公文管理

1.1.公文管理

公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的具有法定效应和规范体系的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。A8公文管理系统提供完备的电子公文管理功能，包括：公文应用设置、发文管理、收文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文查询、公文统计、公文档案。

本节详细介绍公文应用部分的具体操作：【发文管理】、【收文管理】、【签报管理】、【公文交换】、【公文督办】、【公文查询】、【公文统计】七项功能操作，【公文应用设置】在

7.3.2.2中公文应用设置中详细介绍，【公文档案】在5.5.2.5公文档案中详细介绍。

1.1.1.发文管理

操作说明：用于完成对外公文的拟文、审核、审批（或会签）、签发、复核、封发和归档的处理过程，形成待交换的公文单与正式公文。所有这些处理节点的名称和

操作权限，用户均可自行定义，由此保证了系统的灵活性。同时提供公文的催办、督办等操作，保证公文流转的严肃性。

1.功能键

【拟文】具有发文拟文权的用户才显示【拟文】按钮，进行公文文稿的起草。

【刷新】刷新当前页面。

【待发】编辑的公文暂不发送，保存在待发列表。

【已发】列表显示已经发送出去的公文。

【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文

件的批阅、修改、批示等操作。

【已办】列表显示当前节点已经办理完毕的公文。

【查询】在工具栏的右侧，可根据不同的条件进行准确的查询。

【发送】勾选保存待发的公文，将其发送出去。

【删除】将列表中勾选的公文删除。

【撤销流程】将已发的公文撤销到待发列表中，流程已结束和处理时做了归档的

公文不允许撤销流程。

【归档】将列表中的公文归档到公文档案的预归档目录。

【督办设置】公文发起人设置或修改公文的督办期限、督办人员。

【取回】公文已办后，若后续节点没有处理，则当前节点可将公文取回为待办状态。

2.发文管理范畴

A8电子公文发文管理中，发文要素包括：公文的组成、公文的流转、公文的封发进入交换环境。

1)公文组成：包括文单、正文、附件等。

2)公文流程：根据不同发文需求，可以设置不同的发文流程，本系统支持自

建流程和调用公文流程。公文流程中的节点权限也可根据实际需要由单位

管理员在公文应用设置中设置。以下图5.4.1-1发文流程为例。

图5.4.1-1发文流程示例

操作步骤：

第一步：点击一级菜单【公文管理】，选择【发文管理】，进入发文管理界面，如图

5.4.1-2。

图5.4.1-2 发文管理

第二步：拟文：填写文单、正文、添加附件、设置流程等。其中流程可以调用流程也可以自建流程。拟文完毕后，根据所用流程进入下一环节。详细操作请见5.4.1.1

拟文。

第三步：公文流转：公文流程中各节点根据节点权限处理公文，详细操作请见：

5.4.1.2处理公文。

第四步：公文封发后，进入公文交换步骤。至此，公文发文管理完毕。

5.4.1.1拟文

?操作说明：新建公文的发文流程、起草公文内容、以及填写公文文头信息。公文起

草的权利需要单独由单位管理员授权，具备公文发起权后才能进行公文的新建/发

送等操作。【拟文】页面下的具体功能键如下：

【发送】将公文发送出去。

【保存待发】将编辑的公文进行保存，不进行发送，公文事项进入【待发】列表中，

用户通过待发事项中对公文进行修改，发送。

【调用模板】直接调用已经建立好的系统模板。

【流程】图形的方式查看流程，可以允许直接进行流程的建立。

【插入】上传公文中要处理的附加文件，支持本地文件和关联文档两种方式的插入。

【正文类型】选择正文的格式，包括标准正文、Word正文、Excel正文、wps文字、

wps表格，其中Word正文和Excel正文需要客户端安装office软件，wps文字和

wps表格需要客户端安装WPS软件。

【正文】点击正文按钮，弹出正文的编辑界面。

【督办设置】设置本条公文的督办人员、期限和主题。说明：如果调用的公文模板，

则模板设置的督办人员不允许取消，只允许在原有督办人基础上再增加。

【公文文号】选择公文发文文号或手工输入文号。

【附言】发起者添加附言，流程中节点处理人可以看到所增加的附言。

?操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，选择【发文管理】，进入发文管理界面，再

点击【拟文】如图5.4.1.1-1。

图5.4.1.1-1 发文拟文界面

第一步：点击一级菜单【公文管理】，选择【发文管理】，点击【拟文】，自动调用系统设置的缺省公文单，此处还可以选择系统中已经设置好的其他公文单。

第二步：建立流程。点击【流程】的文本框，在弹出的选择人员窗口中进行人员的选择；用户也可以点击【调用模板】直接调用公文发文流程模板。

第三步：设置节点权限。点击【流程】按钮后可以修改每个节点的权限，以便每个接收到的人得到不同的权限。

第四步：设置公文督办。点击【督办设置】按钮，在弹出的公文督办设置窗口中设置督办人员、督办期限、督办主题。

第五步：填写发文单。根据设置的文单信息进行填写，如文件标题、选择公文种类、公文文号、文件密级、行文类型，填写主送单位、抄送单位、抄报单位等文头信息。送往单位可以选择已设置好的机构组。选择机构组如下图5.4.1.1-2选择机构组所示：

图5.4.1.1-2 选择机构组

第六步：书写公文内容。点击【正文】，选择公文正文格式，系统支持word，excel，wps等格式。

第七步：增加附言和附件。点击【发送】，即可发送到下一个节点的人员。如图5.4.1.1.3编辑拟文。

图5.4.1.1-3 编辑拟文

5.4.1.2发文管理--总述

操作说明：进行公文发文过程中文件的核稿，复核，文件签发，套红盖章封发等等一系列的处理，完成公文发文的一系列动作，并形成正式的红头公文文件进入公文

交换环节。发文管理下的具体功能键如下：

【加签】在当前节点后面增加后续节点。

【当前会签】在流程中增加一个与当前节点并列的节点，节点权限为会签。

【回退】将公文回退给前一节点。当公文已被处理归档时，不允许回退。

【减签】有选择性的减掉当前节点后面的节点。

【修改正文】对公文正文进行编辑。

【知会】在当前节点后面加知会节点。

【多级会签】将公文会签给他人，流程中增加处理节点，待所有会签者处理完毕后，

流程又流转到进行多级会签操作的处理者中，待其处理完后流程才往下流转。被增

加节点可以选择人员和部门，选择部门则匹配部门的部门管理员、部门主管、部门

收发员。

【终止】终止流程，当前节点后面的节点将收不到这个流程。

【撤销】将流程直接回退到发起人的待发事项中。当公文已被处理归档时，不允许

撤销。

【转发】将公文正文（正文作为附件）及附件转入新建发文界面。

【文号修改】可以选择断号，或手工输入文号。

【修改文单】修改当前节点权限有编辑权限的文单元素内容。

【签章】点击打开正文，对正文进行签章。

【部门归档】将公文归档一份到单位文档，当前用户必须有对单位文档的写入权限。

【正文套红】将正文内容按正文套红模板的格式套入指定位置。

【文单套红】将文单内容按文单套红模板的格式套入指定位置，用于打印。

【传阅】将公文传阅相关人员，被传阅人节点权限为阅读。

【文单签批】对文单进行手写签批及盖章，提交后会显示在文单的该节点意见框中。

【公文督办】设置或修改公文的督办人及期限。

【转公告】将公文正文及附件发送到有发布权限的单位、部门公告板块中。不能发

送到集团公告板块。

【跟踪】设为跟踪后，公文在首页我的跟踪事项中显示，并且他人对公文所做的操

作都会发送当前节点提示信息。

【暂存待办】保存用户本次输入的意见和态度，暂不发出，流程将在当前用户处暂停，用户可以随时在自己的【待办事项】中继续处理该事项。

【提交】提交流程到下一节点。

【态度】可以选择已阅、同意、不同意三种态度。

【意见】填写公文的处理意见，当文单中有当前节点的意见框时，提交后意见会显示在文单中。

【常用语】可选择系统自带的常用语，也可以自建常用语。

【上传附件】上传本地文件到公文中。

【打印】打印文单的权限，当节点无该操作时，不允许打印文单。

【关联文档】插入关联文档到公文中。

【交换类型】选择交换类型后，公文进入相应收发员的交换中心中。

【正文打印】打印正文的权限，当节点无该操作时，不允许打印正文。

【正文保存】保存正文的权限，当节点无该操作时，不允许保存正文。

【处理后归档】归档后，公文进入公文档案的预归档目录，同时公文在已处理的节点列表中消失。发文中，封发节点通过后才允许处理后归档，收文和签报无该限制。

【流程日志】流程中节点点击流程日志的图标可以通过流程日志回溯工作流程的流程过程。日志中记录的操作有：拟文、登记、撤销流程、处理提交、暂存待办、加签、减签、当前会签、知会、传阅、增加节点、删除节点、替换节点、回退、取回、终止流程、转发、修改文单、封发、归档、多级会签。

操作步骤

第一步：公文处理人员，会接收到公文处理提示信息；可以直接点击提示信息进行公文处理，也可以通过【待办事项】或是【发文管理】中待办页面中选择公文进行处理。

第二步：点击待办的公文标题后即可显示公文的相关信息，如公文标题、公文种类、公文文号等。

第三步：点击右侧的【正文】按钮即可显示公文正文内容，进行公文正文的审核，批阅。如图5.4.1.2公文处理

图5.4.1.2 公文处理

?发文管理中的具体操作步骤请见5.4.1.3~5.4.1.7

5.4.1.3发文管理--文单签批

?操作说明：在公文处理过程中，用户可以在公文单上进行手写签字和盖章，文单签

批功能可以通过单位管理员配置公文节点权限的操作来实现。在系统初始安装时，审核和审批、会签等节点已默认授权了文单签批的权限。【文单签批】页面下各功

能键如下：

【电子签章】对文单进行盖章操作，由单位管理员授权印章，用户在【个人事务】|【印章密码管理】对印章密码进行修改。

【手写签名】对文单进行手写签字，添加自己的意见和批注。

【文字签批】可以选择系统已设定好的签批文字，也可以手工输入签批内容。

?文单签批操作步骤：

第一步：打开需要处理的公文，点击【处理】按钮，出现公文处理页面，在处理页

面点击【高级】按钮，出现如下5.4.1.3-1公文处理页面，选择【文单签批】按钮。

图5.4.1.3-1公文处理

第二步：在文单签批页面选择签批方式，有【电子签章】、【手写签名】【文字签批】三项可选。如下图5.4.1.3文单签批所示，改图选择了文字签批和手写签名两种方式。

图5.4.1.3-2 文单签批

第三步：点击【确定】按钮，签批的内容在发文单中显示，可见即可得。如下图5.4.1.3-3签批后的发文单所示：

5.4.1.3-3签批后的发文单

第四步：在公文处理页面点击【提交】，用文单签批方式处理公文完毕。

文单签批签字区域自适应大小：“文单签批”节点签字区域大小，能根据infopath 文单设计输入框大小展示。

1前提：infopath制作公文单时，插入节点对应的意见框后，要对意见框的大小进行调整才能生效。由于意见框大小单位默认为“百分比”，需要将单位由“百

分比”变更为“像素”，变更方式可以通过鼠标拖动输入框大小来实现。

2功能一：处理文单时，“文单签批”节点处理框的签字区域，能根据文单设计时输入框表示。如图 5.4.1.3-4审批节点表单设计时大小，5.4.1.3-5“文单签批”

输入框大小。

图5.4.1.3-4审批节点表单设计时大小

图5.4.1.3-5 “文单签批”输入框大小

3功能二：“文单签批”输入框可根据自己需要拉宽、拉长，如图5.4.1.3-6拉宽拉长所示。文单签批窗口会随着该节点权限意见框大小而变化，如图5.4.1.3-7文单输入框显示也跟随变更。注意：拉宽“文单签批”输入框时，不能拉的太宽，不能超过公文单的宽度。

图5.4.1.3-6拉宽拉长

图5.4.1.3-7文单输入框

5.4.1.4发文管理--修改正文

?操作说明：对起草的公文正文进行核查，通过修改正文进行文件的修改完善。修改

正文包括以下操作：正文编辑、手写批注、文字批注、文档清稿、显示痕迹、隐藏

痕迹等操作。

【文字批注】输入文字进行文件修改，系统保留修改文字的痕迹。用户可以按【显

示痕迹】按钮，把文字批注的痕迹以其他颜色显示，并记录相应的修改人员。

【手写批注】是模拟手写文字进行文件修改，点击【手写批注】，此时鼠标变成铅

笔形状，用户可以直接在正文内容区书写。用户可以更换不同颜色进行书写。

【文档清稿】文档清稿是进行修改文字的整理，点击【文档清稿】，页面会分成上

下两个部分，上面是带有文字修改痕迹的稿件，下面是未修改的文字原稿。用户需

要对照上面修改的文字，在原稿上重新整理文件。文档清稿后，修改痕迹会被清掉，

形成最终文稿。

?操作步骤：

第一步：打开需要处理的公文，点击【处理】按钮，出现公文处理页面，在处理页

面点击【高级】按钮，在该页面中选择【修改正文】按钮。如图5.4.1.4-1修改正

文所示：

5.4.1.4-1修改正文

第二步：选择所需要修改正文的方式，以下为方式中的4种。

1.手写批注，如下图所示：5.4.1. 4-2手写批注。

图5.4.1.4-2手写批注

2.文字批注：点击【手写批注】后，再点击【文字批注】进行文字修改。

3.显示痕迹：显示修改痕迹。如图5.

4.1.4-3显示痕迹。

图5.4.1.4-3显示痕迹

4.文档清稿：清除文档修改痕迹，清稿之前需要确认是否保存当前修改。图

5.4.1.4-4文档清稿。

图5.4.1.4-4文档清稿

第五步：完成正文的修改，填写处理意见，点击【提交】完成发文管理。如下图5.4.1.4-5填写处理意见所示。

图5.4.1.4-5填写处理意见

5.4.1.5发文管理--修改文单

?操作说明：对公文文单进行修改，操作前提是具备公文文单修改的权限，文单中可

以修改的项包括：公文标题、密级、主送、抄送、主题词、文号等多项。

?操作步骤：打开需要处理的公文，点击【处理】按钮，出现公文处理页面，在处理

页面点击【高级】按钮，在该页面中选择【修改文单】按钮。如图5.4.1.5 -1修改

文单所示。

5.4.1.5 -1修改文单

5.4.1.6发文管理--文号修改

?操作说明：修改公文文号，有手工输入文号和断号选择两种方式。

【断号选择】显示公文处理过程中被使用过但尚未封发的文号，可以是终止的公文

流程、也可以是流程未结束的公文号。

【手工输入公文文号】手工输入公文号，修改公文号后，公文单的公文号变为新修

改的文号。

?操作步骤：有文号修改的节点权限，可以点击【文号修改】，修改当前公文文号。

如图5.4.1.6文号修改

图5.4.1.6文号修改

5.4.1.7发文管理--转公告

?操作说明：将公文转发为公告，前提是操作者必须具备公告板块的发布权限和转公

告的公文操作权限。

?操作步骤：打开需要处理的公文，点击【处理】按钮，出现公文处理页面，在处理

页面点击【高级】按钮，在该页面中选择【转公告】按钮。如图5.4.1.7公文转公

告所示：

5.4.1.7公文转公告

5.4.1.8联合发文

?操作说明：正文相同、文号、发文单位、主送等不同的两套公文，可经过一次审批

流程定稿，分别经过两次不同格式的套红，形成两套公文，分别发往不同单位。文

单中包含两套文号、发文单位、主送单位、抄报单位、抄送单位、印发份数，则系

统自动将该公文标记为联合发文。如图5.4.1.8联合发文所示：

?操作步骤：

第一步：启用公文元素中公文文号B、主送单位B等第二套元素数据。

第二步：infopath制作文单，元素包含两套文号、主送等。

第三步：上传该文单。

第四步：拟文，设置流程及文单内容，注意仅使用一个封发节点，发送。

第五步：套红。选择第一套数据，套红；再选择第二套数据，套红，此时增加了两

套正文，提交。

第六步：进行公文交换。交换中心中，分别形成两套不同的待交换公文，分别发送

即可。

图5.4.1.8联合发文

1.1.

2.公文交换

?操作说明：公文交换用于完成向主送、抄送、抄报单位发送公文，以及接收单位对

外来公文的签收，只有部门收发员或单位收发员才具有此功能菜单。【公文交换】

下的功能键如下：

【待发送】已经封发但尚未发送的公文。

【待签收】对单位内部待交换的公文进行签收，进入公文登记环节。

【已发送】已经封发并已发送的公文。

【已签收】已签收的公文。

操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，选择【公文交换】，进入公文交换界面。

第一步：公文发送方选择待发送中的公文，点击【发送】按钮。公文交换要求接收方已设置了公文收发员。发送后，公文进入已发送页签中。如图5.4.2-1发送公文所示

图5.4.2-1发送公文

第二步：接收方在首页待办或公文交换的待签收页签中打开接收到的公文，输入签收编号、保存期限，设置登记人，点击【签收】按钮。签收后，公文进入已签收页签中。如图5.4.2-2签收公文。

图5.4.2-2签收公文

第三步：签收公文时设置的登记人进入【收文管理】|【待登记】，勾选待登记公文

后，点击【登记】按钮，进入收文编辑界面，进入收文流程。

第四步：发送员进入【已发送】页签中，查看已发送公文的回执情况。如图5.4.2-3

公文回执。

图5.4.2-3公文回执

5.4.2.1撤销公文

?操作说明：公文交换时，难免会出现交换错误的情况。为此，系统专门提供了撤销

的功能，对于已交换，但对方未签收的公文，允许进行撤销操作。

?操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，点击【公文交换】的【已发送】页签。如

图5.4.2.1：

图5.4.2.1 撤销公文

第一步：点击需要撤销的公文，列表下侧显示送文单详细内容；

第二步：在需要撤销的单位或部门后面点击【撤销】按钮，弹出确认信息，确认即

可。

5.4.2.2补发公文

?操作说明：公文交换后，如果有漏发的单位，可以通过补发的功能进行公文补发。

?操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，再点击【公文交换】的【已发送】页签。

如图5.4.2.2：

图5.4.2.2 补发公文

第一步：点击需要补发公文后面的【补发】按钮，列表下侧显示送文单的待发送界

面。

第二步：点击送往单位的文本框，在弹出的窗口中选择补发的单位或部门。

第三步：点击【发送】按钮，公文即被补发出去，同时已发送页签中生成一条新的已发送公文。

1.1.3.收文管理

?操作说明：用于完成外来电子公文的自动登记、纸制公文的手工登记，以及拟办、

批示、承办、办理、阅读、归档的处理过程。所有这些处理节点的名称和操作权限，

用户均可自定义。【收文管理】页面下各功能键说明如下：

【登记】具有收文登记权的用户才显示【登记】按钮，登记公文。

【刷新】刷新当前页面。

【待发】暂时不想发送的公文被保存在这个列表中。

【已发】已经发送出去的公文保存在这个列表中。

【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件

XX集团公文版式和格式标准

XX集团公文格式和版式的标准一、总体要求 1．纸型。公文用纸采用国际标准A4型，成品尺寸为210mm ×297mm。 2．版心。版心尺寸为156mm×225mm（不含页码），上边距37 mm，下边距35 mm，左边距28 mm，,右边距26 mm，每页22行，每行28个字，行距固定值28磅。 3．装订。左侧装订。二、公文格式各要素编排规则（一）版头部分 4．份号。用6位3号半角黑体阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行（仅限涉密文件使用）。 5．密级及保密期限。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行标注“绝密、机密、秘密”（在份号下方）。保密期限用阿拉伯数字标注。密级两字之间不空格，密级和保密期限之间用★隔开；不标注保密期限时，密级两字之间空一格。 6．紧急程度。用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，标注“特急、加急”。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，依次按顺序自上而下分行排列。 7．发文单位标示。发文单位标示上边缘距版心上边缘35mm，

距纸张上边缘72mm。一般用红色小标宋体字居中。字体大小不超过22mm×15mm。上行文、平行文使用发文单位全称或标准化简称，下行文使用发文单位全称或标准化简称加“文件”二字。 8．发文字号。用3号仿宋体字，在发文单位标示下空二行居中。年份、发文顺序号用阿拉伯数字；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括号；发文顺序号使用阿拉伯数字，不编虚号，不加“第”字等，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与签发人姓名处在同一行。 9．签发人。在发文单位标示下空二行位置，居右空1字编排。“签发人”三字用3号仿宋体，后标全角冒号；签发人姓名用3号楷体。如有多个签发人，签发人姓名按照发文单位顺序号从左到右、自上而下依次排列。上行文必须标注签发人，签发文应为单位主要负责人或主持工作的负责人。 10．版头分隔线。发文字号下4mm处居中一条红色分隔线。党委公文中间为2号字的红色实心五角星，两边线长分别为72mm，行政公文线长156mm与版心同宽。Word排版时线号约磅。（二）主体部分 11．标题。用2号小标宋体字，在版头分隔线下空二行居中位置，由发文单位全称或规范化简称、事由、文种三部分组成。标题排列使用梯形或菱形。 12．主送单位。用3号仿宋体字，居左顶格编排于标题下空一行，机关名称后加全角冒号。

文件收发管理办法

文件收发管理办法 1 目的规范文件处理程序，避免文件管理混乱，加速公文运转，从而提高管理职能和办事效率，特制定本办法。 2 范围 2.1 收进文件，指由外单位发来的文件。 2.2 外发文件，指由公司发出的文件。 2.3 内部文件，指由公司内部传递的文件。收发文件的管理一般应包括：登记、分办、拟办、批办、承办、催办、撰办、审核、签发、盖印、转发、立卷、归档等。 3 收文处理程序 3.1 收文 (1) 收文由办公室行政秘书负责，对文件进行检查验收。 (2) 应严格遵守拆封权限，所有公司收文均由办公室负责人或行政秘书开拆，其他人不得开拆。凡个人信件均交个人处理。 (3) 收文收到后应立即进行登记，按收文登记簿上要求准确登记。 (4) 应保持原信封的完好，以备处理时需要。（5）工作文件收到第一时间及时通知收件人，按其意见处理（6）按文件密封等级要求，做好保密工作。 3.2 拟办

办公室负责人在阅读文件后，根据文件性质、内容和有关要求，根据公司领导的分工，对文件提出初步处理意见，并将其填写在《文件处理单》中。 3.3 批办办公室行政秘书应根据《文件处理单》的意见，及时报请公司领导批示办理，由公司领导在《文件处理单》中明确批示：文件处理单位、处理办法、处理时间等要求。 3.4 承办办公室行政秘书应根据公司领导批办的要求，应及时不拖拉、不推诿、不马虎地将文件交相关部门或人员进行承办。 3.5 传阅对非承办的传阅文件，办公室行政秘书应根据文件的轻重缓急组织进行。防止文件积压或遗失。 3.6 催办对承办文件，办公室负责人应适时询问、检查和督促。避免承办拖沓、文件积压。 3.7 办复对承办文件办理完毕后，承办部门或人员应将办理结果及时报告有关领导，以使负责批办的领导对其处理结果做到心中有数。 3.8 借阅 (1) 未归档文件，视文件性质，经本部、室负责人批准后，办理借阅

办公室常用公文格式标准

办公室常用公文格式标准办公室常用公文格式标准一、通知用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。事务性通知通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知属事务性通知的一种，会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准备的材料等。 [ 范例] 关于举办湘潭大学第十二届相声小品比赛的通知各学院学生会、研究生会：为促进校园精神文明建设，深化校园文化底蕴，丰富校园生活，加强各学院的联系，促进学生之间的沟通与交流，提高同学们的曲艺表演水平，我校将定于____________________________________ 年____ 月____ 日举办湘潭大学第十二届相声小品大赛。湘潭大学大学生艺术团 ____ 年__ 月 ___ 日二、请假条请假条是请求准假不参加某项工作、学习、活动文书。 [ 格式要求] 1.居中写标题； 2. 请假对象的称谓； 3. 请假原因； 4. 请假起止时间； 5. 祝颂语； 6. 请假人签名； 7.请假时间。 [ 范例] 请假条尊敬的老师：因_____________ ，___________ 同学需请假 ________ 月_______ 日_____ 节。请予以支持为感！共青团湘潭大学委员会______ 年____ 月____ 日三、证明证明信是各组织单位为证明有关人员的身份，经历以及与其事件关系而出具的信函，有公文式、书信式以及便条式三种。用可靠的材料表明或断定人或事物的真实性，证实和说明人与事物具体表现或特性的专用文书。 [ 格式要求] 证明的格式由文种名称[ 证明] ，收信单位名称，正文，落款，盖印等主题组成。需要存根备查。 [ 范例] 证明 __________ 同学系我校外国语学院09 级法语一班的学生，湖南郴州人，因赴西班牙演出，该同学未能参加外国语期末考试。由共青经湘潭大学共青团查证该学生在校期间表现优

公司公文管理规范

**公司公文管理规范一、目的为保障公司各项政策、规章、政令、业务指导性文件等及时、有效地贯彻和执行，特制定本规定。二、适用范围本办法适用于**有限责任公司（以下简称公司）及下属机构、子公司。三、定义公文是公司贯彻各项政策、规章、政令、业务指导性文件的有效载体。包括： 1.以公司名义及以公司各单位（体系）名义下发的通报、通知、指导书、会议通知、会议纪要等等。 2.公司正式签发的高管例会及办公例会会议纪要。 3.以公司名义对政府机构或外单位发出的汇报、请示、情况说明、对外公函等。 4.各子公司正式签发的红头文件。四、职责 1.签发权 1.1公司整体红头文件由总经理签发。 1.2以各单位（体系）名义下发的红头文件由分管副总经理签发。 1.3子公司红头文件由子公司总经理或由其授权的子公司副总经

理签发。 2.发文权：总经办/子公司综合办公室。五、管理制度 1.公文的常见种类 1.1请示请上级部门请求指示和批准，用“请示”。 1.2报告向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级的询问用“报告”。 1.3意见用于对重要问题提出看法和处理办法, 用“意见”。 1.4通知批转下级的公文或转发上级和不相隶属单位的公文，传达上级的指示，要求下级部门办理或者需要周知和执行的事项，用“通知”。 1.5通报表扬好人好事，批评错误，传达重要情况的事项，用“通报”。 1.6规定/办法/制度对下级部门布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“规定”、“办法”或“制度”。 1.7决定、决议

对某些问题或者重大行动作出安排，适用于重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级部门不适当的决定事项。用“决定”。经过会议讨论经过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 1.8会议纪要传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的文件用“会议纪要”。 2.公文的格式 2.1公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位、公文字号、主题词等。 2.2标题及主题词为3号黑体加粗，正文为小四宋体，段间距为 1.5倍行距。 2.3公文纸一般采用国际标准A4型（297MM×210MM），左侧装订。 3.公文的编号 3.1以公司名义下发的文件编号

集团公文格式规范

关于规范公文格式的通知集团公司各中心，各直属企业，各开发项目部：为进一步规范集团公司公文格式，以统一规范、页面简洁、实用有效为原则，参照国家GB/T9704-2012《党政机关公文格式》，结合集团公司公文处理的实际情况及《四川金杯集团管理手册》中《公文管理制度》的相关规定，对统一公文格式作如下要求。一、公文用纸及版面要求（一）用纸：公文用纸一律采用A4型纸（尺寸：210 mm×297mm），公文页边与版心尺寸规定为：天头（上边白）37mm、地脚（下边白）35mm、订口（左边白）28mm、翻口（右边白）26mm，版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。（二）颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。（三）字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。（四）行数和字数：每面排22行，每行28个字（含标点符号），并撑满版心。特定情况可以作适当调整。二、公文格式要素编排规则公文格式要素分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分是版头；公文首页红色分隔线以下，公文末页首条分隔线以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、

末条分隔线以上以上的部分称为版记。页码位于版心外。（一）版头 1.份号、密级和保密期限、紧急程度原则上不使用。发文单位标志由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，发文单位标志居中排布，上边缘至版心边缘为35mm，用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。 2.发文字号：由发文单位代字、年份和发文顺序号组成。年份编排在发文单位标志下空二行位置，居中排布。发文单位代字以“×××发”字样表示，要精练而准确，固定使用。集团公司各中心、各直属企业、各开发项目部自行拟定。发文年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用方括号“[ ]”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。以集团公司发文号为例为：川金发[2015]1号。 3.版头中的分隔线在发文号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。（二）主体 1.标题：一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线空二行位置,分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。除法律、规章制度加书名号外。标题一般不用标点符号。

收发文件管理制度.doc

收发文件管理制度4 收发文管理制度为进一步规范做好公司公文处理工作，确保各项工作能够及时上呈下达，提高工作效率和工作质量，结合公司实际，特制定本制度。一、收文凡外部送达我公司的公务文件、信函和其他文字材料属于收文，收文归综合管理部管理，收文管理包括以下内容： 1．签收。投递到公司的收文，由门卫签收；到上级机关领取收文，由领取人签收；上级机关专人送来的文件或外出参会带回的文件，由综合管理部人员签收。签收人应将收件及时移交综合管理部。 2．拆封。拆封由综合管理部人员办理，其他人员非经同意不得私自拆封。标有具体领导人“亲收”的信件，应交领导人自己办理。 3．传阅。对于收文需填写《公文传阅单》，应送有关领导及部门负责人传阅，传阅范围由综合管理部经理确定，按确定的传阅范围组织传阅工作。 4．归档。传阅后的文件要及时交回档案室，及时进行归档。二、发文以公司名义发出的文件、信函和其他文字材料属发文。发文工作包括以下内容： 1．拟稿。以公司名义的发文，分别由综合管理部拟稿；涉及到其他部门或单位，由相关部门或单位拟稿。拟稿必须填写《文件发文单》，其标题、主题词、

发放范围、拟稿人、核稿人等均应填写清楚。 2．核稿。综合管理部经理负责对发文的文字、内容、体式等作全面审核并在《文件发文单》上签字确认。 3．签发。核稿后的发文，由行政主管及时送交公司领导审核签发。 4．编号登记。发文经公司领导签发后，由行政主管负责对发文进行登记和编号。 5．打印。经过编号登记后的发文，由行政主管负责安排打印。 6．用印。正式文件加盖公司印章。 7．送发及归档。发文、传阅或送发由综合管理部负责，公司发文的底稿及正式文件交综合管理部归档。附：1、《公文传阅单》 2、《文件发文单》山东鼎盛精工股份有限公司 2018年6月12日公文传阅单文件发文单鼎盛司发【】号

公司文件管理规定参考

公司文件管理规定 1.目的和作用公司的文件资料是公司的重要财富，加强对文件的管理，使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用，保障和促进宫缩各项经营活动的顺利进行，是公司管理层的重要工作。为实现文件管理的程序化、规范化，使文件的管理既高效又安全，特制定本规定。 2.管理职责公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强队本部门秘书工作人员的业务培训，抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节的管理程序。并对各职能部门的文件管理工作进行指导和工作检查。 3.文件立卷归档管理秘书部门对公司文件的立卷归档，应按照以下程序做好工作： 3.1收集立卷文书材料。应坚持平时随时收集文件进行归档，以保证文件材料的完整，对于办理完毕的文件材料应及时收回，对于会议文件要及时整理，对于本企业的对外发文要保留好底稿和正本。 3.2做好立卷类目的分类。按照不同文件的性质分成若干类别，如党政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等，以便于文件的管理和保管。 3.3拟定卷内文件保存价值。按照统一的原则标准，将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限。 3.4 科学、合理地排列卷内文件。应按照一定的规律排卷内文件，使文件保持条理性，一般要求是： 3.4.1 重要文件在前，次要文件在后。 3.4.2 政策性文件在前，业务性文件在后。 3.4.3 综合性文件在前，专题性文件在后。

3.4.4 正文在前，附件在后。 3.4.5 结论性文件在前，调研性文件在后。 3.5 文件装订成案卷。定卷时，在完成对卷内文件系统排列后，应编号，填写卷内目录和卷本备考表，然后填好案卷的封皮及案卷的目录，最后按规定的方式进行装订。 3.6 文件移交归档。文件完成立卷工作，就可在规定的时间移交档案室，一般都在年终时进行。移交档案时要有移交目录，双方清点后，应签字确认。 4．文件的存放管理文件的存放指日常文件的保管，主要由文秘人员负责，应做好以下方面工作： 4.1加强文件安全性的管理。 4.1.1 文件应当有一个安全的存放之处，如专门的文件室与文件柜。 4.1.2 文件应当有专人负责保管，文件存取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。 4.1.3 应对专管人员提出责任要求，主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面的工作。 4.1.4 主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。 4.2 做好存放文件的分类工作。 4.2.1 按文件的办理情况，可分为待办件、办结件分别存放；不需办理的，作为阅知性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。 4.2.2 对分好类的文件按收文顺序排列，并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录，以利查找。 4.2.3 本单位发文的存档件和余存文件应分别存放，文件发出后，要将文件底稿同正式文件放入待存档文件盒内，余存件放入余存文件袋，并在封面标上文号、余存份数，袋内还应附有余存文件登记表，使用余存文件时需在登记表上登记，收回时在表上注销。 4.3 做好文件的清退工作。 4.3.1 对于规定应办理清退的文件，秘书部门应制发清退文件通知单，并对应清退的文件加盖清退签章。 4.3.2 清退的文件按时间要求可分为以下两种：

公司行政常用公文格式规范及模板

公司行政公文格式规范及模板一、文件行文规范：（一）上行文：报告、请示、申请、汇报、总结 1、标题：二号黑体加粗字、居中、无缩进； 2、二级标题：三号宋体加粗字体，首行缩进两字符； 3、正文：三号宋体字，首行缩进两字符，行间距为固定值28磅。 4、收尾落款与日脚：三号宋体加粗字体，居中；日脚为插入文体字样日期；通过左缩进至右下脚位置；（二）平行文、下行文；通知、通报、批复、函、意见、纪要、工作联系单。 1、标题：二号黑体加粗字，居中，无缩进。 2、二级标题：三号宋体加粗字，首行缩进两字符； 3、正文：四号宋体字，首行缩进两字符，行间距为固定值25磅；

4、文尾落款和日脚：四号宋体加粗字、居中，左缩进到右下角。日脚为插入文体字样日期。二、行文规定：（一）公文用纸： 1、文本文件：为A4型白纸：210mm×297mm。 2、图纸文件：为A3型白纸：29.7m m×42mm。（二）装订： 1、文件（红头文件）：单面装订； 2、常规文件：单面或双面装订； 3、普通文书：双面装订； 297mm 26mm 二、公文模板

X矿业股份有限公司文件新矿司X发[XXXX]XX号签发：XXX XXXXXXXXXXXX XXX： XXXX X股份有限公司 XXXX年XX月XX日主题词：设置组织机构通知抄报：董事长法人董事会成员抄送：总经理矿长工程师副矿长矿属各单位印发：综合管理办公室存：档案室

（一）决定 001．重要事项决定 ×××公司关于×××（事由）的决定 ××××（主送单位）：为了×（目的），根据×（依据），经研究，决定××（决定事项）。一、×××。二、×××。三、×××。 ……（决定的具体内容）（印章） ××年×月×日

公文收发管理制度

公文收发管理制度为加强对公文收发文的管理，特制定本制度：一、文件收文管理单位所有的公文归办公室管理，实行专人负责，集中管理，以保证公文的使用效益和资料的完整性，有利于加强安全保密工作。（一）公文的签收呈办、签收：办公室人员及时领取文件和信件。各业务口收到的公文，需及时转办公室签收，不可自行交领导签阅。、登记：公文签收后，由办公室逐件进行登记，按照收文日期、来文单位、涉密等级等分类登记、编号。、批办：将登记后的公文及时送呈主要领导批办后，交分管领导阅示。、传阅：公文传阅要以公文收发人员为中心进行，即主要领导看完公文后，交公文收发人员，再由公文收发人员负责往下传，不能脱离公文收发人员自行横传，以保证公文收发人员及时了解公文传阅情况，防止公文丢失或积压。公文在传阅过程中或公文传阅完毕后，公文收发人员要及时对公文进行检查，发现有领导批示时，要按照批示意见进行处理。、承办：各业务口工作人员接到办公室传阅的公文，要抓紧办理。紧急公文按时限要求办理；一般公文在个工作日内办结；涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，力争在个工作日内办结。、催办：办公室负责公文催办工作，实行紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。、处理办毕公文。公文办结后，公文收发人员要在“收文台帐”上注明办理情况。（二）公文的保密。

对涉密文件应按规定的阅读范围传递，同时做到：不横传，不随意从中抽出文件，不带到公共场所，不在本单位外过夜。并做到日清、月查、及时清退。（三）公文的借阅承办。各业务口及有关人员须承办和借阅文件时，均应办理借阅登记手续，用后及时归还。二、公文发文管理发文处理的一般程序为：拟稿、审核、签发、登记、复核、用印、分发、归档等。、拟稿：拟稿业务口工作人员是拟稿工作的第一责任人。草拟文稿要符合国家的法律、法规及其他有关规定；内容要实事求是，表述准确，格式规范。文稿格式要符合国家公文规范，对不符合的，办公室予以退回。文稿草拟后，拟稿工作人员须在发文首页纸上写明拟稿单位、拟稿人、标题、主送（抄送）单位等，并同电子版文稿报办公室。不允许代签、缺签。重要文件的文稿送审时应附有报送说明、起草依据或领导批示意见等背景材料的原件或复印件，领导审稿时参考。、审核：由各业务偶工作人员草拟的公文，须报办公室负责人初审后，交分管领导审核。未经办公室审核的，各业务口工作人员不得将草拟的文稿直接交分管（主要）领导签发，杜绝文稿逆向流转。、签发：审核后的文稿，送分管领导及主要领导审阅后签发。凡需要重新修改的，由文稿起草人负责修改完善，经逐字逐句校对后，再按程序重新送审。、登记。签发的文稿，由办公室统一编写发文字号、主题词并标明份数后建立发文登记台帐。、复核。拟稿人承担校对责任，确认无误后做出清样，在发文稿纸单上校对栏目中签字，并由办公室确保无误后予以印发。、用印：由办公室专人负责用印管理，公文形成后，根据公文类型加盖公章。公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。、归档：公文底稿、签发及审签意见与公文印成件，由办

常用的公文种类和格式

常用的公文种类：一、决议。经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。二、决定。对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。三、公告。向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”。四、通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。五、通知。发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。六、通报。表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。七、报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。八、请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。九、批复。答复下级机关的请示事项，用“批复”。十、条例。用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。十一、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。十二、意见。对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。十三、函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。十四、会议纪要。记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。

公文格式：第一条公文一般由眉首，正文、文尾三部分组成。第二条公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线与正文部分隔开。一、发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居中。二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之上，居中。三、向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号的同行右端。四、紧急文件分“急件”、“特急件”两种，标于眉首右上角。五、秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首右上角。第三条正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等。一、标题置于眉首之下，主送机关之上，居中。标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。二、“公告”“通告”“条例”“规定”“决议”“决定”等公文可不标明主送机关，其它公文应标明主送机关。主送机关一般置于正文内容之上、左端顶格。“决议”“决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。三、正文内容的结构层次序数依次为“一、”“(一)”“1.”“(1)”。规章和规范性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。四、附件名称标于内容之后，成文日期之前。附件一般与主件合订发送，不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号，与主件同时发送。五、文件落款，指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。成文日期以领导签发日期为准。六、公文除会议纪要外，应当加盖公章。加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。文尾部分，包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。第四条主题词。置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一个汉字距离。第五条抄送栏。在主题词横线之下。抄送单位可使用规范化的简称。第六条印发机关及日期栏。在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关全称，右端署印发日期。第七条文件份数。标于印发机关及日期栏横线之下，居右。第八条公文文字从左至右横写，横排。公文用纸为A4 型，并用统一印制的红头公文纸印刷，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文标题用二号宋体字，内容用三号仿宋体。

公司公文管理规范.doc

xxx公司公文管理规范1 公文管理规范为规范交易所公文管理，提高沟通效率，明确工作责任，特制定本管理规范。第一章目的和原则第一条目的一、建立规范的信息流动平台，通畅的工作沟通机制。二、提高工作沟通的效率。三、保证工作信息传递中的准确性、严肃性。四、明确工作责任，保证工作过程的可追溯性，提高组织执行力。第二条原则一、简化工作程序，强调工作步骤与关键节点的原则。二、明确责任，强化分工协作的原则。三、传统公文手段与现代媒体相结合原则。四、与交易所当前管理水平相结合，适当提高的原则。第二章范围第三条本规范的适用范围为大宗农产品交易所全部所属单位。

第四条本规范所指公文包括如下内容：一、由交易所总部形成的公文，包括的重大决定、重要任免、重要安排、会议纪要、规章制度及重要通报、通知；二、各部门、分市场以公文形式报送的请示、报告等；三、董事会、国家相关管理机关及其他外单位发来的公文或电子文件；四、交易所总部及各单位形成的上述公文的电子版；第三章公文形式第五条请示：向上级单位或领导请求指示、批准的事项，用“请示”。第六条报告：向上级单位或领导汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回复上级单位询问或交办事项的处理结果，用“报告”。第七条指示：对交易所所属各部门、单位、人员布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。第八条通知：传达指示,要求交易所所属各单位、人员办理或者需要知道的事项, 批转或转发公文,用“通知”。第九条批复：答复下级请示事项时，用批复。第十条通报：表扬,批评,传达重要情况以及需要所属各单位知悉的事项,用“通报”。第十一条决定,决议；有决策权限的领导、组织或会议对某些问题或者重大

公文常用格式要求

公文常用格式要求 1、标题字体为2号小标宋体字 2、主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，用3号仿宋_GB2312。 3、正文中的层次序数文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。层次序数：第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“ 1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。 4、附件说明附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号仿宋_GB2312。 “附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点

符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.×××”。有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。 5、发文机关署名应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋_GB2312，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。 6、成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋_GB2312，首字比发文机关首字右移2个字，如长于发文机关，居右排时后空2个字。 7、附件正文部分，用3号黑体在左上角顶格注明“附件”，有序号时应加序号，序号后不再加标点符号。

?附件应排在版记之前。 ?附件序号和附件标题应与附件说明表述一致，附件标题与“附件”之间空两行。 ?被批准的下级机关公文或被转发的上级、同级机关公文，不属于公文的附件，应在批转、转发“通知”之后另页排印。 8.页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

公司文件管理制度

公司文件管理制度 1．0 总则为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。 2．0 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。 3．0 收文的管理 3．1 公文的签收 3．1．1 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 3．1．2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 3．2 公文的编号保管 3．2．1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单” ，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。 3．2．2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。 3．3 公文的阅批与分转 3．3．1 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。 3．3．2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。 3．3．3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2 天（特

海航集团公文格式细则

海航集团公文格式细则海南航空公司行李规定【1】、托运行李中美往返航线公务舱旅客可托运两件行李，总重量不超过32 公斤，三边之和不超过158 厘米。经济舱旅客可托运两件行李，总重量不超过23 公斤，三边之和不超过158 厘米。婴儿可托运一件23 公斤行李（三边之和不超过115 厘米）外加一两可折叠的儿童车。其他航线 1. 欧洲航线公务舱旅客可托运40 公斤行李。经济舱旅客可托运30 公斤行李。留学生可托运40 公斤行李。每件托运行李尺寸为最大重量不超过50 公斤，体积不超过 40厘米X60厘米X100厘米。 2. 中国大陆航线头等舱旅客可托运40 公斤行李。公务舱旅客可托运30 公斤行李。

经济舱旅客可托运20 公斤行李。每件托运行李尺寸为最大重量不超过50 公斤，体积不超过 40厘米X60厘米X100厘米。二、手提行李中美往返航线：不超过1 0公斤，三边之和不超过115 厘米。其他航线：头等舱和公务舱最多可携带两件，总重量不超过 1 0公斤，三边之和不超过115厘米国内航线：每位旅客可携带一件随身行李，总重量不超过公斤，三边之和不超过115 厘米。海南海航基础设施投资集团股份有限公司总裁工作细则第一章总第一条为了完善海南海航基础设施投资集团股份有限公司( 以下简称“公司” )的公司治理机构，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国证券法》等法律法规和海南海航基础设施投资集团股份有限公司章程》( 以下简称《公司章程》” ) 的有关规定，制定《海南海航基础设施投资集团股份有限公司总裁工作细则》( 以下简称“本细则第二条本细则对公司总裁、副总裁、财务总监及其他高级管理人员具有约束力。

(完整版)公司文件收发管理制度

收发文件管理制度一、总则 1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。 2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。 3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。二、发文管理 1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。 2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。 3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。 4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。 5、发文办理工作程序：（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。三、收文管理 1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。 2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。 3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。 4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。 5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。 6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。 7、收文办理工作程序：（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公

常用公文格式规范要求

常用公文格式有关要求为实现党政机关公文格式规范统一，根据中共中央办公厅有关文件精神，现将有关常用公文格式规范具体要求如下：一、公文用纸公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5～ 9.5。二、排版规格公文页边距尺寸：公文用纸上白边为：36mm±1mm；公文用纸左白边为：28mm±1mm；版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。三、秘密等级公文如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第1行，两字之间空1字。四、公文版头（发文机关标识）公文版头由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。公文版头上边缘至上页边距为50mm±1mm，发文机关名称字号应小于22mm×15mm。五、发文字号发文字号由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成。

发文字号标注于版头下方居中，用3号仿宋体字。发文年份用阿拉伯数字标出全称，用六角括号“〔〕”括入。六、横隔线（红色反线）公文版头带“文件”二字的，横隔线由居中红色五角星加两侧红色横线组成。横隔线标于发文字号下，长度与版心等宽。七、公文标题公文标题由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成。公文标题标于横隔线下空1行，用2号小标宋体字，可一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。八、主送机关主送机关是主要受理公文的机关，名称应用全称或规范化简称。主送机关标于标题下空1行，左侧顶格，用3号仿宋体字，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。九、公文正文公文正文紧接主送机关名称下1行，用3号仿宋体字，每页排22行（Microsoft Office Word软件建议行间距：29磅），每行排28个字（Microsoft Office Word软件建议字间距：紧缩0.2磅）。一级标题用3号黑体字，中文“一”，后标全角顿号和标题（如：“一、×××”）。二级标题用3号楷体字，阿拉伯数字“1.”，后标标题（如：“1.×××”）。数字、年份不回行。十、公文附件公文如有附件，在正文下1行，左空2字，用3号仿宋体

公司公文管理规定

公司公文管理规定第一条目的为了使公司公文处理工作规化、制度化，结合公司的实际情况，特制定本规定。第二条定义是指公司部以及和其它组织之间为处理组织外事务而形成各种来往和记录的文本。第三条使用公文的种类公司使用公文的种类有：决定、决议、公告、通知、通报、章程、制度、规定、条例、报告、请示、批复、函、会议纪要、工作志、工作简报、大事记、通告。第四条公文格式从格式上将公司目前的公文分为4类，即红头文件、部通告、会议纪要、工作报告，各公文格式家具体见附件。 1、红头文件适用围：主要用于印发制度、规定，重要工作计划、机构和人事异动等公司或公司一级部门的重要文件。公司一级部门（直属公司管辖）所有的红头文件须抄报公司领导及抄送公司人事行政部，公司二级（公司一级部门以下各部门）及以下部门不得印发红头文件。 2、部通告适用围：主要用于部日常事务性工作或部工作联络的公司或部门一般性文件。 3、会议纪要适用围：主要用于记录公司或部门经营与重要工作会议主要容与决议的文本。 4、工作报告适用围：主要用于下级机构向上级机构定期汇报工作情况和工作计划，提出工作建议的文件。公司工作报告分工作报、工作月报、年度工作报告3种。第五条处理公文的表格公司处理公文的表格为《公司公文审批表》（见附件），适用于处理各种公文。第六条公文密级公司公文的密级分为“普通”、“机密”、“绝密”三级，具体密级和保密期限由拟办部门根据公司有关规定提出。第七条公文处理时限除有专门规定外，公文的处理时限一般为2个工作日，公文每个分流环节的时限为0.5小时，每个审核、审批环节的时限为1个工作日，紧急公文需即时处理。

公文函头格式使用要求规范

For personal use only in study and research; not for commercial use For personal use only in study and research; not for commercial use 上海象屿置业有限公司上海象屿置业有限公司关于对外公文格式规范要求

各项目部、各职能部门：为了规范我司对外发文的形象，办公室对规范使用红头文件及便函，文字排版及格式作了简要规范，凡需对外用印的文件、对外函件，从2011年9月18日起，均需按以下格式规范使用：一、各使用函头范例 (一)对外公文应由办公室统一编号，经审批后方可行文。 (二)对外函件应由各部门自行编号，经审批后方可对外发放。 (三)会议纪要由经办部门拟草，经会议主持人审批后发相关人员执行，并留办公室存档。 (四)工作或工程联系单由经办部门或各项目部拟草，经审批后方可对外发出，并由所在部门或项目部按照变更签证要求统一建立台帐管理。二、公文排版格式要求 (一)字体： 1、对外部政府相关主管部门、协作单位或董事会、上级公司的公文，标题字体为“宋体加粗”，一般为二号、小二号或三号字；正文为仿宋体，一般为三号、小三，行间距为固定值28，可根据页面作适当调整。 2、对各类对外工作联系单或工程联系单，标题字体为“宋体加粗”，一般为小二号、三号或小三号字；正文为仿

宋体或宋体，一般为小四号字，行间距为1.5倍行距，可根据页面作适当调整。 (二)页面设置：一般上下页边距为2.5厘米左右，左右为３厘米。附件：1.上海象屿置业有限公司公文函头 2.上海银佳房地产有限公司公文函头 3.上海云间房地产开发有限公司公文函头 4.上海象屿房地产开发有限公司公文函头 5.上海象屿鼎城有限公司公文函头办公室二Ｏ一一年九月十八日例一（1）：（正式文件，需有文号）上海象屿置业有限公司文件