该文件的副本将被下载至本地计算机，用户通过双击文件浏览,右键点击文件选择属性可查看文件的详细信息.用户本地的文件在操作系统关闭或重启后将被清除,请将重要的文档(如修改意见等)及时发送给会务。软件也提供了FTP功能，使终端用户查看服务器中的上传的所以有文件，但是只限于查看，不能进行修改等操作。

2.2.3 桌面共享管理

当某个与会人员演讲时，会议管理员会点击远程同步按钮，让所有与会人员

的电脑桌面都是显示演讲人的桌面，与会人员也可以自己点击演讲按钮让所有的电脑都是显示自己的桌面，但是这个需要管理员批准才可以做这个操作。

客户端的界面截图如下：

与会人员入座前的界面：

与会人员入座后进入后界面：

会议开始前查看会议议题界面：

准备开始会议界面：