房地产企业风险管理体系
房地产企业风险管理体系
一、概述
根据国内外风险研究专蓍和成功企业的经验,风险管理应该是以制度管理和信息管理为基础,以运营管理、成本管理、合同管理等为主要手段,以审计、法律和监察为辅助手段,以风险信息收集、风险分析、报告和监督整改为主线的一项综合性、系统性管理工作。风险管理的作用是为企业长远发展夯实基础、为日常经营管理保驾护航,确保企业实现战略目标、财务目标、经营目标和合规目标。
真正的风险管理与企业经营管理高度融合、相辅相存、相得益彰。企业在应权责分配体系和业务流程体系中充分考虑经营管理和业务开展过程中可能出现的各种风险,并将风险评估、分析、应对要求和方法设计到管理制度和业务流程之中, 让经营管理体系与风险管理体系合而为一。
在此情形下, 风险管理部门的职责是监督经营管理部门和业务部门严格执行制度文件、监控企业战略、业绩、质量、成本和进度等目标的达成或偏离情况,关注相关政治、经济、自然环境变化对企业的影响,定期不定期提供风险评估报告和管理建议。
可以形象的比喻:制度是企业的骨骼,信息是企业的血液,业务部门是企业的肌肉,管理部门是企业的内脏,管理层是企业的头脑,风险管理是企业的神经。
广义来讲,风险管理与企业管理息息相关,可能涉及每一项具体活动,企业的每个部门都是风险管理部门,每位员工都是风险管理工作者。狭义地说,风险管理部门是企业单独设置的监督部门,根据企业规模和管理者能力,风险管理部可以全面负责制度管理、信息管理、运营管理、成本管理、合同管理、审计、法律和监察等业务,也可以管理其中部分工作,如审计和法务。无论风险管理负责全部业务还是部分业务,风险管理部都应当全面收集、分析、评估和组织应对企业可能面临的各类风险, 也就是说风险管理部门最核心的职责应该是全面收集企业内外部与风险相关的信
息,进行综合、系统分析,定期或不定期编制风险报告,指导、协助并监督各部门防范风险、应对风险。
二、房地产企业制度体系
一套优秀的管理制度能够反映企业战略、体现行业特点、优化业务流程、促进管理绩效、提高运作效率的管理制度体系,应该包括以下内容:
—《组织管理手册》:它是公司组织管理的基本文件,主要用于说明公司各部门职责、部门结构,它体现公司管控设计方案框架,包括组织设计基本思路、组织设计、部门职责、职位说明书四个部分。
—《权责手册》:它的主要目的是划分公司在日常经营管理中的权责关系,加强协作、提高效率。它将公司在战略与运营管理、行政人事管理、财务管理、业务管理等方面的关键事项的权限进行规划和设置,权责手册中主要体现组织、提出、参与、审核、审批等关键权限, 不包含关键事项的开展过程,关键事项的开展过程在流程文件中展开描述。
—《管理手册》:它是指导公司各部门具体开展战略规划、组织管控、业务链运作、综合运营, 并后提供业务支持的流程文件制度体系, 它为部门和员工开展具体工作提供具体的指导, 并且提供必要的记录格式和相关范本,目的是实现公司的制度化、规范化、标准化管理,奠定公司持续稳定发展的制度基础。
—《员工手册》:它能帮助员工了解公司的理念、管理政策与福利等情况,帮助员工对公司的管理制度和风格有更清楚的认识。
—《任职资格管理手册》:它帮助企业解决人 /岗匹配问题,帮助企业将合适的人在合适的岗位,对员工进行培训与培养,建设人才梯队。有利员工明确能力发展和职业发展方向。
—《薪酬与绩效管理手册》 :它有利于传递压力、聚焦企业目标, 强化责任、塑造职业行为, 科学决策、提供公正待遇,改进绩效,促进员工发展。通过不断提升组织绩效与员工绩效, 使组织与员工高质量持续发展。
三、房地产企业信息与档案管理系统
(一房地产企业信息分类
1、按信息的性质,房地产企业信息可分为行政管理信息、人力资源管理信息、业务链运作信息、财务管理信息、运营和风险管理信息、党群关系管理信息等。
2、按信息的和生与流向,房地产企业信息可分为项目信息和部门信息。
3、按信息的作用和价值,分为永久性保存信息、长期保存信息、短期保存信息和临时信息。
4、按信息涉密程度,分为绝密信息、机密信息、保密信息和公开信息。
(二房地产企业信息与档案管理
1、项目信息管理
1概述
①行政管理部设置专职信息管理员,负责在信息管理系统中维护公司级项目管理信息和日常行政管理信息等, 各部门指定兼职信息管理人员, 负责在信息管理系统中维护各部门项目管理信息和日常行政管理信息等。
②项目管理信息包括研发与策划资料、设计资料、报批报建资料、成本预算资料、合同与招投标资料、阶段付款资料、经济签证资料、工程验收资料、结算与尾款支付、销售与收款、交楼入伙、小产权办理和客户服务资料等等。
③相关部门按业务流程编制项目研发论证资料、营销策划方案和项目开发计划等,并根据权责手册办理审批手续, 平时由业务主导部门收集和保存, 项目竣工验收后三个月内移交行政管理部档案室归档。
④项目营销推广、产品设计、报批报建、招投标采购、成本管理、工程管理、项目竣工验收等过程管理资料, 由各项业务主导部门根据流程文件的要求进行收集和保存, 项目竣工验收后三个月内移交行政管理部档案室归档; 交楼入伙资料在该项目合同约定的交楼日三个月内移交行政管理部档案室归档; 小产权办理资料和小业主签收记录完成即移交行政管理部档案室归档;客户服务资料于每年 3至 6月将上年已关闭投诉移交行政管理部档案室归档。
⑤项目管理过程中的政府批文、许可证书、招投标资料、合同文本、竣工验收报告和测量报告, 以及结算资料和结算报告等, 在合同生效或相关业务部门在取得后立即移交行政管理部档案室归档,相关部门若需使用则按本流程规范办理借阅手续。
2采购合同与招投标信息管理程序
①业务部门与合作方协商一致后,拟制合同(或协议文本,向行政管理部信息管理员申请合同编号, 然后提交相关部门审核会签。采购类合同若无合同编号, 则各部门可不予会签。
②业务部门将经审批的合同文本交合作方签章,然后连同经审批的《合同会签及审批表》向行政管理部申请加盖长虹置业公章,若需加盖委托建设方公章由业务部门自行办理。
③行政管理部以合同连续编号和统一加盖公章为控制点,在合同生效的同时留存一份合同 (或协议原件、及作为合同附件的招标、投标、评标、定标资料原件。确保合同(或协议存档的及时性和完整性。
④采购类合同签章生效后,业务部门负责将一式多份的合同(或协议原件,以及一套完整的相关附件复印件,交由合作方装订成册。
⑤装订成册的采购类合同由业务部门负责分发到相关执行部门, 并办理合同交底手续, 合同交底完毕由业务人员将装订成册的采购类合同,及其交底记录送交行政管理部存档。
⑥财务部以付款为控制点,保存一份采购合同(或协议原件,同时收集与阶段付款相关的工程进度证明资料和审批记录,作为会计凭证附件。财务部日常按会计信息进行管理,定期移交行政管理部存档。
⑦业务部门和相关执行部门日常按部门信息管理流程保存本部形成和接收的记录和文件, 项目竣工验收后三个月内将本部门与该项目相关的资料移交行政管理部档案室归档; 其他资料根据需要在次年 3-6月移交行政管理部档案室归档。
3销售合同及相关资料管理程序
①商品房买卖合同和商铺租赁合同等先申请会签合同标准(或协议文本。业务部门与客户协商一致后,在标准合同(或协议文本内填写客户相关信息等内容。标准合同(或协议文本与客户签订时不必再申请各部门会签。
②业务部门将审批的合同文本交客户签章,然后向销售合同专用印章管理员申请加盖公章, 销售合同专用印章管理员只能对采用标准销售合同文本的合同(或协议加盖印章。
③采用标准文本的销售合同签章生效后,由业务部门完成相关政府部门登记程序。
④完成政府备案的销售合同由业务人提交客户, 并办理合同交底手续, 产权办理完毕后由业务人员将销售合同原件与相关资料,及其交底记录送交行政管理部存档。
⑤财务部以收款为控制点,保存一份订购单原件,同时收集相关价格特批、退订、退房、换房等审批记录和谈判记录,作为会计凭证附件。财务部日常按会计信息进行管理,定期移交行政管理部存档。
⑥业务部门日常按部门信息管理流程保存本部形成和接收的记录与文件, 项目竣工验收后三个月内将本部门与该项目相关的资料移交行政管理部档案室归档; 其他资料根据需要在次年 3-6月移交行政管理部档案室归档。
4项目合同、付款与变更信息管理程序
①成本管理部根据项目开发计划编制成本标杆, 经审核确定后报财务部, 项目竣工验收后三个月内由成本管理部移交行政管理部档案室归档。
②成本管理部根据需要编制招标内部控制价, 作为招投标资料的一部分, 与合同一起移交行政管理部存档。
③项目部成本管理人员负责收集与本项目相关的合同原件、付款单(原件或复印件、经济签证原件,登记《项目合同、付款与变更台账》,定期与行政管理部核对合同信息、与财务部核对付款信息、与合作方核对签证信息,将经核对确认的《项目合同、付款与变更台账》报送相关业务部门,同时报风险管理部备案。
④项目竣工验收后三个月内,项目部成本管理人员将《项目合同、付款与变更台账》打印签字,经项目经理审批后,连同其相关的合同原件、付款单(原件或复印件、经济签证原件一起移交行政管理部存档。
⑤成本管理部在项目竣工验收后,督促合作方提交结算资料,初步审核后,申请行政管理部加盖长虹置业公章后送集团审计部审核。行政管理部在加盖公章时留存一份结算资料原件。
⑥成本管理部根据集团审计部对结算资料的终审结果,办理合同尾款支付手续,登记《项目合同、付款与变更台账》,然后将《项目合同、付款与变更台账》打印审批后,连同结算资料、结算报告、结算付款审批单据等一起移交行政管理部存档。
2、部门信息管理程序
1部门信息管理概述
①各部门应指定兼职信息管理人员,配备安全、保密的信息柜。信息管理人员必须建立并登记《文件(合同管理记录目录》和《文件(合同借阅登记台账》。
②部门信息包括工作标准、工作计划、相关合同与协议、业务函件、工作成果、收款或付款资料、绩效评价资料等。
③员工负责按工作标准和工作计划开展具体工作,留下规范、及时、合法、准确、完整的工作记录, 同时按工作标准和合同约定等收集相关的文件资料, 向部门经理提交个人工作成果或合作方工作成果时,连同相关工作记录和文件资料一起提交。
④部门经理负责督导员工按工作标准和工作计划开展具体工作, 评价员工与合作方的工作成果,审核相关工作记录和文件的规范性、及时性、合法性、准确性和完整性,及时将确认通过的工作记录和文件资料移交本部门信息管理员存档。若需使用则按本流程规范办理借阅手续。
⑤项目竣工验收后三个月内, 各部门信息管理员将本部门与该项目相关的资料移交行政管理部档案室归档;其他资料根据需要在次年 3-6月移交行政管理部档案室归档。
四、房地产企业运营(目标和任务管理系统
1、房地产企业目标和任务类型
—经营目标。如:公司发展战略、公司年度绩效目标与部门年度绩效目标、公司质量方针与部门绩效目标、项目里程碑计划、项目开发总计划等
—临时任务。如:董事会会议纪要、总经理及公司高层所组织会议的会议纪要、跨部门正式会议的会议纪要、公司例行会议的会议纪要、法律法规、政府公告或批文中与公司相关的要求。
—成本目标。如:成本标杆、责任成本等。
—合同目标。如:合同与协议中的对合作各方的具体要求等
2、房地产企业目标和任务达成情况的反映形式
—经营分析报告
—质量体系质量目标监测报告和管理评审报告
—动态成本分析报告
—针对内部特别任务的工作汇报或督办报告
—针对外部特别要求的工作汇报或督办报告—合同履行情况报告 3、与目标和任务信息相关的部门—董事会办公室—总经理办公室—行政管理部—财务管理部—运营管理部—品质管理部—法律事务部—成本管理部—与合同签订和履行相关的部门 4、目标和任务信息管理 1）常规目标管理—总经理和行政管理部将审批生效的战略目标、经营绩效目标等交运营部门作为监督依据；—运营部门定期跟踪并反映战略目标和经营绩效目标达成情况；—对于实际与目标的偏差，运营部门组织分析和整顿。（若发现舞弊、渎职等违规违法行为，则请风险管理部门参与处理。） 2）临时任务管理—建立临时任务收集系统，确保临时、零星、重要任务能够得到完整、准确的收集，如：由总经理和中高层领导把关，对董事会会议、总经理及公司高层所组织会议、跨部门正式会议、公司例行会议等必须指定人员编制会议纪要，并提交运营部门和相关部门；—运营部门根据会议纪要内容跟踪并反映临时、零星、重要任务的达成情况；—对于实际与目标的偏差，运营部门组织分析和整顿。（若发现舞弊、渎职等违规违法行为，则请风险管理部门参与处理。）
3）成本目标管理—建立成本标杆设立、责任成本分解，及成本信息收集和分析系统；—运营部门定期跟踪和反映成本目标的达成情况；—对于实际与目标的偏差，运营部门组织分析和整顿。（若发现舞弊、渎职等违规违法行为，则请风险管理部门参与处理。） 4）合同目标管理—建立合同谈判、签订、履行过程监督、信息管理与分析系统；—运营部门定期跟踪和反映合同相关目标的达成情
况；—对于实际与目标的偏差，运营部门组织分析和整顿。（若发现舞弊、渎职等违规违法行为，则请风险管理部门参与处理。） 5）质量目标管理—建立质量目标设立、责任分解，及质量信息收集和分析系统；—运营部门定期跟踪和反映质量目标的达成情况；—对于实际与目标的偏差，运营部门组织分析和整顿。（若发现舞弊、渎职等违规违法行为，则请风险管理部门参与处理。）五、房地产企业风险管理系统 1、企业面临的风险类型—战略风险—运营风险—财务风险—市场风险—合规风险 2、房地产企业必须关注的特殊风险—政策风险
—法律风险—资源风险—道德风险 3、房地产企业风险信息收集—财务管理信息。由财务部提供，如：财务报告、财务分析等。—行政管理信息。由行政管理部门提供，如：董事会决议、公司重要决策等。—人力资源信息。由人力资源部门提供，如：人岗匹配情况、人员流失情况等。—供应商信息。由采购管理部门提供，如：合格供应商目录、供应商评价等。—客户信息。由销售管理部门提供，如：客户忠诚度分析、客户投诉分析等。—政府信息。由项目发展部门提供，如：政府主管部门关系分析与异动分析等。—运营管理信息。由运营管理部门提供，如：公司经营目标达成情况，各部门质量目标达成情况，以及各项目里程碑计划、项目开发总计划、成本控制目标、合同目标的达成情况等。—市场调研信息。由营销策划部门提供，如：市场分析、竞争对手分析等。—政策法规信息。由法律管理部门提供，如：经营管理合规性意见、新法新政研究分析等。—审计监察信息。由审计监察部门提供，如：审计报告、监察报告等。—法律管理信息。由法律管理部门提供，如：合同审核通报、纠纷处理通报、诉讼仲裁通报、法律意见和建议等。 3、房地产企业风险识别与评估优秀的风险管理工作者需要综合掌握管理学、经济学、财务、审计、法律等知识，熟悉房地产开发业务流程和制度体系、信息资源和信息系统，具备对错综繁杂的信息分析、归纳，提出意见和建议，指导并督促整改的技能。风险管理需要沉稳有定力的人才，风险管理工作者需要虚心学习、不断补充知识和技能，在日新月异的环境中保持识别、分析、评估和应对各类风险的能力。风险管理工作者必须保持独立的人格和冷静的头脑，能够在纷繁复杂的事务中做出准确的判断和正确的处理。
总而言之，风险管理需要从蜘丝蚂迹中发现线索的慧眼，从偶然现象中评估局势的睿智。风险管理工作者需要具备由点及线、由线至面的思维力，综合、系统的分析力，能够对各种可能结果作出准确、合理的判断，能够对整个风险事件进行简洁、清晰的归纳。当然，由于房地产风险信息是海量数据，风险管理工作者必须根据房地产行业特色和所在企业具体情况，建立科学的风险分析与评估表格和应用软件系统。 3、房地产企业风险应对—避免风险：比如：为了避免违法违规，对于买房送车和带租约销售等营销方案，直接否定不予采纳。—预防风险：采取措施消除或者减少风险发生的因素。例如为了防止买房送车和带租约销售等营销方案的法律风险，可以采取只送车辆使用权、另外设立运营公司来返租等措施规避法律风险。—自保风险：企业自己承担风险。比如：对客户赊销的同时，对应收账款提取坏账准备，当损失发生时用来补偿。—转移风险：在危险发生前，通过采取出售、转让、保险等方法，将风险转移出去。目前国内房地产企业设置风险管理部的很少，真正开展风险管理的屈指可数。在房地产这个精英荟萃的行业里，风险管理是当之无愧的重要岗位和稀缺岗位。虽然房地产行业目前正经历着非常严厉的政策调控，但它仍然是一个充满价值感和成就感的行业。房地产企业加强风险管理是大势所趋，这一点毋需置疑！风险管理工作虽然寂寞，但前途一片光明！